村級檔案管理制度（范本）第一章總則第一條為真實(shí)記錄本村政治、經(jīng)濟(jì)、文化、生態(tài)、社會事務(wù)發(fā)展軌跡，保障村民知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《村級檔案管理辦法》及本省實(shí)施細(xì)則，結(jié)合本村實(shí)際，制定本制度。第二條村級檔案是指在黨組織領(lǐng)導(dǎo)、村民自治、集體經(jīng)濟(jì)組織運(yùn)行、公共服務(wù)提供等活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等各種形式的歷史記錄。第三條檔案工作堅(jiān)持“黨管檔案、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、完整安全、方便利用”原則，實(shí)行支部書記負(fù)總責(zé)、分管干部具體抓、檔案員專職管、網(wǎng)格員協(xié)同辦的四級責(zé)任體系。第四條任何部門、組織、個人不得將檔案據(jù)為己有、擅自銷毀、涂改、偽造、買賣或贈送給非授權(quán)單位。違反者由村務(wù)監(jiān)督委員會提請村民代表會議討論，視情節(jié)給予通報(bào)、扣減績效、賠償損失直至移送司法機(jī)關(guān)處理。第二章機(jī)構(gòu)與人員第五條村“兩委”換屆后三十日內(nèi)調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由支部書記任組長，村委會主任任副組長，成員包括組織、紀(jì)檢、財(cái)經(jīng)、民政、計(jì)生、農(nóng)業(yè)、婦聯(lián)、團(tuán)支、網(wǎng)格員、鄉(xiāng)賢理事會代表等，人數(shù)控制在九人以內(nèi)，名單在村務(wù)公開欄公示不少于七日。第六條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案室，配備專職檔案員一名，享受村“兩委”副職績效補(bǔ)貼；規(guī)模較大、事務(wù)較多的自然村可增配兼職檔案員一名，按年度事務(wù)量給予誤工補(bǔ)貼。第七條檔案員任職條件：政治立場堅(jiān)定，初中以上文化程度，熟悉電腦及掃描設(shè)備操作，年齡不超過六十周歲，近三年內(nèi)無違法違紀(jì)記錄。由村“兩委”提名，經(jīng)村民代表會議差額選舉產(chǎn)生，任期與村“兩委”同步，可連選連任。第八條檔案員職責(zé)：（一）起草年度檔案工作計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和總結(jié)；（二）指導(dǎo)各口收集、整理、立卷、歸檔，檢查質(zhì)量并履行交接手續(xù)；（三）負(fù)責(zé)檔案實(shí)體和信息系統(tǒng)“八防”（防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁）；（四）建立查閱、借閱、復(fù)制、歸還臺賬，跟蹤催還；（五）組織到期鑒定、銷毀與續(xù)存，編制銷毀清冊，履行審批程序；（六）每年十一月向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案主管部門提交年度自查報(bào)告及數(shù)字化備份；（七）完成領(lǐng)導(dǎo)小組交辦的其他任務(wù)。第九條檔案員離任或辭職須提前三十日書面報(bào)告，由村務(wù)監(jiān)督委員會牽頭進(jìn)行離任審計(jì)，重點(diǎn)核對案卷數(shù)量、編號、電子條目、借出未還文件、庫房鑰匙、門禁密碼、系統(tǒng)賬號等，形成《檔案移交審計(jì)報(bào)告》后方可辦理離職手續(xù)。