企業(yè)行政日常事務處理標準化手冊本手冊旨在規(guī)范企業(yè)日常行政事務的處理流程，明確各環(huán)節(jié)操作標準，提高行政工作效率，保障工作有序開展。手冊適用于企業(yè)各部門行政人員及相關崗位，涵蓋會議管理、文件流轉、訪客接待、辦公用品管理、辦公環(huán)境維護等核心事務，可根據企業(yè)實際情況調整細化。第一章會議管理標準化流程一、適用場景與目標適用場景：部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)調會、外部合作洽談會、全員大會等各類會議。核心目標：保證會議有序召開、高效決策，信息準確傳遞，會議成果有效落實。二、標準化操作步驟（一）會議發(fā)起與審批需求提出：發(fā)起人明確會議主題、目標、預計時間、參會人員范圍，填寫《會議申請表》（見本章第三節(jié)模板）。部門審核：部門負責人審核會議必要性及時間沖突，簽字確認。行政備案：將審批通過的《會議申請表》提交至行政部，由行政部統(tǒng)籌安排會議室、設備等資源（如需跨部門協(xié)調，提前3個工作日同步相關參會部門）。（二）會議通知與準備發(fā)布通知：行政部或發(fā)起人提前1-2個工作日通過企業(yè)內部通訊工具（如OA系統(tǒng)、企業(yè)）發(fā)送會議通知，包含以下信息：會議主題、時間（精確到分鐘）、地點（線上會議需附會議及密碼）；參會人員、會議議程（提前1天同步材料）；會議時長、需準備的資料或設備（如投影儀、麥克風）。會前準備：行政部提前30分鐘檢查會議室設備（投影、音響、網絡）、調試會議系統(tǒng)；準備會議簽到表、文具、飲用水等；若需會議記錄，安排專人負責（可指定會議記錄員）。（三）會議召開與記錄簽到環(huán)節(jié)：參會人員提前10分鐘入場，在《會議簽到表》上簽字（線上會議通過會議系統(tǒng)簽到功能完成）。會議主持：主持人按議程推進，控制各環(huán)節(jié)時間，避免偏離主題；需討論事項明確負責人及完成時限。記錄要點：記錄員重點記錄：會議決議、待辦事項（明確任務、負責人、截止時間）、爭議點及解決方案，形成《會議紀要》初稿（會后2個工作日內完成）。（四）會議紀要與歸檔紀要審核：發(fā)起人審核《會議紀要》初稿，保證內容準確、無遺漏，簽字確認后分發(fā)至參會人員及相關部門。任務跟蹤：行政部或指定人員定期跟進待辦事項進度，每周匯總反饋至相關負責人。資料歸檔：將《會議申請表》《會議簽到表》《會議紀要》等資料整理存檔（電子檔存入指定文件夾，紙質檔按年度裝訂保存），保存期限不少于3年。三、會議管理相關模板表1-1會議申請表申請部門申請日期會議主題會議時間年月日時分至時分會議地點參會人員（部門/姓名，共______人）主持人會議議程1.______2.______3.______所需設備申請部門意見負責人簽字：__________日期：______行政部意見表1-2會議簽到表會議名稱：______________________時間：______年______月______日序號部門姓名職位12…表1-3會議紀要模板會議主題：______________________時間：______年______月______日______時______分地點：______________________參會人員：______________________（共______人）缺席人員：______________________（原因：______）主持人：______________________記錄人：______________________會議議程及主要內容：議題一：______________________討論要點：______________________決議：______________________待辦事項：______________________（負責人：______，截止時間：______）議題二：______________________同上其他事項：______________________分發(fā)范圍：______________________簽發(fā)人：______________________簽發(fā)日期：______年______月______日四、關鍵注意事項會議需提前明確目標，避免無主題、無議程的臨時會議；線上會議需提前測試網絡及設備，保證參會人員熟悉操作流程；會議記錄需客觀準確，重點突出決議及待辦事項，避免模糊表述；會議室使用遵循“先申請、先使用”原則，如需取消會議，提前1個工作日通知行政部及相關人員；參會人員需提前10分鐘到場，遲到15分鐘以上需向主持人說明原因，無故缺席需報部門負責人備案。