行政事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊通用事務(wù)管理工具為規(guī)范公司行政事務(wù)處理流程，提升工作效率，保證各項事務(wù)有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門日常行政事務(wù)管理，涵蓋會議組織、辦公用品采購、文件歸檔等常見場景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作實現(xiàn)流程清晰、責(zé)任明確、可追溯的管理目標(biāo)。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵循手冊要求，結(jié)合實際情況靈活應(yīng)用，持續(xù)優(yōu)化行政事務(wù)處理效能。一、會議管理標(biāo)準(zhǔn)化操作（一）適用情形部門例會、項目研討會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題工作會等內(nèi)部會議的組織與實施。（二）操作流程會議發(fā)起與申請發(fā)起人根據(jù)工作需要，填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間（建議時長不超過2小時）、地點、參會人員（含部門及職務(wù)）、主要議程、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板）等關(guān)鍵信息。涉及跨部門會議的，需提前與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人溝通參會意向，保證會議必要性。會議審批部門內(nèi)部會議：提交部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后由發(fā)起人自行組織?？绮块T/公司級會議：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后抄送行政部備案。會議通知審批通過后，至少提前1個工作日通過郵件、企業(yè)或OA系統(tǒng)發(fā)送會議通知，注明會議時間、地點、議程、參會人員及需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、數(shù)據(jù)報表）。對重要會議，行政部協(xié)助提前1天電話或短信提醒參會人員。會議準(zhǔn)備場地準(zhǔn)備：行政部根據(jù)需求預(yù)定會議室，調(diào)試設(shè)備（保證投影、音響正常），擺放桌椅（根據(jù)會議形式調(diào)整，如圓桌式、課桌式）。資料準(zhǔn)備：發(fā)起人提前打印會議材料（如議程表、資料手冊），按參會人數(shù)擺放；如需線上會議，提前測試會議軟件（如騰訊會議、釘釘）并告知參會人員會議號、密碼。會議召開參會人員提前10分鐘到達(dá)會場，簽到入場；遲到超過15分鐘需向主持人說明原因。主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時長，保證會議高效有序；記錄人同步記錄會議要點（含發(fā)言要點、決議事項、責(zé)任人及完成時限）。會議紀(jì)要與分發(fā)會后1個工作日內(nèi)，記錄人整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核無誤后，分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門存檔。會議紀(jì)要需包含：會議基本信息、議程執(zhí)行情況、決議事項、責(zé)任人、完成時限及下一步行動計劃。資料歸檔行政部收集《會議申請表》、會議通知、《會議紀(jì)要》、簽到表等資料，按“年度-會議類型-日期”分類歸檔，保存期限不少于2年。（三）相關(guān)表單模板會議申請表會議主題會議時間會議地點參會人員（含部門）所需設(shè)備發(fā)起人主要議程審批人（部門）審批人（分管）備注會議簽到表姓名部門職務(wù)簽到時間備注（四）執(zhí)行要點嚴(yán)格控制會議時長，避免無關(guān)人員參會，保證會議聚焦議題。會議紀(jì)要需明確“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時完成”，避免模糊表述。緊急會議可簡化審批流程，但會后24小時內(nèi)需補(bǔ)錄審批手續(xù)及會議紀(jì)要。二、辦公用品采購管理標(biāo)準(zhǔn)化操作（一）適用情形部門日常辦公所需的低值易耗品（如簽字筆、筆記本、文件夾）及少量耐用品（如計算器、U盤、訂書機(jī)）的申購與領(lǐng)用。（二）操作流程需求統(tǒng)計與匯總每月25日前，各部門指定專人統(tǒng)計下月辦公用品需求，填寫《辦公用品需求匯總表》，注明物品名稱、規(guī)格、單位、需求數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部。需求審核與采購計劃行政部匯總各部門需求，核對庫存臺賬（避免重復(fù)采購），編制《辦公用品采購計劃》，列明采購物品清單、預(yù)算金額，報行政負(fù)責(zé)人審批。供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行行政部從合格供應(yīng)商名錄中選擇2-3家比價（優(yōu)先選擇性價比高、配送及時的供應(yīng)商），填寫《采購比價表》存檔。