第1篇第一章總則第一條為加強學院采購檔案的管理，確保采購檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結合學院實際情況，制定本制度。第二條本制度適用于學院所有采購活動的檔案管理，包括但不限于物資采購、設備采購、服務采購等。第三條學院采購檔案管理應遵循以下原則：（一）統(tǒng)一領導，分級管理：學院成立采購檔案管理領導小組，負責采購檔案的統(tǒng)一領導和協(xié)調(diào)工作；各部門按照職責分工，負責本部門采購檔案的管理工作。（二）集中保管，分散利用：采購檔案實行集中保管，各部門根據(jù)需要分散利用。（三）規(guī)范管理，確保安全：建立健全采購檔案管理制度，確保采購檔案的完整、準確、安全和有效利用。（四）方便利用，提高效率：優(yōu)化采購檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案利用效率。第二章組織機構及職責第四條學院成立采購檔案管理領導小組，負責采購檔案管理的全面工作，其主要職責如下：（一）制定采購檔案管理制度，并組織實施。（二）監(jiān)督、檢查各部門采購檔案管理工作。（三）協(xié)調(diào)解決采購檔案管理中的重大問題。（四）組織采購檔案的鑒定、銷毀工作。第五條采購檔案管理部門負責采購檔案的日常管理工作，其主要職責如下：（一）建立健全采購檔案管理制度，并組織實施。（二）負責采購檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。（三）負責采購檔案的檢索、借閱、利用等工作。（四）負責采購檔案的統(tǒng)計、分析、報告等工作。第六條各部門負責本部門采購檔案的管理工作，其主要職責如下：（一）按照規(guī)定收集、整理、歸檔本部門采購檔案。（二）負責本部門采購檔案的保管、利用、銷毀等工作。（三）配合采購檔案管理部門做好采購檔案的鑒定、銷毀工作。第三章采購檔案的收集與整理第七條采購檔案的收集范圍：（一）采購計劃、采購合同、采購訂單等文件。（二）采購申請、采購審批、采購驗收、采購付款等文件。（三）采購過程中的會議記錄、電話記錄、電子郵件等。（四）采購項目的審計、評估、驗收等文件。（五）其他與采購活動相關的文件。第八條采購檔案的整理要求：（一）按照采購活動的順序，將相關文件進行分類、編號、裝訂。（二）對重要文件，應進行復制、備份。（三）對電子檔案，應進行備份、加密。（四）對歸檔的文件，應注明歸檔時間、歸檔人、歸檔單位等信息。第四章采購檔案的保管與利用第九條采購檔案的保管要求：（一）采購檔案應存放在通風、干燥、防潮、防蟲、防塵、防盜的專用檔案室。（二）檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（三）檔案管理人員應定期檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。第十條采購檔案的利用要求：（一）檔案利用者應遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案利用者應填寫檔案利用登記表，說明利用目的、范圍、期限等。（三）檔案管理人員應根據(jù)檔案利用者的需求，提供相應的檔案服務。第五章采購檔案的鑒定與銷毀第十一條采購檔案的鑒定：（一）采購檔案管理部門應定期對采購檔案進行鑒定。（二）鑒定工作應遵循真實性、完整性、準確性、有效性等原則。（三）鑒定結果應報學院采購檔案管理領導小組審批。第十二條采購檔案的銷毀：（一）采購檔案管理部門應定期對鑒定為無保存價值的采購檔案進行銷毀。（二）銷毀前，應報學院采購檔案管理領導小組審批。（三）銷毀檔案時，應采取安全、環(huán)保、保密的措施。第六章附則第十三條本制度由學院采購檔案管理領導小組負責解釋。第十四條本制度自發(fā)布之日起施行。（注：本制度字數(shù)共計2500字，可根據(jù)實際情況進行適當調(diào)整。）第2篇第一章總則第一條為加強學院采購檔案管理，規(guī)范采購檔案工作，確保采購檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關法律法規(guī)，結合學院實際情況，制定本制度。第二條本制度適用于學院所有采購活動的檔案管理，包括貨物、工程和服務采購。