PAGE衛(wèi)生監(jiān)督檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織衛(wèi)生監(jiān)督檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生監(jiān)督檔案室對(duì)本公司/組織的衛(wèi)生監(jiān)督檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映衛(wèi)生監(jiān)督工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作制度，完善檔案管理設(shè)施，確保檔案安全。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)本公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生監(jiān)督檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案的形成和積累，建立健全檔案管理制度。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。4.積極利用檔案為部門工作服務(wù)，并及時(shí)向檔案室反饋檔案利用效果。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)定，具備專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱登記、催還和歸還工作，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.積極參與檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率。三、檔案收集（一）收集范圍1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過(guò)程中形成的各類文件、文書(shū)、記錄、報(bào)表、照片、音像資料等。2.與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。3.本公司/組織開(kāi)展衛(wèi)生監(jiān)督工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、資質(zhì)證書(shū)等文件。5.其他與衛(wèi)生監(jiān)督工作有關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案室。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對(duì)重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件損壞或丟失。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，如醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督、公共場(chǎng)所衛(wèi)生監(jiān)督、飲用水衛(wèi)生監(jiān)督等。2.在每一類業(yè)務(wù)下，再按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行細(xì)分。（三）整理步驟1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件。2.按照分類方法對(duì)檔案進(jìn)行分類，并編制分類目錄。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。4.編寫檔案題名，準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容。5.填寫檔案日期，注明文件的形成時(shí)間。6.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊和牢固。7.編制檔案目錄，包括案卷號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮的場(chǎng)所，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和利用。2.對(duì)不同保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案的防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作，采取必要的防護(hù)措施，如放置干燥劑、防蟲(chóng)藥、安裝防火報(bào)警裝置等。5.對(duì)電子檔案，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、定期維護(hù)等措施，確保電子檔案的安全和可用。六、檔案借閱（一）借閱范圍本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要，可借閱衛(wèi)生監(jiān)督檔案。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過(guò)后，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人憑《檔案借閱證》到檔案室借閱檔案，借閱時(shí)應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、抄錄、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明原因。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案利用（一）利用方式1.查閱檔案：借閱人可在檔案室查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意。2.檔案咨詢：本公司/組織內(nèi)部工作人員可就衛(wèi)生監(jiān)督工作中的有關(guān)問(wèn)題向檔案室咨詢，檔案室應(yīng)提供必要的檔案信息服務(wù)。3.檔案編研：檔案室可根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督工作的需要，開(kāi)展檔案編研工作，如編寫大事記、專題匯編等，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供參考依據(jù)。（二）利用登記1.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷檔案的價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作的特點(diǎn)，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。3.利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和共享，方便本公司/組織內(nèi)部工作人員利用檔案。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加