物業(yè)服務(wù)企業(yè)小區(qū)費(fèi)用報(bào)銷管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)小區(qū)費(fèi)用報(bào)銷管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程，合理控制小區(qū)運(yùn)營成本，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)服務(wù)企業(yè)下屬各小區(qū)內(nèi)所有費(fèi)用的報(bào)銷管理，包括但不限于辦公用品費(fèi)、水電費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)、人員薪酬福利等各項(xiàng)費(fèi)用。3.基本原則（1）真實(shí)性原則：報(bào)銷的費(fèi)用必須是實(shí)際發(fā)生的，且符合小區(qū)運(yùn)營的真實(shí)需求。（2）合理性原則：費(fèi)用支出應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和市場(chǎng)行情，具有合理的必要性。（3）合規(guī)性原則：報(bào)銷行為必須遵守國家法律法規(guī)和公司的財(cái)務(wù)管理制度。二、費(fèi)用報(bào)銷流程（一）費(fèi)用申請(qǐng)1.日常費(fèi)用申請(qǐng)對(duì)于預(yù)計(jì)發(fā)生的日常費(fèi)用，如辦公用品采購、水電費(fèi)繳納等，相關(guān)人員應(yīng)提前填寫《費(fèi)用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表中需詳細(xì)注明費(fèi)用的用途、金額預(yù)算、預(yù)計(jì)發(fā)生時(shí)間等信息。例如，小區(qū)客服部計(jì)劃采購一批辦公用品，客服主管需填寫申請(qǐng)表，說明采購的辦公用品種類（如打印紙、中性筆等）、預(yù)計(jì)數(shù)量、市場(chǎng)參考價(jià)格以及預(yù)計(jì)采購時(shí)間。2.重大費(fèi)用申請(qǐng)對(duì)于金額較大或?qū)π^(qū)運(yùn)營有重要影響的費(fèi)用，如大型設(shè)備的維修保養(yǎng)費(fèi)用、小區(qū)綠化改造費(fèi)用等，除填寫《費(fèi)用申請(qǐng)表》外，還需提交詳細(xì)的項(xiàng)目方案和預(yù)算報(bào)告。項(xiàng)目方案應(yīng)包括項(xiàng)目的背景、目標(biāo)、實(shí)施步驟等內(nèi)容，預(yù)算報(bào)告需對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行明細(xì)列示，并說明費(fèi)用計(jì)算的依據(jù)。例如，小區(qū)計(jì)劃對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行全面維修保養(yǎng)，工程部門需提交維修保養(yǎng)方案，包括維修的具體設(shè)備清單、維修方法、工期安排等，同時(shí)提供詳細(xì)的預(yù)算報(bào)告，說明設(shè)備維修所需的零部件費(fèi)用、人工費(fèi)用等。3.申請(qǐng)審批《費(fèi)用申請(qǐng)表》填寫完成后，需按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般情況下，先由部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人主要審核費(fèi)用的合理性和必要性。審核通過后，再提交給小區(qū)經(jīng)理審批，小區(qū)經(jīng)理需從小區(qū)整體運(yùn)營的角度對(duì)費(fèi)用進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于重大費(fèi)用申請(qǐng)，還需報(bào)公司總部相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請(qǐng)人才可進(jìn)行費(fèi)用的支出。（二）費(fèi)用支出1.采購費(fèi)用支出對(duì)于需要采購物品的費(fèi)用支出，申請(qǐng)人應(yīng)按照審批通過的《費(fèi)用申請(qǐng)表》進(jìn)行采購。采購時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商提供發(fā)票和詳細(xì)的銷售清單。發(fā)票上應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，銷售清單應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容一致。例如，在采購辦公用品時(shí)，應(yīng)選擇有資質(zhì)的辦公用品供應(yīng)商，索取正規(guī)發(fā)票，并要求供應(yīng)商提供包含所購辦公用品詳細(xì)信息的銷售清單。2.服務(wù)費(fèi)用支出對(duì)于接受外部服務(wù)的費(fèi)用支出，如設(shè)備維修服務(wù)、清潔服務(wù)等，申請(qǐng)人應(yīng)與服務(wù)提供方簽訂服務(wù)合同。合同中應(yīng)明確服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用金額、支付方式、服務(wù)期限等條款。在服務(wù)完成后，服務(wù)提供方應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票和服務(wù)報(bào)告。服務(wù)報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說明服務(wù)的實(shí)施情況和結(jié)果。例如，小區(qū)聘請(qǐng)專業(yè)的清潔公司進(jìn)行小區(qū)公共區(qū)域的清潔服務(wù)，應(yīng)與清潔公司簽訂合同，明確清潔的范圍、頻率、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。清潔服務(wù)完成后，清潔公司需提供發(fā)票和清潔服務(wù)報(bào)告，報(bào)告中應(yīng)說明清潔的具體區(qū)域、清潔時(shí)間、清潔效果等。3.費(fèi)用支付方式費(fèi)用支出可以采用現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式進(jìn)行支付。對(duì)于金額較小的費(fèi)用，可以使用現(xiàn)金支付，但需在支付后及時(shí)取得發(fā)票和相關(guān)憑證。對(duì)于金額較大的費(fèi)用，應(yīng)優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬或支票支付方式，以確保資金的安全和可追溯性。