機(jī)關(guān)公文處理工作操作手冊(cè)一、總則為規(guī)范機(jī)關(guān)公文處理工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公文流轉(zhuǎn)規(guī)范、安全、高效，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本操作手冊(cè)。本手冊(cè)適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部各類公文（含法定公文、事務(wù)性文書）的收文、發(fā)文及歸檔管理工作，全體公文處理人員須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，遵循準(zhǔn)確規(guī)范、及時(shí)高效、安全保密的基本原則開展工作。二、收文處理流程（一）簽收與登記收到外部來文（含紙質(zhì)、電子公文）時(shí)，由文書崗位人員核對(duì)來文單位、公文份數(shù)、封裝完整性（紙質(zhì)件），電子公文需確認(rèn)發(fā)件人身份及公文格式合規(guī)性。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)發(fā)、損壞或份數(shù)不符的，應(yīng)及時(shí)向來文單位反饋并登記異常情況。使用機(jī)關(guān)公文管理系統(tǒng)或臺(tái)賬，逐項(xiàng)記錄公文文號(hào)、標(biāo)題、來文單位、收文時(shí)間、密級(jí)（如需）、緊急程度等信息，生成唯一收文編號(hào)，確保每份公文可追溯。電子公文需同步在系統(tǒng)中上傳原文并標(biāo)注收文信息。（二）初審與分辦文書人員對(duì)公文進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查：是否符合行文規(guī)則（如主送機(jī)關(guān)是否正確、是否多頭主送等）；文種使用是否恰當(dāng)；格式是否規(guī)范（如版頭、主體、版記要素是否完整）；緊急、密級(jí)公文是否標(biāo)注清晰。對(duì)不符合要求的公文，商請(qǐng)來文單位補(bǔ)正后重新處理。根據(jù)公文內(nèi)容、要求及機(jī)關(guān)職能分工，提出擬辦意見（如“請(qǐng)XX部門閱辦”“請(qǐng)XX領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)XX部門辦理”），經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，將公文（含電子件）流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門或人員。涉密公文須通過加密渠道傳遞，嚴(yán)禁通過普通辦公網(wǎng)絡(luò)傳輸。（三）承辦與傳閱閱知性公文：承辦部門或人員收到后，需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（一般不超過3個(gè)工作日）完成閱知，重要公文需簽注明確意見（如“已閱”“請(qǐng)XX同志落實(shí)”）。辦理性公文：承辦部門應(yīng)制定辦理方案，明確責(zé)任人、時(shí)限及要求，重大事項(xiàng)需集體研究。辦理過程中如需會(huì)辦，應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，形成會(huì)辦意見后反饋至辦公室；如需請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)附承辦部門初步意見。需多人閱知的公文，由文書人員按“先主要領(lǐng)導(dǎo)、后分管領(lǐng)導(dǎo)，先業(yè)務(wù)部門、后綜合部門”的順序傳遞，確保“一人一簽、全程留痕”。緊急公文需標(biāo)注傳閱時(shí)限（如“24小時(shí)內(nèi)傳閱完畢”），涉密公文傳閱后須及時(shí)收回，存放在保密設(shè)備中。（四）催辦與答復(fù)辦公室對(duì)辦理性公文實(shí)行全程跟蹤，通過系統(tǒng)提醒、電話督辦等方式，督促承辦部門按時(shí)辦結(jié)。對(duì)超期未辦的，需向承辦部門負(fù)責(zé)人了解原因并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果以書面形式（或按來文要求的方式）反饋來文單位，同時(shí)抄送辦公室備案。答復(fù)內(nèi)容需準(zhǔn)確、簡潔，符合公文用語規(guī)范。三、發(fā)文處理流程（一）起草與審核公文起草應(yīng)緊扣主題，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰，用語規(guī)范簡潔。需征求意見的，應(yīng)通過書面、會(huì)議或調(diào)研等方式充分聽取相關(guān)部門、基層單位及群眾意見；涉及法律法規(guī)的，須經(jīng)法制部門審核。起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人審核簽字。