信息技術(shù)設(shè)備采購管理制度信息技術(shù)設(shè)備采購管理制度總則為了規(guī)范本單位信息技術(shù)設(shè)備的采購工作，確保所采購的信息技術(shù)設(shè)備能夠滿足單位業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，提高設(shè)備采購的效率和質(zhì)量，合理控制采購成本，特制定本制度。本制度適用于單位內(nèi)各部門因工作需要進(jìn)行的信息技術(shù)設(shè)備采購活動(dòng)。本制度所指的信息技術(shù)設(shè)備包括但不限于計(jì)算機(jī)（臺(tái)式機(jī)、筆記本電腦）、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（路由器、交換機(jī)等）、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等硬件設(shè)備，以及操作系統(tǒng)、辦公軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等軟件產(chǎn)品。采購計(jì)劃管理采購需求的提出各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際需求，在每年年末制定下一年度的信息技術(shù)設(shè)備采購計(jì)劃。對(duì)于臨時(shí)性的采購需求，應(yīng)提前填寫《信息技術(shù)設(shè)備采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至信息技術(shù)管理部門。采購需求需充分考慮設(shè)備的性能、兼容性、可靠性以及與現(xiàn)有信息技術(shù)系統(tǒng)的整合性。對(duì)于涉及到多部門協(xié)作使用的設(shè)備，需由相關(guān)部門共同協(xié)商確定采購需求。采購計(jì)劃的審核信息技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的采購申請(qǐng)表進(jìn)行匯總和初步審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、與現(xiàn)有設(shè)備的兼容性等。對(duì)于不符合要求的采購申請(qǐng)，信息技術(shù)管理部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，說明原因并要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。初步審核通過后，信息技術(shù)管理部門將采購計(jì)劃提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)單位的財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對(duì)采購計(jì)劃的資金預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購資金的合理使用。采購計(jì)劃的審批經(jīng)過信息技術(shù)管理部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的采購計(jì)劃，需提交至單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)單位的發(fā)展戰(zhàn)略和整體規(guī)劃，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行綜合評(píng)估和決策。對(duì)于重大的信息技術(shù)設(shè)備采購項(xiàng)目，可能需要組織相關(guān)專家進(jìn)行論證和評(píng)審。經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批通過的采購計(jì)劃，由信息技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化或其他特殊情況需要調(diào)整采購計(jì)劃，需按照上述審核和審批流程重新進(jìn)行。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇信息技術(shù)管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集和整理各類信息技術(shù)設(shè)備供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽(yù)和豐富經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商。對(duì)于重要的信息技術(shù)設(shè)備采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭性談判等方式選擇供應(yīng)商，以確保采購過程的公平、公正、公開。在招標(biāo)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和單位的規(guī)定進(jìn)行操作，確保招標(biāo)程序的合法性和規(guī)范性。對(duì)于小型的信息技術(shù)設(shè)備采購項(xiàng)目，可以通過詢價(jià)、比較等方式選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)至少選擇三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行比較，以獲取最優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù)。供應(yīng)商的評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作的機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。建立供應(yīng)商反饋機(jī)制，及時(shí)收集各部門對(duì)供應(yīng)商的意見和建議，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行更好的管理和監(jiān)督。對(duì)于供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等方面出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施進(jìn)行整改。供應(yīng)商的合作協(xié)議與選定的供應(yīng)商簽訂正式的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。在合作協(xié)議中，應(yīng)明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償方式，以保障單位的合法權(quán)益。在簽訂合作協(xié)議前，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)協(xié)議條款進(jìn)行審核，確保協(xié)議內(nèi)容符合單位的利益和要求。采購流程管理采購申請(qǐng)的受理信息技術(shù)管理部門在收到各部門提交的《信息技術(shù)設(shè)備采購申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和受理。對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行編號(hào)，以便對(duì)采購過程進(jìn)行跟蹤和管理。在受理采購申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)核對(duì)申請(qǐng)表的各項(xiàng)信息是否完整、準(zhǔn)確，如有問題應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通。采購詢價(jià)與比價(jià)根據(jù)采購計(jì)劃和供應(yīng)商信息庫，信息技術(shù)管理部門組織相關(guān)人員對(duì)所需采購的信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)方式可以包括電話詢價(jià)、郵件詢價(jià)、實(shí)地詢價(jià)等。