企業(yè)ERP系統(tǒng)使用手冊(cè)一、系統(tǒng)概述企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)是整合采購、銷售、庫存、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等核心業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化管理工具，通過數(shù)據(jù)共享與流程自動(dòng)化，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置、提升運(yùn)營效率。本系統(tǒng)適用于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門（采購部、銷售部、倉儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部等），需結(jié)合崗位權(quán)限開展操作。二、模塊功能詳解（一）采購管理模塊功能定位：統(tǒng)籌采購需求提報(bào)、供應(yīng)商管理、采購訂單執(zhí)行及收貨驗(yàn)收全流程，實(shí)現(xiàn)采購成本管控與供應(yīng)時(shí)效保障。核心操作：請(qǐng)購單創(chuàng)建：業(yè)務(wù)部門提交采購需求（含物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期），經(jīng)直屬上級(jí)審批后流轉(zhuǎn)至采購部。供應(yīng)商詢價(jià)：采購專員針對(duì)需求物料，向已備案供應(yīng)商發(fā)起詢價(jià)（支持批量詢價(jià)、歷史價(jià)格比對(duì)），選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)生成《詢價(jià)對(duì)比表》。采購下單：確認(rèn)供應(yīng)商后，在系統(tǒng)中錄入訂單信息（交貨周期、付款方式、違約責(zé)任），系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)請(qǐng)購單與供應(yīng)商檔案，生成帶唯一編號(hào)的采購訂單，支持郵件/短信同步通知供應(yīng)商。收貨驗(yàn)收：倉儲(chǔ)部依據(jù)到貨清單核對(duì)實(shí)物，在系統(tǒng)中錄入實(shí)收數(shù)量、質(zhì)檢結(jié)果（合格/返工/拒收），系統(tǒng)自動(dòng)更新庫存與應(yīng)付賬款待辦。（二）銷售管理模塊功能定位：管理客戶信息、銷售訂單、發(fā)貨出庫及應(yīng)收賬款，支撐銷售業(yè)績追蹤與客戶服務(wù)優(yōu)化。核心操作：客戶檔案維護(hù)：銷售專員錄入客戶基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人、結(jié)算方式），設(shè)置信用額度與賬期，經(jīng)審核后生效（支持按區(qū)域/行業(yè)分類檢索）。銷售訂單處理：根據(jù)客戶需求創(chuàng)建訂單（含產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、交貨地址），系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)庫存可用量、信用額度，觸發(fā)生產(chǎn)/備貨任務(wù)；訂單變更需提交《變更申請(qǐng)單》，經(jīng)客戶確認(rèn)后更新系統(tǒng)。發(fā)貨與開票：倉儲(chǔ)部根據(jù)訂單出庫，系統(tǒng)生成《出庫單》；財(cái)務(wù)部依據(jù)出庫單開具發(fā)票，關(guān)聯(lián)訂單生成應(yīng)收賬款，支持按客戶/訂單維度查詢回款進(jìn)度。（三）庫存管理模塊功能定位：實(shí)時(shí)管控物料入庫、出庫、調(diào)撥、盤點(diǎn)，保障庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，降低呆滯料風(fēng)險(xiǎn)。核心操作：入庫作業(yè)：采購收貨、生產(chǎn)完工入庫時(shí)，掃描物料條碼（或手動(dòng)錄入批次號(hào)、有效期），系統(tǒng)自動(dòng)更新庫存臺(tái)賬，支持按倉庫/庫區(qū)/貨架定位管理。出庫作業(yè)：銷售出庫、生產(chǎn)領(lǐng)料需關(guān)聯(lián)訂單/工單，系統(tǒng)校驗(yàn)庫存可用量，生成《出庫單》（支持先進(jìn)先出、批次管理策略）；非生產(chǎn)領(lǐng)料需提交《領(lǐng)料申請(qǐng)》，經(jīng)審批后執(zhí)行。庫存盤點(diǎn)：定期（月度/季度）發(fā)起盤點(diǎn)任務(wù)，系統(tǒng)導(dǎo)出盤點(diǎn)清單，盤點(diǎn)人員現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)后錄入實(shí)盤數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)生成《盤點(diǎn)差異表》，經(jīng)審批后調(diào)整庫存（差異原因需備注，如損耗、串貨等）。（四）財(cái)務(wù)管理模塊功能定位：整合應(yīng)收應(yīng)付、總賬、固定資產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)化核算與報(bào)表生成，支撐財(cái)務(wù)分析與決策。