PAGE辦公用品財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公用品的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)行為，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約公司成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在辦公用品使用過(guò)程中的財(cái)務(wù)相關(guān)事宜。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則嚴(yán)格按照公司年度預(yù)算安排辦公用品的采購(gòu)支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.規(guī)范操作原則辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循相關(guān)財(cái)務(wù)制度和流程，確保操作規(guī)范、手續(xù)齊全。3.節(jié)約高效原則鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公用品，提高辦公用品的使用效率，避免浪費(fèi)。4.監(jiān)督考核原則建立健全辦公用品財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，對(duì)各部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行考核，確保制度的有效執(zhí)行。二、職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品財(cái)務(wù)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.審核辦公用品采購(gòu)計(jì)劃、報(bào)銷(xiāo)憑證等，確保財(cái)務(wù)支出的合理性和合規(guī)性。3.定期對(duì)辦公用品的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)各部門(mén)需求，結(jié)合公司預(yù)算，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)工作，選擇合格的供應(yīng)商，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.辦理采購(gòu)物品的驗(yàn)收、入庫(kù)手續(xù)，及時(shí)將采購(gòu)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)辦公用品的庫(kù)存管理，建立庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存。2.根據(jù)各部門(mén)需求，發(fā)放辦公用品，做好領(lǐng)用登記工作。3.配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好辦公用品的成本核算和分析工作。（四）使用部門(mén)1.提出本部門(mén)辦公用品的需求計(jì)劃，經(jīng)審批后提交采購(gòu)部門(mén)。2.合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，對(duì)領(lǐng)用的辦公用品負(fù)責(zé)保管。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，于每月[具體日期]前向行政部門(mén)提交次月辦公用品需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等。2.行政部門(mén)匯總各部門(mén)需求計(jì)劃后，結(jié)合庫(kù)存情況，于每月[具體日期]前編制辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等，并提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司預(yù)算和資金狀況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核。如采購(gòu)計(jì)劃超出預(yù)算范圍，應(yīng)及時(shí)與行政部門(mén)溝通調(diào)整，確保采購(gòu)支出在預(yù)算控制范圍內(nèi)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立辦公用品供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，確保其具備提供辦公用品的能力和條件。3.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮采購(gòu)成本、交貨期、售后服務(wù)等因素，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定最優(yōu)供應(yīng)商。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單要求及時(shí)組織供貨。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。3.對(duì)于金額較大的辦公用品采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)簽訂書(shū)面采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)過(guò)程的合法性和規(guī)范性。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.辦公用品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同行政部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。2.驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果填寫(xiě)入庫(kù)單，入庫(kù)單應(yīng)注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門(mén)留存，作為庫(kù)存管理的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為記賬憑證；一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，作為結(jié)算憑證。四、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存臺(tái)賬1.行政部門(mén)應(yīng)建立辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存等情況。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保賬實(shí)相符。2.庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：物品名稱(chēng)及規(guī)格、入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量、庫(kù)存數(shù)量、供應(yīng)商等。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確性。盤(pán)點(diǎn)周期為每季度一次。2.盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)由行政部門(mén)組織，財(cái)務(wù)部門(mén)派人監(jiān)盤(pán)。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。對(duì)于盤(pán)盈的辦公用品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于盤(pán)虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)由責(zé)任人賠償；屬于正常損耗的，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行核銷(xiāo)。（三）庫(kù)存限額1.根據(jù)公司辦公用品的使用情況和資金狀況，設(shè)定辦公用品庫(kù)存限額。庫(kù)存限額應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。2.行政部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制庫(kù)存數(shù)量，確保庫(kù)存不超過(guò)限額。如庫(kù)存接近限額，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)安排采購(gòu)，避免因庫(kù)存短缺影響工作正常開(kāi)展。五、領(lǐng)用管理1.各部門(mén)員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.行政部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況。領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門(mén)留存，作為庫(kù)存管理的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為記賬憑證；一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，作為領(lǐng)用記錄。3.員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)領(lǐng)用登記表進(jìn)行核對(duì)，確保領(lǐng)用記錄的準(zhǔn)確性。（二）特殊辦公用品領(lǐng)用對(duì)于價(jià)值較高、使用頻率較低或有特殊用途的辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，員工領(lǐng)用前應(yīng)填寫(xiě)特殊辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。行政部門(mén)應(yīng)建立特殊辦公用品使用檔案，記錄其領(lǐng)用、歸還、維修等情況。員工使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還行政部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。六、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)（一）報(bào)銷(xiāo)憑證1.辦公用品采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供合法有效的報(bào)銷(xiāo)憑證，包括發(fā)票、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、領(lǐng)用申請(qǐng)表等。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、印章齊全。2.發(fā)票應(yīng)注明辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，并加蓋銷(xiāo)售方發(fā)票專(zhuān)用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)訂單、入庫(kù)單等一致。（二）報(bào)銷(xiāo)流程1.員工將填寫(xiě)完整的報(bào)銷(xiāo)憑證提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容是否真實(shí)、合理，是否符合公司規(guī)定。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將報(bào)銷(xiāo)憑證提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度和審批流程對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷(xiāo)金額是否準(zhǔn)確、報(bào)銷(xiāo)憑證是否合規(guī)等。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對(duì)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)進(jìn)行審批。4.通過(guò)審批的報(bào)銷(xiāo)憑證，由財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，將款項(xiàng)支付給報(bào)銷(xiāo)人。（三）報(bào)銷(xiāo)時(shí)間辦公用品采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)在取得報(bào)銷(xiāo)憑證后的[具體天數(shù)]內(nèi)辦理，逾期不予報(bào)銷(xiāo)。特殊情況需延期報(bào)銷(xiāo)的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷(xiāo)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保財(cái)務(wù)制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇的合理性、庫(kù)存管理的準(zhǔn)確性、領(lǐng)用登記的規(guī)范性、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的合規(guī)性等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立辦公用品使用考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括辦公用品費(fèi)用支出、人均辦公用品費(fèi)用、辦公用品節(jié)約率等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門(mén)績(jī)效掛鉤，對(duì)辦公用品使用管理較好的部門(mén)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)使用管理不善的部門(mén)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。3.員工個(gè)人辦