機(jī)關(guān)單位辦公用品采購(gòu)管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為進(jìn)一步規(guī)范本單位辦公用品的采購(gòu)、配置、使用和管理，倡導(dǎo)勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)，提高資金使用效益，確保辦公需求得到及時(shí)、有效保障，依據(jù)國(guó)家相關(guān)財(cái)經(jīng)法律法規(guī)及上級(jí)單位關(guān)于國(guó)有資產(chǎn)管理的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際工作情況，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本單位各部門（含直屬機(jī)構(gòu)，下同）的辦公用品采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放、使用、報(bào)廢等管理工作。專項(xiàng)工作或大型活動(dòng)所需的特殊物資采購(gòu)，如無(wú)另行規(guī)定，亦參照本辦法執(zhí)行。第三條定義本辦法所稱辦公用品，是指為滿足日常辦公需要而購(gòu)置的各類消耗品、低值易耗品及小型辦公設(shè)備。具體包括：（一）辦公文具類：如紙張、筆墨、文件夾、訂書機(jī)、計(jì)算器等；（二）辦公耗材類：如打印機(jī)硒鼓、墨盒、色帶、復(fù)印紙、傳真紙等；（三）辦公低值品：如剪刀、尺子、U盤、鼠標(biāo)、鍵盤等單價(jià)較低、易損耗的物品；（四）其他經(jīng)單位認(rèn)定的辦公所需用品。第四條基本原則辦公用品采購(gòu)管理應(yīng)遵循以下原則：（一）需求導(dǎo)向，保障必需：以實(shí)際工作需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)先保障核心辦公職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，避免盲目采購(gòu)。（二）公開(kāi)透明，規(guī)范高效：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，操作流程規(guī)范有序，提高采購(gòu)效率。（三）勤儉節(jié)約，經(jīng)濟(jì)適用：在滿足質(zhì)量要求的前提下，力求價(jià)格合理，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品，杜絕鋪張浪費(fèi)。（四）統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)：實(shí)行統(tǒng)一的采購(gòu)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，明確各部門職責(zé)，分級(jí)落實(shí)管理責(zé)任。第二章職責(zé)分工第五條辦公室（或行政部門）職責(zé)辦公室（或指定的行政后勤管理部門，下同）是辦公用品采購(gòu)管理的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）組織制定和修訂本單位辦公用品采購(gòu)管理相關(guān)制度及實(shí)施細(xì)則；（二）負(fù)責(zé)編制和執(zhí)行單位辦公用品年度采購(gòu)預(yù)算；（三）建立健全辦公用品供應(yīng)商遴選、評(píng)估和管理機(jī)制；（四）組織實(shí)施集中采購(gòu)活動(dòng)，或?qū)Ψ稚⒉少?gòu)進(jìn)行審核與監(jiān)督；（五）負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)登記、庫(kù)存管理和發(fā)放工作；（六）監(jiān)督檢查各部門辦公用品的使用情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和成本分析。第六條財(cái)務(wù)部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)審核辦公用品采購(gòu)預(yù)算的合理性與合規(guī)性；（二）依據(jù)審批手續(xù)齊全的采購(gòu)合同、驗(yàn)收憑證及合法票據(jù)辦理付款結(jié)算；（三）對(duì)辦公用品采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督。第七條各使用部門職責(zé)（一）根據(jù)本部門工作實(shí)際需要，按照規(guī)定時(shí)限和要求提出辦公用品申購(gòu)計(jì)劃；（二）負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)取、分發(fā)和日常使用管理，指定專人（可兼職）負(fù)責(zé)登記和保管；（三）嚴(yán)格遵守辦公用品使用規(guī)范，倡導(dǎo)節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，提高物品使用效率；（四）配合辦公室進(jìn)行辦公用品的盤點(diǎn)和檢查工作。第三章采購(gòu)計(jì)劃與標(biāo)準(zhǔn)第八條年度預(yù)算編制各部門應(yīng)于每年規(guī)定時(shí)間前，根據(jù)下一年度工作任務(wù)和人員編制情況，科學(xué)測(cè)算辦公用品需求量，報(bào)辦公室匯總。辦公室結(jié)合單位年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算和庫(kù)存情況，編制單位年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算，按程序報(bào)批后執(zhí)行。第九條申購(gòu)與審批（一）常規(guī)辦公用品實(shí)行定期申購(gòu)制度。各部門應(yīng)在每月固定日期前，填寫《辦公用品申購(gòu)單》，詳細(xì)列明所需物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室。（二）臨時(shí)急需的辦公用品，各部門應(yīng)提交書面申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明申購(gòu)理由、數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字并報(bào)辦公室審核后，按緊急采購(gòu)流程處理。（三）辦公室對(duì)各部門提交的申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，必要時(shí)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，平衡庫(kù)存，形成月度或批次采購(gòu)計(jì)劃，按審批權(quán)限報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。第十條采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公室應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門，根據(jù)辦公實(shí)際需要和節(jié)約原則，制定辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)和消耗定額，明確各類物品的配置數(shù)量、使用年限（針對(duì)低值品）等。