審批通過后，行政部下達(dá)采購訂單，明確交付時間；收到貨物后，與送貨員共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量，驗收合格后入庫并更新庫存臺賬。領(lǐng)用登記與發(fā)放員工領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人及部門，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部領(lǐng)取。行政部發(fā)放時核對領(lǐng)用信息，避免超量領(lǐng)用；耐用品需登記設(shè)備編號（如U盤、計算器），明確責(zé)任人。費用結(jié)算與庫存盤點行政部按月整理采購及領(lǐng)用記錄，與財務(wù)部對接結(jié)算費用，保證票據(jù)齊全（如采購清單、驗收單）。每月最后一個工作日，行政部組織庫存盤點，核對臺賬與實物，保證賬實相符，差異需在3個工作日內(nèi)核查原因并處理。（三）相關(guān)表單模板辦公用品需求匯總表部門物品名稱規(guī)格單位需求數(shù)量用途申請人負(fù)責(zé)人簽字辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)用人部門審批人備注（設(shè)備編號）（四）執(zhí)行要點堅持“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，非必需品不予采購。優(yōu)先選擇環(huán)保、耐用品，降低長期采購成本。建立合格供應(yīng)商名錄，每季度評估一次供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量（如配送及時率、產(chǎn)品質(zhì)量）。三、文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化操作（一）適用情形公司各類行政文件（如規(guī)章制度、會議紀(jì)要、合同、通知、請示報告等）的分類、整理、保存與查閱。（二）操作流程文件分類規(guī)則制定行政部制定《文件分類目錄》，按“年度-一級分類-二級分類-三級分類”規(guī)則劃分，例如：2024年-行政類-會議管理-會議紀(jì)要2024年-人事類-制度文件-考勤制度2024年-財務(wù)類-合同-采購合同文件收集與移交各部門在文件形成后3個工作日內(nèi)，將紙質(zhì)文件（原件或復(fù)印件）及電子文件提交至行政部，注明文件標(biāo)題、形成日期、密級（內(nèi)部/秘密/機(jī)密）、份數(shù)（紙質(zhì)文件）。涉及多部門聯(lián)合形成的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集并移交。文件整理與編目紙質(zhì)文件：行政部對文件進(jìn)行排序、去除夾子、加裝封面（注明文件標(biāo)題、分類、頁數(shù)、歸檔日期），編寫歸檔號（如“2024XZ-001”），裝訂成冊。電子文件：按分類存入指定服務(wù)器文件夾，命名規(guī)范為“YYYYMMDD-部門-文件名”（如“20240510-行政-會議紀(jì)要.docx”），同步錄入電子檔案管理系統(tǒng)。歸檔登記與審核行政部填寫《文件歸檔清單》，記錄歸檔號、文件標(biāo)題、分類、頁數(shù)/份數(shù)、形成日期、移交人、接收人、歸檔日期，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理員對歸檔文件進(jìn)行審核，保證文件完整、字跡清晰、分類準(zhǔn)確，缺失文件需及時聯(lián)系補(bǔ)充。保存與保管紙質(zhì)文件：存入專用檔案柜，按歸檔號順序排列，庫房保持干燥、通風(fēng)（濕度控制在45%-60%）、防火、防蟲，定期檢查（每季度一次）。電子文件：定期備份（每月一次），異地備份（防止服務(wù)器故障），設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查閱），定期殺毒（每季度一次）。查閱與借閱內(nèi)部員工因工作需要查閱文件，填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、用途、查閱方式（閱覽/復(fù)?。?，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員提供查閱。涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，查閱時需有檔案管理員在場，嚴(yán)禁涂改、抽取、翻印文件。借閱文件需填寫《文件借閱登記表》，借閱期限不超過3個工作日，到期歸還時檔案管理員檢查文件完整性。鑒定與銷毀對超過保存期限的文件，行政部每半年組織一次鑒定，填寫《文件銷毀清單》，列明文件名稱、歸檔號、保存期限、銷毀原因，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由2名以上人員監(jiān)督銷毀（紙質(zhì)文件碎紙?zhí)幚?，電子文件徹底刪除），銷毀人員簽字確認(rèn)，銷毀記錄保存不少于1年。（三）相關(guān)表單模板文件分類目錄一級分類二級分類三級分類分類代碼保存期限行政類會議管理會議紀(jì)要XZ-HY5年人事類制度文件考勤制度RS-ZD長期財務(wù)類合同采購合同CW-HT10年文件歸檔清單歸檔號文件標(biāo)題分類頁數(shù)形成日期移交人接收人歸檔日期文件查閱申請表申請人部門查閱文件名稱用途查閱方式審批人備注（四）執(zhí)行要點文件