辦公室對(duì)發(fā)文進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)檢查：內(nèi)容是否符合國家政策及機(jī)關(guān)決策部署；文種、格式是否規(guī)范；發(fā)文必要性（可發(fā)可不發(fā)的堅(jiān)決不發(fā)）；是否存在涉密內(nèi)容未標(biāo)注密級(jí)等問題。審核通過后，填寫《發(fā)文審核單》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）簽發(fā)與復(fù)核公文須經(jīng)法定簽發(fā)人（或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人）簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)簽署明確意見（如“同意印發(fā)”“請(qǐng)XX同志再核”）、姓名及日期。聯(lián)合發(fā)文需所有聯(lián)署單位負(fù)責(zé)人依次簽發(fā)，待簽完后方可進(jìn)入印制環(huán)節(jié)。文書人員根據(jù)簽發(fā)意見，對(duì)公文內(nèi)容、格式、發(fā)文字號(hào)、主送/抄送機(jī)關(guān)等進(jìn)行復(fù)核，確保與簽發(fā)意圖一致。發(fā)現(xiàn)問題的，需退回起草部門修改，嚴(yán)禁擅自改動(dòng)簽發(fā)后的公文內(nèi)容。（三）登記與印制復(fù)核無誤后，編制發(fā)文字號(hào)（遵循機(jī)關(guān)文號(hào)管理規(guī)則），登記公文標(biāo)題、發(fā)文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)等信息，生成發(fā)文編號(hào)。紙質(zhì)公文由文印室按規(guī)范格式印制（如A4紙、雙面印刷、頁碼清晰），涉密公文須在保密印刷設(shè)備上印制，指定專人管理；電子公文通過機(jī)關(guān)公文系統(tǒng)或政務(wù)平臺(tái)發(fā)布，確保傳輸安全。（四）核發(fā)與歸檔文書人員核對(duì)公文印制份數(shù)、格式與登記信息一致后，通過機(jī)要交換、郵政特快專遞（涉密公文）或電子傳輸（非涉密）等方式發(fā)送。發(fā)送后需及時(shí)跟蹤回執(zhí)，確認(rèn)收文單位已收到。發(fā)文辦理完畢后，起草部門應(yīng)將公文定稿、正本、簽發(fā)單及征求意見材料等整理齊全，移交檔案室歸檔（電子公文需同步上傳至檔案管理系統(tǒng)）。四、公文歸檔與管理（一）整理與歸檔檔案室按“年度—機(jī)構(gòu)—問題”或“年度—文種”等方式對(duì)公文進(jìn)行分類，去除重份、殘缺件，按時(shí)間順序排列，編制歸檔目錄。歸檔范圍包括收文（含辦理過程材料）、發(fā)文（定稿、正本、附件）、內(nèi)部簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等具有查考價(jià)值的公文材料。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，將公文分為永久、30年、10年保管，標(biāo)注清晰后存入檔案柜（或電子檔案庫）。（二）利用與銷毀機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案需填寫《檔案借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外部單位查閱須持單位介紹信及有效證件，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。涉密檔案借閱需嚴(yán)格履行保密審批手續(xù)，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容。保管期滿的公文，由檔案室提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由2人以上監(jiān)銷（涉密公文須送指定銷毀機(jī)構(gòu)），監(jiān)銷人需在清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、常見問題及處理規(guī)范（一）格式不規(guī)范表現(xiàn)：版頭要素缺失（如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不清晰）、頁碼標(biāo)注錯(cuò)誤、附件說明與附件不符等。處理：退回起草部門重新排版，辦公室提供《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）模板供參考，確保公文格式“橫排、左側(cè)裝訂、頁碼居右”等要求落實(shí)到位。（二）辦理超期表現(xiàn)：承辦部門未在規(guī)定時(shí)限內(nèi)反饋辦理結(jié)果，影響工作推進(jìn)。處理：辦公室向承辦部門發(fā)出《催辦通知單》，同時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)多次超期的，納入機(jī)關(guān)效能考核，督促整改。（三）密級(jí)管理不當(dāng)表現(xiàn)：涉密公文未標(biāo)注密級(jí)、通過普通郵箱傳輸涉密信息、閱后未及時(shí)收回等。處理：立即停止違規(guī)操作，重