PAGE合同編號(hào)與財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合同編號(hào)管理與財(cái)務(wù)制度，確保合同信息的準(zhǔn)確記錄、財(cái)務(wù)流程的合規(guī)執(zhí)行，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，保障公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同編號(hào)與財(cái)務(wù)制度應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：合同編號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確反映合同的性質(zhì)、簽訂時(shí)間、所屬部門等關(guān)鍵信息，財(cái)務(wù)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.規(guī)范性原則：合同編號(hào)與財(cái)務(wù)操作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.保密性原則：涉及合同編號(hào)與財(cái)務(wù)信息的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、合同編號(hào)管理（一）編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)構(gòu)成：合同編號(hào)由[具體位數(shù)]位數(shù)字組成，分為[X]個(gè)部分，各部分之間用“”隔開(kāi)。第1[X1]位：表示合同簽訂年份，采用公元紀(jì)年，如“20XX”。第[X1+1][X2]位：表示合同所屬部門代碼，具體代碼如下：[部門1代碼]：[部門1名稱][部門2代碼]：[部門2名稱]……第[X2+1][X3]位：表示合同類別代碼，具體代碼如下：[銷售合同代碼]：銷售合同[采購(gòu)合同代碼]：采購(gòu)合同[租賃合同代碼]：租賃合同[服務(wù)合同代碼]：服務(wù)合同……第[X3+1][X4]位：表示合同簽訂順序號(hào)，從0001開(kāi)始依次遞增。2.示例：若2023年銷售部簽訂的第5份銷售合同，其編號(hào)為“202301010005”。（二）編號(hào)分配與使用1.編號(hào)分配合同簽訂部門負(fù)責(zé)在合同起草階段按照編號(hào)規(guī)則為合同分配唯一的編號(hào)。合同編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改。如需更改，應(yīng)經(jīng)合同簽訂部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)審批流程批準(zhǔn)，并在原合同編號(hào)旁注明更改原因及新編號(hào)。2.編號(hào)使用各部門在簽訂合同過(guò)程中，應(yīng)確保合同編號(hào)清晰、準(zhǔn)確地填寫在合同文本的規(guī)定位置。財(cái)務(wù)部門在處理合同相關(guān)財(cái)務(wù)事務(wù)時(shí)，應(yīng)以合同編號(hào)作為識(shí)別合同的重要依據(jù)，確保財(cái)務(wù)記錄與合同信息的一致性。（三）編號(hào)查詢與管理1.編號(hào)查詢公司設(shè)立合同編號(hào)查詢系統(tǒng)，各部門可通過(guò)系統(tǒng)輸入合同編號(hào)或相關(guān)關(guān)鍵信息進(jìn)行合同信息查詢。查詢內(nèi)容包括合同基本信息、簽訂時(shí)間、履行情況、財(cái)務(wù)收支等相關(guān)信息。2.編號(hào)管理合同管理部門負(fù)責(zé)定期對(duì)合同編號(hào)進(jìn)行清理和核對(duì)，確保編號(hào)的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于已終止或失效的合同，其編號(hào)應(yīng)予以保留，并在查詢系統(tǒng)中注明合同狀態(tài)，以便后續(xù)查閱和審計(jì)。三、財(cái)務(wù)制度（一）合同財(cái)務(wù)審核1.審核流程：合同簽訂前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與合同審核，重點(diǎn)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、價(jià)格條款、違約責(zé)任等。財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容，結(jié)合公司財(cái)務(wù)政策和資金狀況，對(duì)合同的財(cái)務(wù)可行性進(jìn)行評(píng)估，并提出審核意見(jiàn)。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出合同中存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及改進(jìn)建議，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后反饋給合同簽訂部門。2.審核要點(diǎn)付款方式：應(yīng)明確付款時(shí)間、付款比例、付款賬戶等信息，確保付款方式符合公司資金管理要求，避免資金風(fēng)險(xiǎn)。結(jié)算周期：根據(jù)合同性質(zhì)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，合理確定結(jié)算周期，避免結(jié)算周期過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致資金占用成本增加。價(jià)格條款：審核合同價(jià)格是否合理，是否符合市場(chǎng)行情和公司定價(jià)政策，是否存在價(jià)格調(diào)整機(jī)制等。違約責(zé)任：明確合同雙方在財(cái)務(wù)方面的違約責(zé)任，如逾期付款違約金、提前付款折扣等，以保障公司合法權(quán)益。（二）合同財(cái)務(wù)入賬1.