在進(jìn)行銀行轉(zhuǎn)賬或支票支付時(shí)，需填寫準(zhǔn)確的收款方信息，包括收款方名稱、銀行賬號(hào)、開戶行等。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)銷憑證準(zhǔn)備費(fèi)用支出完成后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)收集和整理報(bào)銷憑證。報(bào)銷憑證主要包括發(fā)票、銷售清單、服務(wù)報(bào)告、合同等。發(fā)票應(yīng)是合法有效的稅務(wù)發(fā)票，發(fā)票上的信息應(yīng)清晰、完整，不得涂改。銷售清單、服務(wù)報(bào)告等應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容相符，能夠證明費(fèi)用的真實(shí)性和合理性。例如，在報(bào)銷辦公用品費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供發(fā)票和銷售清單；在報(bào)銷設(shè)備維修費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供發(fā)票、維修服務(wù)報(bào)告和維修合同。2.報(bào)銷單據(jù)填寫申請(qǐng)人應(yīng)填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，報(bào)銷單上應(yīng)注明報(bào)銷部門、報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、費(fèi)用用途、費(fèi)用金額等信息。費(fèi)用金額應(yīng)與報(bào)銷憑證上的金額一致，并按照費(fèi)用的類別進(jìn)行分類填寫，如辦公用品費(fèi)、水電費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)等。同時(shí)，申請(qǐng)人需在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)。例如，小區(qū)客服部員工報(bào)銷辦公用品費(fèi)用時(shí)，應(yīng)在報(bào)銷單上注明客服部、報(bào)銷日期、自己的姓名、辦公用品的用途（如用于日常辦公）以及費(fèi)用金額，并簽字確認(rèn)。3.報(bào)銷審批《費(fèi)用報(bào)銷單》填寫完成后，需按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。首先由部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人主要審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性和費(fèi)用的合理性。審核通過后，再提交給小區(qū)經(jīng)理審批，小區(qū)經(jīng)理需對(duì)報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行全面審核，確保費(fèi)用符合小區(qū)的運(yùn)營需求和公司的財(cái)務(wù)管理制度。對(duì)于金額較大的報(bào)銷費(fèi)用，還需報(bào)公司總部相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，報(bào)銷費(fèi)用方可進(jìn)行支付。4.報(bào)銷支付報(bào)銷費(fèi)用審批通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行支付。對(duì)于采用現(xiàn)金報(bào)銷的，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在報(bào)銷單上加蓋“現(xiàn)金付訖”章，并將現(xiàn)金支付給報(bào)銷人；對(duì)于采用銀行轉(zhuǎn)賬報(bào)銷的，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照?qǐng)?bào)銷人提供的銀行賬號(hào)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，并在報(bào)銷單上注明轉(zhuǎn)賬日期和轉(zhuǎn)賬憑證號(hào)。三、各類費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定（一）辦公用品費(fèi)1.采購計(jì)劃各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，制定辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的種類、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并提前提交給行政部門審核。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總和統(tǒng)籌安排，避免重復(fù)采購和浪費(fèi)。例如，小區(qū)客服部和工程部門分別提交辦公用品采購計(jì)劃，行政部門將對(duì)兩個(gè)部門的計(jì)劃進(jìn)行審核，對(duì)于重復(fù)的采購項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整。2.采購審批辦公用品采購需按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。對(duì)于金額較小的辦公用品采購，可由部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的辦公用品采購，需報(bào)小區(qū)經(jīng)理審批。審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購。3.報(bào)銷要求辦公用品費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需提供發(fā)票和銷售清單。銷售清單應(yīng)詳細(xì)注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等信息。同時(shí)，報(bào)銷人需在報(bào)銷單上注明辦公用品的使用部門和用途。（二）水電費(fèi)1.費(fèi)用核算小區(qū)財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對(duì)水電費(fèi)進(jìn)行核算，確保費(fèi)用的準(zhǔn)確性。