采購申請審批流程操作指南模板一、適用范圍與發(fā)起條件本流程適用于公司各部門因工作需要開展的各類采購活動，包括但不限于辦公用品采購、固定資產購置、服務類項目外包（如IT支持、保潔服務等）及生產原材料采購等。發(fā)起采購申請需滿足以下條件：采購需求符合部門年度工作計劃及預算安排；所購物資或服務屬于公司經營范圍且不違反采購管理規(guī)定；無緊急采購特殊情況（緊急采購需參照公司《緊急采購管理辦法》執(zhí)行，流程可適當簡化但需事后補簽審批）。二、流程操作步驟詳解（一）申請人發(fā)起申請角色：需求部門申請人（如行政專員、業(yè)務主管等）操作內容：填寫《采購申請單》（模板詳見第三部分），明確以下信息：采購物資/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價及總價；采購用途（需具體說明，如“用于項目辦公設備配置”“部門日常耗材補充”等）；預算來源（如“年度行政預算”“項目專項預算”）；期望交付時間（如有特殊要求需注明，如“需在X月X日前到貨”）。附相關支撐材料（根據(jù)采購類型準備）：辦公用品/固定資產：提供3家及以上供應商的比價報價單（需注明供應商聯(lián)系方式、報價明細）；服務類項目：提供項目需求說明書、服務方案及服務商資質文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證等）；生產原材料：提供技術參數(shù)標準、質量要求及過往采購記錄（如有）。通過公司OA系統(tǒng)或指定審批平臺提交申請，選擇“采購申請審批流程”，并填寫完整的《采購申請單》及支撐材料。注意事項：申請人需對采購信息的真實性、準確性負責，嚴禁虛報、瞞報采購需求。（二）部門負責人審核角色：申請人所在部門負責人（如部門經理、部門主管）操作內容：接收審批任務后，重點審核以下內容：采購需求是否與部門工作計劃匹配，是否必要；預算金額是否在部門年度預算額度內，是否存在超預算情況；采購規(guī)格、數(shù)量是否合理，是否存在過度采購。審核通過：在系統(tǒng)中“同意”，并簽署審核意見（如“同意采購，按流程報批”）；審核不通過：在系統(tǒng)中“駁回”，注明駁回原因（如“超預算”“需求不合理”），申請人在系統(tǒng)中修改后重新提交。時限要求：需在收到審批任務后1個工作日內完成審核。（三）采購部門復核角色：采購部門專員/負責人操作內容：接收審批任務后，對采購申請進行合規(guī)性及必要性復核：核對采購物資/服務是否屬于公司集中采購目錄（如屬于，需優(yōu)先從合格供應商庫中選擇）；審核比價報價單是否符合要求（供應商數(shù)量、價格明細、資質文件是否齊全）；判斷是否存在更優(yōu)采購方案（如批量采購、替代型號等）。復核通過：在系統(tǒng)中“同意”，并簽署復核意見（如“比價合規(guī)，建議proceed”）；復核不通過：“駁回”，注明原因（如“供應商資質不符”“未按要求比價”），退回申請人或部門負責人補充材料。對于金額較大（如超過5萬元）或復雜的采購項目，可組織現(xiàn)場考察、技術論證或召開采購評審會，形成評審意見作為審批依據(jù)。時限要求：常規(guī)采購需在2個工作日內完成復核，復雜采購項目不超過3個工作日。（四）財務部門審核角色：財務部門專員/負責人操作內容：接收審批任務后，重點審核預算及資金安排：采購預算是否已納入公司年度預算，預算科目是否正確；資金來源是否落實（如自有資金、項目資金等）；預估總價是否合理，是否存在價格虛高情況。審核通過：在系統(tǒng)中“同意”，并簽署審核意見（如“預算充足，同意采購”）；審核不通過：“駁回”，注明原因（如“預算不足”“科目錯誤”），退回申請人調整預算或修改采購方案。時限要求：需在1個工作日內完成審核。（五）分管領導審批角色：公司分管采購/財務/業(yè)務的副總經理/總經理助理操作內容：接收審批任務后，從公司整體戰(zhàn)略及管理角度進行最終審批：采購項目是否符合公司年度發(fā)展目標；采購金額是否在授權范圍內（如超過分管領導審批權限，需提交總經理審批）；對于重大項目（如單次采購超過10萬元），需重點關注采購效益及風險。審批通過：在系統(tǒng)中“同意”，簽署審批意見（如“同意執(zhí)行，請采購部門跟進”）；審批不通過：“駁回”，注明原因，流程終止或退回上一環(huán)節(jié)調整。