重點單位消防設(shè)備全套檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范重點單位消防設(shè)備檔案的建立、管理與應(yīng)用，確保消防設(shè)備處于良好運行狀態(tài)，保障單位生命財產(chǎn)安全，依據(jù)相關(guān)消防法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合重點單位實際情況，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于各類重點單位（包括但不限于大型商場、醫(yī)院、學(xué)校、高層建筑、化工企業(yè)等）消防設(shè)備的檔案管理工作。所稱消防設(shè)備，涵蓋火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、自動噴水滅火系統(tǒng)、消火栓系統(tǒng)、防排煙系統(tǒng)、應(yīng)急照明和疏散指示系統(tǒng)、滅火器、氣體滅火系統(tǒng)等各類用于防火、滅火及疏散逃生的設(shè)施與器材。（三）管理原則消防設(shè)備檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、全程跟蹤、規(guī)范有序、真實準(zhǔn)確、安全保密、方便利用”的原則。各單位應(yīng)將消防設(shè)備檔案管理納入消防安全管理體系，作為日常消防安全工作的重要組成部分。二、檔案的構(gòu)成與內(nèi)容（一）基礎(chǔ)檔案基礎(chǔ)檔案是消防設(shè)備的“身份信息”與“出生證明”，應(yīng)在設(shè)備投入使用前建立完畢。1.設(shè)備清單與臺賬：應(yīng)以表格形式詳細記錄單位內(nèi)所有消防設(shè)備的名稱、型號規(guī)格、生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品編號、購置日期、安裝日期、安裝位置、數(shù)量、主要技術(shù)參數(shù)等基本信息，并根據(jù)設(shè)備變動情況及時更新。2.產(chǎn)品質(zhì)量證明文件：包括設(shè)備的出廠合格證、型式檢驗報告、3C認證證書（如適用）、使用說明書等原廠資料。復(fù)印件需注明原件保管處及復(fù)印日期，并加蓋單位相關(guān)部門印章。3.安裝調(diào)試記錄與驗收資料：包括安裝施工單位資質(zhì)證明、安裝調(diào)試報告、隱蔽工程記錄（如適用）、系統(tǒng)竣工圖（應(yīng)標(biāo)注設(shè)備具體位置及編號）、竣工驗收報告及相關(guān)驗收文件。4.維護保養(yǎng)單位及人員資質(zhì)：如委托外部單位進行維護保養(yǎng)，應(yīng)留存維護保養(yǎng)單位的營業(yè)執(zhí)照、消防技術(shù)服務(wù)機構(gòu)資質(zhì)證書（如適用）及維護保養(yǎng)人員的執(zhí)業(yè)資格證明復(fù)印件。（二）運行管理檔案運行管理檔案反映消防設(shè)備的“健康狀況”與“成長軌跡”，應(yīng)隨設(shè)備運行過程持續(xù)積累。1.日常巡檢記錄：記錄每日或定期對消防設(shè)備進行外觀檢查、功能測試的情況，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理結(jié)果。2.定期維護保養(yǎng)記錄：根據(jù)設(shè)備特性及相關(guān)規(guī)范要求，制定維護保養(yǎng)計劃，并詳細記錄每次維護保養(yǎng)的日期、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員、發(fā)現(xiàn)的問題、處理措施、更換的零部件型號及數(shù)量等。維護保養(yǎng)計劃及記錄應(yīng)具有可追溯性。3.故障維修記錄：詳細記錄設(shè)備發(fā)生故障的時間、故障現(xiàn)象、故障部位、原因分析、維修過程、更換的零部件信息（型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、數(shù)量）、維修單位及人員、維修結(jié)果、驗收情況等。重大故障應(yīng)附專題分析報告。4.檢測與檢驗報告：包括消防設(shè)施年度檢測報告、系統(tǒng)定期檢驗報告（如消火栓系統(tǒng)水壓試驗、自動噴水滅火系統(tǒng)末端試水等）、滅火器定期檢查與充裝記錄等。5.備品備件管理記錄：建立消防設(shè)備常用備品備件的采購、入庫、領(lǐng)用、庫存臺賬，記錄備件名稱、型號規(guī)格、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、存放位置、有效期等信息。（三）檢查與培訓(xùn)檔案檢查與培訓(xùn)檔案體現(xiàn)對消防設(shè)備管理工作的“監(jiān)督力度”與“人員素養(yǎng)”。1.消防安全檢查記錄：記錄單位內(nèi)部及上級主管部門、消防救援機構(gòu)對消防設(shè)備進行檢查時提出的意見、發(fā)現(xiàn)的問題及整改落實情況。2.消防演練記錄：記錄單位組織消防演練時，消防設(shè)備的啟用情況、運行效果、存在問題及改進措施。