PAGE衛(wèi)生用品進(jìn)貨索證制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生用品采購(gòu)管理，確保所采購(gòu)的衛(wèi)生用品符合質(zhì)量安全要求，保障消費(fèi)者健康，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本進(jìn)貨索證制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有衛(wèi)生用品的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于衛(wèi)生巾、衛(wèi)生棉條、紙尿褲、護(hù)理墊、濕巾等各類衛(wèi)生用品的采購(gòu)。3.基本原則依法采購(gòu)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的衛(wèi)生用品質(zhì)量符合要求。索證齊全原則：采購(gòu)衛(wèi)生用品時(shí)，必須索取并留存完整有效的相關(guān)證件和資料，以保證產(chǎn)品來(lái)源可追溯、質(zhì)量有保障。二、索證要求1.供應(yīng)商資質(zhì)證明營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本：證明供應(yīng)商具有合法經(jīng)營(yíng)資格。生產(chǎn)許可證：若供應(yīng)商為生產(chǎn)企業(yè)，需提供有效的生產(chǎn)許可證，以證明其具備生產(chǎn)衛(wèi)生用品的資質(zhì)。衛(wèi)生許可證：供應(yīng)商應(yīng)具備有效的衛(wèi)生許可證，表明其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)符合衛(wèi)生要求。產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件：索取供應(yīng)商所生產(chǎn)衛(wèi)生用品的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文本，確保產(chǎn)品符合相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.產(chǎn)品合格證明每批次產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)合格報(bào)告：由供應(yīng)商提供，證明該批次衛(wèi)生用品經(jīng)檢驗(yàn)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)包含產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目及結(jié)果等詳細(xì)信息。產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件：如通過(guò)ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證等相關(guān)認(rèn)證的證明文件，可作為產(chǎn)品質(zhì)量可靠的參考依據(jù)。3.其他相關(guān)證明文件進(jìn)口衛(wèi)生用品的相關(guān)證明：若采購(gòu)進(jìn)口衛(wèi)生用品，需索取原產(chǎn)地證明、報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫證明等文件，確保產(chǎn)品符合我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求。產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)和標(biāo)簽樣張：索取產(chǎn)品的說(shuō)明書(shū)和標(biāo)簽樣張，確保其內(nèi)容符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定，包含產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、主要原料成分、使用方法、注意事項(xiàng)等必要信息。三、索證流程1.供應(yīng)商篩選與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估，收集供應(yīng)商的基本信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等。根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案。評(píng)估內(nèi)容可包括實(shí)地考察供應(yīng)商生產(chǎn)場(chǎng)所、查閱供應(yīng)商過(guò)往業(yè)績(jī)和客戶評(píng)價(jià)等。2.索證資料收集在確定供應(yīng)商后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商索取本制度要求的各類索證資料。對(duì)于首次合作的供應(yīng)商，應(yīng)要求其一次性提供完整的資質(zhì)證明文件；對(duì)于已合作的供應(yīng)商，在每次采購(gòu)時(shí)，應(yīng)索取當(dāng)批次產(chǎn)品的合格證明文件等相關(guān)資料。索證資料應(yīng)加蓋供應(yīng)商公章或業(yè)務(wù)專用章，并確保其清晰、真實(shí)、有效。3.索證資料審核與存檔采購(gòu)人員收到供應(yīng)商提供的索證資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的完整性、有效性、與所采購(gòu)產(chǎn)品的關(guān)聯(lián)性等。對(duì)于審核合格的索證資料，采購(gòu)人員應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，并妥善存檔。存檔期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，一般不少于產(chǎn)品保質(zhì)期屆滿后一年。如發(fā)現(xiàn)索證資料存在問(wèn)題或不符合要求，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。如供應(yīng)商無(wú)法提供有效索證資料，應(yīng)停止與其合作。四、采購(gòu)合同中的索證條款1.明確索證義務(wù)在采購(gòu)合同中應(yīng)明確規(guī)定供應(yīng)商有義務(wù)按照本制度要求提供完整有效的索證資料。2.索證資料交付時(shí)間約定供應(yīng)商應(yīng)在產(chǎn)品交付前或交付時(shí)，將當(dāng)批次產(chǎn)品的合格證明文件等索證資料交付給公司采購(gòu)部門(mén)。3.違約責(zé)任明確供應(yīng)商未按合同約定提供索證資料或提供虛假索證資料的違約責(zé)任，如承擔(dān)退換貨損失、支付違約金等，以保障公司的合法權(quán)益。五、驗(yàn)收環(huán)節(jié)的索證核對(duì)1.驗(yàn)收人員職責(zé)倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員在衛(wèi)生用品到貨時(shí)，負(fù)責(zé)核對(duì)所收貨物與供應(yīng)商提供的索證資料是否一致。2.核對(duì)內(nèi)容核對(duì)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息是否與索證資料中的產(chǎn)品合格證明文件一致。檢查產(chǎn)品包裝、標(biāo)簽、說(shuō)明書(shū)等是否與索證資料中的樣張相符，是否符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。查驗(yàn)產(chǎn)品外觀質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在破損、變質(zhì)等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通，并核對(duì)索證資料，判斷問(wèn)題產(chǎn)品是否為合格批次。3.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、索證資料編號(hào)、驗(yàn)收情況等。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、索證資料的查閱與使用1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部相關(guān)人員（如采購(gòu)人員、質(zhì)量管理人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員等）因工作需要，可按照規(guī)定程序查閱索證資料。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.使用范圍索證資料主要用于產(chǎn)品質(zhì)量追溯、應(yīng)對(duì)質(zhì)量投訴、配合監(jiān)管部門(mén)檢查等工作。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將索證資料提供給外部單位或個(gè)人。3.保密要求對(duì)于涉及供應(yīng)商商業(yè)秘密的索證資料，公司內(nèi)部人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。七、索證制度的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門(mén)公司質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)衛(wèi)生用品進(jìn)貨索證制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容采購(gòu)部門(mén)是否按照本制度要求索取并審核供應(yīng)商的索證資料。索證資料是否完整、有效，是否與所采購(gòu)產(chǎn)品相符。驗(yàn)收環(huán)節(jié)是否對(duì)索證資料進(jìn)行核對(duì)，驗(yàn)收記錄是否完整。索證資料的存檔是否規(guī)范，查閱與使用是否符合規(guī)定。3.檢查頻率質(zhì)量部門(mén)應(yīng)定期對(duì)進(jìn)貨索證制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，并可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期抽查。4.問(wèn)題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。八、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計(jì)劃人力資源部門(mén)應(yīng)制定衛(wèi)生用品進(jìn)貨索證制度的培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織采購(gòu)人員、質(zhì)量管理人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員等相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其熟悉制度要求和操作流程。2.培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容包括相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、索證要求、索證流程、驗(yàn)收要點(diǎn)、索證資料管理等方面的知識(shí)和技能。3.宣傳教育通過(guò)內(nèi)部宣傳欄、公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等渠道，宣傳衛(wèi)生用品進(jìn)貨索證制度的重要性和相關(guān)要求，提高全體員工對(duì)索證工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。九、附則1.制度解釋