檔案管理制度細(xì)則第一章總則1.1制度定位本細(xì)則是對(duì)單位全部檔案實(shí)行“全生命周期、全類型覆蓋、全崗位聯(lián)動(dòng)”管理的唯一操作依據(jù)，任何部門、任何人員不得另行制定與本細(xì)則沖突的內(nèi)部規(guī)定。1.2檔案定義檔案是指本單位在職能活動(dòng)過程中直接形成的、具有保存價(jià)值且已辦結(jié)完畢的各種載體原始記錄，包括但不限于紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物、數(shù)據(jù)類文件。1.3管理原則（1）來源唯一：誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)，杜絕“多頭歸檔”；（2）過程留痕：從擬稿到銷毀全程留痕，元數(shù)據(jù)自動(dòng)捕獲；（3）標(biāo)準(zhǔn)先行：格式、元數(shù)據(jù)、接口、封裝、遷移、檢測(cè)六統(tǒng)一；（4）風(fēng)險(xiǎn)前置：保密、法律、技術(shù)三類風(fēng)險(xiǎn)在形成節(jié)點(diǎn)即評(píng)估；（5）利用導(dǎo)向：歸檔不是終點(diǎn)，而是數(shù)據(jù)資產(chǎn)增值的起點(diǎn)。第二章組織與職責(zé)2.1檔案治理委員會(huì)由單位主要負(fù)責(zé)人任主任，綜合辦公室、信息化部門、法務(wù)、保密辦、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)、審計(jì)、人教、紀(jì)檢監(jiān)察等負(fù)責(zé)人為委員，季度例會(huì)，年度向黨委會(huì)匯報(bào)。職責(zé)：審批分類方案、保管期限表、銷毀清單、重大檔案外包、系統(tǒng)上線及退役、應(yīng)急預(yù)案。2.2檔案主管部門（綜合檔案室）編制與落實(shí)細(xì)則；監(jiān)督指導(dǎo)；保管永久與30年以上檔案；組織鑒定、開放、編研、統(tǒng)計(jì)；負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)運(yùn)維與數(shù)據(jù)備份；對(duì)接同級(jí)檔案館。2.3業(yè)務(wù)部門檔案聯(lián)絡(luò)員每部門設(shè)AB角，負(fù)責(zé)本部門文件材料日常積累、預(yù)立卷、移交、利用審批、保密審查；年度考核權(quán)重占部門績(jī)效5%。2.4信息化部門負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）與業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口開發(fā)；密鑰、證書、時(shí)間戳、區(qū)塊鏈存證技術(shù)落地；年度災(zāi)備演練。2.5法務(wù)與保密辦對(duì)每份擬歸檔文件進(jìn)行合規(guī)性、密級(jí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私、跨境流動(dòng)審查；出具《法律風(fēng)險(xiǎn)告知書》與《保密審核單》。2.6財(cái)務(wù)與審計(jì)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案、合同、資產(chǎn)報(bào)廢文件歸檔；對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題直接向治理委員會(huì)報(bào)告。第三章文件形成與積累3.1模板固化所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)新建擬稿界面必須調(diào)用檔案室發(fā)布的統(tǒng)一模板，模板內(nèi)置檔號(hào)、分類號(hào)、保管期限、密級(jí)、形成部門、責(zé)任人、業(yè)務(wù)實(shí)體關(guān)聯(lián)字段，無法修改。3.2版本控制同一事項(xiàng)產(chǎn)生的草稿、過程稿、簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、定稿、附件、圖形、數(shù)據(jù)包實(shí)行樹狀版本管理，系統(tǒng)保留不可篡改的哈希值，任何下載均生成日志。3.3實(shí)時(shí)捕獲業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過API向ERMS推送元數(shù)據(jù)，延遲不得超過30秒；聲像、實(shí)物、社交媒體、郵件、即時(shí)通訊記錄由形成人24小時(shí)內(nèi)上傳，系統(tǒng)生成唯一標(biāo)識(shí)符。3.4預(yù)立卷文件辦結(jié)后由聯(lián)絡(luò)員在5個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)立卷：剔除重復(fù)、無關(guān)、臨時(shí)性記錄；補(bǔ)充缺失元數(shù)據(jù)；劃定保管期限；生成《歸檔說明書》PDF并加蓋水印。