機(jī)關(guān)單位會(huì)議記錄規(guī)范指南會(huì)議記錄作為機(jī)關(guān)單位決策部署、工作推進(jìn)的重要文字憑證，既是追溯工作脈絡(luò)的“時(shí)間軸”，也是檢驗(yàn)執(zhí)行成效的“對(duì)照鏡”。規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)議記錄，能為后續(xù)工作落實(shí)、責(zé)任厘清、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供堅(jiān)實(shí)支撐。結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，現(xiàn)就會(huì)議記錄的規(guī)范要求、內(nèi)容格式及實(shí)操要點(diǎn)作如下梳理。一、會(huì)議記錄的核心要求（一）準(zhǔn)確性：如實(shí)還原會(huì)議原貌會(huì)議記錄需客觀呈現(xiàn)會(huì)議全貌，嚴(yán)禁主觀加工或選擇性記錄。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)的表述，要嚴(yán)格遵循發(fā)言原意，做到“原話可追溯、觀點(diǎn)無偏差”。涉及數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、責(zé)任分工等關(guān)鍵信息，需與發(fā)言者再次核對(duì)，避免因筆誤或理解偏差造成執(zhí)行誤解。（二）完整性：覆蓋會(huì)議全流程要素從會(huì)議籌備（如通知要求、材料準(zhǔn)備）到會(huì)議結(jié)束（如決議部署、后續(xù)安排），需完整記錄核心環(huán)節(jié)：會(huì)前：明確記錄會(huì)議召集背景、預(yù)期目標(biāo)（可結(jié)合會(huì)議通知或領(lǐng)導(dǎo)批示提煉）；會(huì)中：涵蓋議程推進(jìn)、發(fā)言互動(dòng)、爭議焦點(diǎn)、共識(shí)達(dá)成的全過程；會(huì)后：清晰標(biāo)注決議事項(xiàng)的執(zhí)行要求（責(zé)任人、時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）。（三）及時(shí)性：確保記錄“保鮮”會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)（重大會(huì)議可適當(dāng)延長，但不超過3個(gè)工作日）完成記錄整理，利用“記憶新鮮期”補(bǔ)充細(xì)節(jié)、修正表述。若遇復(fù)雜議題或多人發(fā)言，可借助錄音設(shè)備輔助記錄，但需提前告知參會(huì)人員并嚴(yán)格管理錄音文件（涉密會(huì)議禁止錄音）。（四）保密性：嚴(yán)守信息安全紅線涉及國家秘密、工作秘密或敏感事項(xiàng)的會(huì)議，記錄需標(biāo)注密級(jí)，使用加密載體存儲(chǔ)，僅限授權(quán)人員查閱。記錄過程中，對(duì)不宜公開的討論細(xì)節(jié)、個(gè)人意見等，需用規(guī)范表述隱去敏感信息（如“針對(duì)某事項(xiàng)，與會(huì)人員充分交換意見并達(dá)成一致”），避免信息外泄風(fēng)險(xiǎn)。二、會(huì)議記錄的內(nèi)容規(guī)范（一）會(huì)議基本信息：清晰標(biāo)注“會(huì)議身份”表頭要素：依次記錄會(huì)議名稱（含屆次、類型，如“XX局2024年第3次黨組（擴(kuò)大）會(huì)議”）、時(shí)間（精確到“年-月-日時(shí)-分至?xí)r-分”）、地點(diǎn)（具體會(huì)議室或線上會(huì)議平臺(tái)）、主持人（姓名+職務(wù)）、記錄人（姓名）。參會(huì)人員：區(qū)分“出席”（應(yīng)到、實(shí)到人數(shù)及關(guān)鍵人員名單，如“局黨組書記XXX、局長XXX等7人出席”）、“列席”（非決策層但需參與的人員，注明身份）、“請(qǐng)假”（姓名+事由，簡潔表述）。（二）會(huì)議議程與內(nèi)容：邏輯清晰、重點(diǎn)突出采用“議程項(xiàng)+核心內(nèi)容”的結(jié)構(gòu)，逐項(xiàng)記錄：1.議程引入：主持人開場講話的核心意圖（如“傳達(dá)學(xué)習(xí)XX文件精神，研究貫徹落實(shí)意見”）；2.議題討論：匯報(bào)類：記錄匯報(bào)人（姓名+部門）、匯報(bào)核心結(jié)論（如“XX項(xiàng)目進(jìn)展：已完成XX環(huán)節(jié)，存在XX問題，建議XX”）；討論類：提煉不同觀點(diǎn)（用“XXX提出：……；XXX補(bǔ)充：……”的格式，避免冗長口語）、分歧焦點(diǎn)及最終共識(shí)；決策類：明確決議事項(xiàng)（如“原則同意XX方案，由XX部門牽頭，于X月X日前完成XX工作”），確?！罢l來做、做什么、何時(shí)完成”清晰可辨。