工作協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化表單及流程指引一、適用工作情境本指引適用于企業(yè)內(nèi)部跨部門協(xié)作、資源統(tǒng)籌調(diào)配、緊急事務(wù)響應(yīng)、外部單位對(duì)接等各類需要多方協(xié)調(diào)的工作場(chǎng)景。具體包括但不限于：跨部門項(xiàng)目推進(jìn)中需明確職責(zé)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及資源支持；臨時(shí)性工作任務(wù)需協(xié)調(diào)人員、場(chǎng)地、設(shè)備等資源；突發(fā)事件（如系統(tǒng)故障、客戶投訴升級(jí)）需快速聯(lián)動(dòng)相關(guān)部門處置；外部合作單位（如供應(yīng)商、服務(wù)商）對(duì)接需明確需求及反饋路徑；常規(guī)工作交接中需同步關(guān)鍵信息以避免銜接斷層。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）發(fā)起協(xié)調(diào)：明確需求與發(fā)起條件發(fā)起主體：工作推進(jìn)中需協(xié)調(diào)資源的部門/崗位（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、專項(xiàng)工作對(duì)接人）。發(fā)起時(shí)機(jī)：當(dāng)工作涉及跨部門協(xié)作、資源依賴或需外部支持時(shí)，應(yīng)提前1-3個(gè)工作日發(fā)起（緊急事項(xiàng)需在問(wèn)題發(fā)生后1小時(shí)內(nèi)發(fā)起）。操作動(dòng)作：填寫《工作協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)表》（見(jiàn)第三部分），明確“協(xié)調(diào)事項(xiàng)”“涉及部門/人員”“期望目標(biāo)”“時(shí)間要求”等核心信息；對(duì)事項(xiàng)緊急程度進(jìn)行標(biāo)注（一般/緊急/特急），緊急事項(xiàng)需在表單中注明“需即時(shí)響應(yīng)”；將表單提交至本部門負(fù)責(zé)人*審核（緊急事項(xiàng)可同步口頭溝通，后補(bǔ)書面審核）。（二）信息審核：確認(rèn)需求合理性與可行性審核主體：發(fā)起部門負(fù)責(zé)人*（對(duì)需求真實(shí)性、必要性負(fù)責(zé)）。審核內(nèi)容：協(xié)調(diào)事項(xiàng)是否清晰具體，是否存在表述模糊（如“盡快處理”“配合支持”等需明確量化標(biāo)準(zhǔn)）；期望目標(biāo)與時(shí)間要求是否符合工作實(shí)際，是否存在資源沖突；涉及部門是否全面，是否遺漏關(guān)鍵協(xié)作方。審核反饋：審核通過(guò)后，1個(gè)工作日內(nèi)將表單流轉(zhuǎn)至第一涉及部門；需補(bǔ)充或調(diào)整的，應(yīng)明確修改意見(jiàn)并退回發(fā)起人。（三）協(xié)調(diào)執(zhí)行：多方聯(lián)動(dòng)與進(jìn)度跟蹤執(zhí)行主體：涉及部門負(fù)責(zé)人指定對(duì)接人（明確責(zé)任人，避免多頭對(duì)接）。操作動(dòng)作：涉及部門收到表單后，1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)（如“同意并支持”“需調(diào)整資源”“暫無(wú)法配合”及具體理由）；對(duì)存在爭(zhēng)議的事項(xiàng)，由發(fā)起部門牽頭組織協(xié)調(diào)會(huì)（必要時(shí)邀請(qǐng)上級(jí)負(fù)責(zé)人*參與），會(huì)議需形成明確決議（書面記錄作為表單附件）；各責(zé)任方根據(jù)決議或反饋意見(jiàn)執(zhí)行，同步更新進(jìn)度至表單“執(zhí)行記錄”欄（每日更新緊急事項(xiàng)，每2-3天更新一般事項(xiàng)）。（四）結(jié)果反饋：閉環(huán)確認(rèn)與歸檔反饋主體：執(zhí)行部門/崗位（完成協(xié)調(diào)事項(xiàng)后）；發(fā)起部門（對(duì)結(jié)果確認(rèn)）。操作動(dòng)作：執(zhí)行部門在約定時(shí)間內(nèi)達(dá)成目標(biāo)后，在表單中填寫“完成情況”“成果交付物”等，并反饋至發(fā)起部門及相關(guān)部門；發(fā)起部門核對(duì)結(jié)果是否符合預(yù)期，確認(rèn)無(wú)誤后簽字閉環(huán)；若未達(dá)預(yù)期，需在1個(gè)工作日內(nèi)提出整改要求并跟蹤落實(shí)；表單一式三份（發(fā)起部門、涉及部門、行政部/綜合管理部*各執(zhí)一份），電子版同步存檔至共享平臺(tái)（保存期限不少于2年）。