會計實操文庫1/1公司資產(chǎn)管理制度-記賬實操SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序）第一章總則1.1制度目的建立覆蓋資產(chǎn)“采購申請-入庫登記-領(lǐng)用保管-維護(hù)維修-盤點清查-處置報廢”的全流程管理體系，明確資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)、管理責(zé)任與操作規(guī)范，確保資產(chǎn)安全完整、賬實一致，提高資產(chǎn)使用效率，降低資產(chǎn)流失與閑置風(fēng)險，為財務(wù)核算與經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)。1.2適用范圍本制度適用于公司所有權(quán)屬清晰的資產(chǎn)，包括固定資產(chǎn)（如電子設(shè)備、辦公家具、生產(chǎn)設(shè)備）、低值易耗品（如辦公用品、工具器具）、無形資產(chǎn)（如軟件著作權(quán)、專利、商標(biāo)），不適用于存貨（如原材料、成品）及貨幣資金（按《財務(wù)核算制度》管理）。全公司各部門（含行政部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部、生產(chǎn)部等）均需遵守本制度，子公司可參照執(zhí)行，特殊資產(chǎn)（如生產(chǎn)專用設(shè)備）需制定專項管理細(xì)則。1.3核心定義與管理原則1.3.1核心定義固定資產(chǎn)：指使用年限≥1年、單位價值≥5000元，且能獨立發(fā)揮作用的有形資產(chǎn)（如筆記本電腦、打印機(jī)、辦公桌椅、生產(chǎn)機(jī)床）；低值易耗品：指使用年限＜1年或單位價值＜5000元，多次使用后仍能保持原有形態(tài)的資產(chǎn)（如U盤、計算器、文件夾、維修工具）；無形資產(chǎn)：指無實物形態(tài)但能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益的資產(chǎn)（如財務(wù)軟件、設(shè)計專利、品牌商標(biāo)），需按《企業(yè)會計準(zhǔn)則》進(jìn)行攤銷；資產(chǎn)編號：為每項資產(chǎn)分配的唯一標(biāo)識（如“FA-2025-001”，F(xiàn)A代表固定資產(chǎn)，2025為購置年份，001為序號），用于資產(chǎn)全生命周期追蹤。1.3.2管理原則統(tǒng)一管理原則：行政部為資產(chǎn)歸口管理部門，負(fù)責(zé)資產(chǎn)采購、入庫、盤點、處置；財務(wù)部負(fù)責(zé)資產(chǎn)核算（折舊/攤銷、減值）；使用部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)日常保管與維護(hù)，形成“歸口管理+分級負(fù)責(zé)”機(jī)制；賬實一致原則：行政部建立《資產(chǎn)實物臺賬》，財務(wù)部建立《資產(chǎn)會計臺賬》，定期（每季度）核對，確?！皩嵨飻?shù)量、規(guī)格、狀態(tài)”與“會計記錄”完全一致；按需配置原則：資產(chǎn)采購需基于業(yè)務(wù)實際需求，避免過度采購導(dǎo)致閑置（如部門申請新電腦需提供舊電腦處置方案）；責(zé)任到人原則：每項資產(chǎn)需明確“使用人”與“保管人”（可同一人），資產(chǎn)領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移時需辦理交接手續(xù)，避免責(zé)任不清導(dǎo)致流失；效益優(yōu)先原則：閑置資產(chǎn)需優(yōu)先內(nèi)部調(diào)配（如部門淘汰的電腦調(diào)配給新入職員工），無法調(diào)配的按規(guī)定處置（如出售、捐贈），最大化資產(chǎn)殘值。第二章資產(chǎn)分類與編碼規(guī)則2.1資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)資產(chǎn)類別包含項目管理重點固定資產(chǎn)-電子設(shè)備筆記本電腦、臺式電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、手機(jī)、服務(wù)器重點跟蹤使用狀態(tài)（如是否損壞）、更新?lián)Q代周期（一般3-5年）固定資產(chǎn)-辦公家具辦公桌椅、文件柜、會議桌、沙發(fā)、茶幾重點跟蹤耐用性（一般5-8年）、擺放位置變動固定資產(chǎn)-生產(chǎn)設(shè)備生產(chǎn)機(jī)床、檢測儀器、運輸車輛（如貨車）重