第四章整理與歸檔4.1分類表采用“職能—事項(xiàng)—年度—保管期限”四段式分類，共設(shè)置99個(gè)一級(jí)類目、1200個(gè)二級(jí)類目，分類號(hào)長(zhǎng)度固定13位，支持自動(dòng)賦碼。4.2檔號(hào)結(jié)構(gòu)全宗號(hào)（4位）—分類號(hào)（13位）—年度（4位）—件號(hào)（5位）—載體代碼（1位），共27位，確保50年內(nèi)不重復(fù)。4.3裝訂與裝盒紙質(zhì)文件采用不銹鋼釘左側(cè)兩孔一線裝訂，厚度≤2cm；圖紙采用A3折疊成A4手風(fēng)琴式；照片使用無酸紙袋+中性膠套雙封裝；實(shí)物貼二維碼標(biāo)簽后入防震箱。4.4電子封裝電子文件以“原始格式+PDF/A-2b+元數(shù)據(jù)XML”三件套打包成ZIP，命名與檔號(hào)一致，使用國(guó)密SM3計(jì)算摘要值寫入?yún)^(qū)塊鏈側(cè)鏈。4.5移交驗(yàn)收業(yè)務(wù)部門在次年3月底前完成上年度文件移交，檔案室7個(gè)工作日內(nèi)完成質(zhì)檢：元數(shù)據(jù)完整率100%、電子文件可讀率100、紙質(zhì)文件完好率≥99%、錯(cuò)頁(yè)率≤0.1%。不合格即退回并計(jì)入部門績(jī)效扣分。第五章保管與保護(hù)5.1庫(kù)房分區(qū)設(shè)置紙質(zhì)庫(kù)、電子庫(kù)、特藏庫(kù)、過渡庫(kù)、整理區(qū)、消毒區(qū)、閱覽區(qū)、銷毀區(qū)八區(qū)，實(shí)行雙色門禁+人臉識(shí)別；特藏庫(kù)恒溫20℃±1℃、濕度45%±3%，安裝惰性氣體滅火。5.2密集架與RFID密集架載重≥80kg/層，配置RFID標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)盤點(diǎn)，誤差率≤0.01%；每季度生成《庫(kù)房巡檢報(bào)告》。5.3備份策略電子檔案采用“本地雙活+同城熱備+異地冷備”三級(jí)備份，RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘；每年進(jìn)行可讀性校驗(yàn)、遷移測(cè)試、老化抽檢。5.4災(zāi)害預(yù)案制定火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、病毒、勒索軟件、戰(zhàn)爭(zhēng)六類預(yù)案；每半年組織實(shí)戰(zhàn)演練，演練報(bào)告經(jīng)治理委員會(huì)審議后歸檔。第六章鑒定與開放6.1鑒定周期自形成之日起滿5年、15年、25年分別進(jìn)行三次鑒定；涉密檔案解密審核與檔案鑒定同步進(jìn)行。6.2鑒定小組由檔案、業(yè)務(wù)、法務(wù)、保密、紀(jì)檢五方組成，實(shí)行一票否決；鑒定結(jié)論分“永久、30年、10年、3年、銷毀”五檔。6.3開放審核對(duì)年滿25年非密檔案進(jìn)行開放審核，形成《開放目錄》與《限制利用清單》，經(jīng)治理委員會(huì)批準(zhǔn)后7個(gè)工作日內(nèi)在門戶網(wǎng)站發(fā)布。6.4敏感脫敏含個(gè)人信息檔案開放前須進(jìn)行去標(biāo)識(shí)化：姓名、身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)、地址、生物特征信息采用哈希+掩碼+K匿名三重處理，確保重識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)<0.05。第七章利用與開發(fā)7.1利用權(quán)限實(shí)行“四級(jí)三員”管理：系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計(jì)員三權(quán)分立；利用權(quán)限分公開、內(nèi)部、受限、絕密四級(jí)，采用RBAC+ABAC雙模型動(dòng)態(tài)授權(quán)。7.2利用流程線上申請(qǐng)→系統(tǒng)自動(dòng)匹配權(quán)限→部門聯(lián)絡(luò)員審批→檔案室復(fù)核→數(shù)字水印→限時(shí)下載→日志審計(jì)；線下調(diào)卷須雙人雙鎖，全程錄像。7.3利用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)生成利用排行榜、高頻關(guān)鍵詞、研究熱點(diǎn)、未開放申請(qǐng)清單，月度推送至業(yè)務(wù)部門，用于優(yōu)化鑒定與編研。7.4數(shù)據(jù)開發(fā)建立檔案知識(shí)圖譜，接入大模型訓(xùn)練，輸出“政策沿革庫(kù)”“風(fēng)險(xiǎn)案例庫(kù)”“制度變遷庫(kù)”，支持領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙、合規(guī)風(fēng)控、市場(chǎng)預(yù)測(cè)三類場(chǎng)景。