學(xué)院黨委辦公室會計檔案管理制度第一章總則第一條為落實《會計法》《檔案法》《高等學(xué)校會計制度》及上級主管部門關(guān)于高校會計檔案管理的新規(guī)，學(xué)院黨委辦公室（以下簡稱“黨辦”）結(jié)合內(nèi)部治理扁平化、信息化、績效化要求，制定本制度，用以統(tǒng)一黨辦會計檔案的生成、流轉(zhuǎn)、保管、利用與銷毀全生命周期管理，確保檔案真實、完整、可用、安全，為學(xué)院黨建、巡察、審計、績效評價及歷史研究提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)支撐。第二條本制度所稱會計檔案，是指黨辦在會計核算、預(yù)算管理、資金監(jiān)管、黨費收支、專項經(jīng)費、工會及團(tuán)學(xué)經(jīng)費等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子等各種形式的歷史記錄，包括但不限于會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、銀行對賬單、票據(jù)存根、合同協(xié)議、報銷審批單、資產(chǎn)卡片、系統(tǒng)日志、電子回單、數(shù)據(jù)字典及配套的元數(shù)據(jù)。第三條會計檔案管理實行“黨辦統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、崗位分工負(fù)責(zé)、流程閉環(huán)控制、技術(shù)全程賦能”的原則，堅持紙質(zhì)與電子并重、線上與線下聯(lián)動、常態(tài)與專項結(jié)合，做到歸檔及時、保管安全、查閱便捷、銷毀合規(guī)。第二章組織與職責(zé)第四條黨辦主任是會計檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)把檔案工作納入年度黨建與業(yè)務(wù)同謀劃、同部署、同考核；副主任分管日常運行；指定一名檔案專干（A崗）和一名備崗（B崗），互為AB角，保持崗位延續(xù)性。第五條檔案專干職責(zé)：（一）制定年度歸檔計劃與滾動五年保管期限表，動態(tài)維護(hù)；（二）指導(dǎo)核算、出納、預(yù)算、黨費、工會、采購、資產(chǎn)、信息化等崗位按“誰產(chǎn)生、誰初步整理”原則完成前端預(yù)歸檔；（三）審核檔案的真實、完整、可用、安全“四性”，對不合規(guī)資料一票退回；（四）組織裝訂、編目、蓋騎縫章、貼RFID抗金屬標(biāo)簽、入庫上架、系統(tǒng)著錄、異地備份、定期盤點、開放鑒定、到期鑒定、銷毀監(jiān)銷；（五）對接學(xué)院檔案館、財務(wù)處、審計處、巡察辦、網(wǎng)信辦、保衛(wèi)處，完成數(shù)據(jù)共享、風(fēng)險排查、應(yīng)急演練；（六）每年12月編制《黨辦會計檔案管理質(zhì)量分析報告》，向黨委會專題匯報。第六條各業(yè)務(wù)崗位職責(zé)：（一）核算崗：負(fù)責(zé)原始憑證收集、整理、粘貼、制單、影像掃描、電子憑證鏈上鏈；（二）出納崗：負(fù)責(zé)銀行回單、POS小票、網(wǎng)銀批量支付加密文件、現(xiàn)金盤點表、保險柜錄像截圖；（三）預(yù)算崗：負(fù)責(zé)批復(fù)文件、績效目標(biāo)表、執(zhí)行進(jìn)度表、年中調(diào)整表、績效自評報告；（四）黨費崗：負(fù)責(zé)黨費收據(jù)、組織關(guān)系介紹信、黨費使用審批單、活動清單、影像資料；（五）工會崗：負(fù)責(zé)工會經(jīng)費撥繳款通知書、節(jié)日慰問簽領(lǐng)表、文體活動發(fā)票、固定資產(chǎn)驗收單；（六）信息化崗：負(fù)責(zé)財務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)銀系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)、區(qū)塊鏈存證平臺的用戶權(quán)限、操作日志、數(shù)據(jù)備份、漏洞掃描報告；（七）采購與資產(chǎn)崗：負(fù)責(zé)合同、驗收單、資產(chǎn)卡片、報廢鑒定表、拍賣記錄；（八）以上崗位須在業(yè)務(wù)辦結(jié)后三個工作日內(nèi)完成預(yù)歸檔，并對電子文件實施哈希值固化。