點跟蹤維護(hù)記錄、運行效率、安全合規(guī)性低值易耗品-辦公用品U盤、鼠標(biāo)、鍵盤、計算器、文件夾、打印紙重點控制采購量（按月度需求申購）、避免浪費低值易耗品-工具器具維修扳手、卷尺、電鉆、測試筆重點跟蹤領(lǐng)用頻次（避免個人長期占用）、損耗補(bǔ)充無形資產(chǎn)-軟件類財務(wù)軟件（如用友、金蝶）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如CRM）、設(shè)計軟件（如PS、CAD）重點跟蹤授權(quán)期限（避免超期使用）、版本更新無形資產(chǎn)-權(quán)利類專利、商標(biāo)、著作權(quán)重點跟蹤有效期（提前6個月辦理續(xù)期）、法律保護(hù)范圍2.2資產(chǎn)編碼規(guī)則采用“類別代碼-購置年份-部門代碼-流水號”12位編碼，示例如下：編碼組成代碼規(guī)則示例（2025年行政部購置的第1臺筆記本電腦）類別代碼（2位）固定資產(chǎn)-電子設(shè)備：FA；低值易耗品-辦公用品：LC；無形資產(chǎn)-軟件：IAFA購置年份（4位）資產(chǎn)實際購置年份（如2025）2025部門代碼（2位）行政部：XM；財務(wù)部：CW；銷售部：XS；生產(chǎn)部：SCXM流水號（4位）部門內(nèi)該類別資產(chǎn)年度購置序號（從0001開始）0001完整編碼組合后形成唯一標(biāo)識FA-2025-XM-0001編碼管理：行政部在資產(chǎn)入庫時生成編碼，粘貼于資產(chǎn)顯著位置（如電腦底部、文件柜側(cè)面），無形資產(chǎn)需在《資產(chǎn)實物臺賬》中登記編碼，確保每項資產(chǎn)可追溯。第三章資產(chǎn)采購與入庫管理3.1采購申請流程（所有部門需按此執(zhí)行）Step1：需求發(fā)起（使用部門）部門因業(yè)務(wù)需求需采購資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)采購申請表》，需明確以下信息：資產(chǎn)信息：類別、名稱、規(guī)格型號（如“筆記本電腦-聯(lián)想ThinkPadX1”）、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計使用年限；申請理由：如“新員工入職需配置電腦”“舊打印機(jī)故障無法維修需更換”，附相關(guān)證明（如舊資產(chǎn)故障鑒定報告、新員工錄用通知）；使用人：明確資產(chǎn)到位后的具體使用人，避免采購后無人負(fù)責(zé)。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部。Step2：需求審核（行政部）行政部資產(chǎn)管理員在2個工作日內(nèi)完成審核：核查“是否存在替代方案”：如部門申請新電腦，先查詢《資產(chǎn)實物臺賬》，確認(rèn)是否有閑置電腦可調(diào)配（優(yōu)先內(nèi)部調(diào)配，無法調(diào)配再采購）；核查“需求合理性”：如申請高配置電腦需說明業(yè)務(wù)必要性（如設(shè)計部門需圖形工作站，普通辦公部門配置基礎(chǔ)款）；核查“預(yù)算合規(guī)性”：確認(rèn)采購金額在部門年度資產(chǎn)預(yù)算內(nèi)（無預(yù)算需補(bǔ)充《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批）；審核通過后，提交至財務(wù)部。Step3：預(yù)算審批（財務(wù)部）財務(wù)部在1個工作日內(nèi)審核：確認(rèn)公司當(dāng)前資金狀況（是否有足額資金支付）；核對采購預(yù)算與《年度財務(wù)預(yù)算》一致性，超預(yù)算采購需附加CEO審批意見；審批通過后，返回行政部執(zhí)行采購。Step4：采購執(zhí)行（行政部）行政部優(yōu)先通過“公司協(xié)議供應(yīng)商”采購（如與聯(lián)想、得力簽訂長期供貨協(xié)議），確保價格優(yōu)惠與售后保障；單次采購金額＞5萬元的，需通過招標(biāo)或比價（至少3家供應(yīng)商報價），選擇“性價比最優(yōu)”供應(yīng)商，簽訂《資產(chǎn)采購合同》；采購過程中需跟蹤物流進(jìn)度，確保資產(chǎn)按時到貨，到貨后通知使用部門與財務(wù)部參與驗收。3.2入庫驗收流程Step1：實物驗收（行政部+使用部門+財務(wù)部）資產(chǎn)到貨后，行政部組織三方驗收：行政部：核對資產(chǎn)數(shù)量、規(guī)格型號、外觀（是否破損），與《采購合同》一致；使用部門：測試資產(chǎn)功能（如電腦開機(jī)檢測、打印機(jī)打印測試），確認(rèn)滿足使用需求；財務(wù)部：核對發(fā)票（抬頭、金額、稅率是否合規(guī)）、采購合同、送貨單，確保票據(jù)完整。