企業(yè)采購流程標準化操作手冊一、適用范圍與場景說明本手冊適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）在日常運營及項目開展中的采購活動，涵蓋原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)外包等各類采購場景。旨在通過標準化流程規(guī)范采購行為，保證采購活動的合規(guī)性、效率性與經(jīng)濟性，降低采購風(fēng)險，保障企業(yè)資源合理配置。具體場景包括：日常生產(chǎn)運營所需物料采購；辦公設(shè)備及耗材采購；服務(wù)類項目（如咨詢、維護、外包等）采購；固定資產(chǎn)（如機器設(shè)備、車輛等）采購；應(yīng)急采購（如突發(fā)故障修復(fù)所需物料）等。二、標準化操作流程步驟（一）采購需求發(fā)起與確認操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額及技術(shù)要求（如適用）。需求部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，保證采購內(nèi)容符合部門工作計劃及企業(yè)預(yù)算。對于技術(shù)參數(shù)復(fù)雜的采購需求（如專業(yè)設(shè)備、定制化服務(wù)），需組織技術(shù)部門*或外部專家對技術(shù)要求進行評審，形成《技術(shù)參數(shù)確認單》作為采購依據(jù)。責任主體：需求部門申請人、需求部門負責人、技術(shù)部門*（如需）。輸出文件：《采購需求申請表》《技術(shù)參數(shù)確認單》（如需）。（二）采購審批流程操作內(nèi)容：需求部門將《采購需求申請表》及附件提交至采購部門，采購部門對申請表的完整性（如預(yù)算、技術(shù)參數(shù)是否明確）進行初審。根據(jù)采購金額及物品類型，按企業(yè)《采購審批權(quán)限表》逐級報批：金額≤[具體金額，如5000元]：由采購部門*負責人審批；[具體金額，如5000元]＜金額≤[具體金額，如50000元]：由分管副總*審批；金額＞[具體金額，如50000元]：由總經(jīng)理*審批，重大項目需提交總經(jīng)理辦公會審議。審批過程中如需補充材料或調(diào)整需求，審批人應(yīng)明確反饋意見，需求部門及時修改后重新提交。責任主體：采購部門、各級審批人（采購負責人、分管副總、總經(jīng)理）。輸出文件：審批通過的《采購需求申請表》（含審批簽字）。（三）供應(yīng)商尋源與篩選操作內(nèi)容：采購部門*根據(jù)審批通過的《采購需求申請表》，通過以下方式開展供應(yīng)商尋源：公開渠道：企業(yè)官網(wǎng)、采購平臺、行業(yè)招標網(wǎng)站等發(fā)布采購信息；邀請渠道：從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選3家及以上符合資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出邀請；緊急采購：經(jīng)分管副總*批準后，可從過往合作供應(yīng)商中選擇，但需保證至少2家比價。對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，審核內(nèi)容包括：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認證、經(jīng)營許可證等）、財務(wù)狀況（近1年財務(wù)報表）、供貨能力/服務(wù)案例等，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》。向資質(zhì)審核通過的供應(yīng)商發(fā)出《詢價函》（或招標文件），明確報價要求、技術(shù)標準、交付時間等。責任主體：采購部門、供應(yīng)商管理專員。輸出文件：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《詢價函》（含供應(yīng)商報價）。（四）供應(yīng)商評估與選定操作內(nèi)容：采購部門收集供應(yīng)商報價后，組織相關(guān)部門成立評估小組（至少含采購部門、需求部門、財務(wù)部門成員），按以下維度進行綜合評分：價格（占比40%）：對比各供應(yīng)商報價，取均價為基準，低于均價按比例加分，高于均價按比例扣分；資質(zhì)與能力（占比30%）：審核供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)實力、供貨穩(wěn)定性；服務(wù)（占比20%）：售后服務(wù)響應(yīng)速度、質(zhì)保期、過往合作評價；交期（占比10%）：是否滿足需求交付日期，逾期風(fēng)險。評估小組填寫《供應(yīng)商評估表》，根據(jù)評分結(jié)果推薦候選供應(yīng)商（得分最高者為首選，次選者為備選）。