在詢價(jià)過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的產(chǎn)品報(bào)價(jià)單，包括產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期等信息。對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇最合適的供應(yīng)商。在比價(jià)過程中，應(yīng)制作《信息技術(shù)設(shè)備采購比價(jià)表》，記錄各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況和比較結(jié)果。采購合同的簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。在簽訂采購合同前，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合單位的利益和要求。對(duì)于重大的采購合同，可能需要聘請(qǐng)律師進(jìn)行審核和把關(guān)。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本發(fā)送至財(cái)務(wù)部門和相關(guān)部門，以便進(jìn)行付款和驗(yàn)收等工作。采購訂單的下達(dá)根據(jù)采購合同，信息技術(shù)管理部門向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。在采購訂單執(zhí)行過程中，如因供應(yīng)商原因需要變更訂單內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。采購驗(yàn)收信息技術(shù)設(shè)備到貨后，信息技術(shù)管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、性能等方面。對(duì)于軟件產(chǎn)品，還應(yīng)進(jìn)行功能測(cè)試和兼容性測(cè)試。驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或不符合合同要求，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行更換或整改。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《信息技術(shù)設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。采購付款財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。在付款前，應(yīng)審核采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。對(duì)于分期付款的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款。在付款過程中，如發(fā)現(xiàn)存在問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，采取措施進(jìn)行處理。采購風(fēng)險(xiǎn)管理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)密切關(guān)注信息技術(shù)設(shè)備市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化，及時(shí)了解產(chǎn)品的價(jià)格波動(dòng)、技術(shù)更新等情況。在采購過程中，合理選擇采購時(shí)機(jī)，避免因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)而造成采購成本的增加。對(duì)于一些價(jià)格波動(dòng)較大的信息技術(shù)設(shè)備，可以采用簽訂長期合同、套期保值等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)在采購過程中，嚴(yán)格把控產(chǎn)品質(zhì)量關(guān)，選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。加強(qiáng)對(duì)采購設(shè)備的驗(yàn)收工作，確保設(shè)備符合合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的設(shè)備進(jìn)行跟蹤和分析，以便采取措施進(jìn)行改進(jìn)。合同風(fēng)險(xiǎn)在簽訂采購合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容明確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。對(duì)于合同中的重要條款，如價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。加強(qiáng)對(duì)合同的管理，建立合同檔案，對(duì)合同的簽訂、執(zhí)行、變更等情況進(jìn)行記錄和跟蹤。廉潔風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購人員的廉潔教育，提高采購人員的廉潔意識(shí)和職業(yè)道德水平。建立健全采購監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購過程的監(jiān)督和檢查，防止采購人員出現(xiàn)貪污、受賄、回扣等違法違紀(jì)行為。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的廉潔問題，應(yīng)嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。采購檔案管理檔案的收集信息技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)收集和整理采購過程中的各類文件和資料，包括采購申請(qǐng)表、采購計(jì)劃、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。對(duì)于電子文件和資料，應(yīng)進(jìn)行妥善保存，確保其安全性和完整性。檔案的整理與歸檔對(duì)收集到的采購檔案進(jìn)行分類整理，按照采購項(xiàng)目的時(shí)間順序和類別進(jìn)行編號(hào)和歸檔。建立采購檔案目錄，方便對(duì)檔案的查詢和管理。采購檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全和保密。檔案的保管與查閱采購檔案的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和單位的要求執(zhí)行。在保管期限內(nèi)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完好無損。相關(guān)部門和人員因工作需要查閱采購檔案時(shí)，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)信息技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改或泄露檔案內(nèi)容。監(jiān)督與考核采購監(jiān)督單位內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)信息技術(shù)設(shè)備采購工作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查采購過程是否符合相關(guān)法律法規(guī)和單位的規(guī)定。審計(jì)內(nèi)容包括采購計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、采購驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。加強(qiáng)對(duì)采購人員的監(jiān)督，防止采購人員在采購過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。采購考核建立采購工作