PAGE衛(wèi)生院檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映衛(wèi)生院的各項工作活動，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集衛(wèi)生院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、衛(wèi)生院商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以衛(wèi)生院院長為組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督衛(wèi)生院檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案庫房的安全。5.按照規(guī)定的期限和要求，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案主要包括衛(wèi)生院在行政管理活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。2.醫(yī)療檔案涵蓋門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療質(zhì)量控制資料等。3.教學(xué)檔案包含教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生實習(xí)資料、教學(xué)評估材料等。4.科研檔案涉及科研項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果報告、論文發(fā)表等相關(guān)資料。5.人事檔案包括職工個人基本信息、履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評定材料、考核獎懲記錄等。6.財務(wù)檔案有會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、固定資產(chǎn)檔案等。7.設(shè)備檔案記錄衛(wèi)生院各類醫(yī)療設(shè)備的購置合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄、報廢處理資料等。8.基建檔案包含衛(wèi)生院基本建設(shè)項目的立項審批文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。（二）檔案編號1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式進(jìn)行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.醫(yī)療檔案編號按照病歷號進(jìn)行編號，病歷號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。3.教學(xué)檔案編號采用年度類別流水號的方式編號。如：2023教案001，表示2023年形成的第1份教案。4.科研檔案編號以科研項目編號為基礎(chǔ)，按照項目研究階段和資料類別進(jìn)行細(xì)分編號。例如：KY202301實驗數(shù)據(jù)001，表示編號為KY202301的科研項目的第1份實驗數(shù)據(jù)資料。5.人事檔案編號依據(jù)職工個人身份證號碼進(jìn)行編號，確保人事檔案編號的唯一性和準(zhǔn)確性。6.財務(wù)檔案編號按照會計年度檔案類別流水號的方式編號。如：2023會計憑證001，表示2023年的第1冊會計憑證。7.設(shè)備檔案編號采用設(shè)備購置年份設(shè)備類別流水號的方式編號。例如：2023醫(yī)療設(shè)備001，表示2023年購置的第1臺醫(yī)療設(shè)備的檔案。8.基建檔案編號按照建設(shè)項目編號檔案類別流水號的方式編號。如：JX202301設(shè)計圖紙001，表示編號為JX202301的建設(shè)項目的第1份設(shè)計圖紙。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各科室在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.衛(wèi)生院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目資料等。3.職工個人提交的各類業(yè)務(wù)報告、工作總結(jié)、學(xué)術(shù)論文等。4.衛(wèi)生院舉辦的各類會議、活動形成的文件、照片、影像等資料。5.上級主管部門下發(fā)的與衛(wèi)生院相關(guān)的文件、通知、指示等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案資料。3.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.文書檔案按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，同一事由的文件應(yīng)集中在一起，并按照發(fā)文時間順序排列。2.醫(yī)療檔案按照病歷書寫規(guī)范和要求，對門診病歷、住院病歷進(jìn)行整理，確保病歷資料的完整性和規(guī)范性。3.教學(xué)檔案根據(jù)教學(xué)檔案的類別，按照教學(xué)計劃、教學(xué)實施、教學(xué)評估等環(huán)節(jié)進(jìn)行分類整理，將相關(guān)資料裝訂成冊。4.科研檔案按照科研項目的研究階段，對科研項目申報、研究過程、成果總結(jié)等資料進(jìn)行分類整理，建立科研檔案卷冊。5.人事檔案按照人事檔案管理規(guī)定，對職工個人檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的齊全完整。6.財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法，對會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。7.設(shè)備檔案按照設(shè)備購置、使用、維護(hù)、報廢等環(huán)節(jié)，對設(shè)備檔案資料進(jìn)行分類整理，建立設(shè)備檔案卷宗。8.創(chuàng)建檔案按照基建項目建設(shè)程序，對基建項目的立項、設(shè)計、施工、驗收等資料進(jìn)行分類整理，建立基建檔案卷宗。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間，確保檔案庫房的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、除濕設(shè)備、溫濕度計等設(shè)施，保證檔案庫房的環(huán)境條件符合要求。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、影像檔案等。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、密封包裝等。（三）檔案保管期限1.文書檔案永久保管的文書檔案包括衛(wèi)生院制定的重要規(guī)章制度、年度工作計劃和總結(jié)、重大事件記錄、上級主管部門重要文件等。定期保管的文書檔案期限為30年和10年。2.醫(yī)療檔案門診病歷和住院病歷的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于30年。3.教學(xué)檔案教學(xué)檔案的保管期限為自教學(xué)活動結(jié)束后不少于30年。4.科研檔案科研檔案的保管期限為自科研項目結(jié)題后不少于30年。5.人事檔案人事檔案應(yīng)長期保管，確保職工個人檔案資料的完整性和連續(xù)性。6.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案的保管期限按照國家有關(guān)會計檔案管理辦法執(zhí)行。7.設(shè)備檔案設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備報廢后繼續(xù)保管5年。8.基建檔案基建檔案應(yīng)在基建項目竣工驗收后長期保管。（四）檔案定期檢查1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及檔案庫房的環(huán)境條件等。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時分析原因，提出改進(jìn)措施，確保檔案管理工作的質(zhì)量。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料支持。2.為上級主管部門、相關(guān)單位及社會公眾提供檔案查閱服務(wù)。3.為職工個人提供檔案查閱服務(wù)，如查閱本人的人事檔案、醫(yī)療檔案等。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱各科室因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理員處查閱檔案。2.外部查閱外單位因工作需要查閱檔案時，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)衛(wèi)生院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱檔案。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案資料，如需摘抄、復(fù)制、拍攝檔案資料，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.職工個人查閱職工個人因工作或其他需要查閱本人檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理員處查閱檔案。職工個人不得查閱他人檔案。（三）利用登記檔案管理員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、摘抄、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門、利用人員、查閱內(nèi)容、查閱目的、歸還時間等。（四）檔案保密1.檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、衛(wèi)生院商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。2.在檔案利用過程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在非規(guī)定場所查閱檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.對于涉及保密內(nèi)容的檔案，如需摘抄、復(fù)制、拍攝等，應(yīng)按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的保密措施。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員、檔案管理員及相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對保存期滿但仍具有重要利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小