PAGE衛(wèi)生監(jiān)督檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法行為，提高衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量和效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)衛(wèi)生監(jiān)督工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于衛(wèi)生許可、日常監(jiān)督檢查、行政處罰、投訴舉報(bào)處理等工作中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生監(jiān)督工作實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生監(jiān)督工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及本公司/組織的規(guī)定，做到格式規(guī)范、分類科學(xué)、編號(hào)有序。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的衛(wèi)生監(jiān)督檔案，建立檔案庫(kù)房、配備必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架，確保檔案存放有序、便于查閱。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理信息化水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全性和有效性。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生監(jiān)督工作中各類檔案資料的收集、整理、歸檔，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。4.積極開展檔案利用工作，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供有效服務(wù)。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生許可檔案：包括衛(wèi)生許可證申請(qǐng)表、申請(qǐng)材料、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄、審批決定文件等。2.日常監(jiān)督檢查檔案：包括監(jiān)督檢查計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、監(jiān)督意見書、檢測(cè)報(bào)告等。3.行政處罰檔案：包括立案審批表、調(diào)查取證材料、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等。4.投訴舉報(bào)處理檔案：包括投訴舉報(bào)登記表、調(diào)查處理記錄、反饋結(jié)果等。5.其他與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的檔案資料，如專項(xiàng)整治工作記錄、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在衛(wèi)生監(jiān)督工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生監(jiān)督工作的業(yè)務(wù)類別和檔案形成時(shí)間、來源等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類。一般可分為衛(wèi)生許可類、日常監(jiān)督檢查類、行政處罰類、投訴舉報(bào)處理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查閱。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的檔案資料進(jìn)行整理、修補(bǔ)和裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。四、檔案的保管與利用（一）保管期限1.衛(wèi)生許可檔案：長(zhǎng)期保存。2.日常監(jiān)督檢查檔案：一般保存期限為[X]年，重要監(jiān)督檢查檔案可長(zhǎng)期保存。3.行政處罰檔案：長(zhǎng)期保存。4.投訴舉報(bào)處理檔案：保存期限為[X]年。5.其他檔案資料：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按類別、編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）利用規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂寫、批注，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。3.外單位因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱檔案的范圍和方式應(yīng)嚴(yán)格按照本公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。4.檔案利用過程中形成的查閱記錄、借閱登記等資料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，與原檔案一并保存。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、冗余或內(nèi)容虛假的檔案。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞無法修復(fù)的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，并支持批量錄入。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱人員信息、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全保密功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同人員只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，確保檔案信息的安全性和保密性。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)更新系統(tǒng)中的檔案信息，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)《檔案管理整改通知書》，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到有效解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，將檔案管