采購合同履行管理制度一、總則為加強(qiáng)采購合同履行管理，規(guī)范采購合同履行行為，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，確保采購活動順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)實際情況，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有采購合同的履行管理工作，涵蓋原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等各類采購合同。采購合同履行管理應(yīng)遵循全面、及時、協(xié)作、合法的原則，確保合同條款得到嚴(yán)格執(zhí)行，實現(xiàn)采購目標(biāo)。二、合同履行準(zhǔn)備1.合同交底合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同交底。參與交底的部門包括采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等。合同管理部門應(yīng)向各部門詳細(xì)介紹合同的主要條款，包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等，確保各部門了解自身在合同履行過程中的職責(zé)和義務(wù)。同時，將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。對于重要合同，合同管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的交底文檔，記錄交底的內(nèi)容和參與人員。合同管理部門應(yīng)在合同簽訂后的3個工作日內(nèi)完成合同交底工作。2.制定執(zhí)行計劃采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)合同要求制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃。執(zhí)行計劃應(yīng)包括采購進(jìn)度安排、生產(chǎn)計劃銜接、質(zhì)量控制措施、交貨協(xié)調(diào)計劃、付款計劃等內(nèi)容。采購進(jìn)度安排應(yīng)明確原材料或設(shè)備的采購時間節(jié)點，確保按時到貨。生產(chǎn)計劃銜接應(yīng)根據(jù)合同交貨期和企業(yè)生產(chǎn)能力，合理安排生產(chǎn)進(jìn)度，確保產(chǎn)品按時生產(chǎn)完成。質(zhì)量控制措施應(yīng)明確質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，確保所采購的原材料、設(shè)備或服務(wù)符合合同要求。交貨協(xié)調(diào)計劃應(yīng)確定交貨方式、運輸安排和交貨時間，確保貨物按時、安全送達(dá)指定地點。付款計劃應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間節(jié)點，合理安排資金，確保按時付款。采購部門應(yīng)在合同交底后的5個工作日內(nèi)完成執(zhí)行計劃的制定，并提交給相關(guān)部門審核。3.資源準(zhǔn)備采購部門應(yīng)根據(jù)執(zhí)行計劃，及時組織采購資源。對于原材料采購，應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，確保原材料的供應(yīng)數(shù)量和質(zhì)量。對于設(shè)備采購，應(yīng)提前安排運輸和安裝調(diào)試工作。生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)執(zhí)行計劃，準(zhǔn)備好生產(chǎn)所需的設(shè)備、人員和場地。設(shè)備管理部門應(yīng)對生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。人力資源部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)需求，合理安排生產(chǎn)人員，確保人員配備充足。場地管理部門應(yīng)清理和準(zhǔn)備好生產(chǎn)場地，確保生產(chǎn)環(huán)境符合要求。質(zhì)量控制部門應(yīng)準(zhǔn)備好檢驗設(shè)備和檢測試劑，制定檢驗方案，確保能夠?qū)Σ少彽脑牧?、設(shè)備或服務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確檢驗。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)付款計劃，合理安排資金，確保有足夠的資金支付貨款。同時，應(yīng)與銀行等金融機(jī)構(gòu)保持良好溝通，確保資金支付渠道暢通。三、合同履行過程管理1.訂單跟蹤采購部門應(yīng)建立訂單跟蹤機(jī)制，對采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行實時跟蹤。采購人員應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨時間等情況，并做好記錄。對于重要訂單，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度報告。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度延遲或出現(xiàn)其他問題，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。如果問題無法在短期內(nèi)解決，采購人員應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)的措施，如尋找替代供應(yīng)商等。