單位檔案管理制度第一章總則1.1制度定位檔案是單位在職能活動中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子數(shù)據(jù)等各種形式的歷史記錄。本制度以“全程管控、風險前置、價值導向、服務業(yè)務”為原則，通過標準化流程、數(shù)字化平臺、責任化網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案從生成到銷毀的全生命周期精細化管理，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、可用、安全，為單位治理、決策、運營、維權、文化傳承提供權威憑證與數(shù)據(jù)支撐。1.2適用范圍本制度適用于本單位各職能部門、分支機構、項目組、臨時機構、控股及代管單位；適用于所有載體、所有來源、所有密級的檔案；適用于自建、外包、合作、委托加工等所有業(yè)務場景；適用于領導干部、正式員工、勞務派遣、實習見習、外包駐場等所有人員。1.3法規(guī)依據(jù)以《檔案法》《保密法》《電子文件管理暫行辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》為底線，結合行業(yè)監(jiān)管細則、地方檔案條例、ISO15489、ISO27001、GB/T18894、DA/T系列標準，建立高于法規(guī)最低要求的內部標準體系。1.4關鍵術語（1）“預歸檔”：文件在流轉完成前即被捕獲、登記、分類、標引，進入待歸檔庫；（2）“四性檢測”：真實性、完整性、可用性、安全性檢測；（3）“三員分立”：系統(tǒng)管理員、安全保密員、審計員崗位分離；（4）“雙套制”：電子檔案與對應紙質或其他載體檔案同步生成、同步歸檔、同步管理；（5）“冷溫熱”分級存儲：熱數(shù)據(jù)在線SSD、溫數(shù)據(jù)近線磁盤、冷數(shù)據(jù)離線磁帶/光盤；（6）“零信任”：默認不信任任何用戶、設備、網(wǎng)絡，動態(tài)授權、持續(xù)驗證。第二章組織與職責2.1檔案治理委員會由單位主要負責人任主任，綜合管理部、法務部、信息化部、財務部、審計部、保密辦、業(yè)務部門負責人為委員，每年3月召開一次全體會議，審批年度檔案工作計劃、經(jīng)費預算、系統(tǒng)升級、銷毀清單、考核結果。2.2檔案主管部門（檔案室）檔案室是檔案工作的歸口管理部門，設主任1名、高級業(yè)務主管2名、系統(tǒng)管理員2名、庫房管理員3名、數(shù)字化加工員4名，履行以下職責：（1）起草、解釋、修訂檔案制度、標準、細則；（2）監(jiān)督、指導、檢查、考核各部門檔案工作；（3）集中管理永久、30年保管期限檔案；（4）組織檔案數(shù)字化、專題編研、開放鑒定、銷毀鑒定；（5）負責檔案信息系統(tǒng)、庫房、設備、外包服務的運行維護；（6）對接檔案館、上級主管機關、司法機關、合作單位的檔案查詢、移交、認證。2.3業(yè)務部門檔案聯(lián)絡員每個部門設1名中層副職兼任“檔案聯(lián)絡員”，部門內再設1名專職或兼職“資料員”，形成“橫向到邊、縱向到底”的二級網(wǎng)絡。職責包括：（1）落實預歸檔、整理、移交、借閱、保密、銷毀日常操作；（2）每月5日前向檔案室報送《部門檔案月報》；（3）組織新員工崗前檔案培訓、年度復訓；（4）配合完成專項審計、巡視巡查、法律舉證。2.4崗位分離與回避檔案系統(tǒng)管理員不得兼任審計員；庫房管理員不得兼任數(shù)字化掃描員；檔案銷毀鑒定小組成員不得包含待銷毀檔案的產(chǎn)生部門人員；領導干部本人及其直系親屬不得從事本人分管業(yè)務的檔案銷毀操作。第三章文件材料形成與預歸檔3.1文件形成源頭控制（1）統(tǒng)一模板：所有對外發(fā)文、合同、圖紙、檢驗報告、會議紀要、審計底稿、音視頻腳本必須使用檔案室發(fā)布的最新模板，模板中嵌入元數(shù)據(jù)字段（文件編號、責任者、日期、關鍵詞、密級、保管期限、開放屬性）。