合同審查及簽署管理流程手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)合同審查及簽署全流程，通過明確各環(huán)節(jié)職責、操作標準及風險控制要點，保證合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性及完整性，有效防范合同風險，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高合同管理效率。本手冊適用于企業(yè)所有類型合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等）的審查與簽署管理，涉及業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及管理層等各相關(guān)崗位。一、合同管理全流程與操作說明（一）合同發(fā)起與準備目標：明確合同需求，收集基礎(chǔ)資料，保證合同發(fā)起信息完整。1.需求對接與資料收集操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購物料、接受服務(wù)、對外合作等），與合作方初步溝通合作意向，明確合同核心條款（如標的、數(shù)量、價格、履行期限等）。業(yè)務(wù)專員*收集以下基礎(chǔ)資料：合作方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明等，若為自然人需提供證件號碼復印件）；合作需求說明（如采購清單、服務(wù)方案、技術(shù)參數(shù)等）；previous合作記錄（如有）；其他與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)協(xié)議、圖紙、報價單等）。責任崗位：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)專員*輸出成果：《合同需求說明》《合作方基礎(chǔ)資料清單》2.合同草案擬定操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)專員*根據(jù)收集的資料及合作意向，參照企業(yè)標準合同模板（或根據(jù)需要起草非標合同），擬定合同初稿。合同初稿應(yīng)包含以下核心要素：合同主體（甲方、乙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人信息）；合同標的（名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等）；數(shù)量與質(zhì)量（具體數(shù)量、質(zhì)量標準、驗收方式）；價款與支付方式（單價、總價、支付條件、賬戶信息、稅費承擔）；履行期限與地點（起始/結(jié)束時間、交貨/服務(wù)地點）；雙方權(quán)利義務(wù)（明確雙方主要責任及協(xié)作事項）；違約責任（違約情形、違約金計算方式、賠償范圍）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄機構(gòu)）；保密條款（保密范圍、期限及違約責任）；合同生效條件（簽字蓋章后生效、附條件生效等）；合同份數(shù)及持有方。責任崗位：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)專員*輸出成果：《合同（草案）》（含電子版及紙質(zhì)版初稿）（二）合同審查目標：識別合同風險，保證條款合法合規(guī)，維護企業(yè)利益。1.業(yè)務(wù)部門初步審查操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負責人組織業(yè)務(wù)專員*、相關(guān)業(yè)務(wù)骨干對合同草案進行初步審查，重點核對：合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)需求一致（如標的、數(shù)量、價格是否準確）；履行能力是否匹配（如企業(yè)產(chǎn)能、技術(shù)支持、資金保障是否到位）；合作方主體信息是否真實、完整（與收集的營業(yè)執(zhí)照等資料一致）；商業(yè)條款是否合理（如付款周期、交貨期限是否符合行業(yè)慣例及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定）。審查通過后，業(yè)務(wù)部門負責人在《合同審批表》中簽署“業(yè)務(wù)部門意見”，并提交至法務(wù)部門；若存在疑問，需與業(yè)務(wù)專員*溝通修改后重新提交。責任崗位：業(yè)務(wù)部門負責人、業(yè)務(wù)專員*輸出成果：《合同審批表》（業(yè)務(wù)部門意見欄簽署）2.