行政物資采購(gòu)申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)化表單使用指南一、適用范圍與場(chǎng)景本表單適用于公司各部門日常行政物資采購(gòu)需求，包括但不限于辦公用品（如紙張、筆、文件夾）、辦公設(shè)備（如打印機(jī)墨盒、U盤）、后勤物資（如清潔用品、勞保用品）等非生產(chǎn)類物資的申請(qǐng)與審批流程。當(dāng)部門因工作需要新增、補(bǔ)充或更換行政物資時(shí)，均需通過此表單發(fā)起申請(qǐng)，保證采購(gòu)行為規(guī)范、透明，符合公司成本管控與資源調(diào)配要求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程第一步：需求發(fā)起與表單填寫操作人：部門物資需求申請(qǐng)人（*）操作內(nèi)容：登錄公司行政管理系統(tǒng)（或線下領(lǐng)取紙質(zhì)表單），準(zhǔn)確填寫《行政物資采購(gòu)申請(qǐng)表》基礎(chǔ)信息，包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、物資需求明細(xì)（名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)）、用途說明（需具體描述物資用于哪項(xiàng)工作，避免模糊表述如“辦公使用”）。如為批量采購(gòu)，需按物資類別分項(xiàng)填寫，并注明“批量采購(gòu)”及總數(shù)量、總價(jià)。附件：若物資有特殊質(zhì)量要求（如環(huán)保認(rèn)證、規(guī)格參數(shù)），需附相關(guān)說明文件或技術(shù)參數(shù)表。注意事項(xiàng)：預(yù)估單價(jià)需參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)，不得虛高；用途說明需與部門工作計(jì)劃匹配，避免不合理申請(qǐng)。第二步：部門內(nèi)部審核操作人：部門負(fù)責(zé)人（*）操作內(nèi)容：接收申請(qǐng)人提交的表單后，重點(diǎn)審核物資需求的合理性（是否為工作必需、數(shù)量是否適當(dāng)）、用途真實(shí)性（是否符合部門年度工作計(jì)劃）及預(yù)算匹配度（是否在部門年度行政預(yù)算額度內(nèi)）。審核通過：在“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，并注明“同意申請(qǐng)”；審核不通過：注明駁回理由（如“數(shù)量過多”“非必需物資”），退回申請(qǐng)人修改。注意事項(xiàng)：部門負(fù)責(zé)人需在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，避免流程延誤；緊急物資（如突發(fā)辦公設(shè)備故障）需在審核意見中標(biāo)注“緊急”，并說明緊急原因。第三步：行政部復(fù)核操作人：行政部物資管理員（*）操作內(nèi)容：接收部門審核通過的表單后，復(fù)核物資庫(kù)存情況（通過庫(kù)存系統(tǒng)查詢是否有可用庫(kù)存，避免重復(fù)采購(gòu)）、規(guī)格型號(hào)是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)（如辦公用品需統(tǒng)一品牌型號(hào)）、預(yù)估單價(jià)是否與歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)差異過大（差異超過10%需說明原因）。復(fù)核通過：在“行政部復(fù)核意見”欄簽字確認(rèn)，并同步更新庫(kù)存信息；復(fù)核不通過：注明問題（如“庫(kù)存充足”“規(guī)格不符”），退回申請(qǐng)人調(diào)整。注意事項(xiàng)：行政部需建立常用物資庫(kù)存臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新庫(kù)存數(shù)據(jù)；對(duì)于低頻使用物資，可優(yōu)先協(xié)調(diào)內(nèi)部調(diào)配，再考慮采購(gòu)。第四步：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核操作人：財(cái)務(wù)部預(yù)算專員（*）操作內(nèi)容：接收行政部復(fù)核通過的表單后，審核采購(gòu)預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算部分需提交額外預(yù)算說明（如臨時(shí)專項(xiàng)工作需求）。審核通過：在“財(cái)務(wù)部審核意見”欄簽字確認(rèn)，并預(yù)留采購(gòu)資金；審核不通過：注明原因（如“預(yù)算不足”“未提前報(bào)備預(yù)算”），退回申請(qǐng)人調(diào)整預(yù)算或申請(qǐng)追加預(yù)算。注意事項(xiàng)：財(cái)務(wù)部需每月核對(duì)各部門預(yù)算使用情況，保證預(yù)算執(zhí)行合規(guī)；緊急采購(gòu)且超預(yù)算的，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（*）簽字特批后方可推進(jìn)。第五步：分級(jí)審批與采購(gòu)執(zhí)行操作人：分管領(lǐng)導(dǎo)（）/總經(jīng)理（）、行政部采購(gòu)專員（*）操作內(nèi)容：分級(jí)審批：?jiǎn)喂P采購(gòu)金額≤1000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批，在“領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽字；單筆采購(gòu)金額1000-5000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)（）審核后，報(bào)總經(jīng)理（）審批；單筆采購(gòu)金額＞5000元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議，通過后由總經(jīng)理（*）審批。