行政事務(wù)工作流程手冊匯編一、會議組織與管理流程適用情境適用于部門例會、跨部門協(xié)調(diào)會、項目推進(jìn)會、外部會議接待（如客戶來訪、行業(yè)交流）等各類行政會議的全流程管理，旨在規(guī)范會議籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)，保證會議高效有序。操作步驟詳解1.會議發(fā)起與申請發(fā)起人：根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或會議組織人發(fā)起會議申請。內(nèi)容要求：明確會議主題、目的、時間（建議精確到分鐘）、地點（線上需注明會議平臺及）、參會人員（含主責(zé)人、列席人）、預(yù)計時長、需準(zhǔn)備的材料（如議程、PPT、數(shù)據(jù)報表等）。提交審批：通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《會議申請表》（見表1）提交至部門負(fù)責(zé)人審批，涉及跨部門會議需提前3個工作日協(xié)調(diào)相關(guān)方確認(rèn)參會時間。2.會議籌備與通知場地與設(shè)備準(zhǔn)備：線下會議：提前1個工作日預(yù)訂會議室，檢查投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)、飲用水等設(shè)備是否正常，擺放會議桌牌、議程材料。線上會議：提前測試會議平臺穩(wěn)定性，發(fā)送平臺操作指南至參會人員。會議通知：審批通過后，至少提前1個工作日通過郵件、OA或工作群發(fā)送正式通知，注明會議主題、時間、地點、參會人及議程，并提醒攜帶相關(guān)材料。3.會議召開與記錄簽到管理：參會人員提前10分鐘到場，線下會議采用簽到表簽到，線上會議通過會議平臺“簽到”功能或在線文檔登記。會議主持：由會議組織人（或指定主持人）按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時長，避免偏離主題。會議記錄：指定專人（如行政專員或會議助理）記錄會議內(nèi)容，重點記錄決議事項、責(zé)任人、完成及時限，會后2個工作日內(nèi)整理形成《會議紀(jì)要》（見表2），經(jīng)主持人確認(rèn)后分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門。4.會議跟進(jìn)與歸檔決議跟蹤：各部門根據(jù)會議紀(jì)要落實責(zé)任人，行政部每周跟蹤決議進(jìn)展，未按時完成的需反饋原因。資料歸檔：會議申請表、簽到表、紀(jì)要、演示材料等紙質(zhì)版存入行政檔案夾，電子版?zhèn)浞葜林付ǚ?wù)器，保存期限不少于2年。配套表單模板表1：會議申請表申請部門申請人申請日期會議主題會議時間會議地點□線下□線上（平臺：______）預(yù)計時長參會人員主責(zé)人：______；列席人：______（部門：______）會議議程1.______（時長：______）2.______（時長：______）……需準(zhǔn)備材料□議程□PPT□數(shù)據(jù)報表□其他：______部門負(fù)責(zé)人審批簽字：______日期：______行政部審核表2：會議紀(jì)要模板會議名稱會議時間會議地點主持人參會人員記錄人會議議題1.______2.______……討論要點1.______（觀點：______）2.______（觀點：______）……決議事項1.______（責(zé)任人：______，完成時限：______）2.______（責(zé)任人：______，完成時限：______）……附件□會議議程□PPT□其他：______主持人簽字______日期：______關(guān)鍵注意事項會議主題需明確，避免臨時議題過多導(dǎo)致超時；涉密會議需提前通知參會人員遵守保密規(guī)定，禁止攜帶電子設(shè)備；線上會議需設(shè)置等候室，保證無關(guān)人員無法進(jìn)入；會議紀(jì)要需簡潔準(zhǔn)確，決議事項需可量化、可跟蹤。二、辦公用品采購與領(lǐng)用流程適用情境適用于辦公文具、耗材（如紙張、墨盒）、清潔用品、辦公設(shè)備配件等日常辦公用品的采購、入庫、領(lǐng)用及庫存管理，旨在規(guī)范物資流轉(zhuǎn)，保障行政供應(yīng)，避免浪費。操作步驟詳解1.需求提報與匯總需求提報：各部門每月25日前提交《辦公用品需求申請表》（見表3），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，由部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。緊急需求：突發(fā)性需求（如耗材不足影響辦公）可隨時提報，需在申請表備注“緊急”，行政部優(yōu)先處理。2.采購審批與執(zhí)行預(yù)算審核：行政部匯總各部門需求，核對月度采購預(yù)算，編制《辦公用品采購計劃》（見表4），提交行政負(fù)責(zé)人審批。供應(yīng)商選擇：常規(guī)物品：從合格供應(yīng)商名錄（至少3家）比價，選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商；定制或大額采購（如辦公設(shè)備）：需進(jìn)行詢價或招標(biāo)，簽訂采購合同。下單采購：審批通過后，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式（貨到付款優(yōu)先）。3.