公司文件檔案管理制度及表格一、總則（一）目的為規(guī)范公司文件檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，保證檔案的完整性、安全性和有效性，保障公司運營可追溯、決策有依據(jù)，特制定本制度。（二）依據(jù)依據(jù)《_________檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，結合實際情況制定本制度。二、適用范圍與文件類型（一）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組在運營過程中形成的有保存價值的各種文件檔案，包括紙質檔案和電子檔案。（二）文件類型行政類文件：包括公司章程、內(nèi)部管理制度、會議紀要、工作報告、通知公告等；業(yè)務類文件：包括市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同、產(chǎn)品說明書等；項目類文件：包括項目立項書、可行性研究報告、實施方案、驗收報告等；人事類文件：包括員工招聘資料、勞動合同、績效考核記錄、培訓檔案等；財務類文件：包括預算報表、審計報告、財務分析報告等（涉密財務檔案按專項規(guī)定管理）；其他需長期保存的文件：如公司資質證書、重要合同、榮譽證書等。三、管理職責各部門：負責本部門文件的形成、分類、初步整理及按時移交，保證文件內(nèi)容真實、齊全。檔案管理部門：負責檔案的接收、分類、編號、保管、借閱、鑒定及銷毀工作，定期檢查檔案保管情況。分管領導：負責審批檔案銷毀、重要檔案借閱等事項，監(jiān)督檔案管理制度執(zhí)行情況。四、文件檔案管理全流程操作指引（一）文件形成與分類文件形成：文件起草部門需保證內(nèi)容準確、格式規(guī)范，明確文件標題、形成日期、責任人等要素。文件分類：按照“行政類、業(yè)務類、項目類、人事類、財務類”等大類進行劃分，大類下可根據(jù)文件內(nèi)容細分小類（如“行政類”下分“會議紀要”“通知公告”等）。（二）文件整理與立卷紙質文件整理：清理重復件、無留存價值的草稿，保留最終版本及重要修改稿；按文件類型、形成時間順序排序，使用檔案夾或文件夾分類存放，標注清晰標題；對破損、字跡模糊的文件進行修補或復制。電子文件整理：按文件類型創(chuàng)建電子文件夾，命名格式為“大類-小類-形成日期-文件名”（如“行政類-會議紀要-20231001-第三季度會議紀要”）；電子文件需為PDF、Word等通用格式，避免使用加密或特殊格式文件，重要電子文件需備份至公司服務器或指定云存儲平臺。（三）文件移交與接收移交時間：紙質文件：每月結束后5個工作日內(nèi)，各部門將上月形成的文件移交至檔案管理部門；電子文件：形成后3個工作日內(nèi)至指定電子檔案系統(tǒng)。移交流程：移交部門填寫《文件歸檔移交清單》（見模板1），注明文件名稱、編號、數(shù)量、形成日期、保管期限等信息；檔案管理部門核對文件內(nèi)容與清單是否一致，確認無誤后在清單上簽字接收，移交部門留存一份備查。（四）檔案保管與維護紙質檔案保管：存放于專用檔案柜，庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；檔案柜內(nèi)張貼檔案目錄，定期（每季度）檢查檔案狀況，對損壞檔案及時修復。電子檔案保管：定期（每周）進行備份，重要電子檔案實行“本地備份+異地備份”雙重機制；定期（每半年）檢查電子文件可讀性，對格式過時的文件進行格式轉換。（五）檔案借閱與利用借閱權限：普通檔案：員工因工作需要可借閱，須經(jīng)本部門負責人審批；涉密檔案：須經(jīng)部門負責人及分管領導審批，僅限在指定場所查閱，不得帶出。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱登記表》（見模板2），注明借閱檔案名稱、編號、用途、借閱期限；檔案管理部門核對審批手續(xù)后，提供檔案查閱（涉密檔案需全程監(jiān)督）；借閱期限一般不超過7個工作日，到期需續(xù)借的需重新申請。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：檔案管理部門每兩年組織一次檔案鑒定，對到期檔案進行價值評估。銷毀流程：對無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》（見模板3），經(jīng)分管領導審批后；由檔案管理部門、行政部共同監(jiān)銷，銷毀時需記錄銷毀時間、地點、監(jiān)銷人等信息；電子檔案銷毀需徹底刪除存儲介質內(nèi)容，并不可恢復。五、常用管理表格模板模板1：文件歸檔移交清單序號文件名稱文件編號形成部門形成日期數(shù)量（頁/份）保管期限移交人接收人備注12023年第三季度會議紀要XZ-2023-003行政部2023-09-301510年*華*明-2XX項目立項書XM-2023-012項目部2023-10-152030年*強*明含附件模板2：檔案借閱登記表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期*麗市場部56782023-11-012023-11-05檔案名稱檔案編號借閱用途審批人備注XX客戶合同YW-2023-008項目跟進*剛僅限查閱公司年報XZ-2022-001年度總結*剛-模板3：檔案銷毀清單序號檔案名稱檔案編號形成日期保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人備注12021年辦公用品領用登記表XZ-2021-0452021-12-313年保管期限已滿2023-11-10華、明-2廢棄項目草稿XM-2020-0072020-05-201年無留存價值2023-11-10華、明-六、執(zhí)行規(guī)范與風險提示（一）歸檔及時性各部門須在規(guī)定時間內(nèi)完成文件移交，不得拖延或積壓，保證檔案形成后3個月內(nèi)完成歸檔。（二）檔案完整性文件歸檔時需包含、附件、審批手續(xù)等全部要素，不得遺漏關鍵內(nèi)容，如發(fā)覺文件缺失，需及時補充說明。（三）保密管理涉密檔案需單獨存放，借閱需嚴格審批，嚴禁復制、外傳；電子檔案傳輸需加密，避免通過非加密渠道發(fā)送。（四）違規(guī)處理對未按規(guī)定歸檔、損壞檔案、泄露檔案信息的部門或個人，公司