PAGE會計(jì)兼采購財(cái)務(wù)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司會計(jì)兼采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)流程，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、采購活動的合規(guī)性以及資金使用的合理性，加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的正常運(yùn)營和發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及會計(jì)兼采購業(yè)務(wù)的所有部門、人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)活動。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司的會計(jì)兼采購業(yè)務(wù)在法律框架內(nèi)進(jìn)行。準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確、完整，采購信息真實(shí)可靠，為公司決策提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持。規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，做到有章可循、規(guī)范運(yùn)作。監(jiān)督制衡原則：建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對會計(jì)兼采購業(yè)務(wù)進(jìn)行全過程監(jiān)督，防止舞弊和不當(dāng)行為。二、會計(jì)兼采購崗位職責(zé)1.會計(jì)職責(zé)負(fù)責(zé)公司日常會計(jì)核算工作，包括賬務(wù)處理、憑證編制、賬簿登記等，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度，審核各類費(fèi)用報(bào)銷、付款申請等，嚴(yán)格把關(guān)資金支出，杜絕不合理開支。定期編制財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，為公司管理層提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息和財(cái)務(wù)分析報(bào)告，協(xié)助管理層進(jìn)行決策。負(fù)責(zé)公司稅務(wù)申報(bào)與繳納工作，合理進(jìn)行稅務(wù)籌劃，降低稅務(wù)成本，確保公司稅務(wù)合規(guī)。妥善保管會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案資料，按照規(guī)定期限進(jìn)行歸檔和保管，以備查閱。2.采購職責(zé)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，制定合理的采購計(jì)劃，包括采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、采購時間等，確保物資供應(yīng)的及時性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估與管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格和服務(wù)符合公司要求。組織采購談判，與供應(yīng)商協(xié)商確定采購價格、交貨期、付款方式等條款，爭取有利的采購條件，降低采購成本。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂與執(zhí)行跟蹤，確保采購合同的合法性、完整性和有效性，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，組織相關(guān)人員對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合采購要求，對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應(yīng)商溝通解決。定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，評估采購績效，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化采購流程和采購策略。三、會計(jì)核算與財(cái)務(wù)處理1.會計(jì)核算基礎(chǔ)采用權(quán)責(zé)發(fā)生制進(jìn)行會計(jì)核算，以實(shí)際發(fā)生的交易或事項(xiàng)為依據(jù)，確認(rèn)收入和費(fèi)用，確保財(cái)務(wù)報(bào)表真實(shí)反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。遵循國家統(tǒng)一的會計(jì)制度，設(shè)置會計(jì)科目和賬簿，按照規(guī)定的會計(jì)核算方法和流程進(jìn)行賬務(wù)處理。2.采購業(yè)務(wù)核算采購物資驗(yàn)收入庫后，根據(jù)發(fā)票、入庫單等原始憑證，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，借記“原材料”、“庫存商品”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”等科目。若采購物資存在預(yù)付款項(xiàng)，在支付預(yù)付款時，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目；收到物資并驗(yàn)收入庫后，再按照上述入庫核算方法進(jìn)行賬務(wù)處理，并沖減“預(yù)付賬款”科目。對于采購過程中發(fā)生的運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等采購費(fèi)用，若與采購物資直接相關(guān)，應(yīng)計(jì)入采購物資成本；若屬于一般性采購費(fèi)用，可在發(fā)生時計(jì)入當(dāng)期損益，借記“管理費(fèi)用”等科目，貸記“銀行存款”等科目。3.費(fèi)用報(bào)銷核算員工因采購業(yè)務(wù)發(fā)生的費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)發(fā)票、采購合同、驗(yàn)收單等原始憑證。會計(jì)人員按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核無誤后，進(jìn)行賬務(wù)處理。屬于采購成本范疇的費(fèi)用，如采購人員差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，應(yīng)計(jì)入相關(guān)采購物資成本或當(dāng)期損益；屬于其他費(fèi)用的，按照費(fèi)用性質(zhì)計(jì)入相應(yīng)會計(jì)科目，借記“管理費(fèi)用”、“銷售費(fèi)用”等科目，貸記“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目。4.固定資產(chǎn)采購核算對于購置的固定資產(chǎn)，應(yīng)按照實(shí)際支付的價款加上相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)等確定其入賬價值。借記“固定資產(chǎn)”科目，貸記“銀行存款”、“應(yīng)付賬款”等科目。同時，按照固定資產(chǎn)折舊政策計(jì)提折舊，借記“制造費(fèi)用”、“管理費(fèi)用”等科目，貸記“累計(jì)折舊”科目。5.財(cái)務(wù)報(bào)表編制會計(jì)人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和格式編制財(cái)務(wù)報(bào)表，包括月度、季度和年度財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。在編制過程中，應(yīng)確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系正確，報(bào)表附注內(nèi)容詳實(shí)，對重要會計(jì)政策、會計(jì)估計(jì)變更以及重大事項(xiàng)進(jìn)行充分披露。財(cái)務(wù)報(bào)表編制完成后，經(jīng)會計(jì)主管審核無誤后，提交給公司管理層和相關(guān)部門，為公司決策提供依據(jù)。四、采購業(yè)務(wù)流程1.采購申請各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性和合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)，并提交給采購部門。2.供應(yīng)商選擇與評估采購部門收到采購申請后，根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料。組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)狀況等。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，確定合格供應(yīng)商名單。3.采購談判與合同簽訂采購人員與選定的供應(yīng)商就采購物資的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判。在談判過程中，應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件，維護(hù)公司利益。