外貿(mào)企業(yè)進出口合同管理辦法為規(guī)范外貿(mào)企業(yè)進出口合同管理，防范法律與經(jīng)營風(fēng)險，保障交易安全，提升外貿(mào)業(yè)務(wù)合規(guī)性與經(jīng)濟效益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國對外貿(mào)易法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際經(jīng)營情況，制定本管理辦法。本辦法適用于企業(yè)各類進出口貨物、服務(wù)及技術(shù)貿(mào)易合同的訂立、履行、變更、終止及檔案管理等全流程活動。第一章總則1.1管理目的通過規(guī)范合同管理流程，明確各部門權(quán)責(zé)，有效防范合同法律風(fēng)險與經(jīng)營風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，推動外貿(mào)業(yè)務(wù)規(guī)范、高效開展。1.2適用范圍本辦法涵蓋企業(yè)所有進出口業(yè)務(wù)合同（包括貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易、技術(shù)進出口合同）的訂立、履行、變更、終止、爭議處理及檔案管理等環(huán)節(jié)，涉及境內(nèi)外交易主體的各類外貿(mào)合同均適用。1.3管理原則與體制管理原則：遵循“合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險可控、效率優(yōu)先”原則，確保合同管理全流程符合法律法規(guī)及企業(yè)利益訴求。管理體制：實行“統(tǒng)一管理、分級負責(zé)”體制，由法務(wù)部牽頭統(tǒng)籌合同法律合規(guī)管理，業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同洽談與履約執(zhí)行，財務(wù)部、單證部、風(fēng)控部等部門依職責(zé)協(xié)同配合。第二章合同訂立管理2.1交易主體審查業(yè)務(wù)部門在合同洽談前，應(yīng)當對交易對方主體資格進行盡職調(diào)查：境內(nèi)主體：核查營業(yè)執(zhí)照、進出口經(jīng)營資質(zhì)、信用報告（如國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)記錄）、涉訴情況等；境外主體：核查注冊證明文件、法定代表人授權(quán)書、國際信用評級（如鄧白氏編碼）、是否涉及國際制裁（參考聯(lián)合國、歐盟、美國制裁名單）等；法務(wù)部對高風(fēng)險主體（如敏感國家/地區(qū)企業(yè)、信用不良主體）提供合規(guī)審查支持，必要時要求對方提供銀行保函或第三方擔(dān)保。2.2合同形式與核心條款要求進出口合同應(yīng)當采用書面形式（包括符合《電子簽名法》的電子合同），核心條款需明確且符合國際貿(mào)易慣例：標的條款：貨物/服務(wù)/技術(shù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準（如采用國際標準、行業(yè)標準或雙方約定標準）需清晰無歧義；價格與支付條款：明確單價、總價、計價貨幣、付款方式（如T/T、L/C、托收）、付款節(jié)點（預(yù)付款比例、尾款支付條件）、匯率風(fēng)險承擔(dān)方式；交貨與運輸條款：約定起運地、目的地、運輸方式（海運、空運、陸運）、裝卸責(zé)任、保險責(zé)任（如CIF、FOB術(shù)語下的保險義務(wù)）；檢驗與爭議條款：明確檢驗機構(gòu)（如SGS、CIQ）、檢驗標準、異議提出期限（一般不超過貨到后15日）；爭議解決優(yōu)先選擇仲裁（如中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會、境外知名仲裁機構(gòu)）或訴訟，明確管轄地（考慮境外執(zhí)行便利性）；違約與免責(zé)條款：約定違約情形（如遲延交貨、質(zhì)量不符、拒付貨款）、違約金比例（一般不超過合同金額的30%）、不可抗力范圍（參考《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》）及免責(zé)處理方式。2.3合同審核流程合同訂立需經(jīng)多部門聯(lián)合審核，流程如下：1.業(yè)務(wù)部門：起草合同初稿，確保商務(wù)條款（價格、交貨期、標的描述）符合業(yè)務(wù)需求；2.單證部：核對貿(mào)易術(shù)語、運輸條款、單證要求（如信用證條款與合同一致性）；3.財務(wù)部：審核付款方式、稅務(wù)影響（如出口退稅、進口關(guān)稅）、匯率風(fēng)險條款；4.