入賬依據(jù)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)以簽訂的合同為依據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)入賬，確保每一筆財(cái)務(wù)收支都與合同條款相對(duì)應(yīng)。合同簽訂后，合同簽訂部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員根據(jù)合同內(nèi)容和實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于涉及預(yù)付款項(xiàng)的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在預(yù)付款支付后及時(shí)入賬，并記錄預(yù)付款的支付時(shí)間、金額、收款方等信息。2.入賬流程財(cái)務(wù)人員收到合同副本后，首先核對(duì)合同編號(hào)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的記錄是否一致，確保合同信息的準(zhǔn)確性。根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算周期，確定財(cái)務(wù)入賬的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和會(huì)計(jì)分錄。對(duì)于收入類合同，按照合同約定的收入確認(rèn)原則進(jìn)行收入入賬；對(duì)于支出類合同，按照實(shí)際付款情況進(jìn)行支出入賬。入賬完成后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中對(duì)合同編號(hào)進(jìn)行標(biāo)記，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）合同財(cái)務(wù)結(jié)算1.結(jié)算流程在合同履行過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的結(jié)算周期及時(shí)與對(duì)方進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。結(jié)算前，財(cái)務(wù)人員應(yīng)核對(duì)合同執(zhí)行情況，包括貨物交付、服務(wù)提供、款項(xiàng)支付等方面，確保雙方履行合同義務(wù)一致。根據(jù)合同約定的結(jié)算方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等，辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算完成后，及時(shí)更新財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的合同結(jié)算信息。2.結(jié)算核對(duì)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與合同簽訂部門核對(duì)合同結(jié)算情況，確保財(cái)務(wù)記錄與業(yè)務(wù)實(shí)際一致。核對(duì)內(nèi)容包括結(jié)算金額、結(jié)算時(shí)間、結(jié)算方式等，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。在合同終止后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行最終的財(cái)務(wù)結(jié)算，確保所有款項(xiàng)收付完畢，合同財(cái)務(wù)事項(xiàng)處理完畢。（四）合同財(cái)務(wù)檔案管理1.檔案內(nèi)容：合同財(cái)務(wù)檔案包括合同副本、財(cái)務(wù)入賬憑證、結(jié)算單據(jù)、發(fā)票等與合同財(cái)務(wù)相關(guān)的資料。2.檔案整理：財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理要求，對(duì)合同財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理、裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄。3.檔案保管：合同財(cái)務(wù)檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.檔案查閱：因工作需要查閱合同財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)審批流程批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、銷毀檔案資料。四、合同編號(hào)與財(cái)務(wù)制度的銜接（一）信息共享1.合同管理部門與財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立信息共享機(jī)制，定期交換合同簽訂、履行、變更等相關(guān)信息。2.通過(guò)公司內(nèi)部信息系統(tǒng)或定期召開(kāi)溝通會(huì)議等方式，確保雙方及時(shí)掌握合同動(dòng)態(tài)，為財(cái)務(wù)處理和合同管理提供準(zhǔn)確依據(jù)。（二）協(xié)同工作1.在合同簽訂、審核、執(zhí)行等環(huán)節(jié)，合同管理部門與財(cái)務(wù)部門應(yīng)密切協(xié)同，共同推進(jìn)合同工作的順利開(kāi)展。2.例如，合同管理部門在合同簽訂前及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供合同草案，財(cái)務(wù)部門提前介入審核；在合同執(zhí)行過(guò)程中，雙方共同關(guān)注合同履行情況和財(cái)務(wù)結(jié)算事宜；在合同終止后，協(xié)同完成財(cái)務(wù)結(jié)算和檔案歸檔工作。（三）監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同編號(hào)與財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括合同編號(hào)的準(zhǔn)確性、財(cái)務(wù)審核的合規(guī)性、財(cái)務(wù)入賬的及時(shí)性、財(cái)