PAGE衛(wèi)生院公文處理制度一、總則（一）目的為使衛(wèi)生院公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保政令暢通，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)公文處理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)生院實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室、部門在公務(wù)活動(dòng)中形成、辦理、管理的各類公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)、政策要求和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)及時(shí)、快捷，確保信息傳遞和工作執(zhí)行的時(shí)效性，避免延誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)過程中的安全性和保密性，防止信息泄露。4.精簡實(shí)用原則：公文應(yīng)簡潔明了，注重實(shí)用價(jià)值，避免冗長繁瑣，提高工作效率。二、公文種類及格式（一）公文種類1.通知：適用于傳達(dá)上級(jí)指示、發(fā)布規(guī)章制度、部署工作任務(wù)、告知事項(xiàng)等。2.報(bào)告：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)詢問等。3.請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用。4.批復(fù)：上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)文件。5.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。6.會(huì)議紀(jì)要：記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。（二）公文格式1.一般格式標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，準(zhǔn)確概括公文主要內(nèi)容。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。正文：公文的主體部分，表述公文的內(nèi)容，層次應(yīng)分明，邏輯應(yīng)清晰。附件：公文正文的補(bǔ)充說明材料，與正文具有同等效力，應(yīng)注明附件順序號(hào)和名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。2.特定格式信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。命令（令）格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。三、公文擬制（一）起草1.公文起草應(yīng)做到主題明確突出、觀點(diǎn)正確、內(nèi)容簡潔、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)深入調(diào)查研究，充分收集相關(guān)資料，進(jìn)行必要性、可行性和合法性論證。涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，應(yīng)廣泛征求意見，協(xié)商一致后聯(lián)合起草。3.公文內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)政策及衛(wèi)生院實(shí)際情況，避免出現(xiàn)違法違規(guī)、違背公序良俗或不切實(shí)際的條款。4.語言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、簡潔、得體，避免使用生僻字、模糊不清或容易引起歧義的詞匯和語句。（二）審核1.公文起草完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括公文的合法性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.初審由承辦科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范、語言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，送辦公室進(jìn)行復(fù)審。3.辦公室復(fù)審主要審核公文的政策依據(jù)、行文規(guī)則、文字表述、格式排版等方面是否符合規(guī)定。對(duì)不符合要求的公文，應(yīng)及時(shí)與承辦科室溝通修改，直至審核通過。4.涉及重要事項(xiàng)、重大決策或與其他部門有重大關(guān)聯(lián)的公文，應(yīng)提交衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議審議。（三）簽發(fā)1.公文經(jīng)審核無誤后，由負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要公文和上行文須經(jīng)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；一般性公文可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對(duì)公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見、姓名和日期。3.已簽發(fā)的公文，如發(fā)現(xiàn)問題需作修改，應(yīng)由原簽發(fā)人同意后進(jìn)行修改。四、公文辦理（一）收文辦理1.簽收：辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收工作，對(duì)收到的公文應(yīng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字或蓋章，并注明簽收時(shí)間。2.登記：對(duì)簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄公文的文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、收文日期、承辦科室等信息，以便查詢和管理。3.初審：辦公室對(duì)收文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文的來文渠道、公文種類、格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否符合要求等。對(duì)不符合要求的公文，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系溝通，協(xié)商解決辦法。4.承辦：辦公室根據(jù)公文內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)將公文分送相關(guān)科室承辦。承辦科室應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公文的辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。5.傳閱：需要傳閱的公文，辦公室應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示的范圍和順序進(jìn)行傳閱。傳閱過程中，應(yīng)注意公文的傳遞和保管，避免丟失或延誤。傳閱完畢后，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)。6.催辦：辦公室對(duì)承辦科室的公文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，及時(shí)了解辦理進(jìn)度，對(duì)延誤辦理的科室進(jìn)行督促提醒，確保公文辦理按時(shí)完成。7.答復(fù)：承辦科室對(duì)需要答復(fù)的公文，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，及時(shí)給予準(zhǔn)確、規(guī)范的答復(fù)，并將答復(fù)意見反饋給辦公室。辦公室負(fù)責(zé)將答復(fù)意見整理歸檔，并按照規(guī)定程序回復(fù)發(fā)文機(jī)關(guān)。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2.登記：對(duì)復(fù)核后的公文進(jìn)行登記，記錄公文的發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等信息。3.印制：公文印制應(yīng)確保質(zhì)量，排版規(guī)范，字跡清晰，用紙符合要求。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文內(nèi)容泄露。4.核發(fā)：辦公室對(duì)印制完成的公文進(jìn)行核發(fā)，重點(diǎn)檢查公文的格式、內(nèi)容、印刷質(zhì)量等是否符合要求，核對(duì)無誤后加蓋印章，按規(guī)定份數(shù)印制分發(fā)。（三）涉密公文管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉密公文進(jìn)行嚴(yán)格管理。涉密公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，按照規(guī)定的范圍進(jìn)行傳閱、使用和保管。2.涉密公文的傳遞應(yīng)通過機(jī)要通信、專人送達(dá)等方式進(jìn)行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。3.涉密公文的存儲(chǔ)應(yīng)使用專門的保密設(shè)備，如加密硬盤、密碼柜等，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備保密條件，防止信息泄露。4.涉密公文的借閱、使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或擴(kuò)大知悉范圍。5.涉密公文的銷毀應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。五、公文管理（一）立卷歸檔1.公文辦理完畢后，承辦科室應(yīng)及時(shí)將公文整理歸檔，確保公文材料齊全、完整。2.歸檔范圍包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本單位文件、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件、內(nèi)部工作文件等。歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理。3.歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件的文號(hào)、標(biāo)題、日期、來源等信息，便于查找和利用。4.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各科室的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查，確保歸檔質(zhì)量。（二）查閱利用1.衛(wèi)生院工作人員因工作需要查閱公文，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人同意后，到辦公室查閱。查閱涉密公文，應(yīng)按照涉密公文管理規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)公文，不得在公文上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或帶出檔案室。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將公文歸還辦公室，辦公室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保公文完整無損。4.外單位人員查閱衛(wèi)生院公文，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定做好登記工作。（三）保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)衛(wèi)生院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的公文材料，列為永久保管。2.長期保管：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的公文材料，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有參考價(jià)值的公文材料，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（四）銷毀處理1.對(duì)保管期限已滿、已