水電費(fèi)核算應(yīng)按照水表、電表的讀數(shù)進(jìn)行計(jì)算，并與供水、供電部門提供的繳費(fèi)通知單進(jìn)行核對(duì)。例如，每月初對(duì)小區(qū)上月的水電費(fèi)進(jìn)行核算，將水表、電表的讀數(shù)與繳費(fèi)通知單上的讀數(shù)進(jìn)行對(duì)比，如有差異及時(shí)查明原因。2.繳費(fèi)申請(qǐng)水電費(fèi)繳納前，小區(qū)財(cái)務(wù)人員應(yīng)填寫《費(fèi)用申請(qǐng)表》，注明水電費(fèi)的金額、繳費(fèi)期限等信息，并提交給小區(qū)經(jīng)理審批。審批通過后，方可進(jìn)行繳費(fèi)。3.報(bào)銷要求水電費(fèi)報(bào)銷時(shí)，需提供供水、供電部門開具的正規(guī)發(fā)票。發(fā)票上應(yīng)注明繳費(fèi)的小區(qū)名稱、繳費(fèi)期間、水電費(fèi)金額等信息。同時(shí)，報(bào)銷人需在報(bào)銷單上注明水電費(fèi)的用途（如小區(qū)公共區(qū)域照明、設(shè)備運(yùn)行等）。（三）設(shè)備維護(hù)費(fèi)1.設(shè)備維護(hù)計(jì)劃工程部門應(yīng)制定小區(qū)設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，明確設(shè)備維護(hù)的內(nèi)容、周期、責(zé)任人等。設(shè)備維護(hù)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用說明書和實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行制定，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。例如，對(duì)于小區(qū)的電梯設(shè)備，工程部門應(yīng)制定詳細(xì)的維護(hù)計(jì)劃，包括每月的例行檢查、每季度的全面保養(yǎng)等。2.維護(hù)費(fèi)用預(yù)算工程部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，編制設(shè)備維護(hù)費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括設(shè)備維修所需的零部件費(fèi)用、人工費(fèi)用、檢測(cè)費(fèi)用等。設(shè)備維護(hù)費(fèi)用預(yù)算需報(bào)小區(qū)經(jīng)理審批，審批通過后作為費(fèi)用報(bào)銷的依據(jù)。3.報(bào)銷要求設(shè)備維護(hù)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需提供發(fā)票、維修服務(wù)報(bào)告和維修合同。維修服務(wù)報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說明設(shè)備的故障情況、維修方法、維修結(jié)果等信息。維修合同應(yīng)明確維修的內(nèi)容、費(fèi)用金額、服務(wù)期限等條款。同時(shí)，報(bào)銷人需在報(bào)銷單上注明設(shè)備的名稱、型號(hào)、維修原因等。（四）人員薪酬福利費(fèi)用1.薪酬核算人力資源部門應(yīng)按照公司的薪酬管理制度，定期對(duì)小區(qū)員工的薪酬進(jìn)行核算。薪酬核算應(yīng)包括基本工資、績效工資、獎(jiǎng)金、津貼等各項(xiàng)內(nèi)容，并確保核算的準(zhǔn)確性。例如，每月底對(duì)小區(qū)員工上月的薪酬進(jìn)行核算，根據(jù)員工的考勤情況、績效表現(xiàn)等計(jì)算薪酬。2.福利費(fèi)用管理小區(qū)員工的福利費(fèi)用包括社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、節(jié)日福利等。人力資源部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)為員工辦理社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金的繳納手續(xù)，并合理安排節(jié)日福利的發(fā)放。福利費(fèi)用的支出需按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。3.報(bào)銷要求人員薪酬福利費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需提供工資表、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)憑證、住房公積金繳費(fèi)憑證等相關(guān)憑證。工資表應(yīng)詳細(xì)注明員工的姓名、基本工資、績效工資、獎(jiǎng)金、扣除項(xiàng)目等信息。社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)憑證和住房公積金繳費(fèi)憑證應(yīng)是由相關(guān)部門開具的正規(guī)憑證。同時(shí)，報(bào)銷人需在報(bào)銷單上注明薪酬福利費(fèi)用的所屬期間。四、費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)小區(qū)費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性等方面。審計(jì)人員應(yīng)通過查閱報(bào)銷憑證、訪談相關(guān)人員等方式，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行全面檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。例如，內(nèi)部審計(jì)部門每季度對(duì)小區(qū)費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行一次審計(jì)，檢查報(bào)銷憑證是否合法有效、費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定等。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的日常監(jiān)督。財(cái)務(wù)人員在審核報(bào)銷憑證時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證不予受理。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司的成本控制和決策提供依據(jù)。例如，財(cái)務(wù)部門每月對(duì)小區(qū)費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，分析各項(xiàng)費(fèi)