法務(wù)部門專業(yè)審查操作內(nèi)容：法務(wù)部門接收《合同審批表》及合同草案后，由法務(wù)專員（或法務(wù)經(jīng)理）進行專業(yè)審查，重點審查以下內(nèi)容：主體合法性：合作方是否具備簽訂合同的民事行為能力（如營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍、特殊行業(yè)資質(zhì)許可）；條款合法性：合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形；權(quán)利義務(wù)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、平衡，是否存在單方面加重企業(yè)責任的“霸王條款”；風險點識別：違約責任是否明確、可執(zhí)行，爭議解決方式是否約定明確管轄機構(gòu)，保密條款是否覆蓋核心商業(yè)信息；文字規(guī)范性：合同用語是否準確、無歧義，避免使用“大概”“可能”等模糊表述。法務(wù)專員*將審查意見（包括修改建議及風險提示）填寫至《合同審查意見表》，反饋至業(yè)務(wù)部門；若存在法律風險，需與業(yè)務(wù)部門負責人溝通協(xié)商調(diào)整方案。責任崗位：法務(wù)部門法務(wù)專員、法務(wù)經(jīng)理輸出成果：《合同審查意見表》（含修改建議及風險等級）3.財務(wù)部門審核操作內(nèi)容：財務(wù)部門接收法務(wù)部門反饋的合同草案后，由財務(wù)專員（或財務(wù)經(jīng)理）進行財務(wù)審核，重點審核：價格合理性：合同價款是否符合市場價格，是否存在虛高或低價風險；支付條款安全性：支付條件是否與企業(yè)資金狀況匹配，預(yù)付款、進度款、尾款比例是否合理，賬戶信息是否準確；稅費承擔明確性：稅費計算方式及承擔方是否符合稅法規(guī)定，避免稅務(wù)糾紛；履約能力評估：合作方財務(wù)狀況是否穩(wěn)定，是否存在大額債務(wù)或失信記錄（可通過企業(yè)信用報告查詢）。財務(wù)專員*在《合同審批表》中簽署“財務(wù)部門意見”，若存在財務(wù)風險（如支付方式不合理），需與業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門共同協(xié)商調(diào)整。責任崗位：財務(wù)部門財務(wù)專員、財務(wù)經(jīng)理輸出成果：《合同審批表》（財務(wù)部門意見欄簽署）4.管理層審批操作內(nèi)容：對于不同類型的合同，根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》規(guī)定的審批權(quán)限，提交至對應(yīng)管理層審批：金額在[具體金額，如10萬元]以下的合同，由分管業(yè)務(wù)副總*審批；金額在[具體金額，如10萬-50萬元]的合同，由總經(jīng)理*審批；金額在[具體金額，如50萬元以上]或涉及重大合作（如戰(zhàn)略投資、核心業(yè)務(wù)合作）的合同，需提交至董事會/股東會審批。管理層重點審核：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，商業(yè)利益是否最大化，風險是否在可控范圍內(nèi)。審批通過后，管理層在《合同審批表》中簽署“審批意見”，合同草案定稿；若未通過，退回業(yè)務(wù)部門重新修訂。責任崗位：分管業(yè)務(wù)副總、總經(jīng)理、董事會/股東會輸出成果：《合同審批表》（管理層意見欄簽署，合同定稿）（三）合同簽署目標：完成合同簽署，保證簽署行為合法有效，明確合同生效時間。1.簽署方式確認操作內(nèi)容：根據(jù)合同性質(zhì)及企業(yè)規(guī)定，確定簽署方式：紙質(zhì)簽署：適用于金額較大、重要合作或法律法規(guī)要求書面形式的合同，需打印紙質(zhì)合同文本（一式X份，根據(jù)合作方數(shù)量及企業(yè)歸檔需求確定），由雙方簽字蓋章；電子簽署：適用于金額較小、常規(guī)合作且合作方具備電子簽署條件的合同，通過合法的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大等）完成簽署，保證電子簽名符合《電子簽名法》規(guī)定（如可靠電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力）。責任崗位：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)專員、法務(wù)部門法務(wù)專員輸出成果：簽署方式確認記錄2.簽署前核對操作內(nèi)容：合同簽署前，由業(yè)務(wù)專員、法務(wù)專員共同核對以下內(nèi)容：合同文本是否為最終定稿版本（與審批通過的《合同審批表》一致）；合同主體信息是否準確（甲方、乙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人姓名及職務(wù)）；關(guān)鍵條款（如金額、履行期限、違約責任）是否無遺漏或修改；簽章頁是否清晰完整，法定代表人簽字需由本人簽字或加蓋法定代表人名章，授權(quán)代表人簽字需提供有效的《授權(quán)委托書》（需注明授權(quán)范圍、期限及簽字權(quán)限）。核對無誤后，方可進入簽署環(huán)節(jié)；若存在疑問，需重新提交法務(wù)部門審查。責任崗位：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)專員、法務(wù)部門法務(wù)專員輸出成果：《合同簽署前核對清單》（雙方核對人簽字確認）3.