第十條各口確定一名資料員，名單報(bào)檔案室備案。資料員負(fù)責(zé)對口資料日常收集、預(yù)整理、目錄錄入，每季度末與檔案員集中交接，雙方簽字確認(rèn)。第三章收集與歸檔范圍第十一條村級檔案實(shí)行“誰形成、誰收集、誰負(fù)責(zé)”制度，具體范圍包括：（一）黨務(wù)類：支部換屆選舉、主題黨日、三會一課、組織生活會、民主評議黨員、發(fā)展黨員、流動黨員管理、黨風(fēng)廉政建設(shè)、上級巡察整改等；（二）自治類：村民（代表）會議、村務(wù)公開、村規(guī)民約修訂、紅白理事會、鄉(xiāng)賢理事會、積分制管理、網(wǎng)格化治理、人民調(diào)解、治安巡邏、信訪維穩(wěn)等；（三）財(cái)經(jīng)類：農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革、股份經(jīng)濟(jì)合作社章程、年度財(cái)務(wù)預(yù)決算、收支憑證、集體資產(chǎn)登記、資源發(fā)包、工程招投標(biāo)、合同協(xié)議、債權(quán)債務(wù)、收益分配、補(bǔ)貼發(fā)放、審計(jì)報(bào)告等；（四）基建類：村莊規(guī)劃、宅基地審批、危房改造、道路硬化、安全飲水、污水治理、廁所革命、綠化亮化、電力通信、小型農(nóng)田水利、高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田、設(shè)施農(nóng)業(yè)等；（五）民生類：低保、特困、殘疾、老齡、醫(yī)保、社保、教育、雨露計(jì)劃、冬春救助、臨時救助、退役軍人服務(wù)、就業(yè)培訓(xùn)、婦幼健康、疫情防控、愛國衛(wèi)生等；（六）農(nóng)林類：耕地地力補(bǔ)貼、種糧一次性補(bǔ)貼、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼、退耕還林、公益林補(bǔ)償、林下經(jīng)濟(jì)、畜禽防疫、秸稈禁燒、防汛抗旱、森林防火、病蟲害防治等；（七）文化類：文明村鎮(zhèn)創(chuàng)建、道德評議會、星級文明戶、好人榜、文藝演出、非遺傳承、村史村志、傳統(tǒng)村落、文物古跡、鄉(xiāng)村旅游、農(nóng)家書屋、體育健身等；（八）聲像實(shí)物類：照片、錄音、錄像、獎牌、錦旗、印章、舊農(nóng)具、老地契、族譜、碑刻拓片等；（九）電子類：辦公自動化系統(tǒng)、農(nóng)村“三資”監(jiān)管系統(tǒng)、電子票據(jù)、電子郵件、微信工作群記錄、短視頻賬號發(fā)布內(nèi)容等；（十）其他：上級來文、請示報(bào)告、批復(fù)、會議紀(jì)要、調(diào)研材料、領(lǐng)導(dǎo)視察、結(jié)對幫扶、對口支援、捐贈協(xié)議等。第十二條凡涉及村民切身利益、可能產(chǎn)生法律糾紛、具有憑證和查考價值的文件，均應(yīng)歸檔；重復(fù)文件、過程稿、一般性事務(wù)通知無批復(fù)的可不歸檔，但須登記說明。第十三條建立“紅色檔案”專卷，重點(diǎn)保存革命烈士、老戰(zhàn)士、老黨員、老模范口述史、勛章、證書、手稿、影像，實(shí)行專柜存放、恒溫恒濕、數(shù)字化搶救。第四章整理與立卷第十四條歸檔文件實(shí)行“年度—問題—保管期限”復(fù)合分類法，先分年度，再分問題，后劃定永久、定期30年、定期10年三個保管期限。第十五條紙質(zhì)文件整理流程：修整—裝訂—編頁—著錄—裝盒—上架。