行政日常事務(wù)處理流程及表格工具一、適用工作情境行政日常事務(wù)處理是企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)支撐，涉及多個高頻場景，主要包括：新員工入職手續(xù)辦理：為新增員工提供從資料提交到工位配置的全流程服務(wù)，保證快速融入團(tuán)隊；辦公物資申購與管理：滿足部門日常辦公需求，規(guī)范物資從申購、采購到領(lǐng)用的全鏈條管控；會議室資源協(xié)調(diào)：合理分配內(nèi)部會議室資源，避免沖突，保障會議順利開展；內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)審批：保證各類通知、報告、制度等文件按規(guī)范流程傳遞、審批與歸檔；固定資產(chǎn)登記與調(diào)撥：跟蹤企業(yè)固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)，規(guī)范跨部門調(diào)撥與交接流程。二、標(biāo)準(zhǔn)化處理步驟（一）新員工入職手續(xù)辦理流程目標(biāo)：高效完成新員工入職前準(zhǔn)備及后續(xù)銜接，縮短適應(yīng)周期。步驟：入職通知與資料預(yù)審（HR部門提前1個工作日完成）HR確認(rèn)新員工*某入職日期后，向行政部發(fā)送《入職人員信息表》（含姓名、崗位、聯(lián)系方式、入職日期等）；行政部根據(jù)信息表預(yù)準(zhǔn)備辦公物資（工位、電腦、工牌、文具等），并通知IT部開通系統(tǒng)權(quán)限。入職資料提交與審核（新員工入職當(dāng)日）新員工提交以下資料（原件核對，復(fù)印件留存）：證件號碼復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、一寸照片2張；行政部核對資料完整性，填寫《員工入職辦理清單》（見“三、常用表格模板”），雙方簽字確認(rèn)。工位與物資配置（入職當(dāng)日）行政部引導(dǎo)新員工至指定工位，發(fā)放電腦、工牌、辦公文具等物資，并介紹辦公區(qū)域布局（茶水間、會議室、衛(wèi)生間等位置）；IT部同步協(xié)助新員工登錄公司系統(tǒng)（郵箱、OA、內(nèi)部通訊工具等）。入職引導(dǎo)與確認(rèn)（入職當(dāng)日）行政部組織新員工參加簡短入職培訓(xùn)（講解公司行政制度、考勤規(guī)則、安全須知等）；培訓(xùn)結(jié)束后，新員工在《入職辦理清單》上簽字確認(rèn)，行政部留存歸檔。（二）辦公物資申購與管理流程目標(biāo)：規(guī)范物資申購流程，避免資源浪費(fèi)，保證物資及時供應(yīng)。步驟：需求提出（部門每月25日前提交次月需求）各部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《辦公物資申購表》（見“三、常用表格模板”），注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)估單價等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。部門審核（部門負(fù)責(zé)人2個工作日內(nèi)完成）部門負(fù)責(zé)人審核申購需求的合理性（避免重復(fù)申購、過度申購），確認(rèn)無誤后簽字。行政部復(fù)核與匯總（行政部3個工作日內(nèi)完成）行政部核對各部門申購清單，結(jié)合庫存情況（如文具、耗材等優(yōu)先從庫存調(diào)配，不足部分啟動采購），匯總形成《月度物資采購計劃》，報行政部*經(jīng)理審批。采購與入庫（審批通過后5個工作日內(nèi)完成）行政部根據(jù)采購計劃執(zhí)行采購（小額物資通過電商平臺采購，大額物資通過供應(yīng)商比價）；物資到貨后，行政部核對數(shù)量、規(guī)格與采購計劃一致，填寫《物資入庫登記表》，登記入庫信息并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（如固定資產(chǎn)）。領(lǐng)用與登記（部門領(lǐng)用時）部門指定人員憑《辦公物資申購表》到行政部領(lǐng)用，行政部發(fā)放物資并填寫《物資領(lǐng)用登記表》（領(lǐng)用人簽字、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量）。（三）會議室預(yù)訂流程目標(biāo)：合理分配會議室資源，避免預(yù)訂沖突，保障會議有序進(jìn)行。