驗收入庫與登記到貨驗收：物品送達(dá)后，行政部與采購員共同核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，保證與訂單一致，破損或不符物品當(dāng)場拒收并聯(lián)系供應(yīng)商更換。入庫登記：驗收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》（見表5），錄入庫存管理系統(tǒng)，更新庫存數(shù)量，標(biāo)簽標(biāo)注物品名稱、入庫日期、保管人。4.領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用申請：員工填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見表6），注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、用途，部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。發(fā)放管理：常規(guī)物品（如筆、本）：按“按需領(lǐng)用、避免積壓”原則發(fā)放，每人每月限領(lǐng)1次；耗材類（如打印紙）：按部門人數(shù)核定月度領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，超額需說明理由；辦公設(shè)備領(lǐng)用：需提交《設(shè)備領(lǐng)用申請表》，由行政部登記設(shè)備編號、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期，簽訂《設(shè)備保管責(zé)任書》。5.庫存盤點與補(bǔ)充月度盤點：行政部每月末對庫存進(jìn)行全面盤點，核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實物，差異率超過5%需分析原因并整改。庫存預(yù)警：當(dāng)庫存量低于安全庫存（如常用筆庫存＜50支）時，自動觸發(fā)補(bǔ)貨流程，納入下月采購計劃。配套表單模板表3：辦公用品需求申請表申請部門申請人申請日期物品名稱規(guī)格/型號單位需求數(shù)量用途預(yù)估單價部門負(fù)責(zé)人審批簽字：______日期：______行政部審核簽字：______日期：______表4：辦公用品采購計劃月份編制人審批人序號物品名稱規(guī)格/型號需求數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算總價備注□常規(guī)采購□緊急采購□大額采購（需附合同）表5：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格/型號單位入庫數(shù)量供應(yīng)商驗收人保管人庫存編號表6：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格/型號單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人部門用途審批人關(guān)鍵注意事項采購需優(yōu)先選擇環(huán)保、節(jié)能產(chǎn)品，避免一次性用品過度采購；領(lǐng)用需嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，禁止私自外借或挪用辦公用品；定期檢查庫存有效期，臨期物品（如墨盒、膠水）優(yōu)先發(fā)放，避免過期浪費；辦公設(shè)備領(lǐng)用后，行政部需每季度檢查設(shè)備使用狀況，保證妥善保管。三、固定資產(chǎn)管理流程適用情境適用于辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)）、家具（辦公桌、文件柜）、電子設(shè)備（投影儀、相機(jī)）等單價2000元以上、使用年限1年以上的固定資產(chǎn)全生命周期管理，包括申購、入庫、轉(zhuǎn)移、報廢等環(huán)節(jié)。操作步驟詳解1.資產(chǎn)申購與審批需求發(fā)起：因新增崗位、設(shè)備老化等原因需購置資產(chǎn)時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)申購表》（見表7），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及申購理由。審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核→行政部復(fù)核（審核配置合理性、預(yù)算）→財務(wù)部審核（核對預(yù)算）→總經(jīng)理審批（單價5000元以上需提交總經(jīng)理辦公會）。2.采購與驗收入庫采購執(zhí)行：審批通過后，行政部按“辦公用品采購流程”執(zhí)行采購，簽訂采購合同時需注明資產(chǎn)保修期、售后服務(wù)條款。驗收登記：資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門、財務(wù)部共同驗收，核對資產(chǎn)型號、數(shù)量、外觀及功能，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》（見表8），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號：公司代碼-部門代碼-購置年份-流水號），錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，登記“資產(chǎn)卡片”（含名稱、編號、購置日期、原值、使用人、保管人等信息）。