采購(gòu)執(zhí)行：審批通過后，行政部采購(gòu)專員（*）根據(jù)表單信息實(shí)施采購(gòu)，優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，若需新增供應(yīng)商，需對(duì)其資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、信譽(yù)）進(jìn)行審核，保證供應(yīng)商合規(guī)。注意事項(xiàng)：采購(gòu)過程需遵循“貨比三家”原則，同等條件下優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商；采購(gòu)?fù)瓿珊螅?yīng)商需提供物資清單及驗(yàn)收單。第六步：物資驗(yàn)收與入庫(kù)登記操作人：申請(qǐng)人（）、行政部物資管理員（）操作內(nèi)容：物資送達(dá)后，申請(qǐng)人與行政部物資管理員共同驗(yàn)收，核對(duì)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量是否與申請(qǐng)表一致，有無損壞或缺失。驗(yàn)收合格：雙方在“驗(yàn)收結(jié)果”欄簽字確認(rèn)，行政部物資管理員更新庫(kù)存臺(tái)賬，入庫(kù)登記；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場(chǎng)拒收，并通知采購(gòu)專員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。注意事項(xiàng)：驗(yàn)收需在物資送達(dá)后24小時(shí)內(nèi)完成，避免物資滯留；對(duì)于有保質(zhì)期的物資（如勞保用品），需檢查生產(chǎn)日期及有效期。第七步：費(fèi)用結(jié)算與歸檔操作人：行政部采購(gòu)專員（）、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)（）操作內(nèi)容：采購(gòu)專員憑審批通過的申請(qǐng)表、供應(yīng)商提供的合規(guī)結(jié)算憑證（如采購(gòu)合同、驗(yàn)收單）、發(fā)票（需與實(shí)際物資信息一致）提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核對(duì)憑證無誤后，辦理付款手續(xù)，并在“費(fèi)用結(jié)算”欄簽字確認(rèn)。行政部將申請(qǐng)表、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計(jì)查閱。注意事項(xiàng)：結(jié)算憑證需注明申請(qǐng)編號(hào)，保證與采購(gòu)申請(qǐng)一一對(duì)應(yīng)；發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與公司名稱一致，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、表單模板行政物資采購(gòu)申請(qǐng)表基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請(qǐng)編號(hào)（由行政部自動(dòng)，格式：CG-YYYYMMDD-X）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日物資需求明細(xì)序號(hào)物資名稱12合計(jì)附件信息□技術(shù)參數(shù)表□供應(yīng)商資質(zhì)□其他：________審批流程部門審核意見經(jīng)辦人簽字：*負(fù)責(zé)人簽字：*日期：年月日行政部復(fù)核意見經(jīng)辦人簽字：*負(fù)責(zé)人簽字：*日期：年月日財(cái)務(wù)部審核意見經(jīng)辦人簽字：*負(fù)責(zé)人簽字：*日期：年月日領(lǐng)導(dǎo)審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字：*日期：年月日采購(gòu)執(zhí)行信息供應(yīng)商名稱采購(gòu)日期年月日驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人簽字：*物資管理員簽字：*日期：年月日費(fèi)用結(jié)算會(huì)計(jì)簽字：*日期：年月日備注（如緊急說明、特殊要求等）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)填寫規(guī)范：表單內(nèi)所有信息需真實(shí)、完整、清晰，不得涂改；物資名稱需使用規(guī)范通用名稱，避免口語化表述（如“A4紙”而非“打印紙”）。審批時(shí)效：各部門需在收到表單后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購(gòu)需在4小時(shí)內(nèi)完成審核流程，保證物資及時(shí)到位。預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行年度預(yù)算，超預(yù)算采購(gòu)需提前15個(gè)工作日提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，避免臨時(shí)追加預(yù)算影響財(cái)務(wù)計(jì)劃。物資標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)物資需符合公司《行政物資管理規(guī)范》中的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如辦公用品需選擇環(huán)保材質(zhì)、設(shè)備需符合節(jié)能要求），禁止采購(gòu)非必要或高配物資。特殊情況處理：對(duì)于突發(fā)緊急需求（如會(huì)議室臨時(shí)設(shè)備故障），可先電話報(bào)