單位印章管理及申請(qǐng)規(guī)范流程手冊(cè)一、總則（一）制定目的為規(guī)范單位印章管理與使用，確保用印行為合法合規(guī)、安全可控，結(jié)合單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求及法律法規(guī)要求，本手冊(cè)明確印章管理職責(zé)、使用流程及風(fēng)險(xiǎn)防控要求，保障單位權(quán)益。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于單位及所屬各分支機(jī)構(gòu)的所有印章（含公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、法人章、部門(mén)專(zhuān)用章等）的全流程管理，覆蓋各部門(mén)及授權(quán)使用印章的相關(guān)人員。（三）基本原則專(zhuān)人專(zhuān)管：印章由專(zhuān)人保管，明確管理責(zé)任，確保使用全程可追溯。審批受控：用印申請(qǐng)需經(jīng)層級(jí)審批，嚴(yán)禁無(wú)審批、越權(quán)用印。安全保密：印章存放、使用需符合安全要求，防止遺失、盜用或擅自使用。二、印章種類(lèi)與管理權(quán)限（一）印章分類(lèi)及用途公章：用于單位對(duì)外正式文件、函件、協(xié)議、報(bào)表等具有法律效力或行政效力的文書(shū)，代表單位整體意志。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：僅限財(cái)務(wù)部門(mén)使用，用于銀行結(jié)算、票據(jù)出具、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)類(lèi)業(yè)務(wù)。合同專(zhuān)用章：用于單位對(duì)外簽訂各類(lèi)合同、協(xié)議，明確合同主體及履約責(zé)任。法人章（法定代表人章）：主要用于法定代表人授權(quán)、財(cái)務(wù)支付（如支票背書(shū)）、需法定代表人簽章的文書(shū)。部門(mén)專(zhuān)用章：僅限部門(mén)內(nèi)部或特定業(yè)務(wù)范圍使用（如“人力資源部”“行政部”章），不得用于對(duì)外簽訂合同、承諾債務(wù)等重大事項(xiàng)。（二）管理權(quán)限劃分公章、合同專(zhuān)用章、法人章：由綜合辦公室（或指定部門(mén)）指定專(zhuān)人保管，使用需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管，使用需符合財(cái)務(wù)管理制度，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)專(zhuān)用章：由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管，使用范圍限于部門(mén)職責(zé)內(nèi)事務(wù)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。三、印章刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)因機(jī)構(gòu)設(shè)立、名稱變更、印章遺失/損壞需刻制新印章時(shí)，需求部門(mén)（或責(zé)任部門(mén)）填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，說(shuō)明刻制原因、印章名稱、規(guī)格及使用范圍，附相關(guān)依據(jù)（如機(jī)構(gòu)設(shè)立批文、名稱變更通知書(shū)、原印章遺失聲明等），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)（或合規(guī)崗）審核后，報(bào)單位主要負(fù)責(zé)人審批。（二）指定刻制經(jīng)審批的刻制申請(qǐng)，由綜合辦公室（或指定部門(mén)）委托具備合法資質(zhì)的刻章單位制作，嚴(yán)禁私自委托非備案單位刻制。（三）啟用備案新印章刻制完成后，綜合辦公室組織核驗(yàn)印章樣式、規(guī)格，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《印章啟用登記表》，記錄啟用日期、印章印模、保管人信息。涉及公章、財(cái)務(wù)章的，需按規(guī)定向公安部門(mén)、銀行等機(jī)構(gòu)完成備案或信息更新。啟用新印章時(shí)，發(fā)布《印章啟用通知》，明確舊印章停用時(shí)間及新印章使用要求，同步通知相關(guān)合作單位、部門(mén)。四、印章使用申請(qǐng)流程（一）申請(qǐng)發(fā)起用印申請(qǐng)人（部門(mén)經(jīng)辦人）填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事由、文件名稱、份數(shù)、接收方（如涉及對(duì)外文件），并附用印文件原件（或清晰復(fù)印件）。合同類(lèi)文件需同時(shí)提交法務(wù)審核意見(jiàn)；財(cái)務(wù)類(lèi)文件需附財(cái)務(wù)審批單。（二）部門(mén)初審部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)用印申請(qǐng)初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容真實(shí)性、合規(guī)性，用印事由必要性，文件份數(shù)合理性，及附件材料完整性（如合同的法務(wù)意見(jiàn)、財(cái)務(wù)文件的審批單）。審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。（三）權(quán)限審批根據(jù)用印文件重要性、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，按以下權(quán)限審批：一般事務(wù)性文件（如內(nèi)部通知、報(bào)表）：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交印章管理員用印。對(duì)外合同、協(xié)議、重要函件：經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最終由單位主要負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）審批。