物流公司發(fā)貨管理辦法一、目的為規(guī)范本物流公司發(fā)貨流程，確保貨物準確、及時、安全地發(fā)運，提高客戶滿意度，加強公司內(nèi)部管理，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于本物流公司所有發(fā)貨相關業(yè)務及操作環(huán)節(jié)涉及的部門和人員，包括但不限于倉儲部門、調(diào)度部門、運輸部門以及相關業(yè)務對接人員等。三、職責分工（一）業(yè)務受理部門1.負責接收客戶發(fā)貨需求，詳細記錄客戶發(fā)貨信息，如發(fā)貨人、收貨人、貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、發(fā)貨及收貨地址、要求發(fā)貨時間等，并與客戶核對確認無誤。2.根據(jù)貨物特性及客戶要求，為客戶提供合適的物流服務方案建議，包括運輸方式（公路、鐵路、航空等）、包裝要求等，與客戶協(xié)商確定最終物流方案后，生成發(fā)貨訂單并流轉(zhuǎn)至倉儲部門。（二）倉儲部門1.收到發(fā)貨訂單后，按照訂單要求對貨物進行分揀、清點、核對，確保貨物數(shù)量、規(guī)格等與訂單信息一致。如發(fā)現(xiàn)不符，及時與業(yè)務受理部門及客戶溝通解決。2.負責對貨物進行合理包裝，根據(jù)貨物性質(zhì)選用合適的包裝材料，確保貨物在運輸過程中不受損壞，并在包裝上張貼清晰的貨物標識標簽，注明貨物相關重要信息，如名稱、收發(fā)地址等。3.按照調(diào)度安排，將包裝好的貨物搬運至指定發(fā)貨區(qū)域，與運輸部門做好貨物交接工作，填寫詳細的貨物交接清單，明確交接貨物的詳細情況及責任劃分。（三）調(diào)度部門1.根據(jù)發(fā)貨訂單信息、貨物情況以及運輸資源狀況，合理安排運輸車輛、司機以及運輸路線等。2.協(xié)調(diào)倉儲部門與運輸部門之間的工作銜接，確保貨物按時進入發(fā)貨流程，并對整個發(fā)貨環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控，及時處理出現(xiàn)的各類突發(fā)情況，如車輛故障、交通擁堵等，保障發(fā)貨進度不受影響。3.負責與外部合作運輸單位（如有）進行溝通協(xié)調(diào)，確保其嚴格按照公司要求執(zhí)行運輸任務，對合作單位的運輸服務質(zhì)量進行監(jiān)督考核。（四）運輸部門1.運輸司機在接到運輸任務后，提前到達指定發(fā)貨區(qū)域，與倉儲部門人員仔細核對貨物交接清單，對貨物外觀、數(shù)量等進行檢查，確認無誤后簽字接收貨物，并將貨物安全裝載至運輸車輛上，按照規(guī)定的運輸路線和要求及時發(fā)運。2.在運輸過程中，司機要保持與調(diào)度部門的密切聯(lián)系，及時匯報運輸進展及遇到的問題，如惡劣天氣、道路臨時管制等情況，嚴格遵守交通法規(guī)及公司運輸安全相關規(guī)定，確保貨物安全抵達目的地。3.貨物到達收貨地后，按照收貨要求與收貨方完成貨物交接工作，要求收貨方在相關收貨憑證上簽字確認，并將收貨憑證及時反饋回公司存檔。四、發(fā)貨流程（一）訂單生成業(yè)務受理部門在接到客戶發(fā)貨請求后，1個工作日內(nèi)完成與客戶的溝通、物流方案確定及發(fā)貨訂單的準確生成，并將訂單推送至倉儲部門。（二）貨物準備1.倉儲部門在收到訂單后，2小時內(nèi)啟動貨物分揀、核對工作，對于常規(guī)貨物，需在4小時內(nèi)完成包裝并搬運至發(fā)貨區(qū)域；對于特殊貨物（需特殊包裝、處理等），應根據(jù)實際情況在與客戶約定的時間內(nèi)完成準備工作，并告知調(diào)度部門。2.在貨物準備過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物有損壞、數(shù)量短缺等異常情況，倉儲部門需在發(fā)現(xiàn)后的30分鐘內(nèi)通知業(yè)務受理部門，由業(yè)務受理部門與客戶溝通解決方案，同時暫停該貨物的發(fā)貨流程，直至問題解決。（三）運輸安排1.調(diào)度部門在接到倉儲部門貨物準備就緒的通知后，30分鐘內(nèi)完成運輸車輛、司機的調(diào)配及運輸路線的規(guī)劃，并將安排情況通知運輸部門和倉儲部門。2.對于臨時增加或變更的發(fā)貨任務，調(diào)度部門應在接到通知后的1小時內(nèi)重新進行運輸資源的合理調(diào)配，確保發(fā)貨不受較大影響。（四）貨物交接與發(fā)運1.