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨地點(diǎn)、交貨時間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同起草完成后，提交給公司法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性和合規(guī)性，財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款條款和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)審核無誤后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.采購訂單下達(dá)采購合同簽訂后，采購人員根據(jù)合同條款，及時下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。5.物資驗(yàn)收采購物資到達(dá)公司后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門和倉庫管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。如檢驗(yàn)合格，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；如檢驗(yàn)不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商換貨、補(bǔ)貨或退貨等。驗(yàn)收過程中，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真核對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等與采購訂單和合同的一致性，確保驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確無誤。6.付款結(jié)算采購物資驗(yàn)收合格且發(fā)票到達(dá)后，采購人員應(yīng)及時填寫付款申請單，并附上采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門按照公司付款審批制度對付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款金額、付款方式、付款時間等是否符合合同約定和公司規(guī)定。審核無誤后，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的付款申請，按照合同約定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。如采用支票付款，應(yīng)填寫支票并加蓋財(cái)務(wù)章；如采用銀行轉(zhuǎn)賬付款，應(yīng)通過網(wǎng)上銀行或銀行柜臺辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。付款后，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并登記付款臺賬。五、財(cái)務(wù)審批與監(jiān)督1.財(cái)務(wù)審批流程采購業(yè)務(wù)涉及的費(fèi)用報(bào)銷、付款申請等，應(yīng)按照公司規(guī)定的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。一般情況下，報(bào)銷或付款金額在一定額度以下的，由部門負(fù)責(zé)人初審，財(cái)務(wù)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；報(bào)銷或付款金額超過一定額度的，除上述審批環(huán)節(jié)外，還需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核相關(guān)憑證和申請內(nèi)容，確保審批意見準(zhǔn)確、合理，對不符合規(guī)定的報(bào)銷或付款申請予以拒絕，并說明理由。2.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制公司建立健全內(nèi)部審計(jì)制度，定期對會計(jì)兼采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)獨(dú)立開展審計(jì)工作，對采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性、財(cái)務(wù)處理的準(zhǔn)確性、內(nèi)部控制的有效性等進(jìn)行全面審查。加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與采購部門之間的溝通與協(xié)作，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議；采購部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門的工作，提供相關(guān)采購信息和資料。建立舉報(bào)機(jī)制，鼓勵公司員工對會計(jì)兼采購業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎勵，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.外部監(jiān)督與合規(guī)檢查積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供財(cái)務(wù)資料和采購業(yè)務(wù)信息，確保公司財(cái)務(wù)和采購活動符合法律法規(guī)要求。關(guān)注國家法律法規(guī)和行業(yè)政策的變化，及時調(diào)整公司會計(jì)兼采購財(cái)務(wù)制度和業(yè)務(wù)流程，確保公司始終保持合規(guī)運(yùn)營。六、發(fā)票管理1.發(fā)票取得采購人員在采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，應(yīng)按照規(guī)定向供應(yīng)商索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同、采購訂單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證一致，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率、稅額等信息。對于增值稅專用發(fā)票，采購人員應(yīng)確保發(fā)票開具符合增值稅發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章。2.發(fā)票審核財(cái)務(wù)部門在收到采購發(fā)票后，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。核對發(fā)票的開票日期、發(fā)票號碼、購買方和銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等是否清晰準(zhǔn)確，發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章，發(fā)票與采購業(yè)務(wù)的相關(guān)性是否相符等。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系更換發(fā)票，確保公司能夠依法取得有效的發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理和稅務(wù)抵扣。3.發(fā)票保管與歸檔財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管采購發(fā)票，按照發(fā)票種類、開票日期、發(fā)票號碼等順序進(jìn)行整理和裝訂，確保發(fā)票的完整性和可查閱性。發(fā)票保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀。同時，建立發(fā)票電子檔案，備份發(fā)票信息，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、庫存管理與盤點(diǎn)1.庫存管理倉庫管理部門應(yīng)建立健全庫存管理制度，對采購物資進(jìn)行分類管理，設(shè)置庫存明細(xì)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況。按照規(guī)定的庫存管理方法，如先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法等，計(jì)算發(fā)出物資的成本，確保庫存成本核算的準(zhǔn)確性。定期對庫存物資進(jìn)行清查，核對庫存數(shù)量與賬面數(shù)量是否一致，檢查物資的質(zhì)量狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理盤盈、盤虧、毀損等情況。2.盤點(diǎn)制度公司應(yīng)定期組織庫存盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括清理庫存物資、核對賬目、準(zhǔn)備盤點(diǎn)表等。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對庫存物資逐一進(jìn)行清點(diǎn)，并記錄實(shí)際數(shù)量。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括盤盈、盤虧數(shù)量及金額、原因分析等。財(cái)務(wù)部門根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整庫存賬目，確保賬實(shí)相符。對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，