（二）采購(gòu)辦公用品應(yīng)優(yōu)先選擇節(jié)能環(huán)保、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的產(chǎn)品，鼓勵(lì)使用國(guó)產(chǎn)自主品牌。對(duì)有特殊技術(shù)要求的辦公設(shè)備或耗材，應(yīng)提供充分的理由和技術(shù)參數(shù)。（三）嚴(yán)禁采購(gòu)與辦公無(wú)關(guān)的奢侈品、高檔消費(fèi)品或服務(wù)。第四章采購(gòu)實(shí)施第十一條采購(gòu)方式辦公用品采購(gòu)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)金額、物品特性及市場(chǎng)情況，選擇以下適宜的采購(gòu)方式：（一）集中采購(gòu)：對(duì)于單位常用、采購(gòu)金額較大或可集中批量采購(gòu)的辦公用品，應(yīng)實(shí)行集中采購(gòu)?？赏ㄟ^(guò)公開(kāi)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定供應(yīng)商。（二）協(xié)議供貨：對(duì)于部分規(guī)格相對(duì)固定、需求量較穩(wěn)定的辦公用品，可通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定定點(diǎn)供應(yīng)商和協(xié)議價(jià)格，有效期內(nèi)按協(xié)議執(zhí)行采購(gòu)。（三）分散采購(gòu)：對(duì)于采購(gòu)金額較小、緊急或特殊的辦公用品，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后，可由使用部門或辦公室指定人員進(jìn)行分散采購(gòu)，但需遵守“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”原則，并保留相關(guān)采購(gòu)憑證。第十二條供應(yīng)商管理（一）辦公室負(fù)責(zé)建立辦公用品供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、供貨能力強(qiáng)、價(jià)格合理、售后服務(wù)有保障的供應(yīng)商。（三）定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)不合格的供應(yīng)商及時(shí)予以淘汰。第十三條合同管理達(dá)到一定金額的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購(gòu)合同，明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)要求，并按單位合同管理規(guī)定進(jìn)行審核和備案。第五章驗(yàn)收與付款第十四條驗(yàn)收辦公用品到貨后，辦公室應(yīng)會(huì)同相關(guān)使用部門（必要時(shí)）對(duì)照采購(gòu)訂單、合同及裝箱清單，對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、產(chǎn)品合格證明等進(jìn)行查驗(yàn)。驗(yàn)收合格的，由驗(yàn)收人在送貨單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)立即通知供應(yīng)商，要求其在規(guī)定期限內(nèi)更換、補(bǔ)足或退貨，并做好記錄。第十五條入庫(kù)登記驗(yàn)收合格的辦公用品，辦公室?guī)旃軉T應(yīng)及時(shí)填寫《辦公用品入庫(kù)登記表》，詳細(xì)記錄物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商、入庫(kù)日期等信息，建立庫(kù)存臺(tái)賬，做到賬物相符。第十六條付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門依據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)合同、《辦公用品入庫(kù)登記表》、合法有效的發(fā)票以及其他必要憑證，按照單位財(cái)務(wù)管理制度和付款流程辦理付款手續(xù)。第六章庫(kù)存與發(fā)放管理第十七條庫(kù)存管理（一）辦公用品應(yīng)存放在指定的庫(kù)房或柜架，做到分類存放、整齊有序、標(biāo)識(shí)清晰。（二）庫(kù)管員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次，確保賬實(shí)相符。對(duì)積壓、臨近保質(zhì)期的物品應(yīng)及時(shí)上報(bào)并采取相應(yīng)處理措施。（三）建立健全庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，對(duì)常用辦公用品設(shè)定最低庫(kù)存量，當(dāng)庫(kù)存低于預(yù)警線時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)采購(gòu)程序。第十八條發(fā)放（一）辦公用品發(fā)放一般實(shí)行定期發(fā)放制度。各部門指定人員憑《辦公用品領(lǐng)用單》（需部門負(fù)責(zé)人簽字）到辦公室領(lǐng)取。（二）庫(kù)管員應(yīng)按照“先進(jìn)先出”原則發(fā)放物品，認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格和數(shù)量，在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬。（三）對(duì)于貴重或耐用辦公用品，應(yīng)進(jìn)行登記，明確領(lǐng)用部門和責(zé)任人，實(shí)行以舊換新制度（如適用）。第七章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十九條監(jiān)督檢查辦公室應(yīng)定期或不定期對(duì)各部門辦公用品采購(gòu)、管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：（一）采購(gòu)計(jì)劃的合理性與執(zhí)行情況；（二）采購(gòu)流程的合規(guī)性；（三）辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放和庫(kù)存管理情況；（四）各部門辦公用品的實(shí)際消耗和節(jié)約情況。檢查結(jié)果應(yīng)作為部門績(jī)效考核和經(jīng)費(fèi)控制的參考依據(jù)之一。第二十條責(zé)任追究對(duì)在辦公用品采購(gòu)管理工作中出現(xiàn)下列行為之一的，將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)，直至追究相應(yīng)責(zé)任：（一）無(wú)計(jì)劃、超計(jì)劃或超標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)的；（二）擅自采購(gòu)或未按規(guī)定程序采購(gòu)的；（三）在采購(gòu)過(guò)程中弄虛作假、徇私舞弊、收受回扣的；（四）驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)，造成不合格物品入庫(kù)或資金損失的；（五）管理不善，導(dǎo)致辦公用品嚴(yán)重?fù)p壞、丟失或被盜的；（六）鋪張浪費(fèi)，使用不當(dāng)，造成資源嚴(yán)重浪費(fèi)的；（七）其他違反本辦法規(guī)定的行為。第八章附則第二