環(huán)保檔案管理制度第一章總則1.1為落實(shí)國(guó)家“雙碳”戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)企業(yè)環(huán)境信息可追溯、可核查、可共享，特制定本制度。1.2本制度所稱環(huán)保檔案，系指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)、污染治理、清潔生產(chǎn)、應(yīng)急演練、碳排放、環(huán)境審計(jì)等活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同載體文件。1.3環(huán)保檔案管理遵循“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)歸檔，誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，實(shí)行“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理、全程控制、動(dòng)態(tài)更新”的運(yùn)行機(jī)制。1.4本制度適用于公司總部、各分（子）公司、項(xiàng)目部、實(shí)驗(yàn)室、倉(cāng)庫(kù)、碼頭、礦山、加油站等全部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單元，以及為公司提供環(huán)保技術(shù)服務(wù)的第三方機(jī)構(gòu)。第二章管理職責(zé)2.1董事會(huì)：將環(huán)保檔案管理納入ESG考核體系，對(duì)重大環(huán)境信息披露負(fù)最終責(zé)任。2.2環(huán)保總監(jiān)：設(shè)立環(huán)保檔案管理KPI，每季度向董事會(huì)提交《環(huán)境信息完整性報(bào)告》。2.3環(huán)保檔案室（以下簡(jiǎn)稱“檔案室”）：實(shí)體與電子雙軌運(yùn)行，配備恒溫恒濕、七氟丙烷滅火、視頻監(jiān)控、門(mén)禁識(shí)別、防磁柜等設(shè)施，7×24小時(shí)值守。2.4各部門(mén)環(huán)保聯(lián)絡(luò)員：負(fù)責(zé)本部門(mén)環(huán)保文件日常收集、預(yù)立卷、元數(shù)據(jù)標(biāo)引、敏感信息脫密，并在48小時(shí)內(nèi)移交檔案室。2.5信息技術(shù)部：負(fù)責(zé)環(huán)保檔案管理系統(tǒng)（EDAMS）開(kāi)發(fā)維護(hù)，采用國(guó)密SM4加密、區(qū)塊鏈哈希上鏈、異地容災(zāi)、雙因子登錄，確保數(shù)據(jù)不可篡改。2.6內(nèi)審部：每年開(kāi)展一次環(huán)保檔案專項(xiàng)審計(jì)，抽樣率不低于15%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即啟動(dòng)問(wèn)責(zé)。第三章文件范圍與保管期限表3.1環(huán)境影響評(píng)價(jià)類：包括環(huán)評(píng)報(bào)告書(shū)、批復(fù)、公參材料、技術(shù)評(píng)估意見(jiàn)、后評(píng)價(jià)報(bào)告，永久保存。3.2排污許可類：包括申請(qǐng)材料、核發(fā)文件、執(zhí)行報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、變更記錄，保存至設(shè)施拆除后十年。3.3污染防治設(shè)施運(yùn)行類：包括CEMS、DCS、PLC原始數(shù)據(jù)、運(yùn)行臺(tái)賬、藥劑投加記錄、第三方運(yùn)維合同，保存十年。3.4環(huán)境檢測(cè)類：包括廢水、廢氣、噪聲、固廢、地下水、土壤、二噁英、VOCs指紋譜圖，原始記錄保存十年，譜圖數(shù)據(jù)永久保存。