PAGE飲用水衛(wèi)生安全檔案制度一、總則（一）目的為加強飲用水衛(wèi)生安全管理，規(guī)范飲用水衛(wèi)生安全檔案的建立、使用和管理，保障公眾飲用水衛(wèi)生安全，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及飲用水供應、處理、儲存等環(huán)節(jié)的相關活動及管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關飲用水衛(wèi)生安全的法律法規(guī)、規(guī)章和標準要求，確保檔案制度的合法性和規(guī)范性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實反映飲用水衛(wèi)生安全管理的實際情況，確保檔案資料的完整性和準確性。3.科學分類原則：按照飲用水衛(wèi)生安全管理的不同環(huán)節(jié)和內(nèi)容，進行科學合理的分類，便于檔案的整理、查詢和使用。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)飲用水衛(wèi)生安全管理工作的變化和發(fā)展，及時更新和完善檔案內(nèi)容，確保檔案的時效性和有效性。二、檔案內(nèi)容（一）基礎資料1.公司/組織基本信息營業(yè)執(zhí)照副本復印件衛(wèi)生許可證副本復印件法定代表人身份證明書公司/組織簡介及聯(lián)系方式2.飲用水水源相關資料水源地地理位置圖水源水質(zhì)檢測報告（每年至少一次）水源衛(wèi)生防護措施及相關記錄3.飲用水處理設施資料處理工藝流程圖處理設備清單及技術參數(shù)設備維護保養(yǎng)記錄水質(zhì)凈化劑、消毒劑等使用記錄4.飲用水儲存設施資料儲存設施布局圖儲存設施材質(zhì)、規(guī)格及容積說明清洗消毒記錄水質(zhì)監(jiān)測記錄（每季度至少一次）（二）人員管理檔案1.從業(yè)人員健康證明所有直接從事飲用水供應、處理、銷售等工作的人員健康證復印件（每年更新）2.人員培訓記錄飲用水衛(wèi)生知識培訓計劃培訓教材及教案培訓簽到表、考核試卷及成績記錄（三）水質(zhì)檢測檔案1.日常檢測記錄每日水質(zhì)自檢記錄，包括檢測項目、結果、檢測人員等信息委托專業(yè)檢測機構進行水質(zhì)檢測的合同及報告（每年至少兩次）2.水質(zhì)異常情況記錄及處理當水質(zhì)檢測結果出現(xiàn)異常時，詳細記錄異常情況、采取的措施及處理結果（四）衛(wèi)生監(jiān)督檔案1.衛(wèi)生監(jiān)督部門監(jiān)督檢查記錄每次監(jiān)督檢查的時間、內(nèi)容、結果及整改情況記錄2.整改報告及復查記錄針對衛(wèi)生監(jiān)督部門提出的問題，提交的整改報告整改完成后的復查記錄（五）應急預案檔案1.飲用水衛(wèi)生安全應急預案應急組織機構及職責分工應急響應程序及處置措施應急物資儲備清單及管理記錄2.應急演練記錄應急演練計劃、方案演練過程記錄及總結報告三、檔案建立與管理（一）檔案建立1.各部門負責收集、整理本部門與飲用水衛(wèi)生安全相關的資料，并按照檔案分類要求進行初步分類。2.檔案管理人員負責對各部門提交的資料進行審核、匯總，確保資料的真實性、完整性和規(guī)范性。3.對于紙質(zhì)資料，應進行原件掃描或復印，并按照檔案編號順序進行裝訂；對于電子資料，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢。（二）檔案編號1.檔案編號采用統(tǒng)一格式，由年份、部門代碼、檔案類別代碼和流水號組成。2.年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；部門代碼根據(jù)公司/組織內(nèi)部部門設置進行編制；檔案類別代碼按照本制度中檔案內(nèi)容分類進行編制；流水號為該類別檔案的順序號。3.例如：230102005，表示2023年由01部門提交的第二類（水質(zhì)檢測檔案）第5份檔案。（三）檔案存儲1.檔案應存儲在專門的檔案柜或電子存儲設備中，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風，防止檔案損壞、丟失或泄露。2.紙質(zhì)檔案應按照檔案編號順序排列存放，并建立檔案目錄索引，便于查找；電子檔案應按照分類文件夾進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，及時準確地提供檔案資料，并做好查閱登記記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印檔案資料，如需復印，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（五）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案資料，不得遺失、損壞或擅自泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（六）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、飲用水衛(wèi)生安全敏感信息等檔案資料進行嚴格保密。2.未經(jīng)公司/組織授權，任何人不得擅自對外披露檔案內(nèi)容。對于因工作需要向外部單位或個人提供檔案資料的，應按照規(guī)定進行審批，并簽訂保密協(xié)議。3.檔案管理人員應定期對檔案存儲設備進行安全檢查，防止檔案信息泄露。（七）檔案更新與銷毀1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查，及時發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容的變化情況，并督促相關部門進行更新。2.對于已過保存期限或失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織領導批準后，由檔案管理人員和相關部門人員共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.檔案銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，保存期限不少于[X]年。四、檔案使用與監(jiān)督（一）檔案使用1.公司/組織內(nèi)部各部門應充分利用飲用水衛(wèi)生安全檔案資料，為日常管理、水質(zhì)檢測、衛(wèi)生監(jiān)督、應急處置等工作提供依據(jù)和支持。2.通過對檔案資料的分析和總結，及時發(fā)現(xiàn)飲用水衛(wèi)生安全管理中存在的問題和隱患，采取針對性措施加以改進，不斷提高飲用水衛(wèi)生安全管理水平。（二）監(jiān)督檢查1.公司/組織應定期對飲用水衛(wèi)生安全檔案制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案建立、管理、使用等環(huán)節(jié)符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準確性、規(guī)范性，檔案存儲與保管情況，檔案查閱、借