適用工作場景本工具模板適用于企業(yè)供應(yīng)鏈管理中采購需求的規(guī)范化提報、供應(yīng)商全生命周期管理（包括尋源、評估、合作及績效優(yōu)化）等場景。具體包括：企業(yè)新增物料或服務(wù)的采購需求發(fā)起、多部門協(xié)同審核、供應(yīng)商資質(zhì)初篩與現(xiàn)場考察、采購合同條款擬定、供應(yīng)商履約過程跟蹤、定期績效評價及淘汰機制啟動等環(huán)節(jié)。尤其適用于制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等需要集中采購或多層級供應(yīng)商協(xié)同的企業(yè)，幫助采購團隊實現(xiàn)需求透明化、供應(yīng)商管理標準化及采購決策數(shù)據(jù)化。操作流程詳解第一步：采購需求提報與初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、項目部、行政部）操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如生產(chǎn)排期、項目進度、物料消耗），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、期望交期、預(yù)算金額、使用場景等核心信息，并相關(guān)技術(shù)圖紙或驗收標準（如有）。需求部門負責(zé)人對需求的必要性、合理性進行審核，確認后提交至采購部門。采購部門收到需求后，重點核對預(yù)算是否符合公司成本管控要求、需求數(shù)量與歷史消耗數(shù)據(jù)是否匹配、技術(shù)參數(shù)是否清晰可執(zhí)行，若存在疑問需與需求部門溝通補充，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需明確具體品類、數(shù)量、質(zhì)量標準）。第二步：采購需求復(fù)審與需求轉(zhuǎn)化操作主體：采購部門、財務(wù)部門、需求部門（必要時）操作說明：采購部門組織需求復(fù)審，聯(lián)合財務(wù)部門審核預(yù)算的準確性（如市場價格波動對預(yù)算的影響），并評估采購的緊急程度（區(qū)分常規(guī)采購與緊急采購，緊急采購需走特殊審批流程）。復(fù)審?fù)ㄟ^后，采購部門將“采購需求”轉(zhuǎn)化為“采購任務(wù)”，明確采購品類、關(guān)鍵要求（如質(zhì)量認證、環(huán)保標準、交付周期），并啟動供應(yīng)商尋源。對于復(fù)雜采購（如定制化設(shè)備、大型服務(wù)項目），需組織跨部門會議（技術(shù)、質(zhì)量、采購、法務(wù)）共同明確技術(shù)條款、驗收標準及商務(wù)條款底線，形成《采購需求確認單》作為后續(xù)供應(yīng)商篩選的依據(jù)。第三步：供應(yīng)商尋源與資質(zhì)初篩操作主體：采購部門操作說明：根據(jù)采購品類特點，通過多渠道尋源：常規(guī)品類：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選，或通過行業(yè)展會、專業(yè)平臺（如中國供應(yīng)鏈資源網(wǎng)等公開渠道，此處僅舉例）補充潛在供應(yīng)商；新品類/復(fù)雜品類：邀請3-5家供應(yīng)商參與投標，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO體系認證、行業(yè)生產(chǎn)許可證）、同類項目業(yè)績證明等文件。采購部門對供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件進行初篩，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商（如無相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績造假、處于被吊銷狀態(tài)等），形成《供應(yīng)商初篩名單》。第四步：供應(yīng)商評估與現(xiàn)場考察操作主體：采購部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門（聯(lián)合評估小組）操作說明：對初篩通過的供應(yīng)商，采用“定量+定性”方式進行綜合評估：定量評估：通過《供應(yīng)商評估打分表》對價格競爭力（30%）、質(zhì)量保證能力（25%）、交付及時率（20%）、合作穩(wěn)定性（15%）、售后服務(wù)（10%）等維度打分，總分低于70分（百分制）直接淘汰；定性評估：通過電話訪談或視頻會議知曉供應(yīng)商合作意愿、響應(yīng)速度，必要時組織現(xiàn)場考察（重點核查生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制點、倉儲物流能力）。評估小組形成《供應(yīng)商評估報告》，明確推薦合作、備選或淘汰結(jié)論，報采購負責(zé)人審批。第五步：供應(yīng)商選定與合同簽訂操作主體：采購部門、法務(wù)部門操作說明：根據(jù)評估結(jié)果，確定中標/合作供應(yīng)商，由采購部門發(fā)出《合作意向函》，明確雙方合作范圍、初步商務(wù)條款（如價格、付款周期、違約責(zé)任）。雙方就合同條款（包括但不限于技術(shù)標準、質(zhì)量驗收、交付時間、保密協(xié)議、爭議解決方式）進行談判，法務(wù)部門審核合同合規(guī)性，避免法律風(fēng)險。合同簽訂后，將供應(yīng)商信息錄入《供應(yīng)商信息登記表》，更新《合格供應(yīng)商名錄》，并同步至財務(wù)、倉庫、使用部門等相關(guān)部門。