第三條采購檔案管理應遵循以下原則：（一）統(tǒng)一領導，分級管理；（二）集中管理，方便利用；（三）安全保密，確保檔案完整；（四）依法管理，規(guī)范運作。第二章檔案管理職責第四條學院檔案管理部門負責采購檔案的統(tǒng)一管理和監(jiān)督，具體職責如下：（一）制定采購檔案管理制度和操作規(guī)程；（二）負責采購檔案的收集、整理、歸檔、保管和提供利用；（三）組織開展采購檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計工作；（四）對采購檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。第五條采購部門負責采購活動的組織實施和采購檔案的初步整理，具體職責如下：（一）按照采購計劃和程序組織實施采購活動；（二）收集、整理采購活動的相關資料；（三）按照檔案管理要求對采購檔案進行初步整理；（四）將整理好的采購檔案移交檔案管理部門。第三章檔案收集與整理第六條采購檔案的收集范圍包括：（一）采購計劃、預算；（二）招標文件、投標文件；（三）評標報告、中標通知書；（四）合同、協(xié)議；（五）付款憑證、驗收報告；（六）其他與采購活動相關的資料。第七條采購檔案的整理要求：（一）按照采購項目進行分類整理；（二）確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)；（三）使用規(guī)范的檔案裝訂和標識；（四）編制采購檔案目錄和索引。第四章檔案保管與利用第八條采購檔案的保管要求：（一）按照檔案保管規(guī)定，提供適宜的保管條件和設施；（二）建立健全檔案庫房管理制度，確保檔案安全；（三）定期檢查檔案保管情況，及時處理問題；（四）嚴格執(zhí)行檔案借閱、復制和銷毀手續(xù)。第九條采購檔案的利用要求：（一）檔案管理部門負責采購檔案的查閱、復制和提供利用；（二）查閱、復制檔案需辦理相關手續(xù)，確保檔案安全；（三）利用檔案的單位和個人應遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容；（四）檔案利用情況應進行登記。第五章檔案鑒定與銷毀第十條采購檔案的鑒定工作由檔案管理部門負責，具體程序如下：（一）成立鑒定小組，負責鑒定工作；（二）按照國家檔案鑒定標準，對采購檔案進行鑒定；（三）對不再具有保存價值的檔案提出銷毀意見；（四）報學院領導審批后，按程序進行銷毀。第十一條采購檔案的銷毀應遵循以下原則：（一）嚴格按程序進行；（二）確保檔案內(nèi)容不泄露；（三）銷毀后，應進行銷毀記錄，并存檔備查。第六章附則第十二條本制度由學院檔案管理部門負責解釋。第十三條本制度自發(fā)布之日起施行。附件：一、采購檔案目錄編制規(guī)范二、采購檔案保管期限表三、采購檔案查閱、復制手續(xù)四、采購檔案銷毀審批表五、采購檔案鑒定表六、采購檔案庫房管理制度七、采購檔案借閱、復制登記表八、采購檔案銷毀記錄表九、采購檔案管理責任追究辦法十、采購檔案管理獎懲辦法第3篇第一章總則第一條為加強學院采購檔案的管理，確保采購檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結合學院實際情況，制定本制度。第二條本制度適用于學院所有采購活動的檔案管理，包括采購計劃、招標文件、投標文件、評標結果、合同、驗收報告、付款憑證等。第三條學院采購檔案管理應遵循以下原則：（一）依法管理原則：嚴格按照國家有關法律法規(guī)和政策要求，規(guī)范采購檔案管理。（二）統(tǒng)一管理原則：實行集中統(tǒng)一管理，確保采購檔案的完整性和連續(xù)性。（三）安全保密原則：加強采購檔案的保密工作，防止失密、泄密。（四）便于利用原則：提高采購檔案的利用效率，為學院教學、科研、管理等工作提供有效服務。第二章組織機構與職責第四條學院設立采購檔案管理領導小組，負責采購檔案管理的重大決策和監(jiān)督工作。第五條采購檔案管理領導小組的主要職責：（一）制定采購檔案管理制度；（二）審核采購檔案的歸檔、整理、保管、利用等工作；（三）組織采購檔案的鑒定、銷毀工作；（四）監(jiān)督采購檔案管理工作的落實情況。第六條學院設立采購檔案室，負責采購檔案的日常管理工作。