法務(wù)部：審查合同主體資格、條款合法性（如免責(zé)條款效力、爭議解決條款合規(guī)性）、國際公約適用（如《公約》適用條件）；5.審批層級：普通合同由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同（如金額超[X]、涉及特殊貿(mào)易條款）需提交總經(jīng)理辦公會審議。第三章合同履行管理3.1履約跟蹤與臺賬管理業(yè)務(wù)部門指定專人負責(zé)合同履約，建立履約臺賬，記錄訂單進度（備貨、報關(guān)、出運、收匯/付匯時間節(jié)點），每周向部門負責(zé)人匯報；對遲延履約風(fēng)險（如供應(yīng)商停產(chǎn)、物流延誤）及時預(yù)警，啟動應(yīng)急方案（如更換供應(yīng)商、調(diào)整運輸方式）。3.2單證制作與審核單證部負責(zé)制作、審核商業(yè)發(fā)票、提單、裝箱單、原產(chǎn)地證等單證，確保：單證內(nèi)容與合同、信用證（如有）嚴格一致，避免“軟條款”（如模糊檢驗標準、不合理交單期限）；涉及信用證的，收到信用證后24小時內(nèi)審核，發(fā)現(xiàn)不符點立即與開證行、買方溝通修改，確保單證“單單一致、單證一致”。3.3款項收付管理財務(wù)部依合同約定辦理收匯/付匯：預(yù)付款需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部雙重審批，附書面付款申請（說明付款依據(jù)、對方履約進度）；貨到付款需核驗貨物檢驗報告、提單等單證，確認無爭議后付款；收匯后及時辦理國際收支申報，符合出口退稅條件的，同步啟動退稅流程。3.4爭議與違約處理發(fā)生違約或爭議時，按以下流程處理：1.證據(jù)收集：業(yè)務(wù)部門立即收集合同、單證、溝通記錄（郵件、傳真）、檢驗報告等證據(jù)，法務(wù)部指導(dǎo)證據(jù)固化（如公證、翻譯）；2.協(xié)商解決：優(yōu)先與對方協(xié)商，提出書面索賠/解決方案（如延期交貨的賠償金額、質(zhì)量問題的退換貨方案）；3.法律救濟：協(xié)商無果的，法務(wù)部評估仲裁/訴訟可行性（考慮管轄地、執(zhí)行難度），必要時委托境外律師協(xié)助；注意國際貨物買賣合同訴訟時效為4年，仲裁時效依仲裁規(guī)則確定。第四章合同變更與終止4.1合同變更因市場變化、政策調(diào)整等需變更合同的，應(yīng)當與對方協(xié)商一致，簽訂書面變更協(xié)議，變更流程同原合同審核；涉及信用證的，同步修改信用證條款，確保單證與新合同一致。4.2合同終止合同終止情形包括：履行完畢、雙方協(xié)商解除、不可抗力導(dǎo)致無法履行、對方嚴重違約（如遲延交貨超30日、拒付貨款）。終止需簽訂書面協(xié)議，明確善后事宜（貨物處置、款項結(jié)算、保密義務(wù)延續(xù)期限）。第五章風(fēng)險防控與合規(guī)管理5.1合規(guī)審查機制法務(wù)部每季度對存量合同進行合規(guī)檢查，重點排查國際制裁風(fēng)險（如交易主體是否涉敏）、反傾銷風(fēng)險（如出口產(chǎn)品是否被征反傾銷稅）、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風(fēng)險（如貨物商標、專利合規(guī)性）；業(yè)務(wù)部門關(guān)注貿(mào)易國政策變化（如關(guān)稅調(diào)整、貿(mào)易壁壘），及時修訂合同通用條款（如增加關(guān)稅調(diào)整分擔(dān)條款）。5.2客戶信用管理建立客戶信用檔案，記錄交易歷史、付款及時性、信用評級（A/B/C類）：A類客戶：可放寬付款條件（如貨到付款）；B類客戶：要求預(yù)付款比例不低于30%；C類客戶：要求全額預(yù)付款或提供銀行保函。5.3保險與擔(dān)保措施高價值（如單票超[X]）或長周期（如交貨期超90日）合同，投保出口信用險（防范買方違約、政治風(fēng)險）、貨運險（防范運輸途中貨損）；新客戶或大額交易，要求對方提供銀行保函、第三方連帶責(zé)任擔(dān)?；蛭餀?quán)擔(dān)保（如倉單質(zhì)押）。第六章合同檔案管理6.1檔案內(nèi)容合同檔案包括：合同正本/副本、變更協(xié)議、溝通記錄（郵件、傳真）、單證副本、檢驗報告、爭議處理文件（索賠函、律師函、仲裁/訴訟文書）等。6.2歸檔與保存業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢后30日內(nèi)，將檔案移交行政部（檔案管理部門），按項目/客戶分類編號，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步保存；保存期限：普通合同不少于10年，涉及貿(mào)易糾紛的延長至糾紛解決后5年。6.3查閱與保密內(nèi)部查閱：需經(jīng)部門負責(zé)人審批，填寫《檔案查閱申