第三章歸檔范圍與保管期限第七條采用“正面清單+負(fù)面清單”模式，凡屬以下類別無論金額大小一律歸檔：（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、更正憑證、調(diào)賬憑證、沖銷憑證、電子憑證及附件；（二）會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、黨費賬、工會賬、項目賬、備查簿；（三）財務(wù)報告類：月度快報、季度分析、年度決算、政府財務(wù)報告、部門綜合財務(wù)報告、績效評價報告、內(nèi)部管理報表；（四）銀行類：開戶許可證、印鑒卡、銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表、網(wǎng)銀U盾領(lǐng)用單、凍結(jié)與解凍通知書；（五）票據(jù)類：財政票據(jù)、稅務(wù)發(fā)票、捐贈票據(jù)、黨費收據(jù)、工會經(jīng)費票據(jù)、電子發(fā)票版式文件、發(fā)票真?zhèn)握J(rèn)證截圖；（六）合同類：經(jīng)濟(jì)合同、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議、糾紛調(diào)解書、律師函；（七）資產(chǎn)類：資產(chǎn)卡片、驗收單、調(diào)撥單、報廢單、拍賣成交確認(rèn)書、損失責(zé)任認(rèn)定書；（八）其他類：審計報告、巡察底稿、整改報告、內(nèi)控評價、風(fēng)險評估、系統(tǒng)升級日志、應(yīng)急預(yù)案演練記錄。第八條保管期限執(zhí)行“1+3+5+10+永久”階梯：（一）10年：月度快報、季度分析、內(nèi)部管理報表、POS小票、POS日結(jié)單；（二）30年：原始憑證、記賬憑證、銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表、票據(jù)存根、合同協(xié)議、資產(chǎn)卡片、系統(tǒng)日志；（三）永久：年度決算、政府財務(wù)報告、績效評價報告、重要合同、重大資產(chǎn)處置、歷史沿革賬簿、審計及巡察結(jié)論性文件；（四）黨費、工會經(jīng)費賬簿及憑證永久保存；（五）電子檔案與其紙質(zhì)副本保管期限一致，異地容災(zāi)備份永久在線。第四章整理與裝訂第九條紙質(zhì)檔案整理執(zhí)行“九步法”：（一）分揀：按業(yè)務(wù)、年度、月份、項目、幣種五維分揀；（二）修補(bǔ)：對破損、皺折、熱敏紙采用冷裱膜、無酸紙修補(bǔ)；（三）排序：原始憑證在前、記賬憑證在后，附件順序與憑證號一致；（四）編碼：統(tǒng)一使用碳素墨水手寫頁碼，奇數(shù)頁右下角、偶數(shù)頁左下角；（五）打碼：使用激光打碼機(jī)在封面、脊背、封底打印二維碼，含年度、類別、盒號、密級；（六）裝訂：采用不銹鋼訂書釘左側(cè)雙釘法，釘腳不超過2cm，封面采用230g牛皮紙，脊背厚度超過4cm時分冊；（七）蓋章：加蓋騎縫章、歸檔章、黨辦公章、檔案專干私章；（八）貼簽：植入RFID抗金屬標(biāo)簽，寫入128位加密編碼，與系統(tǒng)著錄號綁定；（九）上架：依據(jù)“年度—類別—盒號”三維定位，密集架每層貼色標(biāo)，年度換色，便于盲取。第十條電子檔案整理執(zhí)行“七步閉環(huán)”：（一）捕獲：通過接口自動抓取ERP、網(wǎng)銀、報銷、發(fā)票驗真平臺數(shù)據(jù)；（二）封裝：按DA/T48-2020標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件封裝包，含XML元數(shù)據(jù)、PDF正文、簽名值、時間戳；（三）校驗：采用SM3哈希校驗，值寫入?yún)^(qū)塊鏈存證合約；（四）命名：文件名=“年度+資金性質(zhì)+檔案類別+順序號+保管期限+密級”，示例：2024_黨費_憑證_0001_永久_內(nèi)部；（五）轉(zhuǎn)換：PDF/A-2b格式，分辨率300dpi，雙層PDF可全文檢索；（六）備份：本地雙副本+同城異質(zhì)+異地云災(zāi)備，RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘；（七）遷移：每四年進(jìn)行一次格式遷移，遷移前后雙套校驗，出具遷移報告。