公司行政管理手冊與操作規(guī)范本手冊旨在規(guī)范公司行政管理流程，提升辦公效率，保障各項工作有序開展。適用于公司各部門及全體員工，涵蓋日常辦公、會議組織、資產(chǎn)使用、檔案管理、印章與證照管理等核心場景。員工需嚴(yán)格遵守本手冊規(guī)定，保證行政管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。一、日常辦公管理規(guī)范（一）適用情形新員工入職辦公資源配置、日常辦公秩序維護、辦公設(shè)備使用與報修、辦公用品申領(lǐng)與管理等日常辦公場景。（二）操作流程1.新員工辦公資源配置（1）需求提報：新員工入職前，部門負責(zé)人填寫《新員工辦公配置申請表》，注明員工姓名、崗位、所需設(shè)備（電腦、辦公桌椅、文具等）及數(shù)量，提交至行政部。（2）資源調(diào)配：行政部根據(jù)申請表及庫存情況，1個工作日內(nèi)完成設(shè)備調(diào)配；若庫存不足，啟動采購流程，保證入職前到位。（3）發(fā)放與登記：行政部員工與新人共同核對設(shè)備數(shù)量及狀態(tài)，簽署《辦公設(shè)備領(lǐng)用確認單》，設(shè)備信息同步錄入《固定資產(chǎn)臺賬》。（4）使用培訓(xùn)：行政部對新員工進行辦公設(shè)備基礎(chǔ)操作（如電腦連接、打印機使用）及行政制度（如辦公用品領(lǐng)用規(guī)則）培訓(xùn)。2.辦公設(shè)備報修（1）故障提交：員工發(fā)覺辦公設(shè)備故障后，通過企業(yè)/釘釘提交《設(shè)備報修申請》，注明設(shè)備名稱、故障現(xiàn)象、使用人及所在工位。（2）響應(yīng)處理：行政部收到申請后，30分鐘內(nèi)聯(lián)系使用人確認故障詳情；若為簡單故障（如打印機卡紙），遠程指導(dǎo)處理；若需上門維修，2小時內(nèi)安排技術(shù)人員到場，重大故障（如電腦主板損壞）協(xié)調(diào)備用設(shè)備。（3）記錄與歸檔：維修完成后，行政部更新《設(shè)備維修記錄表》，注明維修時間、更換部件（若有）、費用及責(zé)任人，相關(guān)單據(jù)留存歸檔。3.辦公用品申領(lǐng)（1）月度計劃：每月25日前，各部門根據(jù)實際需求提交《辦公用品月度需求計劃》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后報行政部。（2）采購與入庫：行政部匯總需求，按采購流程采購；到貨后核對數(shù)量、質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫登記表》并入庫。（3）領(lǐng)用與登記：員工通過行政系統(tǒng)或現(xiàn)場申領(lǐng)，填寫《辦公用品領(lǐng)用表》，注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、用途，領(lǐng)用后簽字確認；行政部定期更新庫存，保證常用物品儲備充足。（三）表單模板表1-1新員工辦公配置申請表申請部門申請人申請日期新員工姓名崗位入職日期需配置設(shè)備（可多選）□電腦（型號：______）□辦公椅（類型：______）□臺燈□其他：______數(shù)量特殊需求（如高配電腦、人體工學(xué)椅等）部門負責(zé)人簽字行政部審核意見表1-2辦公設(shè)備報修申請表使用人所在部門聯(lián)系方式設(shè)備名稱設(shè)備編號故障發(fā)生時間故障現(xiàn)象（如無法開機、打印模糊等）已嘗試處理方式（如重啟、檢查電源等）申請人簽字提交日期行政部處理結(jié)果處理人：______處理時間：______表1-3辦公用品領(lǐng)用表領(lǐng)用人部門日期物品名稱規(guī)格型號單位領(lǐng)用人簽字審核人（部門負責(zé)人）：______行政部核發(fā)人：______（四）關(guān)鍵提示辦公設(shè)備為公司財產(chǎn)，不得私自外借、拆卸或帶離公司；崗位變動時，需辦理設(shè)備交接手續(xù)。辦公用品按需領(lǐng)用，杜絕浪費，非消耗品（如剪刀、訂書機）以舊換新。設(shè)備故障應(yīng)第一時間報修，避免影響工作；人為損壞需承擔(dān)相應(yīng)維修費用。二、會議組織與執(zhí)行流程（一）適用情形部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、公司級會議等各類會議的組織、召開及會后跟進場景。（二）操作流程1.會議發(fā)起與通知（1）會議申請：發(fā)起人填寫《會議申請表》，注明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程及所需物資（如投影儀、白板筆），提前3個工作日提交至行政部。