三、協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)表單模板工作協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)表基本信息表單編號(hào)（按年度-部門-序號(hào)填寫，如2024-總辦-001）發(fā)起日期年月日發(fā)起部門發(fā)起人（姓名*）聯(lián)系方式（內(nèi)部辦公電話/企業(yè)）協(xié)調(diào)事項(xiàng)（簡(jiǎn)述核心需求，如“市場(chǎng)部新品發(fā)布會(huì)需協(xié)調(diào)技術(shù)部支持現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備調(diào)試”）事項(xiàng)緊急程度□一般□緊急□特急（特急需注明原因：如“客戶高層明日現(xiàn)場(chǎng)視察”）涉及部門/人員（列出所有需協(xié)調(diào)的部門及對(duì)接人，如“技術(shù)部-對(duì)接人：張；行政部-對(duì)接人：李*”）期望目標(biāo)（具體可量化，如“12月20日前完成3臺(tái)調(diào)試設(shè)備部署，發(fā)布會(huì)期間全程保障”）時(shí)間要求□開始時(shí)間：年月日□截止時(shí)間：年月日詳細(xì)需求描述（可附頁(yè)，說(shuō)明背景、需協(xié)調(diào)的具體資源/支持、前置條件等）示例：本次發(fā)布會(huì)場(chǎng)地已確認(rèn)，需技術(shù)部*提供3臺(tái)測(cè)試電腦（配置要求：i5處理器/8G內(nèi)存/1T硬盤）、2名技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)支持（12月21日9:00-17:00），負(fù)責(zé)設(shè)備調(diào)試及突發(fā)故障處理。流程記錄本部門審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)人*簽字：日期：涉及部門1反饋意見(jiàn)對(duì)接人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：日期：涉及部門2反饋意見(jiàn)對(duì)接人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：日期：協(xié)調(diào)會(huì)決議（如有）（記錄會(huì)議時(shí)間、參與人、核心結(jié)論，附會(huì)議簽到表及紀(jì)要）執(zhí)行記錄（責(zé)任方填寫進(jìn)度，如“12月18日：完成設(shè)備調(diào)取；12月19日：完成場(chǎng)地預(yù)調(diào)試”）結(jié)果確認(rèn)完成情況□已達(dá)成目標(biāo)□未達(dá)成（說(shuō)明原因：_________）成果交付物（如“設(shè)備調(diào)試報(bào)告”“現(xiàn)場(chǎng)保障記錄”等）發(fā)起部門確認(rèn)簽字：日期：涉及部門確認(rèn)簽字：日期：備注|（其他需說(shuō)明事項(xiàng)，如“后續(xù)需設(shè)備回收，請(qǐng)行政部*協(xié)調(diào)物流”）|四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)（一）信息準(zhǔn)確性與完整性表單中“協(xié)調(diào)事項(xiàng)”“期望目標(biāo)”“時(shí)間要求”等核心信息需具體明確，避免使用“盡快”“適當(dāng)”等模糊表述；涉及資源需求（如人員、設(shè)備、預(yù)算）需列明明細(xì)（數(shù)量、規(guī)格、用途等）。外部單位聯(lián)絡(luò)時(shí)，需準(zhǔn)確提供對(duì)方聯(lián)系人、對(duì)接方式及背景信息，保證信息傳遞無(wú)誤。（二）時(shí)效性與優(yōu)先級(jí)管理一般事項(xiàng)從發(fā)起到反饋閉環(huán)不超過(guò)5個(gè)工作日；緊急事項(xiàng)需建立“即時(shí)響應(yīng)”機(jī)制，責(zé)任方需在30分鐘內(nèi)響應(yīng)，2小時(shí)內(nèi)給出初步處理方案。特急事項(xiàng)（如重大輿情、安全生產(chǎn)）需同步抄送分管領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)牽頭協(xié)調(diào)，保證資源優(yōu)先調(diào)配。（三）溝通與責(zé)任明確多方協(xié)調(diào)時(shí)，發(fā)起部門為第一協(xié)調(diào)人，需主動(dòng)跟蹤進(jìn)度，避免信息斷層；涉及部門需指定唯一對(duì)接人*，避免責(zé)任交叉。對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，需第一時(shí)間反饋并協(xié)商解決方案，不得擅自拖延或擱置。（四）文檔規(guī)范與保密表單及附件需統(tǒng)一格式，電子版存檔至指定共享文件夾（如“企業(yè)協(xié)作-協(xié)調(diào)記錄”），紙質(zhì)版需部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)，保證可追溯。涉及商業(yè)秘密、敏感信息（如未公開項(xiàng)目數(shù)據(jù)、客戶隱私