3.5碳排放類：包括排放報(bào)告、核查意見(jiàn)、補(bǔ)充數(shù)據(jù)表、煤質(zhì)分析、低位發(fā)熱量原始記錄、碳配額交易憑證，保存至排放設(shè)施報(bào)廢后十年。3.6環(huán)境應(yīng)急類：包括風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案、演練視頻、物資清單、事后總結(jié)、政府備案回執(zhí)，保存十年。3.7清潔生產(chǎn)審核類：包括審核報(bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)、中高費(fèi)方案實(shí)施憑證、節(jié)能量確認(rèn)表，保存十年。3.8環(huán)境違法與糾紛類：包括行政處罰決定書(shū)、整改報(bào)告、聽(tīng)證筆錄、司法判決、調(diào)解協(xié)議，永久保存。3.9環(huán)保投入與效益類：包括投資臺(tái)賬、減排量核定、環(huán)境稅繳納、綠色信貸合同、碳資產(chǎn)交易流水，保存十年。3.10其他：包括環(huán)保培訓(xùn)簽到、綠色供應(yīng)鏈評(píng)審、環(huán)保榮譽(yù)、媒體采訪記錄，保存五年。第四章收集與預(yù)立卷4.1文件生成瞬間即納入管控：所有在線監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)通過(guò)MQTT協(xié)議直傳EDAMS，自動(dòng)加蓋時(shí)間戳；紙質(zhì)文件統(tǒng)一使用“環(huán)保檔案專用水印紙”，印有不可見(jiàn)熒光纖維與唯一二維碼。4.2預(yù)立卷實(shí)行“十要素”原則：題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、載體、密級(jí)、保管期限、檔號(hào)、關(guān)鍵詞、哈希值，缺一項(xiàng)系統(tǒng)拒絕歸檔。4.3對(duì)外接收文件須進(jìn)行“四性檢測(cè)”：真實(shí)性（公章核驗(yàn)）、完整性（頁(yè)碼連續(xù)）、有效性（在有效期內(nèi)）、無(wú)毒性（PDF惡意代碼掃描）。4.4現(xiàn)場(chǎng)拍攝照片必須開(kāi)啟GPS、北斗雙定位，自動(dòng)寫(xiě)入經(jīng)緯度、海拔、方位角、拍攝人、設(shè)備編號(hào)，禁止后期PS，系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)像素哈希。第五章分類與編碼5.1采用“6段式”檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)—年度—類目號(hào)—保管期限號(hào)—機(jī)構(gòu)號(hào)—件號(hào)，共24位，確保全國(guó)唯一。5.2類目號(hào)設(shè)置：1環(huán)評(píng)、2排污許可、3監(jiān)測(cè)、4治理設(shè)施、5碳排放、6應(yīng)急、7清潔生產(chǎn)、8違法糾紛、9投入效益、0其他，下設(shè)四位細(xì)目。5.3電子文件命名：檔號(hào)_版本號(hào)_密級(jí)_生成時(shí)間（YYYYMMDDHHMMSS），版本號(hào)從V1.0開(kāi)始，每次修訂迭代0.1。5.4紙質(zhì)檔案在脊背粘貼RFID標(biāo)簽，寫(xiě)入檔號(hào)與超高頻碼，實(shí)現(xiàn)手持終端一秒盤(pán)點(diǎn)1000份。第六章整理與裝訂6.1紙質(zhì)文件采用“三點(diǎn)一線”不銹鋼釘裝訂，釘腳不超過(guò)15mm，避免腐蝕；大于A3幅面的折疊成A4，留出裝訂邊25mm。6.2熱敏紙須先進(jìn)行冷裱處理，使用PET保護(hù)膜，防止字跡擴(kuò)散；藍(lán)圖采用無(wú)氨熏圖，PH值控制在7.5—8.5。