行業(yè)通用采購(gòu)流程與審批模板一、適用范圍與采購(gòu)類型概述標(biāo)準(zhǔn)物資類：辦公耗材、勞保用品、常用零部件等常規(guī)消耗品，需求頻率高、單價(jià)較低；設(shè)備資產(chǎn)類：生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、儀器儀表等固定資產(chǎn)，單價(jià)較高、需評(píng)估使用價(jià)值；服務(wù)外包類：物流運(yùn)輸、設(shè)備維修、咨詢服務(wù)等非實(shí)物采購(gòu)，需明確服務(wù)范圍與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。二、采購(gòu)流程全環(huán)節(jié)操作指引（一）需求發(fā)起與確認(rèn)需求提報(bào)：申請(qǐng)人（部門經(jīng)辦人）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見模板一），明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、到貨日期及預(yù)算來源，部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性與必要性。需求復(fù)核：對(duì)于設(shè)備資產(chǎn)類或單次采購(gòu)金額超過[具體金額閾值，如5000元]的項(xiàng)目，需由需求部門聯(lián)合技術(shù)/使用部門共同復(fù)核規(guī)格參數(shù)，保證與實(shí)際需求匹配，避免過度采購(gòu)或功能冗余。（二）多級(jí)審批流程根據(jù)采購(gòu)金額與類型，設(shè)置差異化審批權(quán)限，保證審批效率與風(fēng)險(xiǎn)控制：小額采購(gòu)（≤5000元）：部門負(fù)責(zé)人*→采購(gòu)專員*→財(cái)務(wù)審核崗*；中額采購(gòu)（5000元-5萬元）：部門負(fù)責(zé)人*→采購(gòu)經(jīng)理*→財(cái)務(wù)經(jīng)理*→分管副總*；大額采購(gòu)（＞5萬元）或設(shè)備資產(chǎn)類：部門負(fù)責(zé)人*→采購(gòu)經(jīng)理*→財(cái)務(wù)經(jīng)理*→分管副總*→總經(jīng)理*。審批要點(diǎn)：各級(jí)審批人需重點(diǎn)核對(duì)需求必要性、預(yù)算合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性，審批意見需在表單中明確標(biāo)注（如“同意”“駁回并說明理由”）。（三）供應(yīng)商篩選與比價(jià)供應(yīng)商尋源：采購(gòu)專員*根據(jù)采購(gòu)需求，通過合格供應(yīng)商庫(kù)、公開招標(biāo)、行業(yè)推薦等渠道篩選至少3家候選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇具備資質(zhì)認(rèn)證、信譽(yù)良好、合作歷史無不良記錄的供應(yīng)商。比價(jià)議價(jià)：對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物資類，要求供應(yīng)商提供書面報(bào)價(jià)單（含單價(jià)、總價(jià)、運(yùn)費(fèi)、質(zhì)保期等）；對(duì)設(shè)備資產(chǎn)類或服務(wù)外包類，需組織技術(shù)/使用部門參與技術(shù)參數(shù)對(duì)比，結(jié)合價(jià)格、服務(wù)能力、交期等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，形成《供應(yīng)商比價(jià)表》（詳見模板二）。供應(yīng)商確定：比價(jià)結(jié)果經(jīng)審批通過后，確定最終供應(yīng)商，對(duì)于大額采購(gòu)需簽訂《采購(gòu)合同》（明確雙方權(quán)利義務(wù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）。（四）采購(gòu)訂單與下達(dá)采購(gòu)專員*根據(jù)審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》及《供應(yīng)商比價(jià)表》，在[采購(gòu)管理系統(tǒng)/ERP系統(tǒng)]中《采購(gòu)訂單》（詳見模板三），同步發(fā)送至供應(yīng)商，并抄送倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)部門。訂單需包含唯一訂單號(hào)、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細(xì)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付地址、交付日期、付款方式等關(guān)鍵信息，保證雙方信息一致。（五）到貨驗(yàn)收與入庫(kù)到貨核對(duì)：供應(yīng)商按約定交付后，倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)照《采購(gòu)訂單》核對(duì)實(shí)物數(shù)量、外觀、規(guī)格型號(hào)是否一致，如有差異當(dāng)場(chǎng)記錄并反饋采購(gòu)專員。質(zhì)量驗(yàn)收：標(biāo)準(zhǔn)物資類：由倉(cāng)庫(kù)管理員*檢查包裝完好性、有效期等基本信息；設(shè)備資產(chǎn)類：由技術(shù)部門*聯(lián)合使用部門進(jìn)行功能測(cè)試、功能檢測(cè)，出具《設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；服務(wù)外包類：由需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)驗(yàn)收，確認(rèn)服務(wù)成果是否符合約定，填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員在系統(tǒng)中辦理入庫(kù)手續(xù)，《入庫(kù)單》（詳見模板四），同步更新庫(kù)存信息；驗(yàn)收不合格的，由采購(gòu)專員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或協(xié)商解決方案，必要時(shí)啟動(dòng)索賠流程。