印章管理及使用流程規(guī)范印章作為組織權(quán)責(zé)歸屬與對(duì)外公信力的核心載體，其管理規(guī)范性與使用流程嚴(yán)謹(jǐn)性直接影響業(yè)務(wù)合規(guī)性、法律風(fēng)險(xiǎn)防控效果。為明確印章管理要求、優(yōu)化使用流程，結(jié)合組織運(yùn)營(yíng)實(shí)際需求，制定本規(guī)范，以保障合法權(quán)益、提升管理效能。一、印章分類與保管要求（一）印章分類及保管主體組織印章按用途分為公章（代表組織法定權(quán)責(zé)）、財(cái)務(wù)專用章（財(cái)務(wù)收支、票據(jù)用印）、合同專用章（合同簽署）、法人章（法定代表人授權(quán)、財(cái)務(wù)用印等）、部門專用章（部門內(nèi)部事務(wù)）及其他專項(xiàng)印章（如發(fā)票章、資質(zhì)章等）。公章：由行政部門指定專人（“保管人”）負(fù)責(zé)，需與法定代表人授權(quán)保管文件同步備案；財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的財(cái)務(wù)人員保管，與法人章實(shí)行“分人保管”機(jī)制；合同專用章：由法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門指定專人保管，保管人需具備合同審核基礎(chǔ)能力；部門專用章：由對(duì)應(yīng)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，僅限部門內(nèi)部或限定場(chǎng)景使用。（二）保管場(chǎng)所與安全要求1.保管環(huán)境：印章需存放于帶鎖保險(xiǎn)柜或防盜文件柜，保管場(chǎng)所需具備防潮、防火、防磁條件（如遠(yuǎn)離打印機(jī)、強(qiáng)磁場(chǎng)設(shè)備）；2.權(quán)限管理：保險(xiǎn)柜鑰匙與密碼需分離保管（如鑰匙由保管人持有，密碼由直屬上級(jí)掌握），非工作時(shí)間印章必須存入保險(xiǎn)柜；3.交接流程：保管人離職、調(diào)崗時(shí)，需填寫《印章交接清單》，列明印章名稱、數(shù)量、使用狀態(tài)，由監(jiān)交人（直屬上級(jí)+行政/財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)交，交接后3個(gè)工作日內(nèi)更新保管人備案信息。二、印章使用流程（一）用印申請(qǐng)用印申請(qǐng)人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，明確以下內(nèi)容：用印類型（公章/財(cái)務(wù)章等）、文件名稱、用印事由；用印份數(shù)、文件內(nèi)容摘要（或附文件掃描件/復(fù)印件）；申請(qǐng)人簽字、日期。特殊場(chǎng)景：如為多份同類文件用?。ㄈ缗亢贤?，需注明“共X份，內(nèi)容一致”，并附文件模板或樣本。（二）審批權(quán)限印章使用實(shí)行分級(jí)審批，根據(jù)印章類型、事項(xiàng)重要性劃分審批層級(jí)：印章類型一般事項(xiàng)審批人重大事項(xiàng)審批人（如對(duì)外擔(dān)保、重大合同）----------------------------------------------------------------------------公章部門負(fù)責(zé)人+行政總監(jiān)總經(jīng)理（或法定代表人）財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)總監(jiān)+總經(jīng)理合同專用章法務(wù)審核+業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理（或授權(quán)代表）部門專用章部門負(fù)責(zé)人——（僅限部門內(nèi)部事項(xiàng)）（三）用印執(zhí)行1.核對(duì)與登記：保管人需核對(duì)《申請(qǐng)表》審批意見、文件內(nèi)容與申請(qǐng)事由是否一致，確認(rèn)無誤后在《印章使用登記簿》登記（含日期、事由、文件名稱、申請(qǐng)人、審批人、用印份數(shù)）；2.用印規(guī)范：落款章：蓋于文件落款處，印章文字需清晰、完整，不得歪斜、模糊；騎縫章：多頁文件需沿左側(cè)或頂部邊緣加蓋騎縫章，確保每頁紙張拼接后，印章文字連貫、圖案完整；復(fù)印件用?。盒柙趶?fù)印件上注明“復(fù)印件與原件一致”，由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后用印。三、特殊場(chǎng)景用印規(guī)范（一）空白文件用印原則上禁止在空白文件（如空白合同、空白介紹信）上用印。確因業(yè)務(wù)必需（如銀行開戶、招投標(biāo)備案），需經(jīng)總經(jīng)理（或法定代表人）審批，且在文件上注明“僅限[具體用途]使用，有效期至[日期]”，用印后需在3個(gè)工作日內(nèi)回收剩余空白文件并登記銷毀。（二）外帶印章使用因現(xiàn)場(chǎng)簽約、異地辦事需外帶印章時(shí)，需：1.填寫《印章外帶申請(qǐng)表》，說明外帶事由、時(shí)間、地點(diǎn)，指定2名專人（其中1名為保管人或其授權(quán)人員）共同攜帶；2.外帶期間，印章需存放于隨身密碼箱，使用時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)填寫《外帶用印登記簿》，返回后24小時(shí)內(nèi)將用印文件復(fù)印件交保管人存檔。四、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）內(nèi)部監(jiān)督行政/財(cái)務(wù)部門需每月抽查印章使用記錄，核對(duì)用印文件存檔情況；每季度開展印章管理專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查空白用印、外帶用印的合規(guī)性，形成審計(jì)報(bào)告報(bào)管理層。（二）違規(guī)責(zé)任1.輕微違規(guī)：如未登記用印、用印位置不規(guī)范，給予保管人/申請(qǐng)人警告，責(zé)令限期整改；2.嚴(yán)重違規(guī)：如擅自用印、空白文件違規(guī)用印，視情節(jié)給予調(diào)崗、扣罰績(jī)效、辭退處理；造成經(jīng)濟(jì)損失的，依法追償；涉嫌犯罪的（如偽造印章、詐騙），移交司法機(jī)關(guān)。五、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，由行政部（或綜合管理部）負(fù)責(zé)解釋；2.各部門可結(jié)合業(yè)務(wù)特性制定補(bǔ)充細(xì)則，報(bào)行政部備案后執(zhí)行；3.印章新增、注銷、更換需經(jīng)總經(jīng)理審批，由行政部辦理備案、刻制、銷毀（銷毀需2名以上見證人簽字）。提示：本規(guī)范需配套《印章使用申請(qǐng)表