步驟：查詢可用性（部門預(yù)訂前1-3天）預(yù)訂人通過公司OA系統(tǒng)或行政部查詢目標(biāo)會議室（如A棟3樓“會議室1”）的空閑時間段，確認(rèn)是否已被占用。提交預(yù)訂申請（預(yù)訂前1個工作日12:00前）預(yù)訂人填寫《會議室預(yù)訂登記表》（見“三、常用表格模板”），注明會議室名稱、使用日期、時間段、預(yù)訂部門、參會人數(shù)、會議主題、所需設(shè)備（投影儀、白板、麥克風(fēng)等），提交至行政部。審核與確認(rèn)（行政部2小時內(nèi)完成）行政部審核預(yù)訂信息（如時間段沖突、設(shè)備可用性），確認(rèn)無誤后回復(fù)預(yù)訂人“預(yù)訂成功”；若沖突，協(xié)調(diào)調(diào)整時間段或推薦其他會議室。使用準(zhǔn)備與反饋（會議當(dāng)日）行政部提前30分鐘開啟會議室，調(diào)試設(shè)備，擺放桌椅；會議結(jié)束后，預(yù)訂人負(fù)責(zé)清理會場（關(guān)閉設(shè)備、帶走垃圾），并在《會議室預(yù)訂登記表》上填寫“使用反饋”（如設(shè)備是否正常、場地整潔度）。（四）內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)審批流程目標(biāo)：保證文件按規(guī)范流程傳遞、審批，保證信息準(zhǔn)確性與執(zhí)行力。步驟：發(fā)起擬稿（文件起草人）起草人根據(jù)工作需要擬制文件（如通知、報告、制度），明確文件標(biāo)題、密級（普通/秘密）、內(nèi)容要點(diǎn)、發(fā)起部門等，填寫《文件流轉(zhuǎn)審批單》（見“三、常用表格模板”）。部門審核（部門負(fù)責(zé)人1個工作日內(nèi)完成）部門負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、表述是否清晰、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。會簽（如需）（相關(guān)部門1個工作日內(nèi)完成）若文件涉及多個部門職責(zé)（如行政制度需財務(wù)部會簽），由行政部將文件發(fā)送至相關(guān)部門，會簽人審核并簽字。領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)文件密級確定審批人）普通文件：行政部*經(jīng)理審批；重要文件：分管副總審批；密密文件：總經(jīng)理審批。審批人審批后，在《文件流轉(zhuǎn)審批單》上簽署意見。印發(fā)與歸檔（行政部2個工作日內(nèi)完成）行政部根據(jù)審批意見印發(fā)文件（加蓋公章），通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)版發(fā)送至接收部門；原文件及《文件流轉(zhuǎn)審批單》由行政部歸檔保存，保存期限不少于3年。（五）固定資產(chǎn)調(diào)撥流程目標(biāo)：規(guī)范固定資產(chǎn)跨部門轉(zhuǎn)移，保證資產(chǎn)賬實(shí)相符，責(zé)任明確。步驟：調(diào)撥申請（原使用部門提出）因工作需要調(diào)撥資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）時，原使用部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請單》（見“三、常用表格模板”），注明資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編號、規(guī)格型號、原使用部門、原保管人、調(diào)撥原因、擬調(diào)撥至部門、接收保管人等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字。原部門確認(rèn)（原部門負(fù)責(zé)人1個工作日內(nèi)完成）原部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)資產(chǎn)狀態(tài)（是否完好、配件是否齊全），簽字確認(rèn)后提交至行政部。接收部門確認(rèn)（接收部門1個工作日內(nèi)完成）接收部門核查資產(chǎn)信息與申請單一致，確認(rèn)接收并簽字，同時指定接收保管人負(fù)責(zé)后續(xù)管理。