采購金額≥[具體金額，如20000元]的采購，需進行供應(yīng)商現(xiàn)場考察（如生產(chǎn)車間、倉儲條件），形成《供應(yīng)商考察報告》。評估結(jié)果及選定意見按審批權(quán)限報批后，確定最終供應(yīng)商。責任主體：評估小組（采購部門、需求部門、財務(wù)部門*）、審批人。輸出文件：《供應(yīng)商評估表》《供應(yīng)商考察報告》（如需）、審批通過的供應(yīng)商選定結(jié)果。（五）采購合同擬定與簽訂操作內(nèi)容：采購部門*根據(jù)選定結(jié)果及技術(shù)要求，擬定《采購合同》，合同內(nèi)容應(yīng)包括：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式等）；采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價及總價；質(zhì)量標準、驗收方法及質(zhì)保期；交付時間、地點及運輸方式；付款方式、期限及發(fā)票要求（如“驗收合格后30日內(nèi)支付全款，供應(yīng)商需提供增值稅專用發(fā)票”）；違約責任、爭議解決方式等。法務(wù)部門*（或指定法務(wù)人員）對合同條款進行合規(guī)性審核，重點審核權(quán)利義務(wù)、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)等條款，形成《合同審核意見表》。合同按審批權(quán)限報批（審批流程同采購需求審批，金額較大的合同需總經(jīng)理*最終審批）。審批通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或分管副總）與供應(yīng)商簽訂合同，雙方各執(zhí)正本一份，采購部門*留存復(fù)印件。責任主體：采購部門、法務(wù)部門、審批人、授權(quán)簽訂人。輸出文件：《采購合同》（正本+復(fù)印件）、《合同審核意見表》。（六）采購訂單下達與執(zhí)行跟蹤操作內(nèi)容：采購部門*根據(jù)簽訂的《采購合同》，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確訂單編號、采購內(nèi)容、交付時間、收貨地址及聯(lián)系人等信息，要求供應(yīng)商確認回執(zhí)。采購專員負責跟蹤訂單執(zhí)行進度，定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨情況，保證按期交付。如遇可能延期情況，供應(yīng)商需提前3個工作日書面通知，采購部門及時與需求部門溝通并協(xié)商解決方案（如調(diào)整交付日期、更換供應(yīng)商等）。對于需要預(yù)付款的采購，供應(yīng)商需提供等額有效發(fā)票（如預(yù)付款收據(jù)），財務(wù)部門審核無誤后辦理付款，采購部門留存付款憑證。責任主體：采購部門、采購專員、供應(yīng)商、財務(wù)部門*（如需）。輸出文件：《采購訂單》（供應(yīng)商回執(zhí)）、付款憑證（如需）。（七）貨物/服務(wù)交付與驗收操作內(nèi)容：供應(yīng)商按《采購訂單》約定交付貨物/服務(wù)，提前2個工作日通知采購部門*及需求部門。需求部門組織驗收小組（至少含需求部門、采購部門、技術(shù)部門*（如需））進行現(xiàn)場驗收：貨物驗收：核對數(shù)量、規(guī)格型號是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好；對技術(shù)參數(shù)進行測試（如設(shè)備功能、物料質(zhì)量），必要時送第三方檢測機構(gòu)檢測（需在合同中明確）。服務(wù)驗收：對照服務(wù)標準（如響應(yīng)時間、完成效果）進行評估，形成《服務(wù)驗收報告》。驗收合格后，驗收小組共同簽署《到貨驗收單》；驗收不合格的，需詳細記錄問題并拍照留存，向供應(yīng)商出具《不合格品通知單》，要求其在[具體時限，如3個工作日]內(nèi)整改或退換貨，整改后重新驗收。責任主體：需求部門、采購部門、技術(shù)部門（如需）、供應(yīng)商。輸出文件：《到貨驗收單》（合格/不合格）、《不合格品通知單》（如需）、《服務(wù)驗收報告》（如需）。（八）付款申請與結(jié)算操作內(nèi)容：采購部門在驗收合格后，收集以下材料提交財務(wù)部門：《采購合同》；《到貨驗收單》（或《服務(wù)驗收報告》）；供應(yīng)商提供的合規(guī)發(fā)票（與合同約定一致）；付款申請單（注明合同編號、金額、收款賬戶等信息）。財務(wù)部門*審核材料的完整性、合規(guī)性及付款條件（如是否達到合同約定的付款節(jié)點），確認無誤后安排付款。對于分期付款的采購，按合同約定節(jié)點分別提交付款申請，每期付款均需對應(yīng)相應(yīng)的驗收憑證及發(fā)票。