（2）協(xié)調(diào)與審批：行政部根據(jù)會議室使用情況協(xié)調(diào)場地，若需外部參會人員或特殊設(shè)備，需提前2個工作日確認；會議申請經(jīng)部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)出會議通知（通過企業(yè)/郵件，含會議、議程及材料）。2.會議準(zhǔn)備（1）場地布置：行政部提前30分鐘布置會議室，調(diào)試設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、音響），擺放席卡、飲用水、會議材料等。（2）材料準(zhǔn)備：發(fā)起人需提前1天將會議材料（如PPT、議案）發(fā)送至參會人員，保證參會人提前熟悉內(nèi)容。3.會議召開與記錄（1）簽到與紀(jì)律：參會人員提前5分鐘到場，簽到入座；會議期間關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，不得隨意走動或中途離場（特殊情況需向主持人說明）。（2）會議主持：主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時間，保證會議高效；重要議題需形成決議，明確責(zé)任人和完成時限。（3）會議記錄：指定專人（一般為發(fā)起人或行政部員工）記錄會議內(nèi)容，重點記錄決議事項、責(zé)任分工及時間節(jié)點，會后24小時內(nèi)整理形成《會議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核后發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。4.會后跟進（1）決議落實：責(zé)任部門按《會議紀(jì)要》要求推進工作，行政部每周跟進進度，未按時完成的需提交書面說明。（2）資料歸檔：《會議紀(jì)要》、會議材料、簽到表等由行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于2年。（三）表單模板表2-1會議申請表會議主題會議時間年月日時分會議地點□公司會議室□線上會議（平臺：______）參會人員會議議程1.______2.______3.______所需物資□投影儀□白板□麥克風(fēng)□其他：______發(fā)起人部門負責(zé)人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)審批表2-2會議紀(jì)要模板會議名稱：______會議會議時間：______年______月______日______時______分會議地點：______參會人員：______（部門/姓名）、______、______缺席人員：______（原因：______）主持人：______記錄人：______會議議程及主要內(nèi)容：議題一：______發(fā)言人：______主要內(nèi)容：______決議/行動項：______責(zé)任人：______完成時限：______議題二：______（同上格式）其他事項：______分發(fā)范圍：______抄送：______（四）關(guān)鍵提示會議需提前明確目標(biāo)和議程，避免無主題、無準(zhǔn)備的會議；線上會議需提前測試設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定。會議紀(jì)要需客觀、準(zhǔn)確，突出決議事項和責(zé)任分工，避免模糊表述。會議室使用遵循“先申請先使用”原則，如需取消會議，需提前1個工作日通知行政部。三、辦公資產(chǎn)使用與維護標(biāo)準(zhǔn)（一）適用情形固定資產(chǎn)（電腦、打印機、辦公家具等）和低值易耗品（U盤、筆記本等）的采購、領(lǐng)用、維護、盤點及報廢場景。（二）操作流程1.資產(chǎn)采購（1）需求提報：因工作需要新增或更換資產(chǎn)時，部門填寫《資產(chǎn)采購申請表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估用途及預(yù)算，經(jīng)部門負責(zé)人審批后報行政部。（2）采購執(zhí)行：行政部匯總需求，按公司采購流程比價、選型，5000元以下由行政部審批，5000元以上需報總經(jīng)理審批；采購?fù)瓿珊?，資產(chǎn)信息錄入《資產(chǎn)臺賬》（編號、名稱、型號、采購日期、使用人、存放地點）。2.資產(chǎn)領(lǐng)用與歸還（1）領(lǐng)用：員工憑《資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》至行政部領(lǐng)用，核對資產(chǎn)信息后簽字確認；領(lǐng)用后需妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、調(diào)換或挪作他用。