第七條采購檔案室的主要職責：（一）負責采購檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作；（二）提供采購檔案的查閱、復制、利用等服務；（三）負責采購檔案的安全保密工作；（四）定期向上級檔案管理部門報告采購檔案管理工作情況。第八條各部門、各項目組應指定專人負責采購檔案的收集、整理和歸檔工作。第三章采購檔案的收集與整理第九條采購檔案的收集應做到全面、準確、及時。第十條采購檔案的收集范圍包括：（一）采購計劃、招標文件、投標文件、評標結果、合同等；（二）驗收報告、付款憑證、發(fā)票等；（三）其他與采購活動相關的文件、資料。第十一條采購檔案的整理應按照《高等學校檔案管理辦法》和《檔案分類與代碼》的要求進行。第十二條采購檔案的整理工作包括：（一）分類：根據(jù)采購檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、用途等進行分類；（二）編號：對采購檔案進行統(tǒng)一編號，便于管理和查閱；（三）編目：編制采購檔案目錄，包括檔案名稱、編號、形成時間、頁數(shù)、密級等信息；（四）裝訂：按照規(guī)定格式裝訂采購檔案，確保檔案的整潔、美觀。第四章采購檔案的保管與利用第十三條采購檔案的保管應遵循以下要求：（一）檔案室應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件；（二）采購檔案應按照分類、編號、編目等進行有序存放；（三）檔案管理人員應定期檢查采購檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；（四）對重要采購檔案實行專柜保管，確保檔案的安全。第十四條采購檔案的利用應遵循以下規(guī)定：（一）查閱采購檔案應履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得查閱；（二）查閱采購檔案應遵守保密規(guī)定，不得泄露國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私；（三）查閱采購檔案應愛護檔案，不得涂改、損毀、污損檔案；（四）查閱采購檔案應做好登記工作，包括查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。第五章采購檔案的鑒定與銷毀第十五條采購檔案的鑒定應定期進行，由采購檔案管理領導小組組織。第十六條采購檔案的鑒定工作包括：（一）審查檔案的完整性、準確性、真實性和有效性；（二）確定檔案的保管期限；（三）對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。第十七條采購檔案的銷毀應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和政策要求進行。第十八條采購檔案的銷毀程序：（一）編制銷毀清單，經(jīng)采購檔案管理領導小組批準；（二）在銷毀前，對銷毀檔案進行清點、核對；（三）銷毀檔案時，應有專人監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底；（四）銷毀檔案后，應做好銷毀記錄，并報上級檔案管理部門備案。第六章附則第十九條本制度由學院采購檔案管理領導小組負責解釋。第二十條本制度自發(fā)布之日起施行。附件：采購檔案管理實施細則一、采購檔案的收集1.收集范圍：包括采購計劃、招標文件、投標文件、評標結果、合同、驗收報告、付款憑證等。2.收集要求：及時、全面、準確。二、采購檔案的整理1.分類：按照采購活動的性質(zhì)、內(nèi)容、用途等進行分類。2.編號：采用統(tǒng)一編號，便于管理和查閱。3.編目：編制采購檔案目錄，包括檔案名稱、編號、形成時間、頁數(shù)、密級等信息。4.裝訂：按照規(guī)定格式裝訂采購檔案，確保檔案的整潔、美觀。三、采購檔案的保管1.保管條件：檔案室應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.保管要求：按照分類、編號、編目等進行有序存放，定期檢查保管情況。3.保密要求：對重要采購檔案實行專柜保管，確保檔案的安全。四、采購檔案的利用1.查閱審批：查閱