正式簽署操作內(nèi)容：紙質(zhì)簽署：①由雙方法定代表人或授權(quán)代表在合同指定位置簽字（簽字需清晰可辨，不得代簽）；②雙方加蓋合同專用章或公章（印章需清晰、完整，與合同主體名稱一致，不得加蓋部門章或財務(wù)章）；③簽署完成后，雙方各持合同正本X份，企業(yè)留存份數(shù)需滿足歸檔及查閱需求。電子簽署：①業(yè)務(wù)專員*通過電子簽約平臺發(fā)起簽署流程，將合同文本發(fā)送至合作方指定簽署人；②合作方簽署人完成身份驗證（如人臉識別、手機驗證碼）后進行電子簽名；③企業(yè)簽署人（法定代表人或授權(quán)代表）完成身份驗證并電子簽名；④簽署完成后，電子簽約平臺自動帶有時間戳的《電子合同簽署報告》，與企業(yè)合同文本具有同等法律效力。責任崗位：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)專員、法務(wù)部門法務(wù)專員、合作方簽署人輸出成果：已簽署的紙質(zhì)合同文本或《電子合同簽署報告》（四）合同歸檔與管理目標：規(guī)范合同存儲，保證合同安全，便于后續(xù)查閱與履約跟蹤。1.合同整理與編號操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)專員*在合同簽署完成后3個工作日內(nèi)，完成合同整理：紙質(zhì)合同：按合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）分類，編制唯一合同編號（規(guī)則：年份-部門類型-序號，如“2024-采-001”）；電子合同：將電子合同文本及《電子合同簽署報告》至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)合同編號對應(yīng)。編號后的合同信息需錄入《合同臺賬》，內(nèi)容包括合同編號、合同名稱、甲乙方名稱、簽訂日期、合同金額、履行期限、存放位置（紙質(zhì)檔案柜號/電子系統(tǒng)路徑）、歸檔人等。責任崗位：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)專員*輸出成果：編號后的合同文本、《合同臺賬》2.合同歸檔操作內(nèi)容：紙質(zhì)合同：由業(yè)務(wù)專員*將合同正本、附件、《合同審批表》《合同審查意見表》《合同簽署前核對清單》等資料整理成冊，裝入檔案袋，標注合同編號及名稱，提交至檔案管理部門存檔；檔案管理部門核對無誤后，在《合同臺賬》中登記存檔日期及檔案柜號。電子合同：由業(yè)務(wù)專員*將電子合同文本、簽署報告及相關(guān)審核資料至企業(yè)指定電子檔案系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（僅業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門相關(guān)負責人可查閱）。合同保管期限：根據(jù)《合同管理辦法》及法律法規(guī)規(guī)定，一般合同保管期限不少于5年，重要合同（如不動產(chǎn)買賣、重大投融資合同）保管期限不少于10年。責任崗位：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)專員、檔案管理部門檔案管理員輸出成果：歸檔完成的合同檔案、《合同臺賬》（更新存檔信息）3.履約跟蹤與歸檔更新操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)專員*作為合同履約第一責任人，需跟蹤合同履行情況：定期（如每月/每季度）記錄履行進度（如交貨時間、驗收情況、付款進度），填寫《合同履行跟蹤表》；若出現(xiàn)履行異常（如延遲交貨、質(zhì)量不合格），需及時與法務(wù)部門、財務(wù)部門溝通，采取協(xié)商、催告、訴訟等措施維護企業(yè)權(quán)益；合同履行完畢（如驗收合格、付款完成）后，業(yè)務(wù)專員*在《合同臺賬》中標注“已履行”狀態(tài)，并將《合同履行跟蹤表》與合同檔案一并歸檔。責任崗位：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)專員、法務(wù)部門法務(wù)專員輸出成果：《合同履行跟蹤表》、《合同臺賬》（更新履約狀態(tài)）二、關(guān)鍵流程模板表格表1：合同審批表合同編號合同名稱甲方名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________________法定代表人：____________________乙方名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________________法定代表人：____________________合同金額￥____________________（大寫：____________________）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□勞動合同□其他：____________________履行期限______年______月______日至______年______月______日主要內(nèi)容（簡述合同標的、數(shù)量、價款、核心條款等）_________________________________________________________|附件清單|1.____________________2.____________________3.____________________|