（2）流水編號：由檔案信息系統(tǒng)自動分配唯一標識符，格式“單位代碼-部門代碼-年度-順序號-載體代碼”，確保紙質與電子同號。（3）版本管理：任何修改必須留痕，系統(tǒng)保留草稿、正式、修訂、廢止四個版本，禁止覆蓋。3.2預歸檔節(jié)點（1）公文在簽發(fā)人點擊“簽發(fā)”按鈕時觸發(fā)預歸檔；（2）合同在相對方蓋章影像回傳時觸發(fā)；（3）圖紙在審圖機構出具審查合格書時觸發(fā)；（4）音視頻在編輯完成導出成片時觸發(fā)；（5）郵件在發(fā)送“定稿”抄送給檔案室郵箱時觸發(fā)。觸發(fā)后，文件自動進入“預歸檔庫”，系統(tǒng)同步生成《預歸檔登記表》，發(fā)送提醒給資料員，48小時內完成四性檢測、補充元數(shù)據(jù)、添加水印、生成哈希。3.3元數(shù)據(jù)規(guī)范采用《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）核心集+行業(yè)擴展集，強制字段20項、可選字段35項。其中“業(yè)務行為”字段記錄文件在業(yè)務流程中的節(jié)點名稱；“審計追蹤”字段記錄所有用戶ID、操作、時間、IP、設備MAC；“關聯(lián)文件”字段建立父子、引用、替換、翻譯、拆分、合并六類關系。第四章整理與歸檔4.1整理原則遵循“來源優(yōu)先、流程優(yōu)先、成套優(yōu)先”三優(yōu)先原則，保持文件之間有機聯(lián)系，杜絕人為拆分、拼湊。同一項目、同一合同、同一會議、同一審計事項形成的全部文件組成一件“檔案卷”，實行“卷-件-頁-層”四級結構。4.2分類方案采用“職能-年度-保管期限”三段分類法，共設置8個一級類目、35個二級類目、112個三級類目。一級類目包括：黨群管理、行政管理、人力資源管理、財務管理、資產(chǎn)管理、業(yè)務經(jīng)營、科研技術、特殊載體。每三年評估一次類目適用性，必要時微調。4.3檔號編制檔號結構：全宗號-目錄代號-年度-分類號-案卷號-件號-頁號-電子文件名。全宗號由檔案局授予，目錄代號“1”代表文書、“2”代表科技、“3”代表會計、“4”代表人事、“5”代表聲像、“6”代表實物、“9”代表電子。案卷號4位流水，件號3位流水，頁號4位流水，電子文件名使用UUID。4.4裝訂與裝具（1）紙質案卷采用不銹鋼釘左側三孔一線裝訂，裝訂前拆除金屬曲別針、大頭針；（2）圖紙采用A4手風琴折或A0筒裝，圖章朝外；（3）合同、票據(jù)采用無酸紙袋封裝，厚度不超過3cm；（4）聲像檔案采用防磁柜、恒溫恒濕柜，溫度17±2℃，濕度35±5%RH；（5）電子檔案采用一次性寫入光盤或企業(yè)級磁帶，離線存儲兩份，異地一份。4.5移交接收（1）時間：文書類次年6月底前、科研類項目驗收后2個月內、會計類次年3月底前、人事類形成后1個月內；（2）手續(xù)：填寫《檔案移交清單》一式兩份，附《四性檢測報告》《密級變更說明》《開放審核意見》；（3）抽檢：檔案室按20%比例隨機抽檢，合格率低于95%則整批退回；（4）交接：雙方經(jīng)辦人、監(jiān)交人三方簽字，加蓋部門公章，系統(tǒng)鎖定移交狀態(tài)，生成電子簽章。第五章保管與保護5.1庫房要求（1）建筑：獨立防火分區(qū)，耐火極限2小時以上，設甲級防火門、惰性氣體滅火系統(tǒng)；（2）環(huán)境：溫度14-24℃，相對濕度45-60%，日波動溫度≤±2℃、濕度≤±5%，24小時連續(xù)監(jiān)測，超限短信報警；（3）安防：紅外雙鑒、震動、煙感、水浸、視頻AI識別五重報警，視頻保存90天；（4）布局：密集架承重≥1200kg/㎡，通道寬≥1.2m，頂部距燈≥0.5m，底部距地面≥0.2m；（5）災備：同城異地庫≥30公里，跨省災備云庫采用藍光光盤庫，RPO≤15分鐘。