（一）修整：去除金屬物、回形針、塑料封皮，修補(bǔ)破損，對A3圖紙折疊成A4幅面，圖標(biāo)外露；（二）裝訂：采用不銹鋼訂書釘左側(cè)兩釘或三孔一線，裝訂邊距1.5厘米，不壓字；（三）編頁：凡有圖文頁面均用鉛筆在右下角編寫阿拉伯?dāng)?shù)字，空頁不編，錯頁用“—”劃銷；（四）著錄：使用縣檔案局統(tǒng)一版式《村級歸檔文件目錄》，項(xiàng)目包括年度、室編件號、機(jī)構(gòu)、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、密級、保管期限、載體類型、備注；（五）裝盒：采用無酸紙檔案盒，厚度5厘米，封面貼《檔案盒脊背標(biāo)簽》，盒內(nèi)附《盒內(nèi)目錄》和《備考表》，備考表注明本盒缺損、修改、補(bǔ)充情況；（六）上架：按年度—期限—盒號順序自上而下、從左到右擺放，庫房配置七層雙面密集架，底層距地面15厘米，頂層距天花板不少于50厘米。第十六條電子文件整理執(zhí)行《電子文件管理暫行辦法》，實(shí)行“雙套制”，即電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔、同步鑒定、同步備份。（一）收集：各口在業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦結(jié)后三日內(nèi)將PDF/A版式文件、OFD版式文件、元數(shù)據(jù)XML包提交檔案室；（二）檢測：檔案員使用殺毒軟件、格式校驗(yàn)工具、哈希值校驗(yàn)，確保無病毒、格式合規(guī)、元數(shù)據(jù)完整；（三）命名：采用“全宗號—年度—部門代碼—保管期限—件號—版本號”六段式命名，如“CZ01—2024—CW—Y—0001—V01”；（四）備份：實(shí)行“3—2—1”策略，即至少3份副本、2種介質(zhì)、1份異地。本地NAS磁盤陣列每日增量備份，移動硬盤每月離線備份，縣級政務(wù)云每季度邏輯隔離備份；（五）遷移：每五年進(jìn)行一次存儲介質(zhì)遷移，遷移前后進(jìn)行可讀性檢測、完整性校驗(yàn)、遷移記錄登記。第十七條聲像檔案整理：（一）照片：沖印6寸光面照片附說明，包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、拍攝者、版權(quán)信息；數(shù)碼照片采用JPEG最高質(zhì)量壓縮，RAW格式一并歸檔；（二）錄音：采用WAV無損格式，采樣率48kHz，比特率16bit；（三）錄像：采用AVI或MXF封裝，H.264編碼，碼流不低于8Mbps，重要事件同步收集4K版本；（四）存儲：使用檔案級藍(lán)光光盤，單片容量100GB，壽命大于五十年，光盤盒貼《聲像檔案標(biāo)簽》，注明全宗、年度、題名、起止時間、容量、制作人、審核人、刻錄日期。第十八條實(shí)物檔案整理：（一）登記：填寫《村級實(shí)物檔案登記表》，包括名稱、年代、質(zhì)地、尺寸、重量、來源、歷史價值、保存現(xiàn)狀、照片；（二）包裝：使用無酸紙、EPE珍珠棉、PE自封袋、樟木箱，密封防塵；（三）上架：根據(jù)體積、重量分區(qū)存放，易碎品定制防震支架，金屬制品涂防銹油；（四）展示：每季度輪換展出不超過實(shí)物總量10%，展柜溫度18—22℃，濕度45—55%，紫外線強(qiáng)度低于75μW/lm。第五章保管與防護(hù)第十九條檔案室選址避開低洼、污染源、易燃易爆場所，建筑面積不少于30平方米，凈高不低于2.8米，設(shè)獨(dú)立防火分區(qū)，耐火等級二級以上。