采購人員應(yīng)至少每周對采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行一次跟蹤，并將跟蹤情況及時反饋給相關(guān)部門。2.到貨驗收貨物到達(dá)企業(yè)后，倉庫管理部門應(yīng)及時進(jìn)行外觀檢查和數(shù)量清點。外觀檢查應(yīng)包括貨物的包裝是否完好、貨物表面是否有損壞等。數(shù)量清點應(yīng)按照合同約定的數(shù)量進(jìn)行核對。如果發(fā)現(xiàn)貨物外觀有損壞或數(shù)量不符，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商。質(zhì)量控制部門應(yīng)在倉庫管理部門完成外觀檢查和數(shù)量清點后，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對貨物進(jìn)行檢驗。檢驗內(nèi)容包括貨物的規(guī)格、性能、質(zhì)量指標(biāo)等。質(zhì)量控制部門應(yīng)制定詳細(xì)的檢驗方案，并嚴(yán)格按照檢驗方案進(jìn)行檢驗。如果檢驗發(fā)現(xiàn)貨物不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時出具檢驗報告，并通知采購部門和供應(yīng)商。采購部門應(yīng)根據(jù)檢驗報告，與供應(yīng)商協(xié)商處理方案。對于不合格貨物，采購部門可以要求供應(yīng)商換貨、退貨或進(jìn)行整改。如果供應(yīng)商拒絕處理，采購部門應(yīng)采取法律手段維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。在貨物驗收合格后，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將入庫信息錄入企業(yè)的庫存管理系統(tǒng)。3.質(zhì)量監(jiān)控質(zhì)量控制部門應(yīng)建立質(zhì)量監(jiān)控體系，對采購合同的質(zhì)量履行情況進(jìn)行全過程監(jiān)控。質(zhì)量監(jiān)控應(yīng)包括對原材料、在制品和成品的質(zhì)量檢驗。在原材料采購環(huán)節(jié)，質(zhì)量控制部門應(yīng)在供應(yīng)商生產(chǎn)過程中進(jìn)行不定期抽檢，確保原材料的質(zhì)量符合合同要求。對于重要原材料，質(zhì)量控制部門可以派專人駐廠監(jiān)督生產(chǎn)。在生產(chǎn)過程中，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照一定的比例對在制品進(jìn)行檢驗，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。對于關(guān)鍵工序，質(zhì)量控制部門應(yīng)進(jìn)行重點監(jiān)控。在成品交付前，質(zhì)量控制部門應(yīng)進(jìn)行全面的質(zhì)量檢驗，確保成品的質(zhì)量符合合同標(biāo)準(zhǔn)。如果在質(zhì)量監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門采取措施進(jìn)行整改。同時，應(yīng)對質(zhì)量問題進(jìn)行分析和總結(jié)，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。4.付款管理財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點進(jìn)行付款。在付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)的付款憑證，包括發(fā)票、驗收單、入庫單等。付款憑證應(yīng)真實、合法、有效，符合企業(yè)的財務(wù)制度和合同約定。如果付款憑證不齊全或不符合要求，財務(wù)部門應(yīng)要求采購部門補(bǔ)充或更正。對于分期付款的合同，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的進(jìn)度進(jìn)行付款。在每次付款前，采購部門應(yīng)提供相應(yīng)的進(jìn)度證明文件，如工程進(jìn)度報告、貨物交付證明等。財務(wù)部門應(yīng)建立付款臺賬，記錄合同的付款情況，包括付款時間、付款金額、付款方式等。同時，應(yīng)定期與采購部門和供應(yīng)商進(jìn)行對賬，確保付款信息準(zhǔn)確無誤。5.變更管理在合同履行過程中，如果需要對合同條款進(jìn)行變更，應(yīng)遵循嚴(yán)格的變更程序。合同變更應(yīng)由提出變更的部門填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和對合同履行的影響?！逗贤兏暾埍怼窇?yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給合同管理部門。合同管理部門收到《合同變更申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對合同其他條款的影響、對企業(yè)利益的影響等。相關(guān)部門應(yīng)在評審意見中明確表示同意或不同意變更，并說明理由。如果合同變更涉及到重大利益調(diào)整，應(yīng)報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意的合同變更，合同管理部門應(yīng)與對方簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更后的合同條款?！逗贤兏鼌f(xié)議》應(yīng)作為原合同的附件，與原合同具有同等法律效力。合同管理部門應(yīng)及時將《合同變更協(xié)議》分發(fā)給相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行計劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。