第二章文件流轉與歸檔標準化流程一、適用場景與目標適用場景：企業(yè)內部文件（通知、制度、報告等）、外來文件（函件、合同、客戶資料等）的接收、傳閱、審批、歸檔管理。核心目標：保證文件傳遞及時、流程規(guī)范、信息安全，便于后續(xù)查閱與追溯。二、標準化操作步驟（一）文件接收與登記外來文件接收：行政部或指定人員每日定時接收外來文件（快遞、郵件、現場送達），核對文件名稱、份數、發(fā)件單位，確認無誤后在《文件收發(fā)登記表》（見本章第三節(jié)模板）中登記，標注“收件日期”“緊急程度”（普通/緊急）。內部文件：各部門需流轉的文件，由擬稿人填寫《文件流轉審批單》（見本章第三節(jié)模板），注明文件類型、擬稿部門、密級（公開/內部/秘密）。（二）文件分類與傳閱分類處理：緊急文件：立即送達相關負責人審批，同步電話通知；普通文件：按部門職責分送至經辦人或部門負責人，1個工作日內完成初步分發(fā)。傳閱規(guī)范：文件傳閱需在《文件流轉審批單》上記錄傳閱人、傳閱時間、意見；傳閱人需在1個工作日內閱辦完畢，簽署意見后轉至下一環(huán)節(jié)，不得隨意扣留或涂改；涉密文件需在指定區(qū)域傳閱，嚴禁帶離辦公場所。（三）文件審批與歸檔審批流程：日常事務文件：部門負責人審批后生效；重要文件（如制度、合同、預算）：需經分管領導審批；涉及多部門文件：由牽頭部門組織會簽，各部門負責人簽字確認。歸檔要求：審批完成的文件，由行政部統(tǒng)一收集，按“年度-類別-部門”分類整理（如“2023-制度-行政部”）；電子檔存入指定服務器文件夾，命名規(guī)則為“文件名-日期-版本號”（如“考勤管理制度-20231001-V1.0”）；紙質檔打印后裝訂，標注頁碼，歸檔至文件柜，保存期限按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行（一般為3-10年，涉密文件永久保存）。三、文件管理相關模板表2-1文件收發(fā)登記表收件日期文件名稱發(fā)件單位/部門份數緊急程度經辦人簽收人備注20231010關于舉辦年度培訓的通知人力資源部5普通張三李四20231011客戶合作意向函XX公司1緊急張三王五需當日反饋表2-2文件流轉審批單文件名稱《______》擬稿部門______擬稿日期______文件類型□通知□制度□報告□合同□其他密級□公開□內部□秘密份數______擬稿人______聯(lián)系方式______擬稿內容摘要_________________________________________________________________________部門負責人意見簽字：__________日期：______分管領導意見簽字：__________日期：______會簽部門意見（如有）簽字：__________日期：______歸檔情況□已歸檔□未歸檔歸檔人：__________日期：______四、關鍵注意事項文件接收需當面核對，保證無破損、缺頁；傳閱文件需保持整潔，不得折疊、涂改，重要文件需使用專用文件夾傳遞；電子文件傳輸需加密，涉密文件禁止通過外部郵箱或即時通訊工具發(fā)送；定期對歸檔文件進行清點（每季度1次），保證無遺漏、無損壞；超過保存期限的文件，需經部門負責人及行政部審批后統(tǒng)一銷毀，銷毀時需有2人以上在場并記錄。第三章訪客接待標準化流程一、適用場景與目標適用場景：客戶到訪、合作伙伴考察、面試候選人交流、部門檢查等各類訪客接待。核心目標：展現企業(yè)專業(yè)形象，規(guī)范接待流程，保障訪客體驗與信息安全。二、標準化操作步驟（一）訪客預約與信息登記預約受理：訪客需提前1個工作日聯(lián)系對接人（或行政部），提供以下信息：訪客姓名、單位、職務、聯(lián)系方式；到訪時間、事由、預計停留時長、陪同人員需求。