綜合檔案室檔案管理制度第一章總則1.1為統(tǒng)一規(guī)范綜合檔案室全生命周期管理行為，確保檔案實體與信息雙重安全，提升檔案資源開發(fā)利用效率，依據(jù)《檔案法》《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《電子文件管理暫行辦法》及本單位實際，特制定本制度。1.2本制度所稱“檔案”系指本單位在職能活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子數(shù)據(jù)等各種形式的歷史記錄；“綜合檔案室”系指集中保管、管理、利用上述檔案的專門機構(gòu)。1.3檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、集中管理、全程控制”原則，任何部門或個人不得擅自截留、隱匿、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案。1.4檔案管理納入單位目標(biāo)責(zé)任制與年度績效考核，實行“一票否決”。對因失職造成檔案損毀、丟失、泄密的，依法依規(guī)追責(zé)；對成績突出的，給予專項獎勵。第二章組織與職責(zé)2.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組由主要負(fù)責(zé)人任組長，分管辦公室領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員，每年至少召開兩次專題會議，研究解決檔案工作重大事項。2.2綜合檔案室2.2.1負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用、編研、移交、銷毀等全流程業(yè)務(wù)；2.2.2制定年度檔案工作計劃、經(jīng)費預(yù)算、設(shè)備更新方案；2.2.3對各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)與考核；2.2.4每季度向領(lǐng)導(dǎo)小組提交風(fēng)險評估報告，重大風(fēng)險即時上報。2.3部門兼職檔案員2.3.1負(fù)責(zé)本部門文件材料日常積累、預(yù)立卷、歸檔前質(zhì)量自檢；2.3.2每年3月、9月兩次向綜合檔案室移交上年度和上半年應(yīng)歸檔文件，并辦理交接手續(xù)；2.3.3配合綜合檔案室開展檔案清點、修復(fù)、數(shù)字化、開放審核等工作。2.4信息化部門負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲陣列、備份鏈路、安全設(shè)備的運行維護(hù)，確保電子檔案“四性”——真實性、完整性、可用性、安全性達(dá)標(biāo)。第三章歸檔范圍與保管期限表3.1歸檔范圍實行“負(fù)面清單”管理，凡未列入不歸檔清單的文件材料，一律納入歸檔范圍。3.2保管期限劃分為永久、30年、10年三類，采用“年度—機構(gòu)—期限”三維代碼標(biāo)識，具體參照本單位《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（2024版）》執(zhí)行。3.3下列文件必須永久保存：a.黨組會議、行政辦公會議、董事會會議原始記錄、紀(jì)要、決定；b.年度綜合統(tǒng)計報表、審計報告、產(chǎn)權(quán)登記、資產(chǎn)處置憑證；c.基本建設(shè)項目的立項、設(shè)計、竣工圖及驗收報告；d.涉及外事、訴訟、知識產(chǎn)權(quán)、榮譽、資質(zhì)認(rèn)證等關(guān)鍵憑證；e.其他法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)永久保存的文件。3.4下列文件保管30年：a.