PAGE公司用車加油財務(wù)制度一、總則1.目的為加強公司用車加油管理，規(guī)范加油費用的核算與控制，確保公司車輛加油費用支出合理、合規(guī)、透明，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有公務(wù)用車及員工因工作需要使用的公司車輛。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保加油業(yè)務(wù)的合法性。真實性原則：加油費用的記錄必須真實、準確，反映車輛實際加油情況。合理性原則：根據(jù)車輛使用情況和實際需求，合理安排加油，避免浪費。預(yù)算控制原則：將加油費用納入公司預(yù)算管理，嚴格控制費用支出，確保不超出預(yù)算范圍。二、加油卡管理1.加油卡的辦理公司統(tǒng)一辦理加油卡，指定專人負責(zé)加油卡的申請、開戶、充值等相關(guān)事宜。辦理加油卡時，應(yīng)選擇信譽良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的加油站合作，并簽訂相關(guān)合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加油卡開戶信息應(yīng)準確無誤，包括公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等，以便加油站與公司進行有效溝通。2.加油卡的使用加油卡實行一車一卡制度，專人專用。嚴禁將加油卡轉(zhuǎn)借他人使用，如有違反，將追究相關(guān)人員責(zé)任。駕駛員在使用加油卡加油時，應(yīng)主動配合加油站工作人員進行操作，確保加油信息準確記錄。加油后，駕駛員應(yīng)認真核對加油小票上的加油金額、加油時間、加油升數(shù)等信息，并簽字確認。加油卡僅限于在公司指定的加油站使用，特殊情況下需要在其他加油站加油的，需提前向車輛管理部門申請并獲得批準。未經(jīng)批準在非指定加油站加油的費用，公司不予報銷。3.加油卡的充值加油卡充值由專人負責(zé)，根據(jù)車輛的使用情況和加油需求，定期進行充值。充值前，應(yīng)填寫《加油卡充值申請表》，注明充值金額、充值原因、充值時間等信息，并提交車輛管理部門審核。車輛管理部門審核通過后，財務(wù)部門根據(jù)審核后的申請表進行充值操作。充值金額應(yīng)從公司指定的銀行賬戶支付，確保資金流向清晰、合規(guī)。加油卡充值后，應(yīng)及時更新加油卡余額信息，并做好相關(guān)記錄。同時，財務(wù)部門應(yīng)定期與加油站核對加油卡充值記錄，確保充值金額準確無誤。4.加油卡的掛失與補辦如加油卡不慎遺失或被盜，駕駛員應(yīng)立即向車輛管理部門報告，并提供相關(guān)信息。車輛管理部門接到報告后，應(yīng)及時通知財務(wù)部門對加油卡進行掛失處理，防止加油卡被他人冒用。掛失后的加油卡如需補辦，駕駛員應(yīng)填寫《加油卡補辦申請表》，注明掛失原因、補辦卡號等信息，并提交車輛管理部門審核。審核通過后，財務(wù)部門負責(zé)辦理加油卡補辦手續(xù)，并承擔(dān)補辦費用。補辦后的加油卡應(yīng)重新綁定車輛信息，并按照原加油卡的使用規(guī)定進行管理。三、加油費用核算1.核算依據(jù)以加油站提供的加油小票作為加油費用核算的原始憑證。加油小票應(yīng)包含加油日期、加油金額、加油升數(shù)、加油站名稱等詳細信息。財務(wù)部門應(yīng)定期收集駕駛員提交的加油小票，并與車輛管理部門核對車輛行駛里程、加油情況等信息，確保加油費用核算的準確性。2.核算方法根據(jù)加油小票上的加油金額，按照公司規(guī)定的費用核算科目進行記賬。加油費用應(yīng)計入“管理費用車輛使用費加油費”科目。對于同一輛車在不同時間段的加油費用，應(yīng)按照實際發(fā)生時間分別核算，不得合并計算。在核算加油費用時，應(yīng)注意區(qū)分公務(wù)用車和員工因工作需要使用的公司車輛。對于公務(wù)用車的加油費用，應(yīng)全額計入公司成本費用；對于員工因工作需要使用的公司車輛，如符合公司規(guī)定的補貼標準，可按照補貼標準進行核算，超出補貼標準的部分由員工自行承擔(dān)。3.核算周期加油費用核算周期為自然月。每月末，財務(wù)部門應(yīng)完成當月加油費用的核算工作，并編制《加油費用明細表》，詳細記錄每輛車的加油日期、加油金額、加油升數(shù)等信息。《加油費用明細表》應(yīng)提交車輛管理部門審核，審核無誤后作為當月加油費用報銷的依據(jù)。同時，財務(wù)部門應(yīng)將《加油費用明細表》進行存檔，以備后續(xù)查詢和審計。四、加油費用報銷1.