PAGE衛(wèi)生室檔案規(guī)章制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生室各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于衛(wèi)生室全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的行為規(guī)范。3.檔案定義本衛(wèi)生室檔案是指在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)衛(wèi)生室檔案管理工作，將檔案管理工作納入衛(wèi)生室整體工作計(jì)劃，定期檢查檔案管理工作情況，解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。負(fù)責(zé)建立健全檔案管理工作制度，明確各部門(mén)及人員在檔案管理工作中的職責(zé)。審定檔案管理工作年度預(yù)算，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等條件。2.檔案管理人員職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本衛(wèi)生室檔案管理規(guī)章制度，負(fù)責(zé)衛(wèi)生室檔案的集中統(tǒng)一管理。制定檔案管理工作計(jì)劃和工作流程，組織開(kāi)展檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等工作。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。積極提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)、準(zhǔn)確地為衛(wèi)生室各部門(mén)及人員查閱、借閱檔案提供便利，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷(xiāo)毀工作，確保檔案的真實(shí)性和完整性。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。3.各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷、保管等工作，并定期向衛(wèi)生室檔案管理人員移交。按照檔案管理工作要求，指導(dǎo)本部門(mén)人員做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保本部門(mén)檔案的齊全、完整。協(xié)助衛(wèi)生室檔案管理人員開(kāi)展檔案利用工作，及時(shí)提供本部門(mén)相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級(jí)衛(wèi)生行政部門(mén)及相關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件、通知、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等。衛(wèi)生室制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。醫(yī)療業(yè)務(wù)工作中形成的病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療記錄、護(hù)理記錄、手術(shù)記錄、會(huì)診記錄、病例討論記錄等。預(yù)防保健工作中形成的疫苗接種記錄、傳染病報(bào)告卡、健康檔案、健康教育資料等。教學(xué)工作中形成的教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)大綱、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)資料等。科研工作中形成的科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、論文發(fā)表等資料。行政管理工作中形成的會(huì)議記錄、考勤記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、固定資產(chǎn)檔案、人員檔案等。其他具有保存價(jià)值的文件材料，如照片、錄音、錄像、榮譽(yù)證書(shū)、合同協(xié)議等。2.收集要求各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保文件材料的齊全、完整。對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)送交檔案管理人員，避免遺失或損壞。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、合理。同一類(lèi)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。4.整理方法文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理。將每年形成的文件材料按照保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)，再按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行細(xì)分，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)。醫(yī)療檔案：按照病歷號(hào)順序整理，每一份病歷作為一個(gè)獨(dú)立的保管單元，包括住院病歷、門(mén)診病歷、急診病歷等。病歷首頁(yè)、病程記錄、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)囑單、護(hù)理記錄等應(yīng)齊全完整，并按照規(guī)定順序排列。預(yù)防保健檔案：按照服務(wù)對(duì)象或項(xiàng)目分類(lèi)整理，如兒童保健檔案、孕產(chǎn)婦保健檔案、老年人健康檔案、傳染病管理檔案等。每份檔案應(yīng)包含基本信息、健康體檢記錄、隨訪記錄等內(nèi)容，并按照時(shí)間順序排列。教學(xué)檔案：按照教學(xué)環(huán)節(jié)分類(lèi)整理，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生作業(yè)、考試試卷、實(shí)習(xí)指導(dǎo)等。每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序或課程順序排列?？蒲袡n案：按照科研項(xiàng)目分類(lèi)整理，每個(gè)科研項(xiàng)目作為一個(gè)獨(dú)立的保管單元，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、論文發(fā)表等資料。科研項(xiàng)目文件材料應(yīng)按照研究進(jìn)程和重要程度排列。行政管理檔案：按照檔案類(lèi)別分類(lèi)整理，如會(huì)議記錄、考勤記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、固定資產(chǎn)檔案、人員檔案等。各類(lèi)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列，編制相應(yīng)的目錄。四、檔案的保管1.檔案庫(kù)房建設(shè)衛(wèi)生室應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光（采用無(wú)紫外線光源）、防高溫等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。2.檔案裝具選擇應(yīng)根據(jù)檔案的類(lèi)型、數(shù)量和保存要求選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于存放和查找，能夠有效保護(hù)檔案不受損壞。檔案盒應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠清晰標(biāo)注檔案類(lèi)別、年度、保管期限、盒內(nèi)文件題名等信息。3.檔案上架排列檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行上架排列，同類(lèi)檔案應(yīng)按照年度、保管期限順序依次排列，不同類(lèi)檔案之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g隔。檔案上架應(yīng)整齊有序，便于查找和利用，同時(shí)應(yīng)預(yù)留一定的空間，以備檔案數(shù)量增加時(shí)使用。應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類(lèi)檔案在檔案庫(kù)房中的具體存放位置，方便檔案管理人員和利用人員快速查找檔案。4.檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映衛(wèi)生室主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生室工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本衛(wèi)生室實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過(guò)程中明確標(biāo)注。5.檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。每月應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的存放情況、溫濕度記錄、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，檢查檔案的整理質(zhì)量、保管期限劃分是否準(zhǔn)確、有無(wú)損壞或丟失等情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行記錄并及時(shí)整改。檔案檢查情況應(yīng)詳細(xì)記錄，并存檔備查。五、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為衛(wèi)生室各項(xiàng)工作提供充分的支持和服務(wù)。利用檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行查閱、借閱，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或違規(guī)操作。2.查閱手續(xù)本衛(wèi)生室工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。外單位人員因工作需要查閱本衛(wèi)生室檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員陪同查閱，并嚴(yán)格登記查閱情況。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱人員正確使用檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.借閱手續(xù)本衛(wèi)生室工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱檔案期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員責(zé)任。外單位人員因工作需要借閱本衛(wèi)生室檔案，須持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)，并按照本衛(wèi)生室借閱規(guī)定進(jìn)行管理。4.檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋“檔案復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。外單位人員因工作需要復(fù)制本衛(wèi)生室檔案，須持有單位介紹信，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照本衛(wèi)生室復(fù)制規(guī)定進(jìn)行辦理。5.檔案利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門(mén)、利用人員、利用目的、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息?！稒n案查閱申請(qǐng)表》、《檔案借閱申請(qǐng)表》、《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》等應(yīng)與檔案利用登記記錄一同歸檔保存，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和本衛(wèi)生室檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。3.鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。對(duì)于保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，如涉及未了結(jié)事項(xiàng)、重要?dú)v史事件或人物等，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀程序檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆椒?，確保檔案信息無(wú)法恢