人事任免、考核、薪酬、離退休審批；b.采購、招投標(biāo)、合同、驗收、付款全套資料；c.科研課題、標(biāo)準(zhǔn)制定、成果鑒定、獲獎申報；d.黨團(tuán)工會、信訪、紀(jì)檢、巡視整改材料。3.5下列文件保管10年：a.一般性通知、簡報、參考性資料；b.事務(wù)性接待、差旅、會議簽到表；c.重復(fù)性報表、過程性郵件、即時通訊記錄。第四章整理與編目4.1整理原則遵循“來源原則、全宗原則、有機聯(lián)系原則”，保持文件形成時的歷史面貌，禁止隨意拆卷、重抄、涂改。4.2組件與組卷4.2.1以“件”為最小管理單元，每份文件加蓋歸檔章，填寫歸檔號、頁數(shù)、形成日期、責(zé)任者；4.2.2同一事由、同一會議、同一項目形成的文件組成一卷，厚度不超過2.5厘米；4.2.3卷內(nèi)文件按時間—重要程度排序，編制卷內(nèi)目錄兩份，一份置于卷首，一份交系統(tǒng)錄入。4.3檔號結(jié)構(gòu)采用“全宗號—年度—機構(gòu)代碼—期限代碼—案卷號—件號”六段式，共17位字符，確保全國唯一。4.4電子文件命名執(zhí)行“檔號_題名_形成日期_版本號”格式，如“A001-2024-BGS-03-001-003_關(guān)于修訂檔案制度的通知_20240315_V1.0.pdf”，禁止空格、特殊符號。4.5元數(shù)據(jù)捕獲電子文件歸檔時同步捕獲20項核心元數(shù)據(jù)：題名、責(zé)任者、形成時間、文號、密級、頁數(shù)、格式、字節(jié)數(shù)、哈希值、系統(tǒng)捕獲時間、捕獲人、修改歷史、權(quán)限等級、開放標(biāo)識、版權(quán)信息、業(yè)務(wù)實體、關(guān)聯(lián)檔號、物理位置、存儲介質(zhì)、備份次數(shù)。第五章紙質(zhì)檔案保管5.1庫房要求5.1.1位于二樓及以上，遠(yuǎn)離水源、火源、污染源，承重≥600kg/㎡；5.1.2雙門禁、雙監(jiān)控、防爆燈、惰性氣體滅火系統(tǒng)，溫濕度獨立控制；5.1.3溫度14℃—24℃，相對濕度45%—60%，日波動≤±2℃、±5%RH；5.1.4設(shè)置過渡間，進(jìn)出庫房須更換無塵服、鞋套，禁止飲食、明火、充電。5.2裝具與排列5.2.1密集架載荷≥80kg/層，雙面放置，通道寬≥1米；5.2.2檔案盒采用無酸紙，pH值7.5—8.5，厚度≤10cm；5.2.3按照檔號順序從左至右、從上至下排列，預(yù)留10%空位，每年倒架一次。5.3八防措施防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵、防高溫，實行“日巡查、周抽查、月詳查”，發(fā)現(xiàn)問題30分鐘內(nèi)上報，24小時內(nèi)處理完畢。5.4修復(fù)與復(fù)制對破損檔案使用漿糊修補法、絲網(wǎng)加固法、局部加襯法；對珍貴檔案采用冷光掃描、無接觸拍攝，生成高精度副本，原檔封存。第六章電子檔案保管6.1三庫分離實行“接收庫—管理庫—長期保存庫”分離架構(gòu)，物理隔離，網(wǎng)絡(luò)單向?qū)搿?.2四性檢測6.2.1真實性：采用SM2數(shù)字簽名、時間戳、區(qū)塊鏈存證；6.2.2完整性：SHA-256哈希校驗，每季度比對一次；6.2.3可用性：格式遷移、仿真、封裝，每五年技術(shù)評估；6.2.4安全性：等保三級，雙因子認(rèn)證、堡壘機、WAF、IPS、日志審計留存六個月以上。6.3備份策略6.3.13-2-1原則：至少3份副本，2種介質(zhì)，1份異地；6.3.2本地采用磁帶庫LTO-9，離線保存；異地采用藍(lán)光光盤庫，距離≥300公里；6.3.3每年進(jìn)行一次備份恢復(fù)演練，RTO≤4小時，RPO≤15分鐘。