企業(yè)部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)會(huì)議制度模板一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)部門內(nèi)部及跨部門溝通協(xié)調(diào)流程，提高會(huì)議效率與決策質(zhì)量，保證信息傳遞及時(shí)、問題解決高效，特制定本制度。（二）制定依據(jù)依據(jù)企業(yè)《行政管理辦法》及部門管理實(shí)際需求，結(jié)合日常工作溝通協(xié)調(diào)需要制定。（三）基本原則目標(biāo)導(dǎo)向：圍繞部門工作重點(diǎn)、問題解決及任務(wù)推進(jìn)確定議題，避免形式化會(huì)議。效率優(yōu)先：控制會(huì)議時(shí)長，明確議事規(guī)則，保證會(huì)議結(jié)論清晰、可執(zhí)行。協(xié)同聯(lián)動(dòng)：涉及跨部門事項(xiàng)時(shí)，提前溝通協(xié)調(diào)，形成共識(shí)后再提交會(huì)議討論。二、適用范圍與會(huì)議類型（一）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)會(huì)議，以及部門之間因工作協(xié)作需要組織的協(xié)調(diào)會(huì)議。（二）會(huì)議類型部門例會(huì)：固定周期召開（如每周/每月），總結(jié)前期工作、部署后續(xù)任務(wù)、同步部門動(dòng)態(tài)。專題協(xié)調(diào)會(huì)：針對(duì)特定問題（如項(xiàng)目推進(jìn)瓶頸、資源調(diào)配、流程優(yōu)化等）臨時(shí)組織，聚焦解決方案。臨時(shí)碰頭會(huì)：緊急事項(xiàng)需快速?zèng)Q策時(shí)召開，時(shí)間靈活，參會(huì)人員根據(jù)議題確定。三、會(huì)議組織與實(shí)施流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備議題確定部門例會(huì)議題由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)月度/周度工作計(jì)劃提前確定；專題協(xié)調(diào)會(huì)議題由發(fā)起部門（或人員）梳理具體問題，明確需協(xié)調(diào)解決的核心目標(biāo)。議題需提前1-2個(gè)工作日提交部門負(fù)責(zé)人審核，保證議題符合會(huì)議目標(biāo)且具備討論價(jià)值。會(huì)議通知會(huì)議組織人（一般為部門助理或指定人員）需在會(huì)前通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如OA系統(tǒng)、工作群）發(fā)送會(huì)議通知，包含以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、時(shí)間（具體到上/下午幾點(diǎn)幾分）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上會(huì)議）；議題及背景說明（簡要介紹每個(gè)議題的討論重點(diǎn)和需達(dá)成的目標(biāo)）；參會(huì)人員（部門全體成員/相關(guān)部門對(duì)接人，注明“必須參會(huì)”或“可選參會(huì)”）；會(huì)前準(zhǔn)備材料（如需，明確提交內(nèi)容及截止時(shí)間，如項(xiàng)目進(jìn)度表、需求文檔等）。材料準(zhǔn)備與場地確認(rèn)議題負(fù)責(zé)人需提前準(zhǔn)備相關(guān)材料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表、方案草案等），并于會(huì)前半天發(fā)送至參會(huì)人員及記錄人。會(huì)議組織人需提前確認(rèn)會(huì)議室availability，調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備，線上會(huì)議需提前測試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性。（二）會(huì)中管理簽到與開場參會(huì)人員需提前5分鐘到場，在《會(huì)議簽到表》（見附件1）上簽字；線上參會(huì)人員需提前10分鐘加入會(huì)議，開啟攝像頭（如要求）。會(huì)議開始后，主持人（一般為部門負(fù)責(zé)人/指定議題負(fù)責(zé)人）明確本次會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長分配，提醒會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、避免無關(guān)發(fā)言）。議題討論按照議程順序逐項(xiàng)討論，每個(gè)議題由負(fù)責(zé)人簡要介紹背景后，參會(huì)人員圍繞核心問題發(fā)言，避免偏離主題。主持人需控制發(fā)言時(shí)長，鼓勵(lì)多角度觀點(diǎn)碰撞，對(duì)爭議較大的問題引導(dǎo)聚焦解決方案，而非責(zé)任追究。