5.2日常維護（1）每日巡檢：庫房管理員8:30、17:00兩次人工巡檢，填寫《庫房日檢表》；（2）每月清潔：使用防靜電無塵布、75%酒精擦拭密集架頂部，禁止噴霧；（3）每季度防蟲：聘請專業(yè)公司投放樟木塊、除蟲菊酯板，設置粘鼠板、紫外誘蚊燈；（4）每年檢測：委托第三方對紙質酸度、磁帶誤碼率、光盤塊錯誤率、硬盤SMART信息做專業(yè)檢測，出具報告。5.3修復與遷移（1）紙質修復：對PH值<5.5的紙張采用無水碳酸鈣溶液去酸，對撕裂處使用日本紙漿補洞，修舊如舊；（2）磁帶倒帶：每年倒帶一次，速度為正常播放的1/3，倒帶后立即進行校驗；（3）光盤遷移：CD-R、DVD-R滿5年、BD-R滿10年進行翻刻，翻刻后新舊兩份同時保存2年，確認無誤后銷毀舊盤；（4）硬盤遷移：企業(yè)級硬盤滿3年進行塊級克隆，克隆后執(zhí)行SHA256比對，完全一致方可下線。第六章鑒定與銷毀6.1鑒定周期每滿5年組織一次集中鑒定，遇機構撤銷、合并、改制、上市、破產(chǎn)清算時啟動專項鑒定。6.2鑒定小組由檔案治理委員會聘任7名委員組成：檔案專家2名、業(yè)務專家2名、法律專家1名、審計專家1名、紀檢專家1名，實行回避制、輪換制、一票否決制。6.3鑒定標準（1）永久保存：反映單位主要職能、資產(chǎn)產(chǎn)權、歷史沿革、行業(yè)特色、重大改革、重要人物；（2）30年：一般性業(yè)務合同、采購、銷售、質量、人事、財務憑證；（3）10年：事務性通知、簡報、培訓、考勤、值班、后勤；（4）短期：重復件、草稿、過程稿、參考件、臨時許可。6.4銷毀流程（1）編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)鑒定小組簽字、檔案治理委員會主任批準、公示7個工作日；（2）紙質檔案送保密局定點銷毀機構粉碎成2×2mm顆粒，現(xiàn)場拍攝全過程視頻；（3）電子檔案采用BSI-GS標準消磁、物理粉碎、熔煉三道工序；（4）銷毀后出具《檔案銷毀報告》，保存銷毀視頻、殘渣照片、稱重記錄，永久存檔。第七章利用與開放7.1利用原則“最小授權、全程留痕、用后回收、定期稽核”，任何利用均需通過檔案信息系統(tǒng)完成線上申請、審批、賦權、回收。7.2權限模型采用RBAC+ABAC混合模型：角色分為普通員工、部門經(jīng)理、項目經(jīng)理、法務、審計、紀檢、外部律師、政府監(jiān)管八類；屬性包括密級、年限、項目號、金額、地域、利用目的。系統(tǒng)實時計算動態(tài)權限，支持臨時授權、自動失效。7.3閱覽方式（1）館內閱覽：設置30個機位，配備無攝像頭電腦、無U口系統(tǒng)，閱覽過程屏幕錄像；（2）遠程閱覽：通過VPN+堡壘機+水印+只讀沙箱，禁止下載、打印、拍照；（3）復制申請：需經(jīng)部門、法務、保密辦三級審批，復制件加蓋“檔案復制專用章”，注明用途、份數(shù)、編號；（4）外借限制：絕密、機密檔案不外借；秘密檔案確需外借的，由單位主要負責人批準，雙人專車押送，當日歸還。7.4開放審核（1）自動開放：形成滿25年、不涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，系統(tǒng)自動生成開放目錄，推送官網(wǎng)；（2）依申請開放：公民、法人、組織持有效證件可在線提交申請，檔案室15個工作日內答復；（3）敏感遮蔽：涉及個人隱私的身份證號、手機號、賬戶、簽名采用黑色不可恢復遮蔽；（4）異議處理：申請人對不予開放決定有異議的，可向檔案治理委員會提出復核，委員會30日內出具終局決定。