發(fā)起部門|業(yè)務(wù)部門（負責人簽字）：______________發(fā)起人：______________日期：______年______月______日|

業(yè)務(wù)部門意見|（對合同內(nèi)容、履約能力的初步審核意見）負責人簽字：______________日期：______年______月______日|法務(wù)部門意見|（法律風險審查及修改建議）法務(wù)專員簽字：______________法務(wù)經(jīng)理簽字：______________日期：______年______月______日|財務(wù)部門意見|（價格、支付條款財務(wù)審核意見）財務(wù)專員簽字：______________財務(wù)經(jīng)理簽字：______________日期：______年______月______日|管理層審批|□分管副總簽字：______________日期：______年______月______日□總經(jīng)理簽字：______________日期：______年______月______日□董事會/股東會決議（附）：______________日期：______年______月______日|審批結(jié)果|□同意簽署□修改后重新提交□不同意（說明原因：____________________）|表2：合同審查意見表合同編號合同名稱審查人審查日期合作方甲方/乙方審查類型□業(yè)務(wù)初步審查□法務(wù)專業(yè)審查□財務(wù)審核審查要點□主體合法性□條款合法性□權(quán)利義務(wù)對等性□價格合理性□支付條款安全性□文字規(guī)范性□其他：____________________審查意見（具體問題及修改建議）_________________________________________________________|風險等級|□低（可自行調(diào)整）□中（需協(xié)商修改）□高（需重新評估或終止合作）|

審查人簽字|________________日期：______年______月______日|

處理結(jié)果|□已修改□未修改（說明原因：____________________）業(yè)務(wù)部門簽字：______________日期：______年______月______日|表3：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履約期限甲方____________________乙方履行階段□準備階段□履行中□驗收階段□付款階段□已完成計劃時間______年______月______日實際時間履行情況（描述當前履行進度，如“已交付50%貨物，驗收合格”或“延遲交貨3天，原因：____________________”）_________________________________________________________異常情況|□無□有（詳細說明：____________________，已采取措施：____________________）|

跟蹤人|業(yè)務(wù)專員*|日期|______年______月______日|

備注|（其他需要記錄的事項）_________________________________________________________|三、關(guān)鍵風險提示與操作要點（一）合同主體風險風險點：合作方不具備民事行為能力（如超越經(jīng)營范圍、無資質(zhì)許可），或為“皮包公司”，導致合同無效或無法履行。規(guī)避要點：審查合作方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書（如食品經(jīng)營許可證、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)等），保證在有效期內(nèi)且與合同內(nèi)容匹配；通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等平臺查詢合作方信用狀況，避免與失信企業(yè)合作；若由授權(quán)代表人簽署合同，需要求提供《授權(quán)委托書》，并核實授權(quán)范圍及期限，避免越權(quán)簽署。（二）合同條款風險風險點：條款模糊不清（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）、權(quán)利義務(wù)不對等（如企業(yè)承擔全部違約責任）、違約責任過低（違約金不足以彌補損失）。規(guī)避要點：避免使用模糊表述，明確具體時間、標準（如“驗收合格標準：符合GB/T19001-2016標準”）；保