資產(chǎn)變更登記（行政部2個工作日內(nèi)完成）行政部更新固定資產(chǎn)臺賬（變更使用部門、保管人等信息），在《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請單》上加蓋“已調(diào)撥”公章，三方（原部門、接收部門、行政部）留存歸檔。三、常用表格模板（一）《員工入職辦理清單》序號辦理項目負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)人完成狀態(tài)（√/×）備注1勞動合同簽訂HR部*經(jīng)理一式兩份2社保公積金辦理HR部*專員提交復(fù)印件3工牌制作與發(fā)放行政部*助理照片2張4辦公電腦領(lǐng)取IT部*工程師簽字確認(rèn)5辦公文具領(lǐng)取行政部*文員簽字確認(rèn)6系統(tǒng)權(quán)限開通IT部*工程師郵箱、OA等7入職培訓(xùn)參與行政部*主管簽到確認(rèn)備注：新員工與行政部共同核對，雙方簽字確認(rèn)后行政部留存。（二）《辦公物資申購表》序號物品名稱規(guī)格型號單位申購數(shù)量預(yù)估單價（元）總價（元）用途說明申購部門申請人申購日期1A4復(fù)印紙80g包1025250部門日常打印市場部*某2023-10-252黑色簽字筆0.5mm支20240會議記錄行政部*文員2023-10-25審批意見：部門負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：_____________行政部*經(jīng)理簽字：_____________日期：_____________（三）《會議室預(yù)訂登記表》會議室名稱位置容納人數(shù)預(yù)訂日期使用時間段預(yù)訂部門申請人聯(lián)系方式會議主題參會人數(shù)所需設(shè)備預(yù)訂確認(rèn)使用反饋會議室1A棟3樓202023-10-2714:00-16:00銷售部*某季度總結(jié)會15投影儀、白板已確認(rèn)設(shè)備正常，場地整潔備注：使用后請清理會場，關(guān)閉設(shè)備。（四）《文件流轉(zhuǎn)審批單》文件標(biāo)題關(guān)于規(guī)范加班管理的通知密級普通擬稿部門行政部擬稿人*某日期2023-10-25會簽部門財務(wù)部、人力資源部會簽意見財務(wù)部：同意，加班費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按公司制度執(zhí)行。人力資源部：同意，考勤規(guī)則需同步更新。審批人行政部*經(jīng)理審批意見同意，印發(fā)執(zhí)行。審批日期2023-10-27印發(fā)份數(shù)10份接收部門各部門、各分公司歸檔情況行政部已歸檔（五）《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請單》資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號規(guī)格型號原使用部門原保管人調(diào)撥原因筆記本電腦NB2023001ThinkPad市場部*某員工崗位調(diào)動擬調(diào)撥至部門銷售部接收保管人*某資產(chǎn)狀態(tài)正常（含電源適配器）確認(rèn)簽字：原使用部門負(fù)責(zé)人：_____________日期：_____________接收部門負(fù)責(zé)人：_____________日期：_____________行政部：_____________日期：_____________四、執(zhí)行注意事項時效性管理入職手續(xù)需提前3個工作日提交資料，保證行政部與IT部有充足準(zhǔn)備時間；會議室預(yù)訂需提前1個工作日12:00前提交申請，特殊情況（如臨時會議）需提前2小時聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)；文件流轉(zhuǎn)需明確各環(huán)節(jié)時限（部門審核1個工作日、領(lǐng)導(dǎo)審批1個工作日），避免拖延影響工作進(jìn)度。規(guī)范性要求表格填寫需完整、準(zhǔn)確（如物資申購表中的“規(guī)格型號”“用途說明”需清晰，避免采購錯誤）；審批流程需逐級簽字，不得跳級（如普通文件需經(jīng)行政部*經(jīng)理審批，無需直接報副總）；固定資產(chǎn)調(diào)撥需三方確認(rèn)（原部門、接收部門、行政部），保證賬實(shí)一致。溝通協(xié)調(diào)跨部門事務(wù)（如會議室預(yù)訂涉及設(shè)備需求、文件流轉(zhuǎn)需多部門會簽）需提前對接，明確需求；物資申購或會議室使用如有變更