6.4遷移與轉(zhuǎn)換電子檔案每滿五年進(jìn)行格式遷移，由綜合檔案室提出方案，信息化部門實施，第三方機構(gòu)檢測，形成遷移報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后執(zhí)行。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定組織成立由檔案、紀(jì)檢、業(yè)務(wù)、法規(guī)、保密五方組成的鑒定委員會，實行“一票否決”制，任何一方反對即暫停銷毀。7.2鑒定流程7.2.1綜合檔案室提前90日編制《到期檔案鑒定清冊》，送達(dá)各部門征求意見；7.2.2各部門15日內(nèi)反饋，逾期視為同意；7.2.3鑒定委員會現(xiàn)場逐卷逐件核查，形成《鑒定意見書》；7.2.4永久保存檔案發(fā)現(xiàn)錯劃期限的，即時調(diào)整為永久，重新編目。7.3銷毀程序7.3.1對批準(zhǔn)銷毀的檔案，采用“雙人監(jiān)銷、全程錄像、粉碎+制漿”方式；7.3.2電子檔案采用消磁、物理粉碎、覆寫三次以上；7.3.3銷毀后形成《檔案銷毀清冊》一式三份，綜合檔案室、紀(jì)檢、上級檔案部門各存一份，保存永久。第八章統(tǒng)計與報送8.1臺賬管理建立檔案總臺賬、借閱卷臺賬、數(shù)字化臺賬、修復(fù)臺賬、銷毀臺賬，實行“一物一號、一號到底”。8.2統(tǒng)計指標(biāo)包括館藏總量、年度增量、數(shù)字化率、開放率、利用率、修復(fù)率、完整率、差錯率、事故次數(shù)等9項核心指標(biāo)，每月自動生成圖表。8.3報送要求8.3.1每年1月15日前向同級檔案行政管理部門報送《年度檔案工作情況統(tǒng)計表》；8.3.2發(fā)生重大檔案事故，2小時內(nèi)口頭報告，24小時內(nèi)書面報告；8.3.3電子檔案備份演練、系統(tǒng)升級、遷移轉(zhuǎn)換完成后10日內(nèi)提交技術(shù)報告。第九章利用與開放9.1利用原則“先審查、后開放”“涉密不上網(wǎng)、上網(wǎng)不涉密”“最小可用、全程留痕”。9.2閱覽服務(wù)9.2.1設(shè)置專用閱覽室，配備無攝像頭電腦、防偷拍屏；9.2.2本單位人員持工牌登記，外來人員持單位介紹信和身份證，經(jīng)保密辦審批；9.2.3檔案原件原則上不外借，確因展覽、訴訟、審計需外借的，須經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理“檔案外借許可證”，限期歸還。9.3復(fù)制與摘錄9.3.1復(fù)制范圍限于開放檔案和部分限制使用檔案，涉密檔案一律不得復(fù)制；9.3.2復(fù)制由檔案工作人員操作，申請人不得自帶設(shè)備；9.3.3復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制專用章”，注明用途、份數(shù)、編號，遺失須及時報告。9.4政府信息公開屬于主動公開范圍的檔案信息，自形成之日起20個工作日內(nèi)，通過門戶網(wǎng)站、政務(wù)新媒體同步發(fā)布；依申請公開的，自收到申請之日起15個工作日內(nèi)答復(fù)。9.5開發(fā)編研每年至少完成兩項專題編研成果，如《歷年審計問題整改匯編》《基建項目檔案圖集》；鼓勵與高校、出版社合作，形成學(xué)術(shù)產(chǎn)品。第十章保密與安全10.1密級劃分檔案密級分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部四級，實行“誰形成、誰定密”原則，同步標(biāo)注在文件首頁和檔案系統(tǒng)。10.2保密審查檔案開放前須履行“三審”程序：業(yè)務(wù)部門初審、保密辦復(fù)審、領(lǐng)導(dǎo)小組終審，任何環(huán)節(jié)否決即不得開放。