核心操作：憑證管理：系統(tǒng)自動(dòng)抓取業(yè)務(wù)模塊單據(jù)（采購發(fā)票、銷售發(fā)票、出入庫單）生成記賬憑證，財(cái)務(wù)人員可復(fù)核、調(diào)整（需注明調(diào)整原因），支持按科目/部門/項(xiàng)目維度查詢憑證鏈。報(bào)表生成：一鍵生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表，支持自定義報(bào)表（如部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目成本分析表），數(shù)據(jù)可導(dǎo)出為Excel/PDF格式，滿足審計(jì)與匯報(bào)需求。固定資產(chǎn)管理：錄入資產(chǎn)信息（名稱、型號(hào)、購置日期、折舊年限），系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)提折舊，支持資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢流程（需上傳報(bào)廢證明/調(diào)撥單）。三、操作流程規(guī)范（一）系統(tǒng)登錄2.輸入工號(hào)（或賬號(hào)）、密碼（首次登錄為初始密碼，需立即修改），選擇所屬賬套（如總公司/分公司），點(diǎn)擊“登錄”。3.若登錄失敗，可點(diǎn)擊“忘記密碼”通過綁定郵箱/手機(jī)重置，或聯(lián)系系統(tǒng)管理員核查賬號(hào)權(quán)限。（二）日常操作流程1.數(shù)據(jù)錄入規(guī)范必填項(xiàng)（*標(biāo)注）需完整填寫，字符型字段避免特殊符號(hào)（如`#`、`%`需轉(zhuǎn)換為文字說明），日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”。數(shù)量、金額需與實(shí)際業(yè)務(wù)一致，錄入后需二次核對(duì)（系統(tǒng)支持“提交前預(yù)覽”功能）。2.流程審批單據(jù)提交后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至審批人待辦（可在“我的待辦”中查看），審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)處理（同意/駁回需注明理由）。駁回單據(jù)需修改后重新提交，歷史審批記錄可在“單據(jù)軌跡”中查詢。3.數(shù)據(jù)查詢與導(dǎo)出在對(duì)應(yīng)模塊“查詢”界面，通過篩選條件（如日期范圍、單據(jù)編號(hào)、客戶名稱）定位數(shù)據(jù)，支持按字段排序。點(diǎn)擊“導(dǎo)出”按鈕，選擇格式（Excel/Csv），系統(tǒng)生成文件（含篩選后數(shù)據(jù)），可本地保存或共享。（三）異常處理與數(shù)據(jù)備份1.操作異常若系統(tǒng)提示“數(shù)據(jù)沖突”（如多人同時(shí)編輯同一張單據(jù)），需刷新頁面后重新操作，或聯(lián)系管理員解鎖單據(jù)。若出現(xiàn)頁面卡頓、報(bào)錯(cuò)，可清理瀏覽器緩存（`Ctrl+Shift+Delete`），重新登錄嘗試；仍未解決則提交《系統(tǒng)故障反饋單》（附報(bào)錯(cuò)截圖、操作步驟）至IT部門。2.數(shù)據(jù)備份財(cái)務(wù)報(bào)表、庫存臺(tái)賬需每月末導(dǎo)出備份，存放至企業(yè)指定的共享存儲(chǔ)路徑。四、注意事項(xiàng)與常見問題（一）權(quán)限管理1.崗位調(diào)整或離職時(shí)，需提前3個(gè)工作日提交《權(quán)限變更申請(qǐng)》，由直屬上級(jí)與系統(tǒng)管理員同步更新賬號(hào)權(quán)限（禁用離職賬號(hào)，調(diào)整崗位權(quán)限）。2.敏感操作（如財(cái)務(wù)憑證修改、庫存初始化）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與系統(tǒng)管理員雙重授權(quán)，操作記錄永久留痕。（二）數(shù)據(jù)安全1.禁止使用公共網(wǎng)絡(luò)（如網(wǎng)吧、非加密Wi-Fi）登錄系統(tǒng)，避免賬號(hào)密碼泄露。2.系統(tǒng)賬號(hào)僅限本人使用，禁止轉(zhuǎn)借他人；密碼需每季度更換（含大小寫字母、數(shù)字、特殊字符，長度≥8位）。（三）常見問題解答1.問：采購訂單已下達(dá)，供應(yīng)商要求變更交貨期怎么辦？答：在“采購訂單管理”中找到對(duì)應(yīng)訂單，點(diǎn)擊“變更申請(qǐng)”，錄入新交貨期與變更原因，提交供應(yīng)商確認(rèn)（可上傳溝通記錄），經(jīng)采購經(jīng)理審批后更新訂單。2.問：銷售出庫時(shí)提示“庫存不足”，但實(shí)際倉庫有貨怎么辦？答：先核查庫存臺(tái)賬的“可用量”與“實(shí)存量”差異（可能因未審核的入庫單/出庫單導(dǎo)致），在“庫存管理-單據(jù)審核”中處理未生效單據(jù)；若仍異常，聯(lián)系倉儲(chǔ)部與系統(tǒng)管理員核查庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。3.問：如何快速查詢某客戶的歷史交易記錄？答：進(jìn)入“銷售管理-客戶檔案”，搜索客