第二十條庫房配置：（一）消防：懸掛式超細(xì)干粉滅火器6具，煙感、溫感復(fù)合探測器與村廣播室聯(lián)動，每半年檢測一次；（二）溫控：1.5匹變頻空調(diào)兩臺，設(shè)定溫度14—24℃，日波動不超過±2℃；（三）除濕：工業(yè)除濕機(jī)一臺，日除濕量不低于50L，濕度控制在45—60%；（四）遮光：安裝防紫外線窗簾，窗戶貼UV隔熱膜，照度不超過50lx；（五）防蟲：設(shè)置樟木條、驅(qū)蟲藥包，每年五月、九月熏蒸一次，使用環(huán)保型植物殺蟲劑；（六）防盜：甲級防火防盜門，雙鎖管理，鑰匙分別由檔案員和紀(jì)檢委員保管；窗戶外側(cè)安裝直徑12mm不銹鋼防盜網(wǎng)；（七）防雷：屋頂設(shè)避雷帶，接地電阻小于4Ω，重要設(shè)備配置UPS不間斷電源，斷電續(xù)航不少于2小時；（八）防塵：地面鋪PVC防靜電地板，每日濕拖一次，每月吸塵器清理密集架頂部；（九）防鼠：庫房四周設(shè)60厘米不銹鋼擋鼠板，門口放置超聲波驅(qū)鼠器，每季度更換粘鼠板；（十）防磁：配置防磁柜兩臺，存放移動硬盤、磁帶、光盤，磁場強(qiáng)度低于2500Gs。第二十一條建立《庫房溫濕度監(jiān)測臺賬》，檔案員每日上午、下午各記錄一次，超標(biāo)時兩小時內(nèi)調(diào)整并注明原因。第二十二條每兩年委托縣檔案館進(jìn)行一次蟲霉檢測，出具《生物危害評估報(bào)告》，發(fā)現(xiàn)問題立即隔離、消毒、修復(fù)。第六章利用與開放第二十三條檔案利用分為閱覽、復(fù)制、摘錄、外借、展覽五種方式，優(yōu)先提供數(shù)字化副本，減少原件出庫。第二十四條本村村民持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，說明利用目的、內(nèi)容、范圍，經(jīng)檔案員初審、村委會主任批準(zhǔn)后，即可在閱覽室免費(fèi)查閱。第二十五條外單位人員須持單位介紹信和本人身份證件，經(jīng)村“兩委”會議集體討論同意，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案主管部門備案后方可查閱，涉密檔案須報(bào)縣級檔案局審批。第二十六條檔案原件原則上不外借，特殊情況需外借時，須經(jīng)村民代表會議表決通過，借期不超過七天，借出前拍照留存，歸還時逐頁核對，缺損、污損按每頁200元賠償，造成無法修復(fù)的按《檔案價值評估表》全額賠償。第二十七條查閱者禁止在檔案上勾畫、涂改、撕頁、拍照開閃光燈，違規(guī)者終止查閱，情節(jié)嚴(yán)重者移交公安機(jī)關(guān)處理。第二十八條檔案室設(shè)立政府信息公開查閱點(diǎn)，主動公開集體財(cái)務(wù)收支、債權(quán)債務(wù)、惠農(nóng)補(bǔ)貼、宅基地審批、低保名單等，利用者可通過觸摸屏自助查詢，系統(tǒng)自動生成帶水印、二維碼、電子簽章的打印件，確保與原件一致。第二十九條編制《村級檔案利用效果匯編》，每年收集利用案例不少于十篇，包括化解土地糾紛、確認(rèn)工齡、申請低保、修編村志、研學(xué)教育等，作為檔案價值鑒定和年度考核依據(jù)。第七章鑒定與銷毀第三十條檔案鑒定分為首次鑒定和期滿鑒定。首次鑒定在歸檔前完成，期滿鑒定在保管期限屆滿當(dāng)年十一月進(jìn)行。第三十一條成立由村“兩委”、村務(wù)監(jiān)督委員會、老黨員、退休教師、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案干部組成的七人鑒定小組，實(shí)行一人一票、過半數(shù)通過制，組長由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案干部擔(dān)任。第三十二條鑒定流程：（一）檔案員提前三十日編制《到期檔案鑒定清冊》，列明年度、目錄號、案卷號、題名、期限、頁數(shù)；（二）鑒定小組逐卷逐頁審查，必要時邀請利益相關(guān)村民旁聽；（三）對仍有保存價值的，重新劃定保管期限，在目錄備注“續(xù)存”并注明新期限；（四）對確無保存價值的，填寫《檔案銷毀審批表》，在村務(wù)公開欄公示不少于七個工作日；（五）公示無異議后，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和縣級檔案局審批；（六）批準(zhǔn)銷毀的，由兩人以上監(jiān)銷，使用碎漿機(jī)或焚燒爐，確保無法復(fù)原，監(jiān)銷人簽字并拍照存檔；（七）銷毀后編制《檔案銷毀報(bào)告》，永久保存，并報(bào)縣檔案館備案。