3.資產(chǎn)領(lǐng)用與轉(zhuǎn)移領(lǐng)用登記：使用部門或領(lǐng)用人憑《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》（見表9）領(lǐng)用資產(chǎn)，行政部更新系統(tǒng)“使用人”信息，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)保管責(zé)任。內(nèi)部轉(zhuǎn)移：因部門調(diào)動、崗位調(diào)整需轉(zhuǎn)移資產(chǎn)時，原使用人填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表》（見表10），經(jīng)原部門負(fù)責(zé)人、接收部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部更新系統(tǒng)“使用部門”“使用人”信息，轉(zhuǎn)移雙方簽字確認(rèn)。4.資產(chǎn)維護(hù)與盤點日常維護(hù)：使用人負(fù)責(zé)資產(chǎn)日常清潔、保養(yǎng)，行政部建立《固定資產(chǎn)維護(hù)記錄表》（見表11），記錄維修時間、維修內(nèi)容、費用及維修商。定期盤點：行政部每半年組織一次全面盤點，核對資產(chǎn)實物與系統(tǒng)信息，差異率超過2%需追溯原因，盤盈、盤虧資產(chǎn)需提交書面說明，報總經(jīng)理審批后處理。5.資產(chǎn)報廢與處置報廢申請：資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》（見表12），注明資產(chǎn)名稱、編號、報廢原因、殘值預(yù)估。審批與處置：審批：行政部鑒定→財務(wù)部審核殘值→總經(jīng)理審批（單價1萬元以上需提交董事會）；處置：殘值收入由財務(wù)部統(tǒng)一入賬，報廢資產(chǎn)交由行政部聯(lián)系專業(yè)機(jī)構(gòu)回收，禁止私自丟棄或出售。配套表單模板表7：固定資產(chǎn)申購表申購部門申請人申購日期資產(chǎn)名稱規(guī)格/型號單位申購數(shù)量預(yù)估單價預(yù)估總價申購理由□新增崗位□設(shè)備老化□功能升級□其他：______部門負(fù)責(zé)人審批簽字：______日期：______行政部審核簽字：______日期：______財務(wù)部審核簽字：______日期：______表8：固定資產(chǎn)驗收單驗收日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號供應(yīng)商購置數(shù)量購置金額驗收情況□合格□不合格（問題：______）驗收人使用部門使用人資產(chǎn)編號入庫日期表9：固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表領(lǐng)用日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號領(lǐng)用人所屬部門用途審批人領(lǐng)用簽字行政部登記系統(tǒng)更新：□是□否；標(biāo)簽粘貼：□是□否表10：固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表轉(zhuǎn)移日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號原使用人原部門接收人接收部門轉(zhuǎn)移原因□崗位調(diào)動□部門調(diào)整□其他：______原部門審批簽字：______日期：______接收部門審批簽字：______日期：______行政部更新系統(tǒng)信息：□已更新□未更新表11：固定資產(chǎn)維護(hù)記錄表維修日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號維修內(nèi)容維修費用維修商維修人表12：固定資產(chǎn)報廢申請表報廢日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號原值已使用年限凈殘值率報廢原因□達(dá)到年限□損壞無法修復(fù)□技術(shù)淘汰□其他：______鑒定意見行政部：______（簽字）財務(wù)部：______（簽字）總經(jīng)理審批簽字：______日期：______關(guān)鍵注意事項資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼在顯眼位置，不得隨意撕毀或覆蓋；人員離職時，需將名下資產(chǎn)交還行政部，辦理交接手續(xù)后方可辦理離職；報廢資產(chǎn)需保證數(shù)據(jù)徹底清除（如電腦硬盤格式化），防止信息泄露；固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)需實時更新，保證賬實相符。四、印章使用管理流程適用情境適用于公司公章、合同章、財務(wù)章、法人章等印章的使用、保管及登記管理，保證印章使用規(guī)范、合法，防范法律風(fēng)險。操作步驟詳解1.印章保管與備案保管責(zé)任：公章、合同章：由行政部指定專人（如行政主管）保管，實行“專人專柜、雙人雙鎖”管理；財務(wù)章、法人章：由財務(wù)部指定專人保管，印章使用時需與預(yù)留印鑒核對一致。印模備案：印章啟用前，行政部到公安機(jī)關(guān)備案，留存印模，并發(fā)放《印章使用登記簿》（見表13）。2.