10.3存儲安全10.3.1涉密檔案單獨設(shè)庫，安裝紅外報警、電磁屏蔽門；10.3.2涉密電子檔案存儲在涉密單機，采用國密算法加密，移動介質(zhì)綁定責(zé)任人；10.3.3絕密級檔案實行“雙人雙鎖”，開啟時須兩人同時在場，全程錄像。10.4網(wǎng)絡(luò)安全10.4.1檔案管理系統(tǒng)每年通過等保測評和滲透測試；10.4.2禁止使用弱口令，密碼長度≥12位，含大小寫、數(shù)字、特殊字符，每季度強制更換；10.4.3建立安全運維值班制度，7×24小時監(jiān)控，異常IP立即封禁。10.5應(yīng)急演練每年組織一次檔案安全應(yīng)急演練，模擬火災(zāi)、水災(zāi)、病毒攻擊、數(shù)據(jù)篡改等場景，形成演練報告，修訂應(yīng)急預(yù)案。第十一章數(shù)字化管理11.1數(shù)字化范圍對館藏永久、30年檔案及高頻利用檔案優(yōu)先數(shù)字化，力爭2026年底前數(shù)字化率達(dá)90%以上。11.2技術(shù)參數(shù)11.2.1紙質(zhì)檔案采用彩色掃描，分辨率≥300dpi，存儲為TIFF或JPEG2000無損格式；11.2.2圖紙采用大幅面掃描儀，分辨率≥400dpi，拼接誤差≤1像素；11.2.3聲像檔案采樣率≥48kHz，視頻碼流≥50Mbps，采用MXF封裝。11.3命名與掛接掃描文件命名與檔號一致，自動掛接檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)“一鍵定位”；OCR識別率≥98%，人工校對率100%。11.4質(zhì)量檢驗11.4.1按10%比例抽檢，出現(xiàn)1%錯誤率即整批返工；11.4.2檢驗指標(biāo)包括圖像清晰度、頁碼順序、文件命名、元數(shù)據(jù)完整性、掛接準(zhǔn)確率。11.5數(shù)字化外包11.5.1外包公司須具備國家秘密載體印制甲級資質(zhì)、檔案數(shù)字化加工乙級及以上資質(zhì)；11.5.2簽訂保密協(xié)議，繳納不低于合同金額10%的保密保證金；11.5.3加工場所安裝全方位監(jiān)控，禁止攜帶手機、U盤，每日離場前進(jìn)行安檢。第十二章人員管理與培訓(xùn)12.1崗位設(shè)置綜合檔案室設(shè)主任1名、專職檔案員不少于2名、信息化專員1名、安保員1名；各部門至少設(shè)兼職檔案員1名，占部門總?cè)藬?shù)2%以上。12.2準(zhǔn)入條件12.2.1專職檔案員須具備檔案學(xué)、信息資源管理本科以上學(xué)歷，或持有中級以上檔案職稱；12.2.2通過背景審查、保密培訓(xùn)、技能測試，簽訂《檔案工作人員保密責(zé)任書》。12.3培訓(xùn)體系12.3.1崗前培訓(xùn)不少于40學(xué)時，涵蓋法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、系統(tǒng)操作、保密安全；12.3.2在崗培訓(xùn)每年不少于24學(xué)時，采用“線上+線下”“理論+實操”“內(nèi)部+外聘”多元模式；12.3.3鼓勵參加國家級、省級檔案學(xué)術(shù)會議，發(fā)表專業(yè)論文，按級別給予2000—8000元獎勵。12.4考核評價12.4.1實行“月度打分、季度排名、年度評優(yōu)”；12.4.2指標(biāo)包括歸檔及時率、整理合格率、利用服務(wù)滿意度、安全事故零發(fā)生；12.4.3年度考核前10%評為“檔案之星”，后5%進(jìn)行誡勉談話或調(diào)崗。第十三章監(jiān)督與問責(zé)13.1內(nèi)部監(jiān)督紀(jì)檢部門每年對檔案工作進(jìn)行一次專項審計，重點檢查制度執(zhí)行、經(jīng)費使用、外包管理、涉密安全。13.2外部監(jiān)督主動接受檔案行政管理部門、審計機關(guān)、保密局、社會公眾、新聞媒體監(jiān)督，設(shè)立舉報郵箱和電話，5個工作日