PAGE衛(wèi)生執(zhí)法檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生執(zhí)法檔案管理，規(guī)范衛(wèi)生執(zhí)法行為，保障公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在衛(wèi)生執(zhí)法過程中形成的各類檔案的管理，包括但不限于行政處罰、行政許可、日常監(jiān)督檢查、專項(xiàng)整治等執(zhí)法活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生執(zhí)法活動(dòng)的全過程，確保檔案信息的客觀性和準(zhǔn)確性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存衛(wèi)生執(zhí)法過程中形成的各類文件和資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范檔案的整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生執(zhí)法檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各執(zhí)法科室的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理本單位的衛(wèi)生執(zhí)法檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。2.執(zhí)法科室負(fù)責(zé)本科室衛(wèi)生執(zhí)法檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整和真實(shí)。明確專人負(fù)責(zé)本科室檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。在執(zhí)法活動(dòng)中嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管執(zhí)法過程中形成的各類文件和資料。二、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各執(zhí)法科室在執(zhí)法活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，包括執(zhí)法文書、證據(jù)材料、審批文件、送達(dá)回執(zhí)等。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序、類別和保管期限，對收集的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每卷檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等。3.對檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.按照檔案裝訂要求，將檔案材料左側(cè)對齊，采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政處罰檔案：按照行政處罰決定書的編號進(jìn)行分類，每卷檔案包括立案審批表、行政處罰決定書、調(diào)查取證材料、聽證材料、送達(dá)回執(zhí)等。2.行政許可檔案：按照行政許可事項(xiàng)進(jìn)行分類，每卷檔案包括行政許可申請書、受理通知書、審查意見、許可證件等。3.日常監(jiān)督檢查檔案：按照檢查對象和檢查時(shí)間進(jìn)行分類，每卷檔案包括監(jiān)督檢查記錄、現(xiàn)場筆錄、檢驗(yàn)檢測報(bào)告等。4.專項(xiàng)整治檔案：按照專項(xiàng)整治活動(dòng)的名稱進(jìn)行分類，每卷檔案包括專項(xiàng)整治方案、檢查記錄、總結(jié)報(bào)告等。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各執(zhí)法科室在檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，核對檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔檔案進(jìn)行上架存放，并建立檔案檢索目錄，便于查詢和利用。（二）保管期限1.永久保管：涉及重大行政處罰、行政許可決定，以及具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.長期保管：保管期限為10年至50年的檔案，主要包括一般性行政處罰、行政許可檔案，以及日常監(jiān)督檢查和專項(xiàng)整治活動(dòng)中形成的重要檔案。3.短期保管：保管期限為1年至10年的檔案，主要包括一般性的日常監(jiān)督檢查和專項(xiàng)整治活動(dòng)檔案，以及臨時(shí)性的執(zhí)法文件和資料。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管狀況和利用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案材料。4.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱本單位檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱檔案的名稱、用途和期限等，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱審批意見辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，明確借閱人、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、執(zhí)法科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案是否達(dá)到銷毀條件。3.對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制檔案銷毀清冊，清冊內(nèi)容包括檔案題名、日期來源、保管期限、銷毀原因等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案銷毀清冊進(jìn)行審核，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立衛(wèi)生執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，形成電子檔案。2.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案檢索目錄，方便查詢和利用。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對電子檔案的訪問、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止電子檔案信息泄露和丟失。4.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可靠性。（三）信息化利用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和借閱服務(wù)，提高檔案利用效率。