（2）歸還：員工離職、調(diào)動或資產(chǎn)不再使用時，需將資產(chǎn)清理干凈、功能完好歸還行政部，行政部檢查驗收后，在《資產(chǎn)臺賬》更新狀態(tài)，簽署《資產(chǎn)歸還確認單》。3.資產(chǎn)盤點與維護（1）定期盤點：行政部每季度組織一次資產(chǎn)盤點，核對臺賬與實物是否一致，差異情況需查明原因并形成報告；每年12月底進行全面盤點，保證賬實相符。（2）日常維護：資產(chǎn)使用人需負責(zé)日常清潔和簡單維護（如電腦除塵、打印機清理）；行政部每年對大型設(shè)備（如服務(wù)器、投影儀）進行一次專業(yè)檢修，建立《資產(chǎn)維護記錄表》。4.資產(chǎn)報廢（1）申請鑒定：資產(chǎn)無法修復(fù)或使用年限到期（如電腦使用滿5年），由使用部門提交《資產(chǎn)報廢申請表》，行政部聯(lián)合技術(shù)部鑒定后，報領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）報廢處理：審批通過后，行政部聯(lián)系合規(guī)回收機構(gòu)處理，報廢過程需拍照記錄，更新《資產(chǎn)臺賬》，注銷資產(chǎn)編號。（三）表單模板表3-1資產(chǎn)采購申請表申請部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位采購原因（如新增崗位、設(shè)備損壞無法修復(fù)等）部門負責(zé)人簽字行政部審核意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批表3-2資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號采購日期使用人存放地點狀態(tài)（在用/閑置/報廢）ZC-2024-001聯(lián)想臺式電腦ThinkCentreM7002024-03-15*銷售部辦公室在用ZC-2024-002HP打印機LaserJetP11082024-03-15行政部行政部會議室在用表3-3資產(chǎn)報廢申請表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號采購日期使用年限報廢原因（如損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等）使用部門意見技術(shù)部鑒定意見行政部審核意見（四）關(guān)鍵提示固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，標(biāo)簽不得隨意撕毀；轉(zhuǎn)移資產(chǎn)時，需同步更新臺賬信息。資產(chǎn)盤點發(fā)覺差異，需在3個工作日內(nèi)完成原因追溯并處理，保證資產(chǎn)安全完整。報廢資產(chǎn)需通過合規(guī)渠道處理，嚴(yán)禁私自丟棄或出售，避免公司資產(chǎn)流失。四、公司檔案管理辦法（一）適用情形公司各類文件（如合同、制度、會議紀(jì)要、項目資料等）的整理、歸檔、借閱、保管及銷毀場景。（二）操作流程1.文件分類與編號（1）分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案分為行政管理類（制度、通知、會議紀(jì)要）、經(jīng)營管理類（合同、報表）、項目管理類（立項書、總結(jié)報告）、人力資源類（員工檔案、培訓(xùn)記錄）等四大類，每類下設(shè)二級分類（如行政管理類-制度文件、行政管理類-會議文件）。（2）編號規(guī)則：檔案編號采用“分類代碼-年份-流水號”格式（如“XZ-2024-001”代表行政管理類2024年第1號文件），由行政部統(tǒng)一編制。2.文件歸檔（1）歸檔范圍：具有保存價值的各類文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件；重要文件（如合同、制度）需同時保存紙質(zhì)版和電子版。（2）歸檔時間：月度文件：每月最后一個工作日匯總歸檔；年度文件：次年1月15日前完成歸檔；項目文件：項目結(jié)束后10個工作日內(nèi)歸檔。（3）歸檔流程：文件形成部門整理文件（去除金屬夾、裝訂整齊），填寫《文件歸檔清單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交行政部；行政部核對編號、完整性后入庫，更新《檔案總目錄》。3.檔案借閱（1）借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案名稱、編號、借閱用途、借閱期限，經(jīng)部門負責(zé)人審批后交行政部。