四、合同履行協(xié)調(diào)與溝通1.內(nèi)部協(xié)調(diào)建立定期的合同履行協(xié)調(diào)會議制度，由合同管理部門負(fù)責(zé)組織，采購、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、財務(wù)等相關(guān)部門參加。協(xié)調(diào)會議應(yīng)每周至少召開一次，特殊情況下可根據(jù)需要增加會議次數(shù)。在協(xié)調(diào)會議上，各部門應(yīng)匯報本部門在合同履行過程中遇到的問題和進(jìn)展情況。對于需要其他部門配合解決的問題，應(yīng)提出具體的協(xié)調(diào)需求。會議應(yīng)形成會議紀(jì)要，明確各部門的任務(wù)和時間節(jié)點，確保問題得到及時解決。加強(qiáng)部門之間的信息共享和溝通。各部門應(yīng)及時將與合同履行相關(guān)的信息傳遞給其他部門，如采購進(jìn)度、生產(chǎn)計劃調(diào)整、質(zhì)量檢驗結(jié)果、付款情況等。信息傳遞可以通過企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)、電子郵件、書面報告等方式進(jìn)行。建立跨部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時解決合同履行過程中的矛盾和問題。對于涉及多個部門的復(fù)雜問題，可成立專項工作小組，明確小組負(fù)責(zé)人和成員的職責(zé)，共同推進(jìn)問題的解決。2.外部溝通采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制情況、交貨安排等信息。溝通方式可以包括電話、郵件、實地考察等。對于重要供應(yīng)商，采購部門應(yīng)定期進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、管理水平和質(zhì)量保證體系。在與供應(yīng)商溝通的過程中，采購部門應(yīng)及時反饋企業(yè)對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時間等方面的要求和意見。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，應(yīng)及時要求供應(yīng)商采取措施進(jìn)行整改。采購部門應(yīng)與客戶保持良好的溝通，及時了解客戶對產(chǎn)品或服務(wù)的需求和意見。對于客戶提出的問題和建議，應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門，并積極協(xié)調(diào)解決。在合同履行過程中，如果出現(xiàn)可能影響客戶利益的情況，如交貨延遲、質(zhì)量問題等，采購部門應(yīng)及時向客戶通報情況，并提出解決方案。五、合同履行風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行識別。風(fēng)險識別應(yīng)從市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等方面進(jìn)行。市場風(fēng)險包括原材料價格波動、市場需求變化等。供應(yīng)商風(fēng)險包括供應(yīng)商生產(chǎn)能力不足、信譽(yù)不佳、交貨延遲等。質(zhì)量風(fēng)險包括貨物質(zhì)量不符合合同要求、質(zhì)量檢驗不嚴(yán)格等。法律風(fēng)險包括合同條款不合法、合同糾紛等。各部門應(yīng)根據(jù)自身的職責(zé)和經(jīng)驗，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行分析和評估，并填寫《合同履行風(fēng)險識別表》。合同管理部門應(yīng)匯總各部門的《合同履行風(fēng)險識別表》，形成合同履行風(fēng)險清單。2.風(fēng)險評估合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)專家對風(fēng)險清單中的風(fēng)險進(jìn)行評估。風(fēng)險評估應(yīng)從風(fēng)險發(fā)生的可能性和風(fēng)險影響程度兩個方面進(jìn)行。風(fēng)險發(fā)生的可能性可以分為高、中、低三個等級，風(fēng)險影響程度可以分為重大、較大、一般、較小四個等級。根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和風(fēng)險影響程度，將風(fēng)險分為不同的風(fēng)險等級，如重大風(fēng)險、較大風(fēng)險、一般風(fēng)險和較小風(fēng)險。對于重大風(fēng)險和較大風(fēng)險，應(yīng)制定專門的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.風(fēng)險應(yīng)對針對不同等級的風(fēng)險，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于重大風(fēng)險，應(yīng)采取規(guī)避、轉(zhuǎn)移等措施。例如，如果供應(yīng)商的信譽(yù)存在重大問題，可能導(dǎo)致交貨延遲或質(zhì)量問題，企業(yè)可以選擇更換供應(yīng)商，以規(guī)避風(fēng)險。對于一些無法規(guī)避的風(fēng)險，如市場價格波動風(fēng)險，可以通過簽訂套期保值合同等方式將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給其他方。對于較大風(fēng)險，應(yīng)采取減輕、控制等措施。