（六）付款申請(qǐng)與結(jié)算單據(jù)收集：財(cái)務(wù)審核崗*收集《采購(gòu)合同》《入庫(kù)單》《驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票（或費(fèi)用憑證）》等資料，核對(duì)單據(jù)信息一致性（如訂單號(hào)、金額、供應(yīng)商名稱等）。付款審批：根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金），提交《付款申請(qǐng)表》（詳見模板五），按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。資金支付：審批通過后，由財(cái)務(wù)部門通過銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等方式完成付款，同步更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬，并將付款憑證復(fù)印件抄送采購(gòu)專員*存檔。三、核心流程配套表單模板模板一：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)類型□標(biāo)準(zhǔn)物資□設(shè)備資產(chǎn)□服務(wù)外包預(yù)算編號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)用途說明到貨日期年月日部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購(gòu)專員初審意見簽字：日期：審批欄（根據(jù)金額填寫）模板二：供應(yīng)商比價(jià)表采購(gòu)項(xiàng)目名稱比價(jià)日期年月日序號(hào)供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）交期（天）123比價(jià)結(jié)論采購(gòu)經(jīng)理意見簽字：日期：分管副總意見簽字：日期：模板三：采購(gòu)訂單訂單編號(hào)日期年月日供應(yīng)商名稱聯(lián)系人*供應(yīng)商地址聯(lián)系方式（可選）交付地址交付日期年月日序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位12訂單總額付款方式□轉(zhuǎn)賬□承兌□其他訂單備注采購(gòu)專員*部門負(fù)責(zé)人*供應(yīng)商簽字（蓋章）日期：模板四：入庫(kù)單入庫(kù)單號(hào)入庫(kù)日期年月日采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位12倉(cāng)庫(kù)管理員*采購(gòu)專員*備注模板五：付款申請(qǐng)表付款申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)日期年月日供應(yīng)商名稱采購(gòu)合同號(hào)付款節(jié)點(diǎn)□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金□其他應(yīng)付金額付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他開戶行及賬號(hào)（可選）付款事由附件清單□采購(gòu)合同□入庫(kù)單□驗(yàn)收單□費(fèi)用憑證□其他申請(qǐng)人*部門負(fù)責(zé)人*財(cái)務(wù)審核意見簽字：日期：審批欄（根據(jù)金額填寫）四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與實(shí)施建議（一）流程合規(guī)性要求嚴(yán)禁無需求、無審批的采購(gòu)行為，所有采購(gòu)項(xiàng)目必須通過《采購(gòu)申請(qǐng)表》發(fā)起流程；大額采購(gòu)或特殊品類（如特種設(shè)備、危險(xiǎn)化學(xué)品）需附加合規(guī)證明文件（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證），保證采購(gòu)內(nèi)容符合法律法規(guī)要求；審批權(quán)限不得下放或越級(jí)，特殊情況需書面說明原因并經(jīng)更高層級(jí)審批人確認(rèn)。（二）效率優(yōu)化建議建立“合格供應(yīng)商庫(kù)”，定期更新供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果（履約能力、價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量等），縮短供應(yīng)商篩選時(shí)間；推行電子化采購(gòu)管理，通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審批、訂單、驗(yàn)收、付款全流程線上流轉(zhuǎn)，減少紙質(zhì)單據(jù)傳遞；對(duì)常用標(biāo)準(zhǔn)物資實(shí)行“定期采購(gòu)+安全庫(kù)存”模式，避免臨時(shí)采購(gòu)影響業(yè)務(wù)連續(xù)性。（三）風(fēng)險(xiǎn)防范措施供應(yīng)商管理：每半年對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估，對(duì)存在質(zhì)量延遲、服務(wù)違約等問題的供應(yīng)商及時(shí)預(yù)警或淘汰；驗(yàn)收控制：驗(yàn)收環(huán)節(jié)需由至少2人共同參與，簽字確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果，杜絕“一人驗(yàn)收”可能出現(xiàn)的疏漏或舞弊；檔案保存：所有采購(gòu)流程相關(guān)單據(jù)（申請(qǐng)表、審批表、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）需按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限不少于[3-5年]，便于后續(xù)審計(jì)或追溯。（四）特殊情況處理緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）