（2）借閱與歸還：行政部核驗無誤后，借閱人簽字領(lǐng)??；借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，提前1天申請，續(xù)期不超過3天。（3）保密要求：涉密檔案（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)總經(jīng)理審批，借閱時只能在檔案室查閱，不得帶出或復(fù)??；借閱期間需妥善保管，不得涂改、損壞或外傳。4.檔案保管與銷毀（1）保管要求：檔案室需保持干燥、通風(fēng)、防火、防蟲，溫度控制在14-24℃，濕度45-60%；電子檔案定期備份（每月1次），存儲于公司服務(wù)器及移動硬盤。（2）保管期限：根據(jù)檔案類型確定保管期限（如制度文件長期保存，會議紀(jì)要保存5年，項目資料保存項目結(jié)束后10年）。（3）銷毀流程：保管期限屆滿的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)部門負責(zé)人及總經(jīng)理審批后，由2人以上監(jiān)銷，銷毀過程記錄存檔；電子檔案需徹底刪除，保證無法恢復(fù)。（三）表單模板表4-1文件歸檔清單部門歸檔日期歸檔人檔案分類□行政管理類□經(jīng)營管理類□項目管理類□人力資源類二級分類序號文件名稱文件編號12部門負責(zé)人審核行政部接收人表4-2檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期檔案名稱檔案編號借閱用途借閱期限□3天□5天□其他：______歸還日期部門負責(zé)人審批行政部審批（四）關(guān)鍵提示檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)”原則，行政部負責(zé)統(tǒng)籌，各部門指定專人負責(zé)本部門文件整理。歸檔文件需字跡清晰、內(nèi)容完整，不得使用鉛筆、圓珠筆書寫；電子文件需為最終版本，避免版本混亂。檔案借閱需遵守保密規(guī)定，違規(guī)者將按公司制度處理；檔案銷毀需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁私自銷毀。五、印章與證照管理細則（一）適用情形公司公章、合同章、財務(wù)專用章、法人章等印章及營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證照等的使用、保管、變更及年檢場景。（二）操作流程1.印章與證照保管（1）保管責(zé)任：公司公章、合同章由行政部專人保管（設(shè)A/B角，A角外出時B角代管）；財務(wù)專用章、法人章由財務(wù)部專人保管；營業(yè)執(zhí)照正本由行政部保管，副本由行政部備案使用。（2）保管要求：印章需存入帶鎖鐵皮柜，鑰匙由保管人隨身攜帶；證照需存入檔案柜，嚴(yán)禁隨意擺放或帶出辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）。2.印章使用（1）使用申請：需使用印章時，申請人填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期，附文件樣本，經(jīng)部門負責(zé)人審批后交印章保管人。（2）用印審核：保管人核對申請表與文件內(nèi)容是否一致，重點檢查用印文件是否合規(guī)（如合同需有經(jīng)辦人、負責(zé)人簽字，審批手續(xù)是否齊全）；用印文件需為最終版本，不得修改。（3）用印登記：用印后，保管人在《印章使用登記表》記錄用印日期、文件名稱、申請人、審批人、印章類型，申請人簽字確認；印章使用需“誰用印、誰負責(zé)”，用印文件需留存1-2份歸檔。3.證照使用與變更（1）使用范圍：證照僅用于公司合法經(jīng)營活動（如投標(biāo)、簽約、年檢），不得用于個人事務(wù)或非法用途。（2）借用流程：因工作需要借用證照副本，申請人填寫《證照借用申請表》，注明借用事由、借用期限、歸還時間，經(jīng)部門負責(zé)人及總經(jīng)理審批后，行政部辦理借用手續(xù)，借用期間需妥善保管，不得涂改、轉(zhuǎn)借。（3）變更與年檢：證照信息變更（如地址、法人），行政部提前1個月準(zhǔn)備材料（如變更申請書、股東會決議），經(jīng)審批后辦理變更手續(xù)；營業(yè)執(zhí)照需在每年6月30日前完成年檢，行政部提前通知相關(guān)部門配合提供材料。（三）表單模板表5-1印章使用申請表申請人部門申請日期用印文件名稱文件編號用印份數(shù)用印用途（如合同簽訂、文件上報等）部門負責(zé)人審批印章保管人核驗用印記錄印章類型：______用印日期：______保管人：______表5-2證照借用申請表借