時限要求：需在2個工作日內完成審批（重大項目不超過3個工作日）。（六）采購執(zhí)行與結果反饋角色：采購部門、申請人、財務部門操作內容：采購部門：審批通過后，根據(jù)采購類型執(zhí)行采購：辦公用品/固定資產：從合格供應商庫中選擇供應商，下達采購訂單，跟蹤物流及到貨情況；服務類項目：與服務商簽訂服務合同，明確服務范圍、標準、付款方式等；生產原材料：根據(jù)生產計劃協(xié)調供應商交貨，保證原材料質量及供應及時性。申請人：收到到貨通知后，及時組織驗收（物資需核對數(shù)量、規(guī)格、質量；服務需驗收成果是否符合約定標準），填寫《采購驗收單》（需驗收人簽字確認）。財務部門：收到《采購申請單》《采購訂單》《驗收單》及發(fā)票后，安排付款，完成采購閉環(huán)。采購部門：在采購完成后，將最終采購結果（供應商名稱、實際成交價、交付時間等）在OA系統(tǒng)中反饋給申請人及相關部門。時限要求：采購部門需在審批通過后5個工作日內完成采購訂單下達，緊急采購項目需在約定時間內完成。三、采購申請單模板（示例）采購申請單基本信息申請編號（系統(tǒng)自動）申請部門部申請人*聯(lián)系方式申請日期YYYY年MM月DD日采購類型□辦公用品□固定資產□服務類□原材料□其他預算金額￥,X.元資金來源□行政預算□項目預算□專項預算□其他緊急程度□普通□緊急（請注明緊急原因：________________）采購明細序號物資/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）主要用途供應商（如有）1辦公電腦聯(lián)想ThinkPadE14臺55,000.0025,000.00項目辦公科技公司2A4打印紙80g/500張箱2025.00500.00日常使用辦公用品公司合計金額￥,X.元（大寫：人民幣萬仟佰拾元角分）審批流程環(huán)節(jié)角色簽字日期意見申請人*（簽字）YYYY-MM-DD部門負責人*（簽字）YYYY-MM-DD采購部門*（簽字）YYYY-MM-DD財務部門*（簽字）YYYY-MM-DD分管領導*（簽字）YYYY-MM-DD附件清單□比價報價單（3家及以上）□供應商資質文件□項目需求說明書□其他：______________備注（如需特殊說明，可在此填寫：________________________）|||四、操作要點與常見問題提示（一）預算控制要點申請人需嚴格核對部門預算，保證采購金額在預算額度內；如遇超預算情況，需提前向財務部門申請預算調整，審批通過后方可發(fā)起采購。采購部門在復核時需重點關注預算匹配性，避免無預算、超預算采購。（二）審批時限管理各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內完成，如遇特殊情況需延時，需在系統(tǒng)中說明原因并通知申請人。申請人可通過OA系統(tǒng)實時查看審批進度，如發(fā)覺審批停滯，可及時聯(lián)系對應環(huán)節(jié)審批人及采購部門協(xié)調。（三）材料規(guī)范要求比價報價單需包含供應商全稱、聯(lián)系方式、報價明細（需加蓋供應商公章或公章掃描件），電子版需清晰可辨。服務類項目需提供詳細的服務方案，明確服務內容、標準、周期及驗收方式，避免后續(xù)糾紛。（四）緊急采購處理因突發(fā)情況（如生產設備故障需立即更換）需緊急采購時，申請人可通過電話向部門負責人及分管領導口頭申請，經同意后先行采購，但需在采購完成后1個工作日內補填《采購申請單》及支撐材料，完成審批流程。（五）信息變更與檔案保存采購申請審批通過后，如需變更采購內容（如增減數(shù)量、更換規(guī)格），需重新發(fā)起采購申請流程，原審批流程自動失效?！恫少徤暾垎巍贰侗葍r報價單》《采購訂單》《驗收單》等材料需由采購部門統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于5年，以備審計及查閱。（六）常見問題處理問題1：審批被駁回后如何重新提交？處理：申請人根據(jù)駁回原因修改申請材料，確認無誤后重新發(fā)起流程，原審批記錄自動覆蓋。問題2：