第六步：采購執(zhí)行與過程跟蹤操作主體：采購部門、倉庫、質(zhì)量部門操作說明：采購部門根據(jù)合同約定下達采購訂單，明確訂單編號、物料信息、交付時間、收貨地址等，要求供應(yīng)商按訂單履約。供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部門跟蹤物流信息（如物流單號、預(yù)計到達時間），提前通知倉庫準備收貨；貨物送達后，倉庫核對數(shù)量、外觀，質(zhì)量部門按《檢驗標準》進行抽樣或全檢，合格后辦理入庫手續(xù)，不合格則啟動退貨或索賠流程。采購部門建立《采購合同臺賬》，實時記錄訂單狀態(tài)（已下單、已發(fā)貨、已入庫、已付款），保證采購過程可追溯。第七步：供應(yīng)商績效評價與優(yōu)化操作主體：采購部門、使用部門、質(zhì)量部門操作說明：每季度/每年度，由采購部門組織對合作供應(yīng)商進行績效評價，使用《供應(yīng)商績效評價表》，從質(zhì)量合格率、交付準時率、價格穩(wěn)定性、服務(wù)響應(yīng)速度、問題解決效率等維度進行評分（評分標準需提前與供應(yīng)商確認）。評價結(jié)果分為A（優(yōu)秀，85分以上）、B（良好，70-84分）、C（合格，60-69分）、D（不合格，60分以下）四級：A級供應(yīng)商：優(yōu)先分配訂單，可納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商”名單，給予付款周期優(yōu)惠；B級供應(yīng)商：保持合作，針對薄弱環(huán)節(jié)（如交付延遲）提出改進要求；C級供應(yīng)商：發(fā)出《整改通知書》，限期1個月改進，到期復(fù)評仍不達標則降級；D級供應(yīng)商：立即終止合作，啟動淘汰流程?？冃гu價結(jié)果同步至《供應(yīng)商信息登記表》，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)，推動供應(yīng)商持續(xù)優(yōu)化。核心工具模板模板一：采購需求申請表序號需求部門需求日期采購品類物料名稱/服務(wù)內(nèi)容規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量期望交期預(yù)算金額（元）使用場景附件（技術(shù)圖紙/標準）審批狀態(tài)1生產(chǎn)部2023-10-08原材料鋼板S355J2厚度20mm，抗拉強度≥630MPa50噸2023-11-15250,000甲產(chǎn)線設(shè)備維修《鋼板檢驗標準V2.0》待采購部審核模板二：供應(yīng)商信息登記表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人聯(lián)系方式主營業(yè)務(wù)資質(zhì)證書（ISO9001等）同類業(yè)績案例合作品類合作起始日期信用等級XX鋼鐵有限公司91110108XXXXXXXXXX北京市海淀區(qū)XX路張三XXXXXXXX鋼材生產(chǎn)與銷售ISO9001:2015、環(huán)境管理體系認證某汽車廠2022年鋼材供應(yīng)（金額500萬元）原材料2023-01-01B級模板三：供應(yīng)商評估打分表評估維度權(quán)重評分標準得分加權(quán)得分價格競爭力30%低于市場均價5%以上得30分，持平得20分，高于5%以內(nèi)得10分，高于5%以上0分257.5質(zhì)量保證能力25%檢驗合格率100%得25分，99.5%-99.9%得20分，99%-99.4%得15分，低于99%得0分225.5交付及時率20%按時交付100%得20分，95%-99%得15分，90%-94%得10分，低于90%得0分183.6合作穩(wěn)定性15%合作2年以上無違約得15分，1-2年無違約得10分，1年內(nèi)有違約得5分152.25售后服務(wù)10%24小時內(nèi)響應(yīng)問題得10分，48小時內(nèi)響應(yīng)得7分，超過48小時得3分101.0合計100%————19.85模板四：采購合同臺賬合同編號供應(yīng)商名稱采購品類合同金額（元）簽訂日期履行期限訂單狀態(tài)（已下單/已完成）付款狀態(tài)（已付/未付）備注CG-20231008-001XX鋼鐵有限公司鋼板S355J2250,0002023-10-102023-11-15已下單，待交付預(yù)付30%，驗收后付70%需提供材質(zhì)證明書模板五：供應(yīng)商績效評價表（季度）供應(yīng)商名稱評價周期質(zhì)量合格率（%）交付準時率（%）價格穩(wěn)定性（同比波動±%）服務(wù)響應(yīng)時間（小時）問題解決及時率（%）總分等級改進建議XX鋼鐵有限公司2023Q399.896+21210082B優(yōu)化物流配送，縮短交貨周期關(guān)鍵實施要點需求描述精準化：采購需求中技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準需明確，避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述，防止后續(xù)驗收爭議。供應(yīng)商資質(zhì)審核剛性：必須核驗供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書原件（或加蓋公章的復(fù)印件），對生產(chǎn)型企業(yè)需核實產(chǎn)能、設(shè)備是否匹配需求，杜絕“掛靠”“無證經(jīng)營”風(fēng)險。評估標準統(tǒng)一化：供應(yīng)商評估的打分維度、權(quán)重、評分標準需提前公示且對所有供應(yīng)商一致，避免主觀判斷，保證公平公正。過程數(shù)據(jù)可追溯：采購需求、合同、訂單、驗收記