信息確認：對接人確認預約信息后，填寫《訪客預約登記表》（見本章第三節(jié)模板），同步至行政部及相關部門。（二）接待準備與實施準備環(huán)節(jié)：行政部根據訪客級別（普通/重要/貴賓）安排接待區(qū)域（會議室/會客室），準備茶水、紙巾、企業(yè)宣傳資料；如需公司介紹或產品演示，提前對接相關部門準備PPT、樣品等；重要訪客到訪前，對接人需確認會議室環(huán)境整潔、設備正常，并提前10分鐘到達接待區(qū)。接待實施：訪客抵達時，前臺人員主動問候，核對《訪客預約登記表》信息，引導訪客至接待區(qū)，及時通知對接人；對接人熱情接待，引導訪客就座，遞上茶水，簡要介紹公司情況；溝通過程中注意言行得體，遵守保密規(guī)定，不隨意透露企業(yè)敏感信息。（三）送客與后續(xù)跟進送客禮儀：溝通結束后，對接人送訪客至公司門口，如遇雨天或天氣惡劣，協(xié)助安排車輛；重要訪客可贈送企業(yè)紀念品（需提前審批），并禮貌表達感謝。后續(xù)跟進：對接人需在1個工作日內整理《訪客接待記錄表》（見本章第三節(jié)模板），記錄訪客需求、反饋及待辦事項；如需后續(xù)跟進，及時協(xié)調相關部門處理，并將結果反饋至訪客。三、訪客接待相關模板表3-1訪客預約登記表預約日期______年______月______日預約時間______時______分訪客姓名______單位______職務______聯(lián)系方式______到訪事由_________________________________________________________________________陪同人員□對接人：______□部門負責人：______□其他：______預計時長______小時接待需求□會議室□茶水□投影儀□企業(yè)資料□其他：______行政部對接人______備注_________________________________________________________________________表3-2訪客接待記錄表接收日期______年______月______日接待時間______時______分至______時______分訪客信息姓名：______單位：______職務：______陪同人員______接待內容1.交流事項：______________________2.訪客需求：______________________3.反饋意見：______________________待辦事項1.______（負責人：______，截止時間：______）2.______（負責人：______，截止時間：______）歸檔情況□已歸檔歸檔人：______日期：______四、關鍵注意事項訪客預約信息需準確記錄，如遇臨時變更，及時通知行政部調整；前臺人員需保持儀容整潔，主動使用禮貌用語（如“您好，請問您找哪位？”“請稍等，我為您聯(lián)系”）；接待過程中避免頻繁看手機或中途離席，如需臨時離開，需向訪客說明并致歉；涉密區(qū)域（如研發(fā)部、財務部）非必要不安排訪客進入，如需進入需經分管領導批準；定期匯總訪客接待反饋，分析需求優(yōu)化接待流程（每季度1次）。第四章辦公用品管理標準化流程一、適用場景與目標適用場景：辦公耗材（紙張、筆、文件夾等）、辦公設備（打印機、掃描儀配件等）、勞保用品（口罩、消毒液等）的采購、領用、庫存管理。核心目標：保障辦公物資充足，控制采購成本，規(guī)范領用流程，避免浪費。二、標準化操作步驟（一）需求統(tǒng)計與采購申請月度需求統(tǒng)計：每月25日前，各部門統(tǒng)計下月辦公用品需求，填寫《辦公用品需求統(tǒng)計表》（見本章第三節(jié)模板），注明物品名稱、規(guī)格、數量、用途，部門負責人簽字確認后提交至行政部。采購審批：行政部匯總各部門需求，編制《月度采購計劃》，報財務部及分管領導審批；緊急需求（如耗材用盡）可填寫《緊急采購申請單》，經部門負責人及行政部負責人審批后立即采購。（二）采購執(zhí)行與入庫驗收供應商選擇：行政部根據采購計劃，從合格供應商名錄中選擇供應商（至少比價3家），保證物品質量合格、價格合理。