（三）決議與行動(dòng)事項(xiàng)：責(zé)任到人、時(shí)限明確對(duì)會(huì)議確定的“要做的事”，單獨(dú)列項(xiàng)并標(biāo)注：事項(xiàng)名稱：簡潔概括（如“XX文件貫徹落實(shí)”“XX項(xiàng)目立項(xiàng)審批”）；責(zé)任主體：明確到部門或個(gè)人（避免“相關(guān)部門”等模糊表述）；時(shí)間節(jié)點(diǎn)：區(qū)分“完成時(shí)限”（如“X月X日前提交報(bào)告”）和“階段性節(jié)點(diǎn)”（如“X月X日前完成調(diào)研”）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：可量化的盡量量化（如“完成XX人次培訓(xùn)，通過率不低于XX%”）。（四）參會(huì)人員意見：如實(shí)反映多元聲音對(duì)未形成共識(shí)的討論或需保留的個(gè)人意見，需客觀記錄（如“XXX認(rèn)為……，鑒于XX考慮，建議……”），但需注明“該意見供決策參考，最終以會(huì)議決議為準(zhǔn)”，避免因意見表述引發(fā)執(zhí)行爭議。三、會(huì)議記錄的格式規(guī)范（一）排版要求：簡潔規(guī)范、層次分明字體字號(hào)：正文采用三號(hào)仿宋_GB2312，標(biāo)題（如“一、”“（一）”“1.”）可加粗，行距設(shè)為固定值28磅（或1.5倍行距）；編號(hào)體系：遵循“一、（一）、1.、（1）”的層級(jí)邏輯，同一級(jí)標(biāo)題格式統(tǒng)一（如“一、”后接“（一）”，“1.”后接“（1）”）；頁面設(shè)置：頁邊距為上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（或參照單位公文格式），頁碼居中顯示。（二）語言表述：準(zhǔn)確凝練、去口語化避免“大概”“可能”“差不多”等模糊表述，用“原則同意”“暫緩研究”“提請(qǐng)下次會(huì)議審議”等規(guī)范術(shù)語；簡化冗余表述，如將“大家都覺得這個(gè)方案可行”改為“與會(huì)人員一致認(rèn)可該方案”；數(shù)據(jù)、政策引用需標(biāo)注來源（如“依據(jù)《XX辦法》第X條”“參考XX調(diào)研數(shù)據(jù)”）。（三）修改標(biāo)注：留痕可溯、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范記錄過程中如需修改，采用“杠改法”（刪除原內(nèi)容后在上方或右側(cè)標(biāo)注修改后內(nèi)容），并由修改人簽名（或標(biāo)注姓名縮寫）、注明修改時(shí)間。禁止使用涂改液、貼紙覆蓋等不規(guī)范方式，確保記錄版本可追溯。四、會(huì)議記錄的審核與歸檔（一）審核機(jī)制：多層把關(guān)、防錯(cuò)糾偏自審：記錄人完成初稿后，對(duì)照會(huì)議錄音（或筆記）核查內(nèi)容準(zhǔn)確性，重點(diǎn)檢查決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)；初審：由會(huì)議主持人或分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，確認(rèn)是否符合會(huì)議原意、格式是否規(guī)范；終審：涉及重大決策或涉密內(nèi)容的會(huì)議記錄，需經(jīng)單位保密辦、辦公室聯(lián)合審核，確保政治表述、保密要求無偏差。（二）歸檔管理：分類有序、安全存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案：按年度、會(huì)議類型（黨組會(huì)、辦公會(huì)、專題會(huì)等）分類，編號(hào)后裝入檔案盒，存放于專用檔案柜，由專人管理；電子檔案：轉(zhuǎn)換為PDF格式（保留修改痕跡），與紙質(zhì)版同步歸檔，存儲(chǔ)于單位涉密/非涉密服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限（如僅辦公室主任、檔案管理員可編輯）；借閱規(guī)定：內(nèi)部借閱需填寫《會(huì)議記錄借閱單》，注明用途、時(shí)限；外部借閱（如審計(jì)、巡視）需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議。五、常見問題與解決辦法（一）記錄不完整：提前“備課”+模板支撐會(huì)前獲取會(huì)議議程、匯報(bào)材料，預(yù)判討論焦點(diǎn)，制作“議程-要點(diǎn)”模板（如“議程1：XX議題→需記錄：背景、匯報(bào)結(jié)論、討論分歧、決議”）；會(huì)中用符號(hào)標(biāo)注重點(diǎn)（如“★”標(biāo)記決議事項(xiàng)，“？”標(biāo)記待核實(shí)內(nèi)容），會(huì)后及時(shí)補(bǔ)充。（二）內(nèi)容不準(zhǔn)確：錄音輔助+會(huì)后核對(duì)對(duì)復(fù)雜議題或多人交替發(fā)言，開啟錄音（涉密會(huì)議除外），會(huì)后逐句核對(duì)關(guān)鍵表述；建立“記錄-反饋”機(jī)制，重要決議形成后，當(dāng)場向主持人確認(rèn)表述準(zhǔn)確性。（三）格式不規(guī)范：培訓(xùn)+模板固化定期開展公文寫作培訓(xùn)，明確格式要求；制作標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議記錄模板（含表頭、議程、決議等模塊），要求記錄人直接套用，減少格式失誤。（四）涉密信息泄露：分級(jí)管理+責(zé)任綁定涉密會(huì)議記錄單獨(dú)編號(hào)，存放于密碼