報銷流程駕駛員在每次加油后，應(yīng)及時將加油小票整理粘貼在《加油費用報銷單》上，并注明加油日期、加油車輛車牌號、加油金額等信息?！都佑唾M用報銷單》經(jīng)駕駛員本人簽字后，提交給車輛管理部門審核。車輛管理部門應(yīng)根據(jù)車輛行駛里程、加油情況等信息，對加油費用的合理性進行審核，并簽字確認。審核通過后的《加油費用報銷單》及加油小票，提交給財務(wù)部門進行報銷。財務(wù)部門在收到報銷單據(jù)后，應(yīng)按照公司財務(wù)制度進行審核，審核無誤后予以報銷。對于不符合報銷規(guī)定的加油費用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并向車輛管理部門和駕駛員說明原因。2.報銷時間加油費用報銷應(yīng)在加油后及時辦理，原則上不得超過一個月。如因特殊原因未能及時報銷的，需提前向車輛管理部門和財務(wù)部門說明情況，并獲得批準。未經(jīng)批準逾期報銷的，財務(wù)部門不予受理。3.報銷方式加油費用報銷采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付給駕駛員。財務(wù)部門應(yīng)在報銷手續(xù)辦理完成后的[X]個工作日內(nèi)，將報銷款項轉(zhuǎn)入駕駛員指定的銀行賬戶。在轉(zhuǎn)賬時，應(yīng)注明報銷款項的用途為“加油費報銷”，以便駕駛員核對。同時，財務(wù)部門應(yīng)保留銀行轉(zhuǎn)賬記錄，作為報銷憑證的一部分。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督車輛管理部門應(yīng)定期對車輛加油情況進行檢查，核實加油記錄的真實性和準確性。檢查內(nèi)容包括加油小票的完整性、加油金額與行駛里程的合理性、加油卡的使用情況等。財務(wù)部門應(yīng)加強對加油費用報銷的審核，嚴格把關(guān)報銷單據(jù)的真實性、合法性和合規(guī)性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與車輛管理部門溝通，并采取相應(yīng)的措施進行處理。公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司用車加油財務(wù)制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查加油費用的核算、報銷等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。審計結(jié)果應(yīng)及時向公司管理層報告，并提出改進建議。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合稅務(wù)部門的檢查，確保加油費用的核算和報銷符合稅收法律法規(guī)的要求。對于稅務(wù)部門提出的問題，應(yīng)及時整改，并按照規(guī)定繳納相關(guān)稅費。定期與加油站進行溝通，了解加油站的經(jīng)營情況和服務(wù)質(zhì)量，確保公司在加油站的加油業(yè)務(wù)合法合規(guī)。同時，關(guān)注加油站的優(yōu)惠活動和價格變動情況，合理安排加油計劃，降低加油成本。六、違規(guī)處理1.駕駛員違規(guī)處理駕駛員如有以下違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：違反加油卡一車一卡制度，轉(zhuǎn)借加油卡給他人使用的，第一次發(fā)現(xiàn)給予警告處分，并處以[X]元罰款；第二次發(fā)現(xiàn)予以辭退處理。未經(jīng)批準在非指定加油站加油的，所產(chǎn)生的加油費用由駕駛員自行承擔(dān)，并給予警告處分。虛報加油費用、偽造加油小票等騙取公司報銷的，除追回騙取的費用外，給予辭退處理，并依法追究其法律責(zé)任。駕駛員因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.其他人員違規(guī)處理對于車輛管理部門和財務(wù)部門工作人員在加油卡管理、加油費用核算與報銷等環(huán)節(jié)中存在的違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分和經(jīng)濟處罰。情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責(zé)任。其他人員如發(fā)現(xiàn)加油過程中有違規(guī)行為，應(yīng)及時向公司相關(guān)部門報告。對于隱瞞不報或知情不報的，將給予批評教