第五章庫房與設(shè)施第十一條黨辦設(shè)獨立會計檔案庫房，面積不小于30㎡，荷載≥12kN/㎡，防火等級一級，抗震烈度按校區(qū)提升一度設(shè)防；第十二條配置恒溫恒濕系統(tǒng)，溫度14℃—24℃，相對濕度45%—60%，日波動≤±2℃、±5%RH；第十三條采用IG541潔凈氣體滅火，煙感、溫感、極早期吸氣式三重報警；第十四條庫房雙門禁，人臉識別+動態(tài)密碼，進(jìn)出日志實時推送保衛(wèi)處；第十五條密集架帶紅外對射防擠壓、停電手動搖開功能，每層安裝LED燈帶，人走燈滅；第十六條配置防磁柜、防光密閉抽屜、防酸無氧箱，用于存放光盤、硬盤、磁帶、膠片；第十七條每季度進(jìn)行一次七防檢查：防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光；第十八條建立24小時視頻監(jiān)控，錄像保存90天，關(guān)鍵節(jié)點截圖打印歸入《庫房巡檢冊》。第六章系統(tǒng)與數(shù)據(jù)第十九條采用“電子檔案管理系統(tǒng)（EAMS）+區(qū)塊鏈存證+OCR全文檢索+RFID智能定位”四位一體架構(gòu)；第二十條系統(tǒng)功能：（一）流程引擎：自定義歸檔、借閱、鑒定、銷毀流程，節(jié)點責(zé)任到人；（二）四性檢測：真實、完整、可用、安全自動打分，低于90分自動預(yù)警；（三）智能推薦：利用NLP技術(shù)，根據(jù)用戶輸入關(guān)鍵詞推薦關(guān)聯(lián)憑證、合同、資產(chǎn)卡片；（四）權(quán)限矩陣：采用RBAC+數(shù)據(jù)脫敏，敏感字段自動打碼；（五）日志審計：用戶、IP、操作、時長、結(jié)果五要素全程留痕，防篡改；（六）數(shù)據(jù)可視化：動態(tài)生成保管期限餅圖、借閱熱力圖、庫存趨勢折線圖；（七）移動端：支持手機(jī)掃碼定位、在線申請、遠(yuǎn)程授權(quán)、數(shù)字水印拍照回傳。第二十一條每日零時自動執(zhí)行差異備份，每月首日執(zhí)行完整備份，每年6月30日、12月31日執(zhí)行歸檔級離線備份，備份介質(zhì)采用檔案級藍(lán)光光盤，壽命≥50年；第二十二條系統(tǒng)升級、補(bǔ)丁、遷移前必須做全量邏輯備份，出具《系統(tǒng)變更檔案風(fēng)險評估報告》，經(jīng)黨辦主任、網(wǎng)信辦、保衛(wèi)處三方會簽后方可實施；第二十三條建立電子檔案災(zāi)難恢復(fù)演練制度，每年至少一次模擬火災(zāi)、勒索病毒、人為誤刪場景，確保30分鐘內(nèi)恢復(fù)核心業(yè)務(wù)。第七章借閱與利用第二十四條借閱分內(nèi)部借閱、外部協(xié)查、社會公開三級；第二十五條內(nèi)部借閱：（一）申請人通過EAMS提交《會計檔案借閱申請單》，注明用途、密級、頁數(shù)、借閱時長；（二）部門負(fù)責(zé)人、保密員、檔案專干三級審批，涉密檔案增加黨辦主任審批；（三）庫房管理員掃碼出庫，RFID通道門自動識別，未授權(quán)帶出觸發(fā)聲光報警；（四）借閱時限不超過10個工作日，到期前系統(tǒng)短信提醒，超期每日按0.5分計入部門年度考核；（五）歸還時執(zhí)行“五查”：查數(shù)量、查完整性、查污損、查涂改、查泄密，發(fā)現(xiàn)問題立即啟動追責(zé)。第二十六條外部協(xié)查：（一）法院、檢察院、公安機(jī)關(guān)、紀(jì)委監(jiān)委、審計、巡察、財政部門持正式介紹信及兩名以上工作人員證件，經(jīng)學(xué)院保密辦、黨辦、保衛(wèi)處三方核驗，由檔案專干全程陪同查閱；（二）提供復(fù)制件，加蓋“與原件一致”章，電子文件添加水印“外部協(xié)查+時間+用途”；（三）原件原則上不外借，確需外借的，須報學(xué)院黨委常委會審批，并采用RFID定位封條箱，加裝一次性防拆鎖；（四）歸還時由檔案專干與借閱方共同拆封、錄像、清點、簽字。第二十七條社會公開：（一）按《高等學(xué)校信息公開辦法》要求，已脫密且不涉及個人隱私的會計信息，經(jīng)黨辦、宣傳部、法務(wù)辦聯(lián)合審查后，在學(xué)院官網(wǎng)“預(yù)決算公開”專欄發(fā)布；（二）發(fā)布格式為PDF/A，屏蔽銀行賬號、身份證號、手機(jī)號、簽名章；（三）發(fā)布后10年內(nèi)不得刪除，系統(tǒng)記錄下載IP、時間、文件名，以備倒查。