運輸司機到達發(fā)貨區(qū)域后，與倉儲部門人員在30分鐘內(nèi)完成貨物交接工作，交接完成后立即出發(fā)進行貨物運輸。2.在發(fā)運時，運輸車輛需確保載貨合規(guī)，嚴格按照載重、體積等限制要求裝載貨物，避免出現(xiàn)超載、超高、超寬等違規(guī)情況，確保運輸安全。（五）運輸跟蹤與反饋1.運輸部門在貨物運輸過程中，每2小時向調(diào)度部門匯報一次運輸位置及貨物狀態(tài)情況，遇到緊急情況需立即匯報。2.調(diào)度部門根據(jù)運輸部門反饋信息，及時調(diào)整應對策略，并在必要時將相關情況告知業(yè)務受理部門及客戶，確保各方對貨物運輸情況實時掌握。（六）貨物送達與簽收1.貨物到達收貨地址后，運輸司機應在30分鐘內(nèi)聯(lián)系收貨方進行貨物交接，按照收貨方要求完成卸貨，并與收貨方共同核對貨物數(shù)量、質(zhì)量等情況，確認無誤后，要求收貨方在收貨憑證上簽字確認。2.運輸司機在完成簽收后的1小時內(nèi)，將收貨憑證拍照或掃描發(fā)送回公司調(diào)度部門，調(diào)度部門負責將相關資料整理歸檔，并通知業(yè)務受理部門告知客戶貨物已成功送達。五、異常處理（一）貨物丟失或損壞1.若在發(fā)貨前發(fā)現(xiàn)貨物丟失或損壞，倉儲部門應立即查找原因，如屬內(nèi)部管理問題，追究相關責任人責任，并及時補貨或重新包裝等確保發(fā)貨不受影響；如因客戶提供貨物本身問題，需及時與客戶溝通，協(xié)商解決辦法。2.在運輸過程中出現(xiàn)貨物丟失或損壞情況，運輸部門應第一時間保護現(xiàn)場（如有可能），向調(diào)度部門報告詳細情況，并配合相關部門（如保險公司、警方等，根據(jù)實際情況）進行調(diào)查處理，同時調(diào)度部門要及時調(diào)整運輸安排，盡快補發(fā)貨物給客戶，減少客戶損失。（二）運輸延誤1.因不可預見因素（如自然災害、政府管制等）導致運輸延誤的，運輸部門需及時向調(diào)度部門匯報，調(diào)度部門應在30分鐘內(nèi)通知業(yè)務受理部門，由業(yè)務受理部門與客戶溝通解釋，并根據(jù)實際情況協(xié)商調(diào)整收貨時間等安排。2.若因公司內(nèi)部原因（如車輛故障維修不及時、調(diào)度失誤等）造成運輸延誤，追究相關責任部門及人員責任，并采取應急措施，如調(diào)配其他車輛接力運輸?shù)龋M量縮短延誤時間，同時對客戶作出相應補償（如按照合同約定支付違約金等）。（三）收貨方拒收1.遇到收貨方拒收貨物的情況，運輸部門需了解拒收原因，如因貨物包裝、數(shù)量、質(zhì)量等不符合要求，及時向調(diào)度部門反饋，調(diào)度部門通知倉儲部門及業(yè)務受理部門共同商討解決方案，如補貨、換貨、重新包裝等，并與客戶及收貨方進一步溝通協(xié)調(diào)，爭取盡快解決問題完成收貨。2.若因收貨方自身原因（如無正當理由等）拒收貨物，業(yè)務受理部門需依據(jù)合同約定與客戶及收貨方進行溝通處理，必要時通過法律途徑維護公司權益，同時調(diào)度部門安排將貨物妥善暫存或運回公司指定倉庫保管。六、文檔管理1.業(yè)務受理部門需對每一筆發(fā)貨業(yè)務的客戶需求信息、物流方案等相關資料進行整理歸檔，建立電子及紙質(zhì)檔案，保存期限不少于3年。2.倉儲部門的貨物交接清單、包裝記錄等資料應及時歸檔，按日期、發(fā)貨單號等分類管理，保存期限同樣不少于3年，以便后續(xù)查詢和追溯貨物處理情況。3.調(diào)度部門的運輸安排記錄、與外部合作單位溝通記錄以及運輸過程中的各類監(jiān)控信息、反饋記錄等都要妥善保存，保存期限為3年以上，用于分析運輸效率、處理糾紛等用途。4.運輸部門的運輸憑證（包括收貨方簽收憑證）、運輸日志等資料在完成運輸任務后，及時提交給調(diào)度部門統(tǒng)一歸檔管理，確保發(fā)貨業(yè)務全過程資料的完整性和可追溯性。七、監(jiān)督與考核1.成立專門的發(fā)貨管理監(jiān)督小組，由各相關部門負責人組成，定期對發(fā)貨流程各環(huán)節(jié)進行檢查，檢查內(nèi)容包括但不限于操作規(guī)范執(zhí)行情況、各部門職責履行情況、發(fā)貨及時性、貨物準確性等。2.對于在發(fā)貨管理過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門及個人，給予表彰和適當?shù)奈镔|(zhì)獎勵，獎勵方式包括獎金、榮譽證書等；對于違反本管理辦法規(guī)定，出現(xiàn)工作失誤、造成貨物延誤、損失或客戶