6.3電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)為PDF/A-2b格式，分辨率≥300dpi，嵌入國(guó)密SM2數(shù)字簽名；原始CAD、Excel、JSON一并打包成ZIP，使用AES256加密。6.4聲像檔案：錄音采用WAV48kHz/24bit，視頻采用MP4H.2651080P，碼流≥8Mbps，首幀嵌入可見(jiàn)水印，關(guān)鍵幀提取間隔≤10秒。第七章鑒定與銷毀7.1成立由環(huán)保、法務(wù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢五部門(mén)組成的鑒定小組，采用“雙隨機(jī)”方式抽取待鑒定檔案，逐份填寫(xiě)《環(huán)保檔案鑒定表》。7.2銷毀實(shí)行“雙鑰匙”制度：檔案室負(fù)責(zé)人與紀(jì)檢人員各持一把，同時(shí)在視頻監(jiān)控下送入碎紙機(jī)，碎紙尺寸≤2×4mm，并噴灑藍(lán)色染色劑。7.3電子檔案銷毀：先進(jìn)行三次隨機(jī)復(fù)寫(xiě)，再執(zhí)行DoD5220.22-M標(biāo)準(zhǔn)，最后由區(qū)塊鏈發(fā)起“銷毀交易”，寫(xiě)入“此文件已物理銷毀”哈希，終身不可讀取。7.4銷毀清冊(cè)永久保存，包括原檔號(hào)、題名、銷毀原因、銷毀人、監(jiān)銷人、視頻文件名、區(qū)塊鏈交易ID。第八章保管與庫(kù)房管理8.1紙質(zhì)庫(kù)房荷載≥12kN/m2，采用密集架，軌道預(yù)埋防震墊，地面鋪設(shè)導(dǎo)電地板，靜電泄放電阻1×10?—1×10?Ω。8.2溫濕度：冬季14—16℃、夏季24—26℃，相對(duì)濕度45—55%，日波動(dòng)≤±2℃，濕波動(dòng)≤±3%，由EMS系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)精密空調(diào)、除濕加濕一體機(jī)。8.3氣體滅火：采用七氟丙烷管網(wǎng)式，噴放時(shí)間≤8s，浸漬時(shí)間≥10min，滅火濃度8%，預(yù)留2個(gè)備用鋼瓶。8.4庫(kù)房入口設(shè)置360°虹膜識(shí)別+IC卡雙因子，非法闖入3秒內(nèi)觸發(fā)110聯(lián)網(wǎng)報(bào)警；內(nèi)部安裝紅外對(duì)射，每0.5秒巡檢一次。8.5每月進(jìn)行一次紫外線殺菌，波長(zhǎng)253.7nm，照射30min，殺滅霉菌孢子；每季度投放一次樟木塊，防蟲(chóng)蛀。第九章利用與借閱9.1內(nèi)部員工通過(guò)OA發(fā)起申請(qǐng)，系統(tǒng)根據(jù)密級(jí)與崗位職責(zé)自動(dòng)匹配權(quán)限，一級(jí)機(jī)密及以下2小時(shí)自動(dòng)審批，絕密需環(huán)保總監(jiān)書(shū)面簽字。9.2借閱時(shí)間：普通文件5個(gè)工作日，機(jī)密文件3日，絕密文件當(dāng)日歸還；確需延期，須說(shuō)明理由并二次審批。9.3借閱人在檔案室高清拍攝區(qū)閱覽，禁止攜帶手機(jī)、U盤(pán)、相機(jī)；系統(tǒng)提供“閱后即焚”電子水印，屏幕每30秒閃爍一次借閱人姓名。9.4外部單位借閱：須出具單位介紹信、經(jīng)辦人身份證、保密承諾書(shū)，簽訂《環(huán)保檔案利用協(xié)議》，繳納每頁(yè)2元使用費(fèi)，押金1000元。9.5利用效果跟蹤：系統(tǒng)隨機(jī)推送5道知識(shí)問(wèn)答，借閱人須答對(duì)4道方可退出，確保真正閱覽。第十章統(tǒng)計(jì)與年報(bào)10.1檔案室每月5日前生成《環(huán)保檔案管理月報(bào)》，包括收集量、利用率、鑒定量、銷毀量、故障次數(shù)、培訓(xùn)人次。10.2每年1月編制《環(huán)保檔案管理年報(bào)》，提交生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)備案，內(nèi)容包括檔案總量、電子率、減排支撐證據(jù)、碳核查佐證、違法糾紛憑證。