例如，如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力可能無法滿足合同要求，企業(yè)可以與供應(yīng)商協(xié)商增加生產(chǎn)設(shè)備或調(diào)整生產(chǎn)計劃，以減輕風(fēng)險。同時，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，控制風(fēng)險的發(fā)展。對于一般風(fēng)險和較小風(fēng)險，可以采取接受、監(jiān)控等措施。企業(yè)可以在一定程度上接受這些風(fēng)險，但應(yīng)加強(qiáng)對風(fēng)險的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險的變化情況，并采取相應(yīng)的措施。4.風(fēng)險監(jiān)控合同管理部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，對合同履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控。風(fēng)險監(jiān)控應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，確保風(fēng)險得到有效控制。如果發(fā)現(xiàn)風(fēng)險應(yīng)對措施效果不佳或風(fēng)險情況發(fā)生變化，應(yīng)及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。同時，應(yīng)及時收集和分析與合同履行相關(guān)的信息，如市場價格波動情況、供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況等，以便及時發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險。六、合同履行監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的合同履行監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對采購合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)由企業(yè)內(nèi)部審計部門、法務(wù)部門和合同管理部門的人員組成。監(jiān)督小組應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同執(zhí)行計劃的落實情況、訂單跟蹤情況、到貨驗收情況、質(zhì)量監(jiān)控情況、付款管理情況、變更管理情況等。監(jiān)督小組應(yīng)采用實地檢查、文件審查、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行檢查。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。對于重大問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報告。2.考核指標(biāo)建立科學(xué)合理的合同履行考核指標(biāo)體系，對相關(guān)部門和人員的合同履行工作進(jìn)行考核。考核指標(biāo)應(yīng)包括合同執(zhí)行率、交貨及時率、質(zhì)量合格率、付款準(zhǔn)確率等。合同執(zhí)行率是指實際完成的合同條款數(shù)量與合同總條款數(shù)量的比例。交貨及時率是指按時交貨的次數(shù)與合同約定交貨次數(shù)的比例。質(zhì)量合格率是指檢驗合格的貨物數(shù)量與采購貨物總數(shù)量的比例。付款準(zhǔn)確率是指準(zhǔn)確支付貨款的金額與應(yīng)支付貨款金額的比例。根據(jù)考核指標(biāo)，制定詳細(xì)的考核標(biāo)準(zhǔn)和評分辦法?？己藰?biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各項指標(biāo)的目標(biāo)值和評分規(guī)則。3.考核與獎懲定期對相關(guān)部門和人員的合同履行工作進(jìn)行考核，考核周期可以為季度或年度?？己私Y(jié)果應(yīng)與部門和人員的績效工資、獎金、晉升等掛鉤。對于合同履行工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員，應(yīng)給予表彰和獎勵。獎勵方式可以包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予績效獎金、優(yōu)先晉升等。對于合同履行工作不力的部門和人員，應(yīng)給予批評和處罰。處罰方式可以包括扣除績效工資、取消評優(yōu)資格、降職等。通過考核與獎懲，激勵各部門和人員積極履行合同，提高合同履行質(zhì)量。七、合同檔案管理1.檔案收集合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、訂單、發(fā)票、驗收單、入庫單、質(zhì)量檢驗報告、付款憑證等與合同履行相關(guān)的所有文件和資料。在合同履行過程中，各部門應(yīng)及時將與合同相關(guān)的文件和資料提交給合同管理部門。合同管理部門應(yīng)在收到文件和資料后，及時進(jìn)行整理和歸檔。2.檔案整理與保管合同管理部門應(yīng)按照合同編號對合同檔案進(jìn)行整理，建立合同檔案目錄。合同檔案應(yīng)按照時間順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全和完整。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。合同管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案查閱與借閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查