第八章鑒定與銷毀第二十八條建立“年度例行+到期批量+專項應(yīng)急”三種鑒定機(jī)制；第二十九條年度例行：每年1月對上年度新增檔案進(jìn)行開放鑒定，劃分控制使用、內(nèi)部使用、開放使用三類；第三十條到期批量：（一）檔案專干提前6個月梳理到期清單，在EAMS公示7個工作日；（二）成立鑒定小組：黨辦、財務(wù)處、審計處、檔案館、工會、法律顧問六方參與；（三）對仍有價值檔案，重新劃定保管期限并生成《延長保管期限通知書》；（四）對確無保存價值檔案，編制《會計檔案銷毀清冊》，逐頁編號，含年度、類別、起止日期、數(shù)量、鑒定理由；（五）銷毀清冊經(jīng)黨委會審議、院長辦公會批準(zhǔn)，報上級主管部門備案；（六）銷毀采用碎漿+焚燒雙工藝，全程錄像，監(jiān)銷人不少于三人，其中一名紀(jì)檢委員；（七）銷毀后出具《會計檔案銷毀報告》，含銷毀日期、地點、方式、數(shù)量、監(jiān)銷人簽字、錄像文件名，永久保存。第九章安全與保密第三十一條密級劃分：（一）絕密：涉及國家教育考試專項資金、重大科研軍工項目、未公開捐贈協(xié)議；（二）機(jī)密：涉及學(xué)院重大投融資、土地置換、訴訟仲裁、重要人事薪酬；（三）秘密：涉及一般性黨費、工會慰問、未公開績效分配方案；（四）內(nèi)部：涉及日常報銷、差旅、會議、培訓(xùn)；（五）公開：已脫密并主動公開的預(yù)決算信息。第三十二條涉密檔案實行“雙人雙鎖”“專柜專架”“專機(jī)專網(wǎng)”，嚴(yán)禁在外網(wǎng)計算機(jī)打開；第三十三條檔案專干及涉密崗位須簽訂《保密責(zé)任書》，離崗時進(jìn)行脫密審計，收回全部權(quán)限、U盾、門禁卡；第三十四條發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、泄密，立即啟動《檔案安全事件應(yīng)急預(yù)案》，2小時內(nèi)口頭報告學(xué)院黨委、24小時內(nèi)書面報告上級主管部門，72小時內(nèi)提交事件調(diào)查報告及整改方案；第三十五條對違反規(guī)定造成檔案缺失、信息泄露的，依據(jù)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》及學(xué)院內(nèi)部紀(jì)律，視情節(jié)給予警告、記過、降低崗位等級、解除聘用合同，涉嫌犯罪的移送司法機(jī)關(guān)。第十章監(jiān)督與考核第三十六條建立“月度自查、季度抽查、年度考評、任期審計”四級監(jiān)督；第三十七條月度自查：檔案專干對照《會計檔案質(zhì)量控制清單》100項指標(biāo)逐項打分，低于95分立即整改；第三十八條季度抽查：學(xué)院檔案館、審計處、網(wǎng)信辦聯(lián)合隨機(jī)抽取10%盒號，重點檢查四性檢測、備份恢復(fù)、RFID定位、借閱歸還、密級管控；第三十九條年度考評：（一）設(shè)定“歸檔及時率、完整率、準(zhǔn)確率、借閱滿意率、安全事故率”五項KPI；（二）歸檔及時率=按期歸檔盒數(shù)/應(yīng)歸檔盒數(shù)×100%，目標(biāo)≥98%；（三）完整率=抽查頁數(shù)/應(yīng)歸檔頁數(shù)×100%，目標(biāo)≥99%；（四）準(zhǔn)確率=系統(tǒng)著錄正確字段數(shù)/總字段數(shù)×100%，目標(biāo)≥99.5%；（五）借閱滿意率=滿意票數(shù)/有效問卷數(shù)×100%，目標(biāo)≥95%；（六）安全事故率=0，實行一票否決；（七）考核結(jié)果與部門績效、個人評優(yōu)、職稱評審、年終獎金掛鉤。第四十條任期審計：學(xué)院黨委書記離任、黨辦主任輪崗時，由上級審計機(jī)關(guān)對會計檔案管理進(jìn)行專項經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計，審計報告歸入干部人事檔案。第十一章培訓(xùn)與科研第四十一條建立“黨辦會計檔案學(xué)堂”，每年舉辦不少于兩次專題培訓(xùn)，邀請檔案館、財政廳、審計廳、高校同行專家授課；第四十二條培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋：最新政策解讀、電子檔案標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)塊鏈存證實操、OCR+AI質(zhì)檢、災(zāi)難恢復(fù)演練、保密案例警示；第四十三條建