驗收合格：三方在《資產(chǎn)驗收單》上簽字確認(rèn)；驗收不合格：行政部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗收合格。Step2：資產(chǎn)入庫登記（行政部）行政部資產(chǎn)管理員在驗收合格后1個工作日內(nèi)，完成以下操作：生成資產(chǎn)編碼（按第二章編碼規(guī)則），粘貼編碼標(biāo)簽；錄入《資產(chǎn)實物臺賬》，內(nèi)容包括：資產(chǎn)編碼、名稱、規(guī)格、購置日期、購置金額、供應(yīng)商、使用人、保管人、存放位置；上傳相關(guān)附件（采購合同、發(fā)票、驗收單掃描件）至臺賬系統(tǒng)，便于追溯。無形資產(chǎn)入庫：需登記“授權(quán)期限、授權(quán)范圍、續(xù)費提醒日期”，并將軟件安裝包、專利證書等存儲至公司加密服務(wù)器。Step3：財務(wù)核算（財務(wù)部）財務(wù)部在收到驗收單與發(fā)票后2個工作日內(nèi)，完成資產(chǎn)入賬：固定資產(chǎn)：借：固定資產(chǎn)-XX類別（如“固定資產(chǎn)-電子設(shè)備”）貸：銀行存款/應(yīng)付賬款；次月起按《企業(yè)會計準(zhǔn)則》計提折舊（年限平均法，殘值率5%）；低值易耗品：金額較大（≥1000元）的按“五五攤銷法”核算（購入時攤銷50%，報廢時攤銷50%），金額較小的直接計入當(dāng)期費用；無形資產(chǎn)：借：無形資產(chǎn)-XX類別（如“無形資產(chǎn)-軟件”）貸：銀行存款/應(yīng)付賬款；按授權(quán)期限攤銷（如財務(wù)軟件按3年攤銷）。第四章資產(chǎn)領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移與維護(hù)管理4.1資產(chǎn)領(lǐng)用流程（使用部門）部門員工需使用資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用單》，注明“資產(chǎn)編碼、名稱、使用用途、領(lǐng)用期限”（如“長期使用”“項目臨時使用，預(yù)計3個月”）；領(lǐng)用單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交行政部資產(chǎn)管理員；資產(chǎn)管理員核對《資產(chǎn)實物臺賬》，確認(rèn)資產(chǎn)狀態(tài)正常后，辦理領(lǐng)用手續(xù)：雙方在《資產(chǎn)領(lǐng)用單》簽字，領(lǐng)用單作為臺賬更新依據(jù)；行政部在《資產(chǎn)實物臺賬》中更新“使用人、存放位置、領(lǐng)用日期”；領(lǐng)用后，使用人需承擔(dān)以下責(zé)任：日常保管：避免資產(chǎn)摔落、進(jìn)水、私自拆卸（如電腦不得自行加裝硬件）；規(guī)范使用：按操作手冊使用資產(chǎn)（如打印機(jī)不得打印私人文件）；異常上報：資產(chǎn)出現(xiàn)故障或損壞，24小時內(nèi)通知行政部，不得自行維修。4.2資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程（跨部門/跨使用人）因員工調(diào)崗、離職或業(yè)務(wù)調(diào)整，需轉(zhuǎn)移資產(chǎn)時，由原使用部門填寫《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》，注明“資產(chǎn)編碼、名稱、原使用人/部門、新使用人/部門、轉(zhuǎn)移原因”；轉(zhuǎn)移單需經(jīng)“原部門負(fù)責(zé)人→新部門負(fù)責(zé)人→行政部資產(chǎn)管理員”簽字審批；行政部組織原使用人與新使用人進(jìn)行資產(chǎn)交接：核對資產(chǎn)狀態(tài)（如外觀、功能是否正常），確認(rèn)無損壞后雙方簽字；更新《資產(chǎn)實物臺賬》，修改“使用人、部門、存放位置”，留存《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》作為附件；跨部門轉(zhuǎn)移的，需同步通知財務(wù)部，確?！顿Y產(chǎn)會計臺賬》中“部門核算維度”準(zhǔn)確（如生產(chǎn)設(shè)備轉(zhuǎn)移至銷售部，需調(diào)整折舊費用歸屬部門）。