PAGE關(guān)于合同保管財務(wù)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合同保管及相關(guān)財務(wù)工作，確保合同管理的安全性、完整性和可追溯性，保障公司合法權(quán)益，有效防范財務(wù)風(fēng)險，促進(jìn)公司各項業(yè)務(wù)的健康有序發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行、保管等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審批、簽訂、履行到終止的全過程，實現(xiàn)合同全生命周期管理。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在合同保管和財務(wù)處理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.風(fēng)險防范原則：加強合同風(fēng)險評估和財務(wù)風(fēng)險監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并化解潛在風(fēng)險。二、合同保管制度（一）合同簽訂與收集1.各部門在簽訂合同后，應(yīng)及時將合同原件交至合同管理部門。合同管理部門應(yīng)建立合同臺賬，詳細(xì)記錄合同的名稱、編號、簽訂日期、對方單位、合同金額、履行期限等基本信息。2.對于涉及多個部門的合同，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時提交合同原件，并確保合同信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）合同分類與編號1.合同管理部門應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如銷售合同類、采購合同類、租賃合同類等。2.為每份合同編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號規(guī)則應(yīng)明確規(guī)定編號的組成結(jié)構(gòu)、位數(shù)、含義等，例如：年份（4位）+合同類別代碼（2位）+順序號（6位）。（三）合同保管方式1.紙質(zhì)合同保管設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。按照合同類別和編號順序，將合同原件整齊存放于檔案柜中，并建立檔案索引目錄，便于快速查找。對于重要合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)采取專柜保管或加密存儲等特殊措施，確保安全。2.電子合同保管建立電子合同管理系統(tǒng)，對電子合同進(jìn)行集中存儲和管理。電子合同應(yīng)按照與紙質(zhì)合同相同的分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲，確保電子合同與紙質(zhì)合同一一對應(yīng)。對電子合同進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查閱。定期對電子合同進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的物理介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）合同借閱與歸還1.因工作需要借閱合同的，借閱人應(yīng)填寫《合同借閱申請表》，注明借閱合同的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交合同管理部門辦理借閱手續(xù)。2.合同管理部門應(yīng)對借閱申請表進(jìn)行審核，核實借閱人的身份和借閱目的，如符合規(guī)定，方可提供合同復(fù)印件或允許在線查閱，并在借閱申請表上登記借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管合同復(fù)印件或在線查閱的合同信息，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、泄露合同內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向合同管理部門提出申請。4.借閱人歸還合同后，合同管理部門應(yīng)及時對歸還的合同進(jìn)行核對，確保合同內(nèi)容完整、無損壞。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（五）合同保管期限與銷毀1.合同保管期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和公司實際情況確定。一般情況下，合同保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。對于涉及重要事項或可能存在法律糾紛的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。2.在合同保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會同財務(wù)部門等相關(guān)部門對合同進(jìn)行清理和鑒定，確認(rèn)是否仍需保留。對于確已無需保留的合同，應(yīng)填寫《合同銷毀申請表》，注明合同名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.合同銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?、焚燒等，確保合同信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。三、合同財務(wù)制度（一）合同預(yù)算管理1.各部門在簽訂合同前，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求編制合同預(yù)算，明確合同涉及的各項費用支出，并報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門應(yīng)會同相關(guān)部門對合同預(yù)算進(jìn)行審核，重點審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算不合理或存在風(fēng)險，應(yīng)及時提出調(diào)整建議。3.合同預(yù)算一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊原因確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）合同款項收付管理1.合同款項的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款和實際業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，及時準(zhǔn)確地記錄合同款項的收付情況。2.對于合同款項的支付，應(yīng)建立嚴(yán)格的審批流程。付款申請部門應(yīng)填寫《付款申請表》，注明合同名稱、編號、付款金額、付款原因、收款單位等信息，并附上合同復(fù)印件、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門在辦理付款手續(xù)時，應(yīng)認(rèn)真核對付款申請信息與合同約定是否一致，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。對于不符合合同約定或?qū)徟掷m(xù)不全的付款申請，應(yīng)予以拒絕。4.對于合同款項的收取，財務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通，確?？铐棸磿r足額到賬。如發(fā)現(xiàn)款項未按時到賬或存在爭議，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。（三）合同成本核算與費用分?jǐn)?.財務(wù)部門應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，對合同成本進(jìn)行準(zhǔn)確核算。對于與合同直接相關(guān)的成本費用，如原材料采購成本、人工成本、運輸成本等，應(yīng)直接計入合同成本。2.對于共同成本費用，如辦公費用、水電費等，應(yīng)按照合理的方法進(jìn)行分?jǐn)?。分?jǐn)偡椒☉?yīng)在公司財務(wù)制度中明確規(guī)定，并保持一致性和合理性。3.在合同履行過程中，財務(wù)部門應(yīng)定期對合同成本進(jìn)行核算和分析，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中的問題，并提出改進(jìn)措施。（四）合同財務(wù)風(fēng)險監(jiān)控1.財務(wù)部門應(yīng)建立合同財務(wù)風(fēng)險監(jiān)控機制，對合同履行過程中的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控。重點關(guān)注合同款項的收付情況、成本費用的支出情況、信用風(fēng)險等。2.對于發(fā)現(xiàn)的財務(wù)風(fēng)險，應(yīng)及時進(jìn)行預(yù)警，并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如加強款項催收、調(diào)整付款計劃、與對方協(xié)商解決爭議等。同時，應(yīng)將風(fēng)險情況及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，以便共同研究應(yīng)對策略。3.定期對合同財務(wù)風(fēng)險監(jiān)控情況進(jìn)行總結(jié)和分析，評估風(fēng)險監(jiān)控機制的有效性，不斷完善風(fēng)險監(jiān)控措施，提高公司合同財務(wù)風(fēng)險管理水平。四、合同保管與財務(wù)工作的銜接（一）信息共享與溝通1.合同管理部門與財務(wù)部門應(yīng)建立定期的信息溝通機制，及時共享合同簽訂、履行、變更、終止等方面的信息。例如，合同管理部門應(yīng)每月向財務(wù)部門提供合同臺賬更新情況，包括合同金額變動、履行進(jìn)度等信息；財務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門反饋合同款項收付情況及財務(wù)風(fēng)險預(yù)警信息。2.在合同簽訂前，合同管理部門應(yīng)將合同草案提交財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核，財務(wù)部門應(yīng)從財務(wù)角度對合同條款進(jìn)行審查，提出財務(wù)意見和建議，確保合同簽訂后財務(wù)處理的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.在合同履行過程中，如涉及合同變更、付款調(diào)整等事項，合同管理部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)變更后的合同條款進(jìn)行相應(yīng)的財務(wù)處理。（二）聯(lián)合監(jiān)督與檢查1.合同管理部門與財務(wù)部門應(yīng)定期聯(lián)合對合同保管和財務(wù)處理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同保管安全、財務(wù)核算準(zhǔn)確、款項收付合規(guī)。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同臺賬的準(zhǔn)確性、合同原件的保管情況、合同款項的收付記錄、財務(wù)憑證的完整性等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，落實責(zé)任，