3.培訓(xùn)記錄：記錄針對消防設(shè)備操作、維護、檢查等相關(guān)知識與技能的培訓(xùn)活動，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、參訓(xùn)人員名單及考核情況。（四）應(yīng)急與事故檔案應(yīng)急與事故檔案是消防設(shè)備“實戰(zhàn)表現(xiàn)”的“經(jīng)驗總結(jié)”。1.應(yīng)急預(yù)案：單位消防應(yīng)急預(yù)案中涉及消防設(shè)備操作與使用的部分，或針對特定消防設(shè)備的專項應(yīng)急預(yù)案。2.應(yīng)急處置記錄：記錄在發(fā)生火災(zāi)或其他緊急情況時，消防設(shè)備的啟動、運行情況，以及設(shè)備在應(yīng)急處置過程中的作用與效果評估。3.設(shè)備損壞與報廢記錄：因損壞無法修復(fù)、達到使用年限或技術(shù)淘汰等原因需報廢的消防設(shè)備，應(yīng)記錄報廢設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、購置日期、報廢原因、審批手續(xù)及處置情況。三、檔案的管理與維護（一）檔案管理責(zé)任單位應(yīng)明確消防設(shè)備檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和銷毀等工作。檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和責(zé)任心。（二）檔案的形成與歸檔各項記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范填寫，字跡清晰，不得隨意涂改。電子記錄應(yīng)采用不可篡改的格式。檔案材料應(yīng)在相關(guān)工作完成后及時整理歸檔，做到一事一檔或按設(shè)備類別、按時間順序有序排列。（三）檔案的分類與編號應(yīng)建立科學(xué)的檔案分類體系和編號規(guī)則，確保檔案檢索便捷?？砂丛O(shè)備類型、所在區(qū)域或系統(tǒng)進行一級分類，再按檔案形成時間或內(nèi)容性質(zhì)進行二級分類。編號應(yīng)具有唯一性和可追溯性。（四）檔案的保管與存放1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)使用專門的檔案柜存放于干燥、通風(fēng)、避光、防火、防潮、防蟲、防盜的專用檔案室內(nèi)。檔案盒應(yīng)規(guī)范填寫檔案名稱、編號、起止日期、保管期限等信息。2.電子檔案：應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子文檔進行備份和加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進行校驗。存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并做好防磁、防病毒等措施。（五）檔案的保管期限消防設(shè)備檔案的保管期限應(yīng)不低于該設(shè)備的使用壽命。對于已報廢設(shè)備的檔案，應(yīng)至少再保存一定年限（參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）后方可按規(guī)定程序銷毀。（六）檔案的更新與銷毀1.更新：當(dāng)消防設(shè)備發(fā)生增減、更換、維修、報廢等變動時，應(yīng)及時更新檔案相關(guān)內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。2.銷毀：對于已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應(yīng)由檔案管理部門提出銷毀意見，報單位消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)后，按規(guī)定程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。四、檔案的利用與監(jiān)督（一）檔案的查閱與借閱建立檔案查閱、借閱制度。因工作需要查閱或借閱檔案時，須履行相應(yīng)的審批手續(xù)，明確借閱期限。查閱者應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。涉密檔案的查閱和借閱應(yīng)遵守保密規(guī)定。（二）檔案的利用消防設(shè)備檔案應(yīng)用于指導(dǎo)日常消防安全管理、設(shè)備維護保養(yǎng)、應(yīng)急處置、消防安全檢查、培訓(xùn)教育以及事故調(diào)查處理等工作。應(yīng)定期對檔案內(nèi)容進行分析，為消防設(shè)備的更新改造、管理決策提供依據(jù)。（三）監(jiān)督與檢查單位消防安全責(zé)任人或消防安全管理人應(yīng)定期對消防設(shè)備檔案管理工作進行檢查，確保檔案管理制度得到有效落實。上級主管部門及消防救援機構(gòu)進行消防安全檢查時，檔案管理情況將作為檢查內(nèi)容之一。五、附則（一）解釋權(quán)本規(guī)范由單位消防安全管理部