第八章統(tǒng)計(jì)與報(bào)備8.1統(tǒng)計(jì)口徑按照檔號(hào)、分類號(hào)、年度、密級(jí)、載體、保管期限、開放狀態(tài)、利用次數(shù)、數(shù)字化率、完整率10個(gè)維度建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，支持鉆取到單份文件。8.2報(bào)表體系年度生成《全宗卷質(zhì)量報(bào)告》《庫(kù)房安全報(bào)告》《電子檔案長(zhǎng)期保存報(bào)告》《利用效益評(píng)估報(bào)告》《經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告》五類，報(bào)送上級(jí)檔案主管部門。8.3報(bào)備要求永久檔案目錄、解密檔案目錄、銷毀檔案目錄在批準(zhǔn)后10日內(nèi)向同級(jí)國(guó)家檔案館在線報(bào)備，接口采用XML+數(shù)字簽名。第九章移交與接收9.1移交年限永久檔案自形成之日起滿20年向國(guó)家檔案館移交；30年檔案滿10年可提前移交；涉密檔案解密后即時(shí)移交。9.2移交格式電子檔案采用EEP封裝，符合GB/T18894-2016；紙質(zhì)檔案同步移交數(shù)字化副本，分辨率≥600dpi，彩色，TIFF格式。9.3接收檢驗(yàn)國(guó)家檔案館在30個(gè)工作日內(nèi)完成“四性”檢測(cè)：真實(shí)性、完整性、可用性、安全性；不合格即出具《整改通知書》，單位在60日內(nèi)完成整改并重新移交。第十章銷毀與審計(jì)10.1銷毀范圍僅限保管期限“3年”且超出保存年限、經(jīng)鑒定無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案；涉密檔案須先解密再銷毀。10.2銷毀程序業(yè)務(wù)部門提出→檔案室匯總→法務(wù)與保密復(fù)核→治理委員會(huì)審批→公示7日→委托具備國(guó)家保密局資質(zhì)的單位銷毀→雙人監(jiān)銷→視頻存檔≥3年。10.3銷毀方式紙質(zhì)使用涉密載體銷毀生產(chǎn)線，粉碎粒徑≤2mm，混合打漿；電子使用國(guó)密SM4擦除≥7次，生成《銷毀鏈上證明》。10.4審計(jì)追蹤審計(jì)部門對(duì)銷毀過程進(jìn)行全過程旁站，出具《銷毀專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告》，納入年度審計(jì)公告。第十一章外包管理11.1外包范圍僅限數(shù)字化加工、縮微復(fù)制、紙質(zhì)修裱、搬遷運(yùn)輸、系統(tǒng)運(yùn)維五類；核心數(shù)據(jù)不得外包。11.2準(zhǔn)入門檻承包商須具備國(guó)家秘密載體印制甲級(jí)資質(zhì)、ISO27001、ISO9001、CMMI3以上；項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)須通過政治審查并購(gòu)買不低于1000萬(wàn)元責(zé)任險(xiǎn)。11.3合同要求合同中須明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、違約金（不低于合同總額30%）、數(shù)據(jù)返還格式、銷毀要求、應(yīng)急演練、審計(jì)配合條款。11.4現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管檔案室派駐兩名人員全程監(jiān)工，使用人臉識(shí)別門禁、視頻監(jiān)控、USB端口封閉、白名單上網(wǎng)；每日生成《外包日志》，雙方簽字確認(rèn)。第十二章系統(tǒng)與接口12.1系統(tǒng)架構(gòu)采用微服務(wù)+容器云架構(gòu)，支持彈性擴(kuò)展；核心服務(wù)包括捕獲、封裝、索引、長(zhǎng)期保存、利用、銷毀、區(qū)塊鏈存證、AI編研八個(gè)子系統(tǒng)。12.2接口規(guī)范提供RESTfulAPI、SOAP、Kafka消息總線三種方式；接口響應(yīng)時(shí)間≤200ms；支持單點(diǎn)登錄、LDAP、國(guó)密SSL、OAuth2.0。12.3數(shù)據(jù)字典統(tǒng)一制定13大類、268項(xiàng)元數(shù)據(jù)字段，采用XMLSchema約束；支持自動(dòng)補(bǔ)全、智能推薦、批量校驗(yàn)。12.4升級(jí)退役系統(tǒng)升級(jí)須提前30日書面告知用戶，提供回滾方案；系統(tǒng)退役時(shí)，數(shù)據(jù)須遷移至新系統(tǒng)并出具《遷移報(bào)告》，舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)保留3年后銷毀。第十三章培訓(xùn)與考核13.1培訓(xùn)體系新員工入職1個(gè)月內(nèi)完成“檔案通識(shí)”線上微課；業(yè)務(wù)部門每年完成“場(chǎng)景化歸檔”沙盤演練；檔案室人員每年不少于90學(xué)時(shí)專業(yè)培訓(xùn)，含國(guó)際會(huì)議、標(biāo)準(zhǔn)制定、論文發(fā)表。13.2考核指標(biāo)（1）歸檔及時(shí)率≥98%；（2）質(zhì)檢合格率≥99%；（3）利用滿