會議室使用及管理制度一、總則會議室作為企業(yè)內(nèi)部重要的溝通協(xié)作場所，是進行會議、研討、培訓(xùn)及接待等活動的核心空間。為確保會議室資源得到高效、合理的利用，保障各類會議活動的順利進行，營造規(guī)范、有序、專注的會議環(huán)境，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工及所有使用公司會議室的外來人員。二、管理職責1.行政部為本公司會議室的歸口管理部門，負責會議室的日常管理、維護保養(yǎng)、預(yù)訂系統(tǒng)的維護及制度執(zhí)行的監(jiān)督與協(xié)調(diào)。2.各部門應(yīng)積極配合行政部的管理工作，教育本部門員工自覺遵守本制度，共同維護良好的會議秩序。3.會議室使用人是當次會議期間會議室及內(nèi)部設(shè)施設(shè)備的第一責任人，應(yīng)妥善使用并在會議結(jié)束后做好相關(guān)整理工作。三、使用規(guī)范（一）預(yù)訂與取消1.預(yù)訂原則：會議室使用實行“提前預(yù)訂、先到先得”原則。為保證資源合理分配，鼓勵員工通過公司統(tǒng)一的線上預(yù)訂系統(tǒng)進行預(yù)訂。2.預(yù)訂信息：預(yù)訂時需準確填寫會議主題、所需會議室、使用日期、起止時間、參會人數(shù)、聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并根據(jù)需要備注所需設(shè)備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)等）。3.預(yù)訂時限：常規(guī)會議建議至少提前一個工作日預(yù)訂；大型會議、重要接待或需特殊布置的會議，建議至少提前三個工作日預(yù)訂，并與行政部確認相關(guān)細節(jié)。4.沖突處理：如遇預(yù)訂沖突，行政部有權(quán)根據(jù)會議的重要性、緊急程度及預(yù)訂時間先后進行協(xié)調(diào)。對于臨時緊急會議，在不與已確認的重要會議沖突的前提下，行政部可酌情安排。5.取消機制：若已預(yù)訂的會議室無需使用或需變更時間，應(yīng)盡早通過預(yù)訂系統(tǒng)或告知行政部取消或修改，以便釋放資源供他人使用。對于無故占用或未及時取消導(dǎo)致資源浪費的情況，將進行記錄。（二）使用期間1.按時使用：會議組織者或參會人員應(yīng)提前到達會議室，做好會議準備工作。如超過預(yù)訂開始時間較長且無人到場，行政部有權(quán)將該會議室另行安排。2.保持安靜：會議期間應(yīng)將手機調(diào)至靜音或震動狀態(tài)，避免在會議室內(nèi)大聲喧嘩或進行與會議無關(guān)的活動，以免影響其他會議室的正常使用。3.規(guī)范操作：正確使用會議室內(nèi)的各類設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響、空調(diào)等。使用前如對設(shè)備操作不熟悉，可聯(lián)系行政部協(xié)助。嚴禁私自拆卸、改動或搬移會議室設(shè)施。4.愛護公物：自覺愛護會議室內(nèi)的桌椅、設(shè)備、綠植及其他物品，嚴禁在桌面、墻面等處亂涂亂畫、粘貼。如不慎損壞，需及時向行政部報告并按規(guī)定承擔相應(yīng)責任。5.資源節(jié)約：會議期間根據(jù)實際需要開關(guān)照明、空調(diào)及其他用電設(shè)備，杜絕浪費。6.信息安全：涉及公司機密的會議內(nèi)容，組織者應(yīng)采取必要的保密措施，會議結(jié)束后及時清理白板、擦除敏感信息，帶走相關(guān)文件資料。（三）會議結(jié)束后1.清理現(xiàn)場：會議結(jié)束后，使用人應(yīng)負責將會議桌面清理干凈，座椅歸位，帶走個人物品及會議產(chǎn)生的垃圾，保持會議室整潔。2.設(shè)備復(fù)位：關(guān)閉投影儀、電腦、空調(diào)、燈光等所有用電設(shè)備電源，將白板筆、板擦等放回原位。如使用了視頻會議系統(tǒng)，需斷開連接并進行必要的系統(tǒng)復(fù)位。3.檢查確認：離開前，請再次檢查會議室門窗、設(shè)備電源是否關(guān)閉，物品是否遺落。4.反饋問題：如在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障、設(shè)施損壞或其他問題，應(yīng)及時向行政部反饋，以便及時維修處理。四、設(shè)備與環(huán)境管理1.設(shè)備維護：行政部定期對會議室設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)和維護，確保其處于良好工作狀態(tài)。各部門及員工在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)立即停止使用并通知行政部。2.耗材補充：會議室日常所需的白板筆、白板擦、飲用水等耗材由行政部負責定期補充。3.環(huán)境保潔：行政部負責安排會議室的日常清潔工作。使用人在會議結(jié)束后應(yīng)保持環(huán)境整潔，為后續(xù)使用者提供便利。五、附則1.本制度由行政部負責解釋和修訂。2.對于違反本制度，造成會議室資源浪費、設(shè)施損壞或不