涉及跨部門協(xié)調(diào)事項(xiàng)時(shí)，需邀請(qǐng)相關(guān)部門人員現(xiàn)場說明情況，共同商議資源支持、流程對(duì)接等細(xì)節(jié)。決議與確認(rèn)討論結(jié)束后，主持人匯總各方意見，形成明確決議（如“同意XX方案”“由部門負(fù)責(zé)XX資源調(diào)配，月*日前完成”）。決議需經(jīng)參會(huì)人員（或主要責(zé)任部門）確認(rèn)無誤后，記錄人同步至《會(huì)議決議事項(xiàng)表》（見附件2）。（三）會(huì)后跟進(jìn)紀(jì)要整理與分發(fā)記錄人（一般為部門助理/指定人員）需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)完成《會(huì)議紀(jì)要》（見附件3），內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員及原因）；各議題討論要點(diǎn)（簡明扼要記錄不同觀點(diǎn)）；決議事項(xiàng)及對(duì)應(yīng)責(zé)任部門/責(zé)任人、完成時(shí)限；下一步工作計(jì)劃（如需后續(xù)會(huì)議跟進(jìn)，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)）。紀(jì)要經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并抄送至部門檔案管理員存檔。任務(wù)跟蹤與反饋責(zé)任部門/責(zé)任人需根據(jù)決議事項(xiàng)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)工作，并在每周/月度例會(huì)上同步進(jìn)展。會(huì)議組織人需對(duì)未按時(shí)完成的任務(wù)進(jìn)行跟蹤，提前3天提醒責(zé)任人，必要時(shí)再次組織協(xié)調(diào)會(huì)解決執(zhí)行中的問題。四、會(huì)議管理規(guī)范與要求（一）會(huì)議紀(jì)律參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)出席，原則上不得請(qǐng)假；確需請(qǐng)假者，需提前1個(gè)工作日向部門負(fù)責(zé)人提交書面請(qǐng)假說明，經(jīng)批準(zhǔn)后方可缺席。會(huì)議期間不得隨意走動(dòng)、接打電話（緊急電話需離場處理），不得從事與會(huì)議無關(guān)的事項(xiàng)（如瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁、處理私事）。未經(jīng)允許，不得將會(huì)議內(nèi)容（尤其是涉密信息）對(duì)外泄露，違者按企業(yè)保密制度處理。（二）材料與記錄管理會(huì)議材料（如PPT、方案、數(shù)據(jù)等）需統(tǒng)一命名存檔，格式為“會(huì)議名稱_日期_版本號(hào)”，保存期限不少于1年。會(huì)議紀(jì)要需保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出決議事項(xiàng)和任務(wù)分工，避免模糊表述（如“盡快處理”“原則上同意”等）。（三）會(huì)議效率優(yōu)化單次會(huì)議時(shí)長建議：部門例會(huì)不超過1.5小時(shí)，專題協(xié)調(diào)會(huì)不超過2小時(shí)，臨時(shí)碰頭會(huì)不超過30分鐘。對(duì)無實(shí)質(zhì)討論價(jià)值或已通過其他方式解決的問題，應(yīng)及時(shí)取消或終止會(huì)議。五、附則本制度由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。如遇企業(yè)政策調(diào)整或管理需求變化，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善。附件1：會(huì)議簽到表會(huì)議名稱日期地點(diǎn)/線上參會(huì)人員簽字部門職位工號(hào)部門職位工號(hào)部門職位工號(hào)部門職位缺席人員及原因附件2：會(huì)議決議事項(xiàng)表會(huì)議名稱日期議題編號(hào)及名稱決議內(nèi)容責(zé)任部門/責(zé)任人完成時(shí)限示例：同意A方案部門/*負(fù)責(zé)人年月*日示例：調(diào)配XX資源部門/*負(fù)責(zé)人年月*日附件3：會(huì)議紀(jì)要模板一、會(huì)議基本信息會(huì)議名稱：時(shí)間：年月日上/下午:*-:地點(diǎn)：/線上會(huì)議：主持人：姓名記錄人：姓名參會(huì)人員：姓名1、姓名2、……（部門/職位）缺席人員：姓名（原因：）二、議題討論要點(diǎn)（一）議題1：【議題名稱】討論內(nèi)容：簡要記錄各方觀點(diǎn)及爭議焦點(diǎn)結(jié)論：明確討論結(jié)果（二）議題2：【議題名稱】討論內(nèi)容：簡要記錄各方觀點(diǎn)及爭議焦點(diǎn)結(jié)論：明確討論結(jié)果三、決議事項(xiàng)及任務(wù)分工序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/責(zé)任人完成時(shí)限備注1具體決議事項(xiàng)部門/姓名年月