人力資源管理常用文件存檔規(guī)范適用場景與范圍本規(guī)范適用于企業(yè)人力資源管理全流程中各類文件的收集、整理、歸檔與保管工作，涵蓋員工從入職到離職的完整生命周期，具體包括但不限于以下場景：新員工入職：入職登記表、勞動合同、證件號碼復印件、學歷學位證明、體檢報告等材料的存檔；員工信息變更：崗位調(diào)整通知、薪資變更記錄、聯(lián)系方式更新、戶籍信息變更等證明材料的存檔；勞動合同管理：勞動合同簽訂、續(xù)訂、變更、解除/終止協(xié)議及相關協(xié)商記錄的存檔；培訓與發(fā)展：培訓計劃、培訓簽到表、考核評估結(jié)果、技能提升證書等材料的存檔；績效與獎懲：績效考核表、優(yōu)秀員工表彰記錄、違紀處理（如有）書面材料等存檔；離職管理：離職申請表、工作交接清單、離職證明、社保公積金停繳材料等存檔；員工關系：員工申訴材料、勞動爭議處理文件（如有）、溝通記錄等存檔。標準化操作流程第一步：文件收集與初步整理明確責任主體：各業(yè)務模塊負責人（如招聘專員、薪酬專員、培訓主管）為對應文件的第一收集人，保證文件在產(chǎn)生后3個工作日內(nèi)完成初步收集。文件完整性核驗：對照《必備文件清單》（見附錄）檢查文件是否齊全，關鍵信息（如員工姓名、工號、日期、簽字蓋章）是否完整、清晰，缺失材料需及時向員工或相關部門補充。初步分類排序：按員工個人或事件類型將文件分類，例如：同一員工的入職材料、合同、績效記錄等歸為一組，按時間順序排序（最早的在前）。第二步：文件分類與編號確定分類標準：采用“年度-模塊-員工工號”三級分類法，具體模塊代碼參考《文件分類代碼表》（如：A=入職管理，B=合同管理，C=培訓管理，D=績效管理，E=離職管理）。示例：2024年度入職管理模塊、員工工號001的材料編號為“A2024001”。特殊文件單獨標注：涉及跨年度、跨部門或重要決策的文件（如高管勞動合同、集體協(xié)商協(xié)議），需在編號后添加后綴標識（如“-高管”“-集體”）。第三步：文件登記與系統(tǒng)錄入紙質(zhì)文件登記：使用《文件歸檔登記表》（見附錄1）逐項登記，記錄文件編號、名稱、形成日期、頁數(shù)、存放位置、經(jīng)辦人等信息，保證紙質(zhì)與電子記錄一致。電子文件錄入：將文件掃描成PDF格式（分辨率不低于300DPI，保證清晰可讀），命名規(guī)則與紙質(zhì)文件編號一致，至HR管理系統(tǒng)指定文件夾，同時在系統(tǒng)中錄入文件元數(shù)據(jù)（如關鍵詞、關聯(lián)員工工號），便于檢索。第四步：裝訂與封裝紙質(zhì)文件裝訂：同一編號的文件使用無酸夾或裝訂夾固定，避免使用金屬訂書釘（防止氧化損壞）；頁數(shù)較多的文件可分冊裝訂，每冊標注總頁數(shù)及冊次（如“共3冊第2冊”）。封裝與標簽：將裝訂好的文件放入標準檔案袋，正面粘貼《檔案標簽》（見附錄2），標注員工姓名、工號、檔案編號、文件起止日期、保管期限等信息，字跡清晰、不易脫落。第五步：歸檔與存放確定存放位置：紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，按“年度-模塊”順序排列，同一模塊內(nèi)按編號從小到大排序；電子檔案：存儲于企業(yè)內(nèi)部服務器或加密云盤，設置訪問權限（僅HR部門相關崗位可查看/編輯），定期備份（每月1次，異地備份1次）。環(huán)境管理：檔案室需保持通風、干燥（濕度45%-60%）、避光，配備防火、防蟲、防鼠設備，溫度控制在14-24℃；電子存儲介質(zhì)需遠離磁場、強輻射環(huán)境。第六步：借閱與更新管理借閱審批：因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》（見附錄3），經(jīng)部門負責人及HR負責人審批同意后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過3個工作日。檔案更新：員工信息變更或產(chǎn)生新文件時，需及時補充至對應檔案，更新《文件歸檔登記表》及電子系統(tǒng)信息，保證檔案動態(tài)同步。第七步：保管期限與銷毀明保證管期限：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實際確定保管期限（如：勞動合同保管至員工離職后2年，入職登記表保管至離職后5年，離職證明永久保管）。銷毀流程：保管期限屆滿的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》（見附錄4），經(jīng)HR負責人及法務部門（如有）審核、企業(yè)分管領導批準后，由2人以上共同監(jiān)銷，銷毀時需記錄銷毀時間、地點、監(jiān)銷人，銷毀清冊永久保存。常用存檔模板參考附錄1：文件歸檔登記表檔案編號文件名稱形成日期頁數(shù)存放位置（柜號-層號）經(jīng)辦人歸檔日期備注A2024001*三入職登記表2024-03-01501-03張*2024-03-02附體檢報告B2024001*三勞動合同2024-03-01301-03張*2024-03-02無固定期限附錄2：檔案標簽（示例）正面：員工姓名：*三工號：2024001檔案編號：A2024001文件內(nèi)容：入職材料（2024.03.01-2024.03.01）保管期限：5年背面：歸檔日期：2024-03-02檔案管理員：李*附錄3：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期王*招聘部2024-05-202024-05-22借閱檔案編號A2024001、B2024001借閱事由勞動糾紛處理核查部門負責人審批：簽字：_________日期：_________HR負責人審批：簽字：_________日期：_________附錄4：檔案銷毀清冊序號檔案編號文件名稱保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人備注1C2020005*三培訓考核表3年保管期限屆滿2024-05-15趙、錢已備份關鍵管理要點合規(guī)性優(yōu)先：文件存檔需嚴格遵守《_________檔案法》《勞動合同法》等法律法規(guī)，保證員工簽字、蓋章等法律手續(xù)完備，避免因文件缺失引發(fā)勞動爭議。保密與安全：員工檔案涉及個人隱私，嚴禁無關人員查閱；電子檔案需加密存儲，定期檢查訪問日志；紙質(zhì)檔案檔案柜需上鎖，鑰匙由檔案管理員專人保管。及時性與準確性：文件產(chǎn)生后需在規(guī)定時限內(nèi)完成歸檔，登記信息與文件內(nèi)容保持一致，禁止涂改或偽造檔案材料。定期盤點：每季度對紙質(zhì)檔