責任主體：采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商。輸出文件：付款申請單、發(fā)票、驗收憑證、付款銀行回單。（九）采購檔案歸檔操作內(nèi)容：采購部門*在采購?fù)瓿珊螅瑢⒈敬尾少徣鞒涛募須w檔，檔案資料包括：《采購需求申請表》及審批文件；《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《供應(yīng)商評估表》；《采購合同》《合同審核意見表》；《采購訂單》及供應(yīng)商回執(zhí)；《到貨驗收單》（或《服務(wù)驗收報告》）、《不合格品通知單》（如需）；發(fā)票、付款憑證等財務(wù)資料。檔案按“一采購一檔”原則整理，標注檔案編號（格式：年份-采購部門-流水號，如2024-采-001），存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)，保存期限不少于[具體年限，如5年]。檔案借閱需經(jīng)采購部門*負責人批準，登記借閱人、借閱時間、歸還時間，保證檔案完整。責任主體：采購部門、檔案管理員。輸出文件：完整的采購檔案（紙質(zhì)/電子）。三、關(guān)鍵模板表格表1：采購需求申請表申請部門申請人申請日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量單位預(yù)算金額需求用途期望交付日期技術(shù)要求（可附頁）需求部門負責人意見簽字：采購部門*初審意見簽字：分管副總*審批意見簽字：備注表2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式評估項目評分標準滿分得分價格（40%）對比均價，每低于1%加1分，高于1%扣1分40資質(zhì)與能力（30%）資質(zhì)齊全（10分）、生產(chǎn)規(guī)模（10分）、技術(shù)實力（10分）30服務(wù)（20%）售后響應(yīng)（10分）、質(zhì)保期（5分）、過往評價（5分）20交期（10%）按期交付（10分），每逾期1天扣2分10總分100評估小組意見簽字：日期：審批意見簽字：日期：表3：到貨驗收單采購訂單編號合同編號驗收日期供應(yīng)商名稱到貨數(shù)量物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號驗收數(shù)量驗收項目標準結(jié)果（合格/不合格）備注（如：外觀、數(shù)量、功能等）驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格需說明整改要求）需求部門驗收人采購部門*驗收人技術(shù)部門*驗收人供應(yīng)商簽字四、操作要點與風(fēng)險提示（一）合規(guī)性要求采購活動必須遵守《_________采購法》（如適用）、《_________招標投標法》及企業(yè)內(nèi)部采購管理制度，嚴禁虛假采購、圍標串標等行為。供應(yīng)商資質(zhì)審核需嚴格把關(guān)，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格及履約能力，避免因供應(yīng)商資質(zhì)問題導(dǎo)致采購糾紛。（二）審批權(quán)限管理嚴格執(zhí)行采購審批權(quán)限，嚴禁越權(quán)審批或化整為零規(guī)避審批（如將大額采購拆分為多筆小額采購）。審批人需對審批內(nèi)容的真實性、合理性負責，對不符合規(guī)定的采購需求應(yīng)予以否決并說明理由。（三）供應(yīng)商管理建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期對供應(yīng)商進行復(fù)評（每年至少1次），根據(jù)履約情況（質(zhì)量、交期、服務(wù)等）調(diào)整名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。與核心供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確合作框架、價格機制及違約條款，保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。（四）驗收與質(zhì)量把控驗收過程需堅持“客觀、公正、嚴謹”原則，需求部門、采購部門、技術(shù)部門（如需）共同參與，嚴禁單人驗收或未經(jīng)驗收直接使用。對于驗收不合格的貨物/服務(wù)，需及時與供應(yīng)商溝通并保留證據(jù)，避免因處理不當導(dǎo)致企業(yè)損失擴大。（五）檔案保存與保密采購檔案是企業(yè)采購活動的原始記錄，需妥善保管，嚴禁丟失、損毀或外泄。涉及商業(yè)秘密的內(nèi)容（如供應(yīng)商報價、核心技術(shù)參數(shù)）需按保密規(guī)定