PAGE采購財務制度一、總則（一）目的為了加強公司采購財務管理，規(guī)范采購財務行為，提高采購資金使用效益，保障公司采購業(yè)務的順利進行，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金使用效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與，保證采購結果公正合理。4.內部控制原則：建立健全采購財務內部控制機制，防范采購風險，確保采購資金安全。二、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務需求，會同相關部門編制采購預算草案。采購預算應明確采購項目、數(shù)量、金額、時間等內容，并詳細說明預算編制依據(jù)和理由。2.采購預算草案應經(jīng)財務部門審核，結合公司資金狀況進行綜合平衡。財務部門應重點審核采購預算的合理性、必要性以及與公司整體預算的協(xié)調性，提出審核意見。3.采購預算草案經(jīng)公司管理層審批后，作為年度采購活動的控制依據(jù)。審批后的采購預算應嚴格執(zhí)行，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整，應按照規(guī)定的程序進行審批。（二）預算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門應按照批準的采購預算組織實施采購活動。在采購過程中，要嚴格控制采購數(shù)量和金額，確保不超出預算范圍。2.財務部門應建立采購預算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和檢查。及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的偏差，督促采購部門采取措施進行糾正。3.對于預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大偏差或特殊情況，采購部門應及時向公司管理層報告，并說明原因和擬采取的解決措施。公司管理層應根據(jù)實際情況進行決策，必要時調整采購預算。三、采購流程中的財務管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務需要提出采購申請。采購申請應詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計金額等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.采購申請應提交至采購部門。采購部門對采購申請進行匯總、分類和初審，審核采購申請的合理性和必要性。對于不符合規(guī)定或不合理的采購申請，采購部門應及時與申請部門溝通并說明原因，要求其進行修改或撤銷。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商評估和選擇機制。通過多種渠道收集供應商信息，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商建立供應商名錄。2.采購部門應定期對供應商進行考核和評價。根據(jù)供應商的供貨質量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等方面進行評分，對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。3.財務部門應參與供應商選擇過程。對供應商的財務狀況進行調查和評估，關注供應商的信用等級、財務穩(wěn)定性等因素，防范因供應商財務問題導致的采購風險。（三）采購合同管理1.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款，確保合同內容完整、準確、合法。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至財務部門備案。財務部門應根據(jù)合同條款審核付款方式、付款時間等內容，確保公司付款安排符合合同約定和財務制度要求。3.在采購合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生合同變更或解除等情況，采購部門應及時通知財務部門，并按照規(guī)定的程序進行處理。財務部門應根據(jù)合同變更或解除的情況，調整相關財務記錄和付款安排。（四）采購付款管理1.采購付款應嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行。財務部門在審核付款申請時，應核對采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于貨到付款的采購項目，采購部門應在收到貨物并驗收合格后，及時提交付款申請。財務部門審核無誤后，按照合同約定支付貨款。3.對于預付款項的采購項目，采購部門應在簽訂采購合同后，根據(jù)合同約定的預付款比例提交預付款申請。財務部門審核后，按照規(guī)定程序支付預付款。在支付預付款后，采購部門應跟蹤供應商的供貨進度，確保預付款的安全和有效使用。4.對于分期付款的采購項目，財務部門應按照合同約定的分期付款時間和金額進行支付。在每次付款前，采購部門應提交相關付款申請和證明文件，財務部門審核后辦理付款手續(xù)。5.采購付款應通過公司規(guī)定的銀行賬戶進行支付。嚴禁通過現(xiàn)金或個人銀行賬戶支付采購款項，確保資金支付安全。（五）采購驗收管理1.采購部門應組織相關部門對采購貨物或服務進行驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和相關標準對采購項目的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行檢驗，確保采購項目符合要求。2.驗收合格后，驗收人員應出具驗收報告。驗收報告應詳細記錄采購項目的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收結果等內容，并由驗收人員簽字確認。3.采購部門應將驗收報告及時提交至財務部門。財務部門根據(jù)驗收報告和采購合同等相關憑證進行賬務處理，如發(fā)現(xiàn)采購項目存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，應及時與采購部門溝通，采取相應措施進行處理。四、采購成本控制（一）成本核算1.財務部門應建立采購成本核算體系。對采購項目的采購價格、運輸費用、裝卸費用、保險費用、稅費等各項成本進行詳細核算，準確計算采購總成本。2.采購成本核算應按照權責發(fā)生制原則進行。確保成本核算的準確性和及時性，為采購成本控制提供可靠的數(shù)據(jù)支持。3.采購部門應配合財務部門做好采購成本核算工作。及時提供采購過程中的各項費用明細和相關資料，協(xié)助財務部門進行成本核算和分析。（二）成本分析與控制1.財務部門應定期對采購成本進行分析。通過比較不同時期、不同供應商、不同采購項目的采購成本，找出成本變動的原因和影響因素，提出成本控制建議。2.采購部門應根據(jù)財務部門的成本分析結果，采取有效措施進行采購成本控制。如優(yōu)化采購流程、加強供應商管理、合理選擇采購方式等，降低采購成本。3.公司應建立采購成本考核機制。將采購成本控制指標納入對采購部門和相關人員的績效考核體系，激勵采購人員積極采取措施降低采購成本。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應會同財務部門等相關部門對采購過程中可能面臨的風險進行識別。包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.對識別出的采購風險進行評估。分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。對于高風險事項，應制定專門的應對措施。（二）風險應對措施1.針對市場風險，采購部門應加強市場調研和分析。及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購計劃，采取套期保值等措施規(guī)避價格風險。2.對于供應商風險，采購部門應建立供應商多元化機制。避免過度依賴單一供應商，降低因供應商原因導致的供貨中斷或質量問題風險。同時，加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期評估供應商的信用狀況和經(jīng)營情況。3.在質量風險方面，采購部門應嚴格把控采購質量。加強對采購貨物或服務的檢驗和驗收，要求供應商提供質量保證文件，對質量不合格的采購項目及時進行處理。4.針對合同風險，采購部門應加強合同管理。嚴格審核合同條款，確保合同合法有效。在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，防范合同糾紛風險。5.對于付款風險，財務部門應加強付款審核和監(jiān)控。嚴格按照合同約定付款，確保資金安全。同時，建立供應商信用檔案，對信用不良的供應商采取相應的限制措施。六、內部控制與監(jiān)督（一）內部控制1.公司應建立健全采購財務內部控制制度。明確采購業(yè)務流程中各部門和人員的職責權限，規(guī)范采購申請、審批、執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)的操作程序，確保采購活動的規(guī)范有序進行。2.采購部門與財務部門應建立有效的溝通協(xié)調機制。在采購預算編制、合同簽訂、付款審核等環(huán)節(jié)密切配合，相互監(jiān)督，防止出現(xiàn)管理漏洞和風險。3.公司應加強對采購人員的培訓和教育。提高采購人員的業(yè)務素質和職業(yè)道德水平，使其熟悉采購財務制度和相關法律法規(guī)，自覺遵守制度規(guī)定。（二）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購財務活動進行審計監(jiān)督。審查采購預算執(zhí)行情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況、采購付款情況等，檢查是否存在違規(guī)行為和風險隱患。2.審計部門應出具審計報告。對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整