第八章統(tǒng)計與考核8.1統(tǒng)計指標（1）歸檔率=實際歸檔件數(shù)÷應歸檔件數(shù)×100%，目標≥98%；（2）完整率=元數(shù)據(jù)完整件數(shù)÷歸檔件數(shù)×100%，目標≥99%；（3）準確率=抽檢準確件數(shù)÷抽檢件數(shù)×100%，目標≥99%；（4）利用率=年度利用人次÷員工總數(shù)×100%，目標≥150%；（5）數(shù)字化率=電子檔案容量÷全部檔案容量×100%，目標≥95%。8.2考核辦法實行“月度通報、季度排名、年度總評”，考核結果與部門績效、個人晉升、評優(yōu)評先、年終獎掛鉤。對連續(xù)兩次排名末位的部門，由檔案室約談主要負責人；對造成檔案損毀、泄密、丟失的，實行“一票否決”，取消當年評優(yōu)資格，并移交紀檢處理。8.3激勵措施（1）“金檔獎”：每年評選3名檔案工作先進個人，頒發(fā)證書、獎金5000元、帶薪休假5天；（2）“卓越團隊”：評選1個部門，頒發(fā)流動紅旗、團隊獎金30000元；（3）編研成果：鼓勵員工利用檔案編纂圖書、專利、標準、展覽，成果納入職稱評審加分；（4）提案改善：員工提出檔案優(yōu)化建議被采納的，每條獎勵500-2000元。第九章信息化與系統(tǒng)9.1系統(tǒng)架構采用“私有云+微服務+區(qū)塊鏈”架構：私有云保障數(shù)據(jù)主權，微服務實現(xiàn)模塊化升級，區(qū)塊鏈存證哈希值、操作日志、銷毀憑證，確保不可篡改。9.2功能模塊（1）捕獲模塊：支持OA、ERP、PLM、MES、財務、HR、郵件、移動端自動捕獲；（2）檢測模塊：集成殺毒、脫敏、OCR、語音識別、自動分類、相似度比對；（3）審批模塊：圖形化流程引擎，支持會簽、加簽、轉簽、代理、限時審批；（4）存儲模塊：支持對象存儲、分布式文件系統(tǒng)、藍光庫、磁帶庫、云歸檔五級存儲；（5）利用模塊：全文檢索、語義搜索、知識圖譜、智能推薦、可視化分析；（6）審計模塊：實時告警、溯源追蹤、合規(guī)報告、大屏展示。9.3安全策略（1）網(wǎng)絡：系統(tǒng)置于獨立VLAN，邊界部署下一代防火墻、WAF、IPS、沙箱；（2）主機：CentOS最小化安裝，開啟SELinux、AppArmor，基線符合CISLevel2；（3）數(shù)據(jù)：AES256加密存儲，RSA2048加密傳輸，密鑰托管于HSM；（4）備份：3-2-1策略，本地雙副本、異地一份、離線一份，每季度執(zhí)行一次恢復演練；（5）運維：采用DevSecOps，所有變更通過GitLabCI/CD流水線，代碼靜態(tài)掃描、依賴漏洞掃描、鏡像簽名、灰度發(fā)布。第十章培訓與科研10.1培訓體系（1）新員工：入職1周內完成《檔案應知應會》線上課程20學時，考試90分合格；（2）資料員：每年面授2天、線上12學時，涵蓋整理、信息化、安全、法律；（3）領導干部：每年中心組學習安排2小時檔案案例警示；（4）外包人員：入場前簽署《檔案保密承諾書》，完成3小時安全教育。10.2培訓評估采用柯氏四級評估：反應層滿意度≥90%、學習層平均分≥85分、行為層三個月后抽查合格率≥95%、結果層檔案差錯率下降≥20%。10.3科研與標準設立“檔案科研基金”，每年投入50萬元，支持員工申報國家檔案局科技項目、行業(yè)標準、地方標準、團體標準；對獲批項目按1:1配套經(jīng)費；對主導制定國家標準的人員，給予10萬元獎勵，并優(yōu)先推薦政府特殊津貼。第十一章外包與合作11.1外包范圍可外包數(shù)字化掃描、縮微制作、紙質修復、磁帶翻刻、系統(tǒng)運維、災備存儲，不得外包檔案歸屬權、管理權、利用審批權、銷毀決策權。11.2服務商準入（1）資質：具備國家秘密載體印制甲級資質、ISO9001、ISO27001、ISO14001、CMMI3以上；（2）人員：背景審查、無犯罪記錄、簽署保密協(xié)議、購買500萬元責任保險；（3）設備：掃描儀通過國家保密局檢測，硬盤、磁帶、光盤為全新未拆封；（4）現(xiàn)場：安裝全方位監(jiān)控，工作區(qū)與休息區(qū)隔離，禁止手機、U盤、無線設備。11.3合同條款