10.3統(tǒng)計(jì)指標(biāo)：a)歸檔及時(shí)率≥98%；b)電子檔案可讀取率100%；c)庫(kù)房溫濕度達(dá)標(biāo)率≥99%；d)借閱差錯(cuò)率≤0.1%；e)鑒定銷毀差錯(cuò)率為0。第十一章信息化與區(qū)塊鏈11.1采用“私有鏈+側(cè)鏈”架構(gòu)，主鏈存哈希，側(cè)鏈存原文件索引，TPS≥5000，支持國(guó)密算法。11.2智能合約：文件超過(guò)保管期限自動(dòng)觸發(fā)鑒定提醒；借閱到期未還自動(dòng)發(fā)送催還郵件并凍結(jié)賬號(hào)。11.3與生態(tài)環(huán)境部“全國(guó)排污許可證管理信息平臺(tái)”對(duì)接，通過(guò)RESTfulAPI實(shí)現(xiàn)排污執(zhí)行報(bào)告一鍵推送，回執(zhí)寫(xiě)入?yún)^(qū)塊鏈。11.4采用IPFS分布式存儲(chǔ)，文件切片加密后存儲(chǔ)于至少5個(gè)節(jié)點(diǎn)，任意2個(gè)節(jié)點(diǎn)宕機(jī)仍可完整恢復(fù)。第十二章安全與保密12.1密級(jí)劃分：公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密五級(jí)，絕密文件實(shí)行“雙人雙鎖”，使用一次性鉛封。12.2傳輸加密：采用TLS1.3，證書(shū)算法SM2-with-SM3，密鑰長(zhǎng)度256位，握手時(shí)間≤300ms。12.3審計(jì)日志：記錄登錄、查詢、下載、修改、刪除、打印、截屏、拍照等12類動(dòng)作，保存期限≥15年。12.4離職人員：賬號(hào)立即停用，15分鐘內(nèi)強(qiáng)制下線，30天內(nèi)移交全部電子文件，由紀(jì)檢、環(huán)保、IT三方共同監(jiān)交。第十三章應(yīng)急預(yù)案13.1火災(zāi)：?jiǎn)?dòng)七氟丙烷滅火，同時(shí)撥打119，檔案室負(fù)責(zé)人在3分鐘內(nèi)攜帶應(yīng)急硬盤(pán)撤離至50米外防火箱。13.2水災(zāi)：庫(kù)房地面設(shè)置5cm高不銹鋼擋水檻，排水溝直連事故池，配置2臺(tái)380V潛水泵，流量≥50m3/h。13.3網(wǎng)絡(luò)攻擊：發(fā)現(xiàn)異常流量立即切斷VPN，啟用備用鏈路，啟動(dòng)“黑匣子”模式，將攻擊包鏡像保存至司法服務(wù)器。13.4疫情：庫(kù)房實(shí)行AB角輪班，交接使用一次性密封袋，紫外線照射+75%酒精雙重消毒，確保檔案不受污染。第十四章培訓(xùn)與考核14.1新員工入職3日內(nèi)完成《環(huán)保檔案管理》e-learning，共8學(xué)時(shí)，80分合格，未通過(guò)者禁止操作EDAMS。14.2每年組織一次“檔案守護(hù)杯”競(jìng)賽，設(shè)理論筆試、實(shí)操排架、系統(tǒng)檢索、滅火演練四個(gè)模塊，前三名獎(jiǎng)勵(lì)2000元。14.3考核指標(biāo)與績(jī)效掛鉤：歸檔及時(shí)率每下降1%，扣減部門(mén)績(jī)效0.5分；出現(xiàn)泄密事件，一票否決，全年績(jī)效歸零。第十五章監(jiān)督與問(wèn)責(zé)15.1建立“紅黃牌”機(jī)制：首次違規(guī)黃牌警告，二次違規(guī)紅牌停職，三次違規(guī)解除勞動(dòng)合同并列入行業(yè)黑名單。15.2對(duì)因檔案缺失導(dǎo)致政府處罰的，按罰款額10%追究責(zé)任人，上限50萬(wàn)元；情節(jié)嚴(yán)重者移交司法機(jī)關(guān)。15.3設(shè)立舉報(bào)郵箱與加密電話，舉報(bào)人信息采用SHA256加密，查實(shí)后給予罰款金額20%獎(jiǎng)勵(lì)，最低5000元。第十六章持續(xù)改進(jìn)16.1每年管理評(píng)審輸入包括：政