財(cái)務(wù)類(lèi)文件（如支票、匯款單）：財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，大額資金需分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）用印登記與蓋章印章管理員核對(duì)《用印申請(qǐng)表》的審批簽字、文件內(nèi)容及附件，確認(rèn)無(wú)誤后，在《印章使用臺(tái)賬》登記用印時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人等信息，現(xiàn)場(chǎng)加蓋印章，確保印章清晰、位置規(guī)范（如文件落款處、騎縫章）。多頁(yè)文件需加蓋騎縫章；重要文件可留存副本或復(fù)印件存檔。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信上加蓋印章。確因業(yè)務(wù)需要（如銀行預(yù)留印鑒、標(biāo)準(zhǔn)化合同模板），需經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人特批，注明用途、份數(shù)，使用后立即交回剩余空白件。五、印章保管與交接（一）日常保管印章由指定專(zhuān)人（“印章管理員”）保管，保管人需責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高，且不得同時(shí)保管具有關(guān)聯(lián)風(fēng)險(xiǎn)的印章（如公章與法人章、財(cái)務(wù)章與法人章原則上不得由同一人保管）。印章存放于帶鎖保險(xiǎn)柜或密碼箱，保險(xiǎn)柜設(shè)置復(fù)雜密碼并定期更換，鑰匙/密碼僅限保管人掌握，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)交他人。保管人臨時(shí)離崗（如休假、出差）時(shí)，需將印章鎖存，不得隨意放置；長(zhǎng)時(shí)間離崗需按“交接流程”移交。（二）交接流程印章保管人因離職、崗位調(diào)整、長(zhǎng)期離崗需交接印章時(shí)，提前3個(gè)工作日填寫(xiě)《印章交接申請(qǐng)表》，說(shuō)明交接原因、時(shí)間，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后啟動(dòng)交接。交接時(shí)監(jiān)交人（部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)）在場(chǎng)，交接雙方核對(duì)印章數(shù)量、印模，填寫(xiě)《印章交接清單》，注明印章名稱、印模、移交時(shí)間、移交人、接收人、監(jiān)交人，簽字確認(rèn)。交接完成后，新保管人更新《印章保管人登記表》，核查印章存放環(huán)境、使用臺(tái)賬，確保無(wú)遺漏或異常。六、印章廢止與銷(xiāo)毀（一）廢止情形印章出現(xiàn)以下情形之一時(shí)予以廢止：?jiǎn)挝幻Q變更、機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)；印章?lián)p壞無(wú)法正常使用；原印章遺失且已補(bǔ)辦新印章；業(yè)務(wù)調(diào)整導(dǎo)致印章不再使用（如部門(mén)撤銷(xiāo)、業(yè)務(wù)終止）。（二）廢止流程需求部門(mén)填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明廢止原因、印章名稱，附相關(guān)依據(jù)（如名稱變更通知、機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)文件），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、綜合辦公室審核后，報(bào)單位主要負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，印章保管人將廢止印章交回綜合辦公室，登記封存，在《印章管理臺(tái)賬》注明“廢止”狀態(tài)。（三）銷(xiāo)毀流程封存的廢止印章定期（一般每年一次）集中銷(xiāo)毀，綜合辦公室填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，附廢止印章清單，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人審批后組織銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)監(jiān)銷(xiāo)人（至少2人，含綜合辦公室、法務(wù)或?qū)徲?jì)部門(mén)人員）在場(chǎng)，對(duì)印章進(jìn)行破壞性處理（如鑿毀、熔煉），拍攝銷(xiāo)毀過(guò)程照片、填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、印章名稱及數(shù)量，參與人員簽字確認(rèn)后存檔。七、監(jiān)督與責(zé)任（一）日常監(jiān)督綜合辦公室每季度檢查印章管理情況，重點(diǎn)核查印章保管合規(guī)性（存放環(huán)境、保管人履職）、用印臺(tái)賬完整性（申請(qǐng)單、文件副本、審批記錄對(duì)應(yīng)）、交接/廢止/銷(xiāo)毀流程執(zhí)行情況。財(cái)務(wù)部門(mén)定期核對(duì)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用記錄與財(cái)務(wù)憑證，確保賬印一致。（二）違規(guī)處理對(duì)違反本手冊(cè)的行為，視情節(jié)輕重處理：情節(jié)輕微（如臺(tái)賬填寫(xiě)不規(guī)范、臨時(shí)離崗未鎖?。贺?zé)令整改，內(nèi)部通報(bào)批評(píng)，扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)。情節(jié)嚴(yán)重（如無(wú)審批用印、擅自轉(zhuǎn)借印章、在空白件上用?。航o予記過(guò)、降級(jí)等處分，調(diào)離崗位；造成經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)的，依法追究賠償責(zé)任。違規(guī)用印導(dǎo)致單位承擔(dān)法律責(zé)任的，相關(guān)責(zé)任