采購驗收：物品送達后，行政部與采購員共同核對：物品名稱、規(guī)格、數量是否與采購單一致；外觀是否完好，有無破損或質量問題；發(fā)票（或收據）與物品信息是否匹配。驗收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》（見本章第三節(jié)模板），入庫至指定倉庫；不合格物品立即退換貨。（三）領用與庫存管理領用流程：員工領用辦公用品需填寫《辦公用品領用登記表》（見本章第三節(jié)模板），注明物品名稱、數量、領用日期、部門；部門負責人簽字確認后，至行政部倉庫領取；耗材類（如A4紙、簽字筆）按需領用，設備類（如U盤、計算器）需注明“領用-歸還”標識，離職時需交回行政部。庫存盤點：行政部每月末對辦公用品進行盤點，核對庫存數量與臺賬是否一致，編制《月度庫存盤點表》，對積壓物品及時上報處理（如調撥、清倉）。三、辦公用品管理相關模板表4-1辦公用品需求統(tǒng)計表部門______統(tǒng)計日期______年______月______日序號物品名稱規(guī)格單位1A4紙A4、80g包2簽字筆黑色、0.5mm支…部門負責人簽字：__________日期：______行政部審核簽字：__________日期：______表4-2辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格單位數量供應商采購單號驗收人備注20231010A4紙A4、80g包50XX辦公用品公司CG2023101001張三20231011簽字筆黑色、0.5mm支100XX文具店CG2023101102張三表4-3辦公用品領用登記表領用日期物品名稱規(guī)格單位數量領用人部門負責人簽字備注20231012A4紙A4、80g包2李四行政部王五20231013簽字筆黑色、0.5mm支3趙六市場部錢七四、關鍵注意事項辦公用品采購需優(yōu)先選擇節(jié)能環(huán)保產品，避免采購非必要物品；庫存物品需分類存放（耗材、設備、勞保分開），標注物品名稱、數量、入庫日期，做到“先進先出”；嚴禁個人私自挪用辦公用品，領用需如實登記，虛報、冒領將按企業(yè)相關規(guī)定處理；緊急采購需在24小時內完成補庫，并同步更新庫存臺賬；每季度對辦公用品使用情況進行分析，優(yōu)化采購計劃，降低成本。第五章辦公環(huán)境維護標準化流程一、適用場景與目標適用場景：辦公區(qū)、會議室、公共區(qū)域（走廊、茶水間、衛(wèi)生間等）的環(huán)境清潔、設施維護、綠植養(yǎng)護。核心目標：營造整潔、舒適、安全的辦公環(huán)境，提升員工工作效率與企業(yè)形象。二、標準化操作步驟（一）日常清潔管理清潔區(qū)域劃分：行政部制定《辦公區(qū)域清潔責任表》（見本章第三節(jié)模板），明確各區(qū)域清潔責任人（保潔人員或部門輪值人員）、清潔頻次（每日/每周）、清潔標準。清潔內容與要求：辦公區(qū)：桌面整潔（無雜物、灰塵）、地面無垃圾、垃圾桶每日清理；會議室：使用后及時清理（桌椅歸位、白板擦凈、垃圾清空），設備關閉；公共區(qū)域：走廊地面每日拖2次，茶水間臺面無水漬，衛(wèi)生間無異味、無污漬。（二）設施維護與報修設施檢查：行政部每周對辦公設施（空調、飲水機、照明、打印機等）進行檢查，記錄運行狀態(tài)，發(fā)覺問題及時處理。報修流程：設施故障時，員工通過OA系統(tǒng)或聯(lián)系行政部填寫《設施報修單》（見本章第三節(jié)模板），注明故障位置、問題描述；行政部接到報修后，2小時內響應，一般故障24小時內修復，重大故障（如電路問題）聯(lián)系專業(yè)維修人員并跟進進度；修復完成后，報修人確認簽字，行政部記錄維修情況。（三）綠植與環(huán)境優(yōu)化綠植養(yǎng)護：行政部定期為辦公區(qū)綠植澆水、施肥、修剪（每2周1次），枯萎綠植及時更換，保證綠植美觀無病蟲害。環(huán)境優(yōu)化：每季度調整辦公區(qū)布局（如需），保證通道暢通、采光充足；節(jié)日期間（如春節(jié)、國慶）適當布置裝飾，營造節(jié)日氛圍；定期開展“6S”管理整理（區(qū)分必需品與非必需品）、整頓（物品定位擺放）、清掃（清潔責任到人）