第八章信息化與統(tǒng)計(jì)第三十三條使用縣檔案局配發(fā)的“村檔通”系統(tǒng)，功能涵蓋收集、整理、檢索、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用、備份、遷移全流程，實(shí)行村級賬號、縣級監(jiān)管、省級匯聚三級架構(gòu)。第三十四條建立《村級檔案統(tǒng)計(jì)臺賬》，包括庫房面積、密集架組數(shù)、檔案門類、案卷數(shù)量、電子容量、數(shù)字化率、利用人次、鑒定銷毀、設(shè)備購置、經(jīng)費(fèi)收支等，每年十二月二十五日前上報(bào)。第三十五條推進(jìn)“村檔e查”微信小程序，村民實(shí)名注冊后可遠(yuǎn)程檢索公開檔案，系統(tǒng)調(diào)用公安人臉識別接口，確保人證一致；對敏感信息自動脫敏，如身份證號、銀行賬號、健康信息中間字段用“*”替代。第三十六條與縣大數(shù)據(jù)中心共享交換平臺對接，實(shí)現(xiàn)宅基地審批、人口戶籍、耕地補(bǔ)貼、股權(quán)分紅等數(shù)據(jù)“一鍵歸檔”，減少重復(fù)錄入，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。第九章安全與保密第三十七條建立《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒爆發(fā)、系統(tǒng)癱瘓、蟲蛀霉變七類場景，每年六月組織一次演練，演練過程全程錄像并歸檔。第三十八條檔案信息系統(tǒng)實(shí)行等級保護(hù)二級，部署防火墻、入侵檢測、日志審計(jì)、數(shù)據(jù)脫敏、雙因子認(rèn)證，密碼長度不少于十二位，含大小寫字母、數(shù)字、特殊字符，每季度更換一次。第三十九條涉密檔案單獨(dú)設(shè)庫，配備密碼柜，編號前綴加“M”，使用登記實(shí)行“雙人雙鎖”，監(jiān)控?cái)z像頭覆蓋全區(qū)域，錄像保存不少于三個月。第四十條發(fā)生檔案安全事故，檔案員須在30分鐘內(nèi)向村“兩委”和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案主管部門電話報(bào)告，2小時內(nèi)提交書面快報(bào)，24小時內(nèi)提交調(diào)查報(bào)告和整改方案，事故處理結(jié)果在村務(wù)公開欄公示。第十章考核與獎懲第四十一條檔案工作納入村“兩委”年度目標(biāo)考核，分值占績效考核總分10%，考核結(jié)果與干部報(bào)酬、評先評優(yōu)、項(xiàng)目資金掛鉤。第四十二條考核指標(biāo)：（一）收集完整率≥98%；（二）整理規(guī)范率≥99%；（三）數(shù)字化率≥95%；（四）庫房安全合格率100%；（五）利用服務(wù)滿意度≥90%；（六）鑒定銷毀程序合規(guī)率100%。第四十三條對年度考核優(yōu)秀的檔案員，授予“榮譽(yù)村民”稱號，一次性獎勵1000元，優(yōu)先推薦為縣“兩代表一委員”；對考核不合格的，扣減績效30%，限期整改，連續(xù)兩次不合格的調(diào)整崗位。第四十四條對提供重要檔案線索、捐贈珍貴史料、協(xié)助搶救破損檔案的村民，給予通報(bào)表揚(yáng)和適當(dāng)物質(zhì)獎勵，并在村史館鐫刻留名。第十一章教育培訓(xùn)與宣傳第四十五條建立“村級檔案學(xué)習(xí)日”，定于每年六月九日與十二月十日，組織“兩委”成員、資料員、網(wǎng)格員、鄉(xiāng)賢代表參加，學(xué)習(xí)