4.3資產(chǎn)維護(hù)與維修管理4.3.1日常維護(hù)（使用部門+行政部）使用人需按“資產(chǎn)維護(hù)手冊”進(jìn)行日常保養(yǎng)（如電腦定期清理灰塵、打印機(jī)定期更換墨盒）；行政部每季度對高價值資產(chǎn)（如生產(chǎn)設(shè)備、服務(wù)器）進(jìn)行專項維護(hù)，記錄《資產(chǎn)維護(hù)記錄表》（維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員、維護(hù)結(jié)果）；無形資產(chǎn)維護(hù)：行政部定期檢查軟件授權(quán)狀態(tài)（如是否到期）、專利有效性，提前3個月提醒相關(guān)部門辦理續(xù)期，避免失效。4.3.2故障維修（行政部+使用部門）資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人填寫《資產(chǎn)維修申請表》，注明“資產(chǎn)編碼、故障現(xiàn)象（如“電腦藍(lán)屏無法開機(jī)”）、故障原因（如“意外摔落”“正常老化”）”，附故障照片；申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交行政部；行政部資產(chǎn)管理員在1個工作日內(nèi)評估維修方案：小故障（如鍵盤失靈）：行政部自行維修，更換配件（從備用配件庫領(lǐng)用），記錄《維修記錄表》；大故障（如主板損壞）：聯(lián)系協(xié)議維修商（如電腦品牌售后），簽訂《維修合同》，維修費用按“責(zé)任劃分”承擔(dān)：正常老化：公司承擔(dān)維修費用（計入“管理費用-維修費”）；人為損壞（如摔落、進(jìn)水）：使用人承擔(dān)維修費用（從工資中扣除或單獨支付，參考《資產(chǎn)賠償協(xié)議》模板）；維修完成后，行政部驗收維修效果（如電腦恢復(fù)正常使用），更新《資產(chǎn)實物臺賬》“維修記錄”字段，將維修發(fā)票、合同歸檔。第五章資產(chǎn)盤點與清查5.1盤點頻率與范圍月度抽查：行政部每月隨機(jī)抽查1-2個部門的資產(chǎn)（重點抽查易移動資產(chǎn)如U盤、筆記本電腦），確保“實物與臺賬一致”；季度盤點：每季度末（3月、6月、9月、12月），行政部組織全公司資產(chǎn)盤點，覆蓋所有固定資產(chǎn)與高價值低值易耗品（≥1000元）；年度清查：每年12月進(jìn)行全面清查，包括所有資產(chǎn)（含低值易耗品、無形資產(chǎn)），并邀請財務(wù)部參與監(jiān)盤，形成《年度資產(chǎn)清查報告》。5.2盤點流程（行政部牽頭，各部門配合）Step1：盤點準(zhǔn)備行政部在盤點前3個工作日，向各部門發(fā)送《資產(chǎn)盤點通知》，明確盤點時間、范圍、責(zé)任人；行政部導(dǎo)出《資產(chǎn)實物臺賬》，生成《資產(chǎn)盤點表》（含資產(chǎn)編碼、名稱、規(guī)格、賬面數(shù)量、存放位置），發(fā)放至各部門。Step2：實地盤點各部門指定盤點負(fù)責(zé)人，按《資產(chǎn)盤點表》逐一核對實物：核對“資產(chǎn)編碼是否與標(biāo)簽一致”“數(shù)量是否與賬面一致”“狀態(tài)是否正常（如是否損壞、閑置）”；發(fā)現(xiàn)差異（如盤盈、盤虧、損壞），在《資產(chǎn)盤點表》中注明“差異原因（如“盤虧：電腦遺失，已報警”“盤盈：未入賬的舊打印機(jī)”）”，附相關(guān)證明（如報警回執(zhí)、舊資產(chǎn)照片）。Step3：差異處理行政部匯總各部門《資產(chǎn)盤點表》，與《資產(chǎn)實物臺賬》對比，形成《資產(chǎn)盤點差異表》；針對差異類型，按以下規(guī)則處理：盤盈：查明原因（如漏入庫、捐贈資產(chǎn)），行政部補(bǔ)充辦理入庫手續(xù)，財務(wù)部補(bǔ)記入賬；盤虧：若為使用人保管不當(dāng)導(dǎo)致，按《資產(chǎn)賠償協(xié)議》要求使用人賠償；若為正常損耗或不可抗力，經(jīng)CEO審批后，財務(wù)部做“資產(chǎn)減值”處理（借：資產(chǎn)減值損失貸：固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備）；損壞：可維修的安排維修，無法維修的按“資產(chǎn)處置流程”處理。Step4：復(fù)盤與歸檔行政部將《資產(chǎn)盤點差異表》及處理方案，提交財務(wù)部監(jiān)盤人審核，審核通過后，更新《資產(chǎn)實物臺賬》；行政部將《資產(chǎn)盤點表》《差異表》《處理方案》歸檔，作為年度審計與財務(wù)核算的依據(jù)。第六章資產(chǎn)處置與報廢管理6.1處置條件（滿足以下任一條件可申請?zhí)幹茫┕潭ㄙY產(chǎn)：使用年限已滿（如電腦使用5