用印申請與審批申請內(nèi)容：使用部門填寫《印章使用申請表》（見表14），注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期，附需蓋章文件電子版或復(fù)印件。審批權(quán)限：日常文件（如通知、函件）：部門負(fù)責(zé)人審批→行政部負(fù)責(zé)人審核；合同、協(xié)議、法律文件：法務(wù)部審核→總經(jīng)理審批；涉及重大事項（如擔(dān)保、資產(chǎn)處置）：需提交董事會審批。3.用印登記與核查登記核驗：保管人核對審批手續(xù)及文件內(nèi)容，與申請信息一致后，在《印章使用登記簿》登記用印人、用印時間、文件名稱、份數(shù)，并在文件指定位置加蓋印章，保證清晰、不超范圍。文件留存：用印文件一份交行政部存檔（合同類需交財務(wù)部備案），一份返回使用部門，電子版?zhèn)浞葜劣≌鹿芾砦募A。4.印章停用與銷毀停用管理：印章因磨損、公司名稱變更等原因停用時，行政部收回印章，封存保管，通知相關(guān)部門停用事宜。銷毀流程：無使用價值的印章，由行政部提出銷毀申請，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2名監(jiān)督人員共同銷毀，記錄銷毀時間、參與人，留存銷毀照片備查。配套表單模板表13：印章使用登記簿用印日期用印部門用印人文件名稱文件編號份數(shù)用印類型審批人經(jīng)辦人備注表14：印章使用申請表申請部門申請人申請日期文件名稱文件編號用印份數(shù)用印用途□合同□函件□證明□報表□其他：______附文件□電子版□紙質(zhì)復(fù)印件（共______頁）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：______日期：______審核部門□行政部□財務(wù)部□法務(wù)部（簽字：______）總經(jīng)理審批□需審批（簽字：______）□無需審批關(guān)鍵注意事項嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、未經(jīng)審批文件上蓋章；印章保管人需定期檢查印章使用情況，發(fā)覺違規(guī)用印有權(quán)拒絕并及時上報；印章遺失需立即向公安機(jī)關(guān)報案，并在報紙上公告聲明作廢，補(bǔ)辦新章需重新備案；外帶印章需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由保管人專人攜帶，用印時需有2名以上公司人員在場監(jiān)督。五、文件歸檔管理流程適用情境適用于公司行政類文件（如制度、通知、會議紀(jì)要）、合同文件、證照資質(zhì)、人事檔案等具有保存價值的紙質(zhì)及電子文件的歸檔、保管、借閱及銷毀管理，保證文件完整、安全、可追溯。操作步驟詳解1.文件分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)：按文件類型分為“行政類”“合同類”“人事類”“財務(wù)類”“證照類”等，每類下按年度-部門-文號三級編號（如2024-行政-001）。電子文件：通過OA系統(tǒng)或文檔管理系統(tǒng)，命名規(guī)則為“分類-編號-文件名稱-日期”，存儲至指定服務(wù)器文件夾。2.歸檔范圍與時間歸檔范圍：包括但不限于公司正式文件、審批單、會議紀(jì)要、合同、員工檔案、證照掃描件、重要函件等。歸檔時間：月度文件：次月5日前完成歸檔；年度文件：次年1月20日前完成歸檔；專項文件（如項目資料）：項目結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。3.整理與移交整理要求：紙質(zhì)文件：去除夾子、回形針，按順序裝訂，加裝封面（含文件名稱、編號、日期、部門），填寫《文件歸檔目錄》（見表15）；電子文件：檢查完整性，格式統(tǒng)一為PDF或Word，加密存儲（涉密文件需單獨加密）。移交登記：文件形成部門向行政部移交檔案，雙方核對《文件歸檔目錄》，簽字確認(rèn)《文件移交清單》（見表16）。4.保管與維護(hù)存放環(huán)境：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲、防鼠，溫度控制在14-24℃，濕度45-60%；電子檔案定期備份（每月1次），異地存儲（如云端備份）。定期檢查：行政部每季度檢查檔案保管狀況，破損文件及時修復(fù)，電子檔案每半年進(jìn)行病毒查殺。5.借閱與歸還借閱申請：員工填寫《文件借閱申請表》（見表17），注明文件名稱、編號、借閱用途、借閱期限，部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。借閱管理：內(nèi)部員工：借閱期限不超過5個工作日，涉密文件需經(jīng)總經(jīng)理審批；外部單位：需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)行政負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定區(qū)域查閱，禁止帶出。歸還登記：借閱人按時歸還，行政部檢查文件完整性，更新《文件借閱登記簿》（見表18）。6.鑒定與銷毀鑒定流程：對超期檔案（保管期限見表19），由行政部組織鑒定小組（含行政、法務(wù)、財務(wù)人員）評估價值，確定銷毀清單。銷毀執(zhí)行：銷毀前需經(jīng)總經(jīng)理審批，由2名以上監(jiān)督人員監(jiān)銷，紙質(zhì)文件采用粉碎或焚燒方式，電子文件徹底刪除并銷毀備份，